Notes de frais

DMF	1905** PORTAIL NOTES DE FRAIS *

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Expenses.

Un collaborateur amené à effectuer des dépenses professionnelles doit saisir une note de frais pour être remboursé par son entreprise. Le collaborateur doit donc saisir chaque dépense effectuée ainsi que les informations requises par son entreprise.

Une note de frais est composée de plusieurs lignes de dépense. Lorsqu'une nouvelle note de frais est ouverte et que le collaborateur ajoute des lignes de dépense au fur et à mesure, la note de frais est "en cours". Une fois toutes les dépenses ajoutées, le collaborateur doit terminer sa note de frais. La terminaison de la note de frais permet de l'envoyer aux approbateurs paramétrés ou, si aucune approbation n'est paramétrée, de directement transférer cette note au responsable afin qu'il la valide (ou la refuse). La note de frais est ainsi en état "terminé" et le collaborateur ne peut plus ajouter de dépenses supplémentaires.

Les notes de frais sont gérées depuis le module Collaborateur > menu Notes de frais. Il est également possible d'ajouter des lignes de dépense depuis des temps ou des plannings.

Créer une dépense dans une note de frais

DMF	190502 PORTAIL NOTES DE FRAIS MODIFICATION

Une note de frais est composée d'une ou plusieurs lignes de dépense. Par défaut, s'il n'y a aucune note de frais en cours lorsqu'un collaborateur saisit une ligne de dépense, une nouvelle note est créée automatiquement. Si une note de frais est déjà ouverte, la ligne de dépense s'ajoute aux autres lignes de dépense de la note en cours.

Il est possible de contrôler le comportement lors de la saisie d'une nouvelle dépense : selon la date de la dépense, celle-ci sera orientée vers la note de frais du mois ou de la semaine en fonction du paramétrage de la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage de la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE, voir Gérer les notes de frais par mois ou par semaine.

Référence

Cette documentation concerne la gestion globale des notes de frais.

Pour plus d'informations sur les dépenses de type indemnités kilométriques, voir Gérer les indemnités kilométriques.

Les lignes de dépense peuvent être saisies :

En créant une nouvelle dépense ;
À partir des temps, pour reprendre automatiquement tous les champs renseignés dans un bloc de temps et modifier uniquement les valeurs souhaitées ;
En dupliquant une ligne de dépense existante ;
Grâce au Smartscan.

En créant une nouvelle dépense

Depuis le menu Notes de frais, cliquez sur + Dépense à droite de l'écran.

Depuis le formulaire, renseignez les informations :

