Les notes de frais

Prérequis :

• Avant de saisir des notes de frais, vous devez paramétrer certaines données depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Note de frais.
• La saisie des notes de frais s'effectue frais par frais. La société doit impérativement être mise à jour avant toute création de note de frais. Si ce n'est pas le cas, l'utilisateur prend le risque de saisir une ou plusieurs notes de frais fausses qu'il ne pourra pas modifier.

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Allez dans Favoris > Ma note de frais > .

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Dans l'écran de création de note de frais, saisissez le numéro d'ordre de mission qui a donné lieu à des frais et précisez la date de création de la note de frais.

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Cliquez sur à droite de l'écran pour faire apparaître les champs de saisie.

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Renseignez les informations suivantes :

Date dépense	Renseignez la date de la dépense. Par défaut, la date du jour est renseignée.
Nature dépense	Renseignez la nature de dépense. Cette nature représente le type de dépense effectué : une nuit d'hôtel, un repas au restaurant, un péage autoroutier, etc. Référence Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépense, voir Natures de dépense. Un profil de note de frais peut être attribué à un collaborateur. Ce profil permet d'indiquer les natures de dépense autorisées pour le collaborateur et permet ainsi de filtrer la liste des natures disponibles lorsque le collaborateur saisit ses notes de frais. Référence Pour plus d'informations, voir Définir un profil de notes de frais.
X invité(s)	Si la saisie des invités est requise pour la nature, ajoutez les collaborateurs ou invités externes associés à la dépense. Pour ajouter des invités : Cliquez sur le champ pour ouvrir la fenêtre d'ajout. Sélectionnez le type d'invité à ajouter : Collaborateur : La liste d'aide Nom affiche les collaborateurs créés dans Akuiteo. Autre invité : Renseignez manuellement le Nom, le Prénom et la Société de l'invité. Cliquez sur + pour ajouter l'invité dans le tableau. Ajoutez autant d'invités que souhaités. Pour retirer des invités, sélectionnez un ou plusieurs invités et cliquer sur -. Cliquez sur Ok pour confirmer les invités.
Devise	Renseignez le code de la devise dans laquelle la dépense a été réalisée. Par défaut, la devise est la monnaie de référence. Ce champ est masqué si la nature est de type Indemnités kilométriques.
Option de saisie du montant	Ce champ est uniquement visible si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Dans ce cas, le collaborateur a le choix entre les options suivantes : Montant unitaire : Le montant de la dépense correspond à la quantité * le montant TTC. Il s'agit du fonctionnement de base. La TVA correspond au montant total calculé pour la dépense. Pour plus d'informations, voir Qté. Montant total : Le montant de la dépense correspond au montant total renseigné. Le montant unitaire d'une part correspond au montant TTC / nombre de parts. La TVA correspond au montant total de la dépense. Pour plus d'informations, voir Nb de parts.
Montant TTC	Renseignez le montant TTC de la dépense. En fonction du paramétrage de la nature de dépense : un montant par défaut peut être renseigné ; ce montant par défaut peut être non modifiable. Ce champ n'est pas affiché si la nature de dépense est de type Indemnités kilométriques.
Qté	Renseignez la quantité de la note de frais. Ce champ est uniquement visible si l'option Quantité affichée est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense correspondante. Si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée, ce champ est uniquement visible si l'option Montant unitaire est sélectionnée. Si la nature de dépense est de type Péage, la Qté est toujours forcée à 1 lors de l'enregistrement de la note de frais. Référence Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépense, voir Natures de dépense. Grâce à ces informations, les champs de montant sont automatiquement remplis.
Nb de parts	Renseignez le montant total réglé et le nombre de parts de la note de frais. Ce champ est uniquement visible si l'option Quantité affichée est cochée pour la nature de dépense correspondante. Si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée, ce champ est uniquement visible si l'option Montant total est sélectionnée. Référence Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépense, voir Natures de dépense. Grâce à ces informations, les champs de montant sont automatiquement remplis.
Devise	Sélectionnez la devise associée au montant de la dépense. Par défaut, la devise de la société est renseignée. Ce champ est masqué si la nature est de type Indemnités kilométriques.
