Ajouter un collaborateur

Cet écran est disponible depuis la barre de menu Tiers > Collaborateurs > .

1 Renseignez les champs ci-dessous dans l'onglet Collaborateur :
Section Description
Photo Ajoutez la photo du collaborateur en déposant directement l'image dans la zone correspondante.
Identité Renseignez les informations basiques sur l'identité du collaborateur.
Coordonnées professionnelles Renseignez les informations basiques sur les coordonnées professionnelles du collaborateur.
Détail Renseignez les dates d'arrivée dans la société. Renseignez la date de départ de la société si nécessaire.
Types

Renseignez le type ou la nature de l'emploi exercé par le collaborateur.

Cochez le statut (Cadre, Externe, etc.). Le statut Générique permet de créer un collaborateur "virtuel" afin de planifier en avance, dans l'attente d'affecter un collaborateur réel. Ce collaborateur ne pourra alors être affecté que sur le planning.
Données organisationnelles

Etablissement : nom de l'établissement auquel le collaborateur est rattaché

Resp. hiér. : code de son responsable hiérarchique

Service : service responsable du collaborateur.

Secteur : secteur commercial rattaché

Responsable multi-sociétés : Cochez cette case pour pouvoir définir le collaborateur comme responsable d'affaire (ou d'une pièce de gestion) dans différentes sociétés. Vous aurez ainsi le choix de sélectionner ce collaborateur sur des affaires de différentes sociétés. Cependant, cette option ne s'applique pas pour le choix du responsable hiérarchique.

Affectation multi-sociétés : Cochez cette case pour indiquer que le collaborateur peut saisir ses temps sur des affaires de différentes sociétés.
Informations complémentaires Affiche les données personnalisées paramétrées pour les collaborateurs, depuis le menu Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Données personnalisées des collaborateurs.
Horaires

Horaire jour : nombre d'heures de travail effectif journalier.

Taux occupation : pourcentage du temps que le collaborateur consacre à sa fonction.

Coef. de lissage : coefficient qui permet de lisser la valorisation des temps prévus et passés pour ce collaborateur.

Semaine type : Sélectionnez la semaine type. Cette information est utilisée dans le contrôle des temps et dans le tableau personnel interactif. La saisie des temps est considérée comme obligatoire si cette rubrique est renseignée. Akuiteo vérifie alors que l'horaire hebdomadaire est respecté.
Fonctions

Fonction : intitulé exact du poste.

Compétence : grade du poste.
Choix du mode de saisie des temps et planning Définissez le mode de saisie des temps et plannings.
TACE

Important

La règle de gestion PLG_TACE doit être activée.

La gestion des TACE cibles doit être activée depuis le Portail Paramétrage (voir Paramétrer les TACE cibles).

Renseignez le TACE cible du collaborateur. Il s'agit du TACE que le collaborateur doit idéalement atteindre chaque mois.

Sur Project, un indicateur mettra en évidence si le TACE du collaborateur est en dessous ou au-dessus de son TACE cible.

Référence

Pour plus d'informations sur l'indicateur du TACE cible sur Project, voir Utiliser les vues.
Valorisation

Coût horaire direct : rémunération horaire brute directe versée avant déduction des impôts et cotisations sociales légales à charge des salariés, primes, salaires et traitement en nature, rémunération pour journées non ouvrées et payées ainsi que les congés payés.

Coût horaire standard : coût horaire prévisionnel du collaborateur.

Coût journalier : coût journalier effectif moyen du collaborateur.

Salaire : rémunération mensuelle.

Prix de vente journalier : prix de vente journalier du collaborateur.

La refacturation intra-groupe permet de refacturer le temps de travail d'un collaborateur à une autre entreprise interne ou externe.

Sous traitance interne - Affaire interne : dans le cadre de la refacturation intra-groupe, prix de vente journalier pour une affaire interne en sous traitance interne.

Sous traitance interne - Affaire externe : dans le cadre de la refacturation intra-groupe, prix de vente journalier pour une affaire externe en sous traitance interne.

