Gérer les notes de frais

DMF

5001** MOBILE NOTE DE FRAIS *

Depuis l'application Akuiteo Mobile, touchez depuis la barre de menu pour accéder au menu Notes de frais.

L'application affiche la liste des notes de frais du collaborateur. Les notes de frais en cours sont en vert et les notes terminées sont en gris.

Il est possible de créer une nouvelle dépense en touchant en bas à droite de l'écran. Deux options sont disponibles pour créer une dépense :

  • prendre directement en photo le justificatif depuis l’application ou récupérer une image depuis la galerie du téléphone,
  • saisir manuellement la dépense.

Pour accéder au détail d'une note de frais et à la liste de ses dépenses, touchez la note de frais souhaitée.

Note

Si le montant à rembourser est différent du montant saisi par le collaborateur, l'information à rembourser : xxx est affichée.

Dans la liste des dépenses :

  • L'icône indique que certains champs obligatoires ne sont pas renseignés pour la dépense.
  • L'icône indique qu'un justificatif obligatoire est manquant pour la dépense.
  • L'icône indique que la dépense possède au moins un justificatif.
  • L'icône indique que la dépense a été réglée par carte entreprise.
  • L'icône indique qu'une dépense similaire a déjà été enregistrée par le collaborateur connecté
  • L'icône indique qu'une dépense similaire a été enregistrée par un autre collaborateur.
  • Si une nature de dépense est plafonnée, le montant du plafond est affiché sur fond rouge en dessous du montant saisi pour la dépense.
  • Si une dépense a été refusée, le refus et la date de ce refus sont affichés en rouge en dessous du montant saisi pour la dépense.

Touchez une note de frais pour accéder au détail de ses dépenses.

Depuis le champ de recherche , renseignez les premières lettres du ou des mots clés recherchés. Les dépenses correspondant à la recherche sont mises à jour en temps réel pour vous permettre d'afficher rapidement les dépenses recherchées.

La liste des dépenses peut être triée :

  • Touchez puis choisissez le type de tri à appliquer.
  • Touchez ou pour définir l'ordre (croissant ou décroissant) du tri choisi.

Une note de frais est composée d'une ou plusieurs lignes de dépense. Par défaut, s'il n'y a aucune note de frais en cours lorsqu'un collaborateur saisit une ligne de dépense, une nouvelle note est créée automatiquement. Si une note de frais est déjà ouverte, la ligne de dépense s'ajoute aux autres lignes de dépense de la note en cours.

Il est possible de contrôler le comportement lors de la saisie d'une nouvelle dépense : selon la date de la dépense, celle-ci sera orientée vers la note de frais du mois ou de la semaine en fonction du paramétrage de la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage de la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE, voir Gérer les notes de frais par mois ou par semaine.

Référence

Cette documentation concerne la gestion globale des notes de frais.

Pour plus d'informations sur les dépenses de type indemnités kilométriques, voir Gérer les indemnités kilométriques.

Astuce

Pour éviter que l'application ne demande l'autorisation d'utiliser l'appareil photo à chaque fois, vous pouvez gérer les autorisations de l'appareil depuis les paramètres du site. Pour cela, ouvrez l'application dans un navigateur depuis votre smartphone, accédez aux paramètres ou aux réglages du site web et autorisez l'utilisation de la caméra.

Pour plus d'informations, faites une recherche sur les autorisations pour utiliser l'appareil photo en fonction de votre OS et de votre navigateur.

1 Touchez en bas à droite de l'écran puis sélectionnez Nouvelle dépense.
2 Dans le formulaire de saisie de la dépense, renseignez les champs suivants :
Justificatif

Si vous souhaitez ajouter un justificatif à la dépense, touchez la caméra en haut du formulaire, puis sélectionnez :

  • Prendre une photo pour prendre directement en photo le justificatif
  • Choisir existante pour ouvrir la galerie du smartphone et sélectionner une photo existante

Important

Les captures d'écran prises sur un iPhone ne sont pas compatibles par défaut. Elles bloquent l'édition de la note de frais.