Puissance et Km / Total	Si la nature est de type Indemnités kilométriques, ces champs apparaissent. À chaque puissance est associé un tarif (montant en devise de référence/km). Exemple Objectif : Automatiser le libellé d'une ligne de note de frais concernant des indemnités kilométriques Vous devez paramétrer Péage entre Villes et Distance entre Villes depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage général pour mettre à jour immédiatement le libellé de la ligne de la note de frais selon la structure suivante lors de la sélection d'une nature de dépense : Si Distance entre Villes A/R => "Trajet Aller-Retour : " + VilleA + " - " + VilleB Aller => "Trajet Simple : " + VilleA + " - " + VilleB Si Péage entre Villes A/R => "Péage Aller-Retour : " + VilleA + " - " + VilleB Aller => "Péage Simple : " + VilleA + " - " + VilleB
Client	Renseignez le client associé à la dépense. Si un client par défaut est défini dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, il est renseigné automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales).
Affaire/Lot/Sous-lot	Renseignez l'affaire/lot/sous-lot permettant d'imputer la dépense sur une affaire définie. Si une affaire/lot/sous-lot est définie dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, elle est renseignée automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales).
Demande interne	Renseignez la demande interne associée à la dépense.
Commentaire	Renseignez un commentaire pour la dépense.
Commentaire (suite)	Ce champ est uniquement visible si le paramètre Suite commentaire affichée est coché pour la nature de dépense correspondante. Renseignez la suite du commentaire pour la dépense.
TVA	Sélectionnez le Code TVA correspondant à la nature de la dépense depuis la liste d'aide. S'il n'y a qu'un seul taux de TVA utilisé, le montant de la TVA est calculé automatiquement en fonction du montant renseigné et est affiché dans le champ Montant. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Cependant, si le paramètre TVA non modifiable et non affichée est coché pour la nature de dépense correspondante, la TVA ne sera pas visible dans le formulaire. Si plusieurs taux de TVA sont utilisés, le montant du premier taux de TVA doit être renseigné manuellement dans le champ Montant. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA n'est pas affiché.
TVA 2	Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du deuxième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 20 euros : 15 euros pour son repas, 5 euros pour un verre d'alcool. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,36" dans le champ Montant associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "0,83" dans le champ Montant associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 2 n'est pas affiché.
TVA 3	Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du troisième taux de TVA depuis la liste d'aide. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 35 euros : 14,30 euros pour son repas à emporter, 9,90 euros pour un verre d'alcool, 10,80 euros pour une consommation de type snack. Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,30" dans le champ Montant associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "1,65" dans le champ Montant associé. Enfin, il sélectionne le troisième code de TVA à 5,5 % et renseigne "0,56" dans le champ Montant associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 3 n'est pas affiché.
Montant non soumis à TVA	Ce champ est uniquement visible si l'option Inclure un montant non soumis à TVA est cochée pour la nature de dépense. Saisissez le montant non soumis à TVA pour votre ligne de dépense, le cas échéant.
Refacturable	Activez ce champ si vous souhaitez pouvoir refacturer la dépense au client sélectionné. L'option est masquée si "Refacturable" affiché est décoché sur le paramétrage de la nature de dépense.
Non remboursable	Activez cette option si la dépense ne doit pas être remboursée.
Conserver les infos de cette ligne	Activez cette option si vous souhaitez conserver les informations de la ligne en cours de saisie lors de la création d'une nouvelle ligne sur la note de frais. Cette option permettra de faciliter la saisie d'une nouvelle dépense si elle est similaire.
Carte entreprise	Activez ce champ pour marquer la dépense comme "réglée par carte entreprise". La ligne de la dépense sera identifiée par l'icône .
N° de justificatif	Renseignez le numéro du justificatif ajouté à la dépense.

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Ajoutez un justificatif ou une facture en glissant-déposant votre document sur l'écran de note de frais. L'onglet Documents liés apparaît contenant le justificatif. Vous pouvez aussi ajouter un justificatif à partir d'une fiche Document depuis Outils > Nouveau document > section X Pièce de gestion liée > > Associer une note de frais.

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Cliquez sur en haut à droite de l'écran pour sauvegarder la ligne de dépense.

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Sauvegardez la note de frais.

Une note de frais est composée d'une ou plusieurs lignes de dépense. Par défaut, s'il n'y a aucune note de frais en cours lorsqu'un collaborateur saisit une ligne de dépense, une nouvelle note est créée automatiquement. Si une note de frais est déjà ouverte, la ligne de dépense s'ajoute aux autres lignes de dépense de la note en cours.