Sous traitance groupe - Affaire interne : dans le cadre de la refacturation intra-groupe, prix de vente journalier pour une affaire interne en sous traitance groupe.

Sous traitance groupe - Affaire externe : dans le cadre de la refacturation intra-groupe, prix de vente journalier pour une affaire externe en sous traitance groupe.
Paramètres Notes de Frais

Renseignez les paramètres de notes de frais comme le code fournisseur associé pour la saisie des notes de frais.

Un profil de note de frais est disponible en activant le paramètre depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note de frais > Profils note de frais (soumis au DMF 041509 ACHATS NOTES DE FRAIS PARAMETRER).

Renseignez une Affectation par défaut pour que le Client, l'Affaire, le Lot et le Sous-lot définis soient renseignés automatiquement à chaque fois que le collaborateur saisit une dépense.
2 Sous l'onglet Données personnelles, renseignez les coordonnées du collaborateur (adresse, téléphone, e-mail).
3 Sous l'onglet Coordonnées bancaires, renseignez les coordonnées bancaires telles que Établissement / Guichet / Numéro de compte / Clé (informations venant d'un Relevé d'Identité Bancaire).

Depuis la fiche collaborateur, il est possible de modifier ou remplacer les coordonnées bancaires. Une modification de coordonnées permet de corriger une erreur de frappe lors de la saisie des coordonnées, le remplacement de coordonnées est à utiliser lorsqu'un nouvel IBAN ou RIB doit être utilisé pour le règlement.

Lorsque les coordonnées bancaires sont modifiées ou remplacées, celles-ci doivent être validées par le valideur depuis le Portail Collaborateur > module Manager > menu Coordonnées Bancaires afin de pouvoir être utilisées.

1 Cliquez sur l'onglet Coordonnées Bancaires.
2 Cliquez sur puis sur Modifier Coordonnées ou Remplacer Coordonnées.

La fenêtre Modifier Coordonnées Bancaires s'ouvre.

3 Dans la section Nouvelles coordonnées renseignez les champs à modifier ou remplacer.
4 Cliquez sur OK.

Les coordonnées bancaires sont modifiées à l'écran. Une demande de validation du changement de coordonnées bancaires est envoyée au valideur paramétré.

Référence

Pour plus d'informations sur la validation des coordonnées bancaires, voir Validation des coordonnées bancaires.

1 Cliquez sur l'onglet Paramètres.
2 Paramétrez des alertes sur les demandes :
  • Mode de transmission : choix du mode de transmission des alertes sur demandes.
  • Destinataires pour les cas : inclure le collaborateur comme destinataire pour certains cas précis comme par exemple, pour des alertes ouvertes, résolues, clôturées, etc.
3 Sélectionnez le type de planification.
4 Indiquez les parcs auxquels le collaborateur a accès.
1 Cliquez sur l'onglet Historique des situations.
2 Cliquez sur et indiquez les dates de début et de fin dans la société, les compétences, le taux horaire et les informations liées à son poste au sein de votre société.
3 Cochez la case Absent seulement si vous avez renseigné une date de fin pour signifier le départ du collaborateur. Cette option est utilisée dans le cas d’un congé sabbatique ou lors du changement de société ou filiale au sein d’un même groupe. Elle permet d’interdire la saisie de temps passés sur des périodes d’absence.
4 Dans la section Horaires, renseignez le modèle de semaine type du collaborateur.
5 Ajoutez l'historique en validant via le bouton .
DMF

160852 SERVICES COLLABORATEUR VOIR PUISSANCES FISCALES

160853 SERVICES COLLABORATEUR MODIFIER PUISSANCES FISCALES

Prérequis : Les puissances fiscales doivent être paramétrées (voir Puissances fiscales).

1 Allez dans Edition > Paramétrages Complémentaires > Puissances fiscales autorisées (ou Véhicules et puissances fiscales autorisés si le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule est activé).

L'onglet Puissances fiscales s'ouvre.