Champ	Description
Nature	Renseignez les premières lettres de la nature recherchée et sélectionnez-la depuis la liste d'aide. Cette nature représente le type de dépense effectué : une nuit d'hôtel, un repas au restaurant, un péage autoroutier, etc. Référence Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépense, voir Natures de dépense. Un profil de note de frais peut être attribué à un collaborateur. Ce profil permet d'indiquer les natures de dépense autorisées pour le collaborateur et permet ainsi de filtrer la liste des natures disponibles lorsque le collaborateur saisit ses notes de frais. Référence Pour plus d'informations sur les profils de note de frais, voir Définir un profil de notes de frais.
Option de saisie du montant	Ce champ est uniquement visible si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Dans ce cas, cochez l'une des options suivantes : Montant unitaire : Le montant de la dépense correspond à la Quantité * Montant TTC. Il s'agit du fonctionnement de base. La TVA correspond au montant total calculé pour la dépense. Pour plus d'informations, voir Quantité Montant total : Le montant de la dépense correspond au montant total renseigné. Le montant unitaire d'une part correspond au Montant TTC / Nb de parts. La TVA correspond au montant total de la dépense. Pour plus d'informations, voir Nb de parts.
Date	Renseignez la date de la dépense. Par défaut, la date du jour est renseignée.
Quantité	Ce champ est uniquement visible si l'option Quantité affichée est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée, ce champ est uniquement visible si l'option Montant unitaire est sélectionnée. Renseignez la quantité. Par défaut, cette quantité est égale à 1. Si la nature de dépense est de type Péage, cette valeur n'est pas modifiable.
Nb de parts	Ce champ est uniquement visible si l'option Quantité affichée est cochée pour la nature de dépense correspondante. Si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée, ce champ est uniquement visible si l'option Montant total est sélectionnée. Renseignez le nombre de parts de la note de frais.
Puissance	Si la nature est de type Indemnités kilométriques, sélectionnez la puissance fiscale du véhicule depuis la liste déroulante (sauf si le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule est activé). Cette liste peut être limitée en fonction des puissances fiscales autorisées sur la fiche du collaborateur.
Montant TTC	Renseignez le montant TTC de la dépense. En fonction du paramétrage de la nature de dépense : un montant par défaut peut être renseigné ; ce montant par défaut peut être non modifiable. Dans le cas où l'option Montant total est sélectionnée, renseignez le montant total réglé pour la dépense.
Devise	Sélectionnez la devise associée au montant TTC de la dépense depuis la liste déroulante. Par défaut, la devise de la société est renseignée. Ce champ est masqué si la nature est de type Indemnités kilométriques.
TVA	Sélectionnez le code TVA correspondant à la nature de la dépense depuis la liste déroulante. S'il n'y a qu'un seul taux de TVA utilisé, le montant de la TVA est calculé automatiquement en fonction du montant renseigné et est affiché dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Cependant, si le paramètre TVA non modifiable et non affichée est coché pour la nature de dépense correspondante, la TVA ne sera pas visible dans le formulaire. Si plusieurs taux de TVA sont utilisés, le montant du premier taux de TVA doit être renseigné manuellement dans le champ Montant %. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA n'est pas affiché.
TVA 2	Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du deuxième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 20 euros : 15 euros pour son repas, 5 euros pour un verre d'alcool. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne 1,36 dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne 0,83 dans le champ Montant % associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 2 n'est pas affiché.
TVA 3	Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du troisième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 35 euros : 14,30 euros pour son repas à emporter, 9,90 euros pour un verre d'alcool, 10,80 euros pour une consommation de type snack. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne 1,30 dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne 1,65 dans le champ Montant % associé. Enfin, il sélectionne le troisième code de TVA à 5,5 % et renseigne 0,56 dans le champ Montant % associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 3 n'est pas affiché.
Montant non soumis à TVA	Ce champ est uniquement visible si l'option Inclure un montant non soumis à TVA est cochée pour la nature de dépense. Saisissez le montant non soumis à TVA pour votre ligne de dépense, le cas échéant.
Invités	Ce champ est uniquement visible si la nature de dépense est cochée Saisie des invités requises. Renseignez les 3 premières lettres du collaborateur invité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les collaborateurs correspondants. Sélectionnez le collaborateur souhaité depuis la liste d'aide. Pour ajouter un invité externe, saisissez directement l'invité aux formats Prénom Nom (Société) ou Nom (Société), puis appuyez sur la touche Entrée. Si vous saisissez seulement le prénom ou le nom de l'invité externe, la société manquante sera indiquée par (?).
Commentaire	Renseignez un commentaire pour la dépense.
Commentaire (suite)	Ce champ est uniquement visible si l'option Suite commentaire affichée est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Si besoin, renseignez une suite pour le commentaire de la dépense.
Client et affectation	Renseignez le Client et les champs de l'affectation à associer au temps : Affaire Lot Sous-lot Tâche Si un client et une affaire/lot/sous-lot sont définis dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, ils sont renseignés automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales). Pour renseigner rapidement l'affectation, cliquez sur à côté du champ Client afin d'ouvrir le champ de recherche permettant de sélectionner une tâche. Si le client est déjà renseigné, les tâches disponibles dans la recherche sont filtrées en fonction de ce client.
Demande interne	Ce champ est uniquement visible si la nature de dépense est paramétrée comme une nature de dépense prévue. Renseignez le numéro de la demande interne associée à la dépense.
Réglée par carte entreprise	Cochez cette case pour marquer la dépense comme "réglée par carte entreprise". La ligne de la dépense sera identifiée par l'icône .
Refacturable	Cette option est uniquement visible si l'option "Refacturable" affiché est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir refacturer la dépense au client sélectionné.
Non remboursable	Cochez cette case si la dépense ne doit pas être remboursée.
N° de justificatif	Ce champ est uniquement visible si N° de justificatif affiché est coché dans le paramétrage de la nature de dépense. Renseignez le numéro du justificatif ajouté à la dépense.