Il est possible de contrôler le comportement lors de la saisie d'une nouvelle dépense : selon la date de la dépense, celle-ci sera orientée vers la note de frais du mois ou de la semaine en fonction du paramétrage de la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE.

Lorsqu'un collaborateur crée une nouvelle note de frais, l'onglet Dépenses refusées peut être affiché si ce collaborateur possède une ou plusieurs dépenses refusées dans ses notes de frais précédentes. En effet, lorsqu'un collaborateur termine une note de frais, celle-ci est envoyée pour approbation aux différents approbateurs paramétrés. Les approbateurs peuvent refuser certaines dépenses tout en approuvant le reste de la note de frais. Ces dépenses refusées sont visibles dans l'onglet Dépenses refusées de la note de frais en cours du collaborateur.

La colonne Raison du refus indique le motif du refus renseigné par l'approbateur.

Les actions suivantes sont disponibles pour gérer les dépenses refusées :

• Cliquez sur et confirmez pour associer la dépense refusée à la note de frais en cours. La dépense est alors reprise à l'identique, justificatifs compris, dans la liste des dépenses de l'onglet Note de frais. La colonne Raison du refus indique que cette dépense a été refusée dans une note de frais précédente.
• Cliquez sur et confirmez pour abandonner la dépense refusée. La ligne de dépense est ainsi supprimée de l'onglet Dépenses refusées. Cette action permet d'attester que le collaborateur a bien lu le refus pour la dépense en question : dans la note de frais d'origine, la dépense refusée est marquée comme lue avec mention de la date dans la colonne Lu.

Une fois la note de frais créée et sauvegardée par le collaborateur, elle doit être terminée pour pouvoir ensuite passer en validation par le responsable hiérarchique.

La note de frais est terminée. En fonction du paramétrage, la note de frais est envoyée pour approbation aux différents approbateurs afin qu'ils puissent approuver la note de frais et refuser des dépenses si besoin.

Si vous pensez avoir fait une erreur dans la saisie, vous pouvez encore rectifier en allant dans Edition > Annuler la terminaison.

Les notes de frais des collaborateurs peuvent être terminées en lot. Cette terminaison en lot permet de générer les demandes d'approbation pour chaque note de frais. Si les approbations ne sont pas paramétrées pour les notes de frais, cette terminaison en lot permet d'envoyer les notes de frais en validation.

La terminaison en lot est disponible :

• dans le menu Gestion > Achats > Notes de frais, depuis les résultats de recherche ;
• dans le menu Favoris > Mes notes de frais.

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Sélectionnez les notes de frais à terminer.

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Cliquez sur dans la barre d'action ou faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Terminer en lot.

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Confirmez la terminaison.

Les notes de frais sélectionnées sont terminées. Si les approbations sont paramétrées, les notes de frais sont envoyées aux différents approbateurs afin qu'ils puissent les approuver et refuser certaines dépenses si besoin.

En fonction du paramétrage des approbations, lorsque la note de frais est terminée, les dépenses ou la note de frais doivent être approuvées par un ou plusieurs approbateurs. Dans ce cas, cette étape est nécessaire pour que la note de frais ou la dépense puisse être validée. Lorsque la note de frais ou la dépense est approuvée, cela signifie que l'approbateur l'a vérifiée et que le responsable hiérarchique du collaborateur peut ensuite la valider.

Lorsque l'approbateur refuse une dépense ou une note de frais, le collaborateur peut corriger sa dépense et la terminer. Elle sera de nouveau à approuver par les approbateurs paramétrés.

Les approbations ne sont pas obligatoires pour les notes de frais. Si aucun paramétrage n'est effectué, la note de frais peut toujours être validée ou refusée sans passer par le processus d'approbation.

Dans le paramétrage des approbations, deux types d'approbation existent pour les notes de frais :

• Approbation par Pièce : La demande d'approbation concerne l'ensemble de la note de frais saisie par le collaborateur. Un approbateur devra approuver ou refuser la note de frais dans sa globalité.

• Approbation par Ligne : La demande d'approbation concerne chaque ligne de dépense saisie par le collaborateur dans la note de frais. Un approbateur devra approuver ou refuser chaque ligne de dépense.