2 Passez la fiche collaborateur en modification puis cliquez sur pour ajouter une puissance fiscale :
  • Sélectionnez la Puissance depuis la liste d'aide.
  • Sélectionnez la Nature de Dépense de type Indemnités kilométriques depuis la liste d'aide.
  • Renseignez une Date de désactivation si besoin. Si une date est renseignée, le collaborateur ne pourra pas saisir de dépenses si la date de la dépense est postérieure à la date de désactivation.
  • Renseignez le numéro d'Immatriculation du véhicule du collaborateur (soumis au feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule).
3 Enregistrez la fiche collaborateur pour prendre en compte les modifications.

Note

Les puissances fiscales autorisées en fonction des collaborateurs peuvent être recherchées depuis le menu Gestion > Achats > Puissances fiscales autorisées par collaborateur.

DMF 160817 SERVICES COLLABORATEUR HISTORIQUE KM PAR NATURE PUISSANCE COLLAB

Vous pouvez consulter l'historique des indemnités kilométriques d'un collaborateur depuis sa fiche en allant dans Edition > Paramétrages Complémentaires > Historique KM par nature, véhicule, année civile.

L'écran affiche un tableau récapitulatif des kilomètres parcourus et des montants remboursés en fonction de la nature de dépense, de l'année civile, de la société et du véhicule du collaborateur pour les notes de frais terminées ou validées.

La colonne Montant remboursé affiche pour chaque ligne le montant des dépenses de notes de frais créées et terminées dans Akuiteo.

Les colonnes Kilomètres importés et Montant remboursé importé correspondent aux données importées grâce au modèle d'import des indemnités kilométriques. Cet import est disponible dans Gestion > Imports puis Ressource > Indemnités kilométriques.

Vous pouvez préciser les compétences professionnelles de chacun de vos collaborateurs et ainsi utiliser ces informations dans vos plannings ou pour rechercher le collaborateur le mieux adapté pour un projet.

Paramétrer les types de compétence

1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Type de compétence.
2 Cliquez sur et saisissez un code, libellé et numéro d’ordre puis sauvegardez.

Paramétrer les compétences

1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Compétences.
2 Cliquez sur et indiquez :
  • le type de la compétence paramétré auparavant,
  • un numéro d’ordre dans la liste,
  • un code et libellé,
  • un collaborateur déjà attitré si besoin,
  • des informations complémentaires,
  • une date de fin de validité si cette compétence ne doit durer qu’un certain temps, pour un projet précis par exemple.
3 Sauvegardez.

Paramétrer le niveau de compétences

1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Niveaux de compétence.
2 Cliquez sur et indiquez :
  • le type de la compétence paramétré auparavant,
  • un code, libellé et numéro d’ordre,
  • une date de fin de validité,
  • une couleur pour pouvoir visualiser rapidement le niveau dans le tableau de bord des compétences des collaborateurs.
3 Sauvegardez.

Associer les compétences au collaborateur

DMF 160879 SERVICES COLLABORATEUR AFFICHER L'ONGLET COMPÉTENCES
1 Depuis la fiche du collaborateur, allez dans Edition > Paramétrages Complémentaires > Gestion des Compétences.
2 Cliquez sur pour ajouter les compétences souhaitées.
3 Ajoutez les compétences et la date à partir de laquelle elles doivent être prises en compte.
4 Sauvegardez.

Rechercher un collaborateur selon ses compétences

DMF 160879 SERVICES COLLABORATEUR AFFICHER L'ONGLET COMPÉTENCES

Vous souhaitez mettre un consultant parlant anglais sur un projet.

1 Pour cela, allez dans Tiers > Collaborateurs > onglet Compétences.
2 Sélectionnez la compétence principale du collaborateur (ex : consultant) et sa compétence supplémentaire (ex : anglais).
3 Indiquez si besoin le niveau requis.
4 Lancez la recherche pour obtenir la liste des collaborateurs adaptés.

Note

Seule la compétence principale apparaîtra dans les plannings graphiques et permettra de voir les différents regroupements de collaborateurs.