Dans le formulaire, ajoutez un ou plusieurs justificatifs de dépense, par exemple la photo d'un ticket de caisse ou le justificatif d'achat d'un billet de train. Pour cela, vous pouvez :

glisser et déposer les justificatifs souhaités sur l'icône ;
cliquer sur pour ouvrir l'explorateur de documents et sélectionner les justificatifs souhaités.

Note

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage de la nature de dépense correspondante, un contrôle sera effectué lors de la sauvegarde de la dépense. Si des justificatifs obligatoires sont manquants, la note de frais ne pourra pas être terminée ou facturée. Les dépenses avec un justificatif obligatoire manquant sont identifiées avec l'icône .

Astuce

Les justificatifs ajoutés à une dépense s'ouvrent à gauche du formulaire de saisie. Vous pouvez donc visualiser le justificatif en même temps que le formulaire pour simplifier la saisie.

Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône et le montant associé indiquent les jours avec des dépenses.

À partir des temps

Pour créer une dépense directement liée à des temps :

Depuis le menu Agenda, cliquez sur depuis le temps concerné par la dépense puis cliquez sur Ajouter une dépense.
Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de temps concernée par la dépense, puis cliquez sur Ajouter une dépense.

Une fenêtre de saisie de la note de frais s'ouvre. Le client et l'affaire renseignés dans les temps sont repris automatiquement.

Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs nécessaires.

Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais en cours dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône et le montant associé indiquent les jours avec des dépenses.

En dupliquant une ligne de dépense existante

DMF	190507 PORTAIL NOTES DE FRAIS DUPLIQUER NDF

Une dépense existante peut être dupliquée pour créer rapidement une nouvelle dépense.

À droite de la ligne de dépense souhaitée en vue Liste, cliquez sur

Tous les champs de la dépense d'origine sont repris à l'identique.

Modifiez les champs souhaités puis cliquez sur Enregistrer.

La nouvelle dépense est créée.

Grâce au Smartscan

DMF	190513 PORTAIL NOTES DE FRAIS OCR

Prérequis :

Le Smartscan doit être activé et configuré depuis la Console d'administration (voir Configurer l'OCR).
Des natures de dépense externe doivent être paramétrées depuis l'Application Desktop (voir Natures de dépense externes).

Akuiteo intègre un système d'OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique de caractères en français, pour simplifier la saisie des dépenses dans une note de frais. Lorsqu'un justificatif est pris en photo, les caractères sont reconnus automatiquement et sont ainsi ajoutés dans les champs concernés de la dépense.

Depuis le menu Notes de frais, cliquez sur le bouton Smartscan à droite du champ de recherche.

Sélectionnez le justificatif souhaité depuis l'explorateur de documents.

Le Smartscan reconnaît les caractères dans le justificatif sélectionné. La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée dans le menu Notes de frais. Depuis le menu Agenda, une icône et le montant associé indiquent les jours avec des dépenses.

Important

Vous devez vérifier la dépense créée et les valeurs détectées par le Smartscan. En effet, certaines valeurs peuvent être erronées et d'autres peuvent manquer si le Smartscan n'a pas pu reconnaître les caractères.

Gérer les notes de frais

Le menu Notes de frais affiche toutes les notes de frais en cours, terminées ou validées de l'utilisateur connecté en fonction de la recherche effectuée.

Depuis la vue Liste, cliquez sur dans l'entête d'une note de frais pour afficher la liste de ses dépenses ou cliquez sur pour masquer les dépenses et afficher seulement l'entête de la note de frais.

L'entête de la note de frais comprend les informations suivantes :

Le libellé Note de frais suivi de l'état et de la date de ce changement d'état (par exemple Note de frais terminée le 9 septembre 2023).
La date et le titre de la note de frais.
Le numéro de la note de frais.
Les différentes icônes correspondant aux actions réalisables sur la note de frais.
Le montant dépensé et le montant à rembourser/remboursé. Survolez cette zone pour obtenir le détail de ces montants :
- Total dépense NDF - Montant total de toutes les dépenses saisies dans la note de frais
- Total CB - Si le collaborateur a une carte entreprise de type Débit compte entreprise paramétrée depuis sa fiche collaborateur, les dépenses réglées par carte entreprise ne seront pas remboursées au collaborateur. Le montant des dépenses réglées par carte entreprise est indiqué dans le champ Payé CB dans l’entête de la note de frais. En survolant pour accéder au détail des montants, le montant payé par carte est également indiqué en Total CB.
- Dont CB - Si le collaborateur a une carte entreprise de type Débit compte du collaborateur paramétrée depuis sa fiche collaborateur, les dépenses réglées par carte entreprise seront remboursées au collaborateur. Dans ce cas, en survolant pour accéder au détail des montants, le montant Dont CB indique la somme des dépenses réglées par carte entreprise, cette somme étant comprise dans le Total à rembourser. Le montant des dépenses réglées par carte entreprise est également indiqué dans le champ Payé CB dans l’entête de la note de frais.
- Non remboursable - Somme des dépenses non remboursables, par exemple dans le cas d'une dépense marquée comme non remboursable ou d'une dépense refusée
- Dépassement de plafond - Somme de la valeur de chaque dépassement pour les dépenses dont le plafond de remboursement est dépassé
- Total à rembourser - Montant à rembourser au collaborateur