Une note de frais ou une dépense peut être approuvée ou refusée depuis les emplacements suivants :

• Depuis une note de frais ;
• Depuis Mes approbations ;
• Depuis le tableau de bord des approbations.

Depuis une note de frais

Unitairement

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Allez dans l'onglet Approbations de la note de frais.

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Sur la ligne souhaitée, cliquez sur :

• pour approuver la note de frais ou la dépense ;
• pour refuser la note de frais ou la dépense.

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Renseignez un commentaire puis confirmez l'action.

La note de frais ou la dépense est approuvée ou refusée.

Une approbation ou un refus peut être annulé en cliquant sur depuis la ligne.

Plusieurs dépenses

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Allez dans l'onglet Approbations de la note de frais.

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Faites un clic droit sur une sélection de dépenses puis cliquez sur :

• Approuver les lignes sélectionnées pour approuver les dépenses ;
• Refuser les lignes sélectionnées pour refuser les dépenses.

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Renseignez un commentaire puis confirmez l'action.

La note de frais est approuvée ou refusée.

Une approbation ou un refus peut être annulé en cliquant sur depuis la ligne concernée.

Depuis Mes approbations

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Allez dans Favoris > Mes approbations puis filtrez les notes de frais ou dépenses souhaitées.

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Sur la ligne souhaitée, cliquez sur :

• pour approuver la note de frais ou la dépense ;
• pour refuser une note de frais ou la dépense.

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Renseignez un commentaire puis confirmez l'action.

La note de frais ou la dépense est approuvée ou refusée.

Une approbation ou un refus peut être annulé en cliquant sur depuis la ligne.

Depuis le tableau de bord des approbations

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Allez dans Tableaux de bord > Approbations et recherchez les notes de frais ou dépenses à approuver.

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Sur la ligne souhaitée, cliquez sur :

• pour approuver la note de frais ou la dépense ;
• pour refuser la note de frais ou la dépense.

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Renseignez un commentaire puis confirmez l'action.

La note de frais ou la dépense est approuvée ou refusée.

Une approbation ou un refus peut être annulé en cliquant sur depuis la ligne.

Prérequis :

• La note de frais ne doit pas être validée.
• La dépense ne doit ni être approuvée ni refusée.

Dans le paramétrage de la nature de dépense, un plafond de remboursement par dépense peut être renseigné (voir Paramétrer les plafonds de remboursement). Lorsque ce plafond est dépassé sur une dépense d'un collaborateur, le montant au-delà du plafond n'est pas remboursé.

Si besoin, le plafond par dépense peut être augmenté sur une dépense en dépassement afin d'autoriser le remboursement au-delà du plafond.

Une fois la note de frais terminée par le collaborateur, la personne en charge de la validation doit vérifier si la note de frais est valide ou non.

• Si elle est valide, cliquez sur Edition > Valider la note de frais.
• Si elle n'est pas valide, cliquez sur Edition > Refuser la note de frais.

Dans les deux cas, un écran de description vous permet de justifier la validation ou le refus.

Vous pouvez contrôler l'autorisation de valider une note de frais non terminée. Pour cela, vous devez utiliser le DMF 041527 : (ACHATS / NOTES DE FRAIS / VALIDER UNE NDF NON TERMINÉE) qui vous permettra de valider ou d'empêcher la validation d'une note de frais depuis le Portail Client et/ou l'Application Desktop.

Lorsque les approbations sont paramétrées pour les notes de frais, vous pouvez forcer la validation d'une note de frais si les approbateurs ne peuvent pas effectuer cette étape d'approbation. Le DMF 041541 ACHATS NOTES DE FRAIS FORCER LA VALIDATION est requis pour forcer la validation. Si des approbations sont en attente pour une note de frais et qu'un utilisateur habilité clique sur Valider la note de frais, un message de confirmation est affiché pour signaler que les approbations en cours seront supprimées.

Les notes de frais des collaborateurs peuvent être validées en lot si la personne en charge de la validation souhaite valider plusieurs notes de frais en un clic.

Lorsque les approbations sont paramétrées pour les notes de frais, vous pouvez forcer la validation des notes de frais si les approbateurs ne peuvent pas effectuer cette étape d'approbation. Le DMF 041541 ACHATS NOTES DE FRAIS FORCER LA VALIDATION est requis pour forcer la validation.