Les compétences secondaires n’apparaissent pas directement dans les plannings, elles servent uniquement à filtrer les recherches sur les collaborateurs.

Pour créer un code utilisateur, allez dans le menu Edition > Créer le code utilisateur correspondant.

Pour modifier le code du collaborateur (ex : si celui-ci doit correspondre à un éventuel changement de nom de famille afin d'être compatible avec d’autres logiciels), allez dans le menu Edition > Changer le code du collaborateur.

Pour créer une fiche fournisseur associée à la fiche du collaborateur, allez dans le menu Edition > Créer le fournisseur 'Collaborateur'.

Cette association est utilisée pour la saisie des notes de frais.

Pour associer au collaborateur un fournisseur collaborateur déjà existant, allez dans le menu Edition > Associer le fournisseur 'collaborateur' correspondant.

Cette association est indispensable pour la création d'une note de frais. Lors de la création d'une note de frais, le collaborateur doit choisir le fournisseur associé à ses dépenses.

Vous pouvez modifier de nombreux éléments liés à l’historique de situation de plusieurs collaborateurs en même temps.

1 Activez les DMFs 160815 SERVICES COLLABORATEUR MODIFIER EN LOT et 0615** AFFAIRE VALORISATION COUT * (si vous souhaitez modifier les coûts).
2 Lancez une recherche de collaborateurs.
3 Dans le résultat de recherche, sélectionnez les collaborateurs à modifier en lot, puis cliquez sur en haut du tableau.
4 Dans la fenêtre Modifier en lot, cochez et détaillez les informations que vous souhaitez modifier en une seule fois.
5 Modifiez la date à laquelle les modifications prendront effet puis validez.

Vous retrouvez les nouvelles informations sous l'onglet Historique des situations des fiches collaborateur.

Prérequis : Des données personnalisées doivent être créées pour les collaborateurs (voir Données personnalisées).

Vous pouvez modifier les données personnalisées d'un ou plusieurs collaborateurs en même temps.

1 Allez dans Tiers > Collaborateurs et lancez une recherche de collaborateurs.
2 Dans les résultats de recherche, sélectionnez les collaborateurs pour lesquels vous souhaitez modifier les données personnalisées.
3 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modifier les données personnalisées.
4 Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.
5 Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les collaborateurs concernés.

DMF 160884 SERVICES COLLABORATEURS ASSOCIER EQUIPE

Prérequis : une équipe doit être préalablement paramétrée depuis le Portail Paramétrage > Ventes > Prestations > Equipes (voir Gérer les équipes).

1 Allez dans Tiers > Collaborateurs et lancez une recherche de collaborateurs.
2 Dans les résultats de recherche, sélectionnez les collaborateurs que vous souhaitez associer à une équipe.
3 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Ajouter à une équipe de prestation.
4 Sélectionnez l'équipe de prestation à laquelle ajouter les collaborateurs.
5 Cliquez sur Valider.

Les collaborateurs sont ajoutés à l'équipe de prestation concernée.

DMF 160807 SERVICES COLLABORATEUR GESTION DES DROITS ACQUIS

Les compteurs de droits d'absence d'un collaborateur sont gérés depuis la fiche du collaborateur, dans Edition > Paramétrages Complémentaires > Suivi des droits acquis pour les absences.

Gérer un compteur d'absences

1 Depuis l'onglet Suivi des droits acquis d'une fiche collaborateur en modification, cliquez sur en haut à droite.
2 Dans la section Description, renseignez les informations suivantes :
Champ Description
Nature Absence Sélectionnez la nature d'absence associée au compteur de droits depuis la liste d'aide.
Début de validité et Fin de validité

Renseignez les dates de début et de fin de validité du compteur. Ces dates définissent la période de validité du compteur, c'est-à-dire la période pendant laquelle le collaborateur pourra poser des congés à partir de ce compteur.