Modifier une note de frais

DMF	190502 PORTAIL NOTES DE FRAIS MODIFICATION

En vue Liste, cliquez sur

dans l'entête de la note de frais souhaitée puis sur Modifier.

Modifiez le Titre et/ou la Date de la note de frais.

Cliquez sur Modifier.

Le titre et la date de la note de frais sont modifiés.

Terminer une note de frais

DMF	190505 PORTAIL NOTES DE FRAIS TERMINER NDF 190506 PORTAIL NOTES DE FRAIS ANNULER LA TERMINAISON NDF

Une fois toutes les dépenses créées pour la note de frais en cours, le collaborateur doit terminer sa note de frais afin d'envoyer les demandes d'approbation aux approbateurs paramétrés ou de la transférer en validation à son manager.

Important

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage d'une ou plusieurs des natures de dépense utilisées dans la note de frais, un contrôle est effectué lors de la terminaison. Si certains justificatifs obligatoires manquent, il sera impossible de terminer la note de frais.

Dans l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur le bouton Terminer.

Confirmez la terminaison.

Des contrôles sont effectués en fonction du paramétrage des natures de dépense utilisées dans la note de frais. Si aucune erreur n'est repérée, la note de frais est terminée et est affichée avec l'état terminée le jj/mm/aaaa.

Les dépenses associées à cette note de frais ne sont plus modifiables. Si le collaborateur a fait une erreur dans la saisie et qu'il dispose du DMF 190506, la terminaison peut être annulée en cliquant sur le bouton Annuler la terminaison.

Éditer une note de frais

Prérequis : Au moins un modèle d'édition de type Notes de frais ou Liste de notes de frais doit être paramétré.

Note

L'édition est disponible uniquement depuis la vue Liste.

Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur

à droite.

Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

Cochez la case Inclure les justificatifs si vous souhaitez inclure les justificatifs liés à la note de frais dans le document édité.

Cliquez sur Valider.

La note de frais est éditée et enregistrée sur votre machine.

Gérer les documents liés

DMF	2901** PORTAIL GENERAL DOCUMENTS * 290101 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS DEPOSER UN DOCUMENT 290102 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS MODIFIER 290103 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS SUPPRIMER

Depuis l'entête d'une note de frais en vue Liste, cliquer sur l'icône permet d'afficher les justificatifs et les documents liés à une note de frais.

Cliquez sur l'icône

dans l'entête de la note de frais souhaitée pour ajouter un document lié à la note de frais.

Glissez et déposez le document à lier dans la zone Déposer un document / URL.

Le document est lié à la note de frais.

Il est également possible de réaliser plusieurs actions depuis la liste des documents liés, en cliquant sur l'icône à droite du document souhaité :

Télécharger - Permet de télécharger le document sur le poste de travail. Cette option est uniquement disponible si le document n'est pas un lien hypertexte. Le document peut également être téléchargé directement en cliquant sur le nom du document si ce n'est ni une image ni un PDF ni un lien hypertexte.
Ouvrir le lien - Permet d'ouvrir le lien hypertexte dans un nouvel onglet du navigateur. Cette option est uniquement disponible si le document est un lien hypertexte.
Dé-lier - Permet de retirer le document de la note de frais. Le document n'est plus lié à la note de frais mais la fiche document associée est conservée dans Akuiteo. L'action de dé-lier un document est soumise au DMF 290102 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS MODIFIER.
Supprimer - Permet de supprimer le document. La fiche document associée est également supprimée d'Akuiteo. L'action de supprimer un document est soumise au DMF 290103 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS SUPPRIMER.

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