La validation en lot est disponible :

• dans le menu Gestion > Achats > Notes de frais, depuis les résultats de recherche ;
• dans le menu Favoris > Mes notes de frais.

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Sélectionnez les notes de frais à valider.

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Cliquez sur dans la barre d'action ou faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Valider en lot.

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Dans l'écran de validation, cliquez sur Lancer la validation. Si des approbations sont en attente pour une ou plusieurs notes de frais, confirmez la suppression de ces approbations pour pouvoir valider.

Les notes de frais sélectionnées sont validées.

La note de frais a été validée. Elle peut maintenant passer en facturation et ainsi se transformer en facture fournisseur. Les lignes de dépense refusées ne sont pas prises en compte dans la facture fournisseur.

La note de frais comporte désormais un lien direct vers la facture d'achat. À l'inverse, la facture d'achat contient un hyperlien vers la note de frais.

Vous pouvez aussi facturer en lot plusieurs notes de frais depuis le menu Edition > Facturer en lot.

Lorsque vous faites un clic droit sur la ligne de note de frais, vous pouvez réaliser plusieurs actions :

Cas spécifiques

• Si le paramètre Justificatif requis est activé pour certaines natures de dépense utilisées dans la note de frais, vérifiez que ces dépenses possèdent bien un justificatif. Un contrôle est effectué pour vérifier la présence d'un justificatif sur les natures où le justificatif est obligatoire. La facturation sera impossible s'il manque un justificatif obligatoire.
• Si l'option Génération d'un PDF original est sélectionnée pour les notes de frais dans le paramétrage des PDF originaux, un PDF est édité à partir du modèle d'édition sélectionné et est marqué comme Original lors de la facturation.
• Si la case Verrouiller les autres documents liés est cochée pour les notes de frais dans le paramétrage des PDF originaux, tous les justificatifs liés à la note de frais sont désormais verrouillés. Ces justificatifs pourront uniquement être modifiés ou supprimés si l'utilisateur possède le DMF 100122.
• Si l'option Contrôle de la présence d'un PDF original est sélectionnée pour les notes de frais dans le paramétrage des PDF originaux, un contrôle est effectué au moment de la facturation. Si la note de frais ne possède pas de PDF original, la facturation ne pourra pas être effectuée.

Les notes de frais des collaborateurs peuvent être facturées en lot si la personne en charge de la facturation souhaite facturer plusieurs notes de frais en un clic.

La facturation en lot est disponible :

• dans le menu Gestion > Achats > Notes de frais, depuis les résultats de recherche ;
• dans le menu Favoris > Mes notes de frais.

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Sélectionnez les notes de frais à facturer.

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Cliquez sur dans la barre d'action ou faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Facturer en lot.

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Dans l'écran de facturation en lot, renseignez les champs nécessaires. Ces champs sont les mêmes que pour Facturer une note de frais.

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Cliquez sur Facturation en lot des notes de frais.

Les notes de frais sélectionnées sont facturées.

Depuis une note de frais via le menu Edition, vous pouvez :

• modifier la note de frais,
• supprimer la note de frais,
• éditer une ou plusieurs lignes de notes de frais au format PDF, ou encore les envoyer par e-mail. Vous pouvez aussi éditer en lot plusieurs notes de frais.
• Annuler une note de frais : lorsque vous annulerez la note de frais erronée, une neutralisation de la facture liée sera également effectuée (dévalidation ou écriture inverse générée).

Notez que cette fonction ne s'appliquera que dans les cas suivants :

• La note de frais est en état Facturée
• La facture d'achat est en état Comptabilisée
• Une écriture comptable a été générée
• La facture d'achat et la note de frais sont imputées sur l'exercice en cours
• La note de frais n'a pas été réglée et n'est pas en cours de règlement

Cette fonction est soumise au DMF 041528 ACHATS NOTES DE FRAIS ANNULER NDF.

Pour afficher la liste de toutes les notes de frais saisies par l'utilisateur connecté :

• Cliquez sur Favoris > Mes notes de frais. La liste de toutes les notes de frais de l'utilisateur s'affiche.

Depuis cet écran, vous pouvez soit ouvrir une note de frais existante, soit en créer une nouvelle en cliquant sur depuis la liste de résultat.