Note

La date de début de validité peut être antérieure à la date d’entrée du collaborateur. De même, la date de fin de validité peut être postérieure à la date de sortie du collaborateur. Cependant, le collaborateur ne pourra pas saisir de demandes d’absence sur des dates en dehors de ses périodes de présence dans l’entreprise.
Début d'acquisition et Fin d'acquisition

Ces champs sont visibles et obligatoires seulement si la nature d'absence sélectionnée est de type Incrément.

Renseignez les dates de début et de fin d'acquisition du compteur. Ces dates sont utilisées pour le calcul automatique des droits acquis, réalisé grâce au batch compteurAbsences. Les droits seront calculés à partir de la date de début d'acquisition jusqu'à la date de fin.

Le nombre total des droits en fin de période d'acquisition est affiché dans la colonne Droits en fin de période d'acquisition. Ce nombre est calculé en fonction de la durée de la période d’acquisition et de l’incrément mensuel paramétré sur la nature d’absence.

Référence

Pour plus d'informations sur le batch compteurAbsences et les règles de calcul des droits acquis, voir Batch compteurAbsences.
Droits acquis

Renseignez le nombre de jours d'absence acquis pour le compteur :

  • Si la nature d'absence sélectionnée est de type Fixe et si une Valeur par défaut est paramétrée dans la nature, celle-ci est renseignée automatiquement mais reste modifiable.
  • Si la nature d'absence sélectionnée est de type Incrément, le champ Droits acquis est grisé car non modifiable. Ce champ permet alors d'afficher les droits acquis calculés automatiquement grâce au batch compteurAbsences en fonction de la période d'acquisition renseignée.
Commentaire Renseignez un commentaire pour décrire le compteur.
3 Cliquez sur en haut à droite pour ajouter le compteur, puis enregistrez la fiche du collaborateur.

Astuce

Les compteurs d'absence peuvent également être créés en lot depuis des résultats de recherche de collaborateurs, en faisant un clic droit sur une sélection > Administration > Initialiser les droits acquis pour une période.

Pour modifier les informations d'un compteur, sélectionnez la ligne concernée depuis la fiche collaborateur en modification, modifiez les valeurs souhaitées puis cliquez sur en haut à droite pour prendre en compte les modifications.

Pour supprimer un compteur, sélectionnez la ligne concernée depuis la fiche collaborateur en modification puis cliquez sur en haut à droite.

Ajuster les droits d'un compteur d'absences

Il est possible de modifier les compteurs d'absences afin de corriger à la hausse ou à la baisse les droits acquis. En effet, il est possible qu'une personne des ressources humaines ou de l'administration ait besoin d'impacter un compteur de droits, notamment pour gérer les abattements (en cas d'arrêt maladie ou de congé paternité par exemple).

1 Depuis l'onglet Suivi des droits acquis d'une fiche collaborateur en modification :
  • Faites un clic droit sur la ligne concernée et cliquez sur Créer un nouvel ajustement.
  • Cliquez sur la ligne concernée puis sur à droite de la section Description.
2 Dans la fenêtre d'ajustement, renseignez les champs suivants :
Champ Description
Ajustement

Renseignez la valeur de l'ajustement :

  • une valeur positive permet d'ajouter des droits,
  • une valeur négative permet de retirer des droits.
Motif Renseignez le motif de cet ajustement.
3 Cliquez sur Créer.

Le nombre de jours renseignés dans l'ajustement est ajouté aux droits acquis ou retiré des droits du compteur. Pour le compteur concerné, l'icône est ajoutée dans la colonne Régularisation de compteur de la section Liste de Droits. Tout ajustement d'un compteur est historisé.

Note

Si la nature d'absence associée au compteur est de type Incrément et si la date de début d'acquisition des droits est future à la date de l'ajustement, les droits seront ajoutés ou retirés des Droits en fin de période d'acquisition.

Pour consulter l'historique des ajustements réalisés sur un compteur :

  • Faites un clic droit sur la ligne concernée et cliquez sur Consulter l'historique des régulations.
  • Cliquez sur la ligne concernée puis sur à droite de la section Description.

Si un responsable commercial travaille au quotidien avec un assistant attitré, vous pouvez indiquer cette relation spécifique dans Akuiteo. Ainsi, l’assistant sera indiqué comme contact à privilégier si le commercial n’est pas disponible par exemple.

Pour cela, 2 étapes :

  • Le paramétrage depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Type de relation où vous indiquez les liens entre collaborateurs.
  • La création du lien depuis la fiche collaborateur principal (dans notre exemple le commercial). Les modifications seront automatiquement répercutées dans la fiche du collaborateur lié (dans notre exemple l’assistant).

Un profil de notes de frais permet de saisir par catégorie de collaborateurs des natures de dépenses et des plafonds spécifiques.

Le principe consiste à définir des profils de notes de frais (ex : Profil Standard, Profil Assistant, Profil Associé ) par catégorie de collaborateurs et les affecter aux fiches collaborateur.

1 Paramétrez le profil depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note de frais > Profils note de frais (soumis au DMF 041509).

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des profils de note de frais, voir Profils note de frais.

2 Depuis la fiche collaborateur, ajoutez le profil dans le champ Profil note de frais sous la section Paramètres Notes de Frais de l'onglet Collaborateur.
3 Saisissez une dépense.

La liste des natures de dépenses sera filtrée en fonction du profil de notes de frais. Si un collaborateur n'a pas de profil de notes de frais, toutes les valeurs de natures de dépenses sont disponibles.

Pour transférer un collaborateur d'une société A à une société B :

1 Ouvrez la fiche collaborateur depuis la société A.
2 Allez dans Edition > Transférer le collaborateur dans une autre société.
3 Indiquez la date de départ du collaborateur de la société A et précisez la nouvelle société B.
4 Validez.

Le collaborateur est en cours de transfert. Cette information sera ensuite disponible sur la fiche du collaborateur dans la société B sous l'onglet Historique des changements de société, à J+1 (J étant la date renseignée). Ainsi, le collaborateur aura le temps nécessaire pour saisir ses derniers temps, notes de frais, etc ... sur la société A.

DMF

160874 SERVICES COLLABORATEUR VOIR CARTES ENTREPRISE

160875 SERVICES COLLABORATEUR MODIFIER CARTES ENTREPRISE

Il est possible d'associer une ou plusieurs cartes entreprise à un collaborateur afin d'importer automatiquement le relevé de cartes entreprise.

1 Allez dans Edition > Paramétrages Complémentaires > Cartes entreprise.

L'onglet Cartes entreprise s'ouvre.

2 Passez la fiche collaborateur en modification et cliquez sur pour ajouter une nouvelle carte entreprise.
3 Renseignez les champs suivants :
Champ Description
Numéro

Renseignez le numéro de la carte bancaire d'entreprise.

Important

Ce numéro sera crypté après l'enregistrement de la carte entreprise. Seuls les quatre derniers chiffres seront visibles pour identifier le numéro dans le relevé de cartes entreprise.
Libellé Donnez un nom à la carte entreprise pour l'identifier dans Akuiteo.
Type

Sélectionnez le type de carte entreprise depuis la liste déroulante :

  • Débit compte du collaborateur - La carte est liée à un compte bancaire personnel du collaborateur. Lorsque cette option est sélectionnée, les dépenses réglées par carte entreprise seront remboursées au collaborateur.
  • Débit compte entreprise - La carte est liée à un compte bancaire de l'entreprise. Lorsque cette option est sélectionnée, les dépenses réglées par carte entreprise ne seront pas remboursées au collaborateur.
Date de fin Renseignez une date de fin de validité.
4 Cliquez sur OK pour ajouter la carte entreprise puis enregistrez la fiche collaborateur pour prendre en compte les modifications.

Pour dupliquer une carte entreprise existante, faites un clic droit sur la carte souhaitée puis cliquez sur  Dupliquer. Sélectionnez la carte créée à l'identique pour modifier les informations nécessaires, puis cliquez sur OK.

Pour supprimer une carte entreprise, faites un clic droit sur la carte souhaitée puis cliquez sur  Supprimer, ou sélectionnez la carte et cliquez sur en haut à droite du tableau.