Pour rendre compatible une capture d'écran d'iPhone, vous devez modifier cette capture. Par exemple, depuis la capture d'écran dans la galerie d'images, touchez Modifier > icône Auto > OK. Après modification, la capture d'écran ne sera pas bloquante pour l'édition des justificatifs de note de frais.

Vous pouvez ajouter autant de justificatifs que nécessaire. Faites glisser vers la gauche ou vers la droite pour visualiser les justificatifs ajoutés.

Note

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage de la nature de dépense correspondante, un contrôle sera effectué lors de la sauvegarde de la dépense. Si des justificatifs obligatoires sont manquants, la note de frais ne pourra pas être terminée. Les dépenses avec un justificatif obligatoire manquant sont identifiées avec l'icône .
Nature

Sélectionnez la nature de la dépense.

Cette nature représente le type de dépense effectué : une nuit d'hôtel, un repas au restaurant, un péage autoroutier, etc.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépense, voir Natures de dépense.

Un profil de note de frais peut être attribué à un collaborateur. Ce profil permet d'indiquer les natures de dépense autorisées pour le collaborateur et permet ainsi de filtrer la liste des natures disponibles lorsque le collaborateur saisit ses notes de frais.

Référence

Pour plus d'informations, voir Définir un profil de notes de frais.
Option de saisie du montant Ce champ est uniquement visible si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Dans ce cas, le collaborateur a le choix entre les options suivantes :
  • UNITAIRE : Le montant de la dépense correspond à la Qté * le Montant TTC. Il s'agit du fonctionnement de base. La TVA correspond au montant total calculé pour la dépense. Pour plus d'informations, voir Qté
  • TOTAL : Le montant de la dépense correspond au montant total renseigné. Le montant unitaire d'une part correspond au Montant TTC / Nb de parts. La TVA correspond au montant total de la dépense. Pour plus d'informations, voir Nb de parts.
Qté

Ce champ est uniquement visible si l'option Quantité affichée est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense.

Si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense, ce champ est uniquement visible si l'option UNITAIRE est sélectionnée dans le formulaire de la dépense.

Renseignez la quantité de la dépense.

Par défaut, la quantité renseignée est 1. Si la nature de dépense est de type Péage, cette valeur n'est pas modifiable.

Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ n'est pas modifiable.
Nb de parts

Ce champ est uniquement visible si l'option Quantité affichée est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense.

Si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée dans la nature de dépense, ce champ est uniquement visible si l'option TOTAL est sélectionnée dans le formulaire de la dépense.

Renseignez le nombre de parts de la dépense.
Montant TTC

Renseignez le montant TTC de la dépense.

En fonction du paramétrage de la nature de dépense :

  • un montant par défaut peut être renseigné ;
  • ce montant par défaut peut être non modifiable.

Dans le cas où l'option TOTAL est sélectionnée, renseignez le montant total réglé pour la dépense.
Montant TTC

Renseignez le montant TTC de la dépense.

En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante :

  • un montant par défaut peut être renseigné ;
  • ce montant par défaut peut être non modifiable.
Devise

Sélectionnez la devise associée au montant TTC de la dépense depuis la liste déroulante.

Par défaut, la devise de la société est renseignée.

Ce champ est masqué si la nature est de type Indemnités kilométriques.

Chevaux fiscaux

(non affiché si feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule activé)

 Si la nature est de type Indemnités kilométriques, renseignez la puissance fiscale du véhicule.

Total

(non affiché si feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule activé)

 En fonction des Chevaux fiscaux et du nombre de KM, le montant de la dépense est calculé automatiquement dans le champ Total.
Date Renseignez la date de la dépense. Par défaut, la date du jour est renseignée.
Commentaire Renseignez un commentaire pour la dépense.
Suite du commentaire

Ce champ est uniquement visible si l'option Suite commentaire affichée est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense.

Si besoin, renseignez une suite pour le commentaire de la dépense.
Invités

Si la saisie des invités est requise pour la nature, ajoutez les collaborateurs ou invités externes associés à la dépense.

Touchez sur la droite du champ puis renseignez les 3 premières lettres du collaborateur invité. La liste des collaborateurs correspondants est affichée automatiquement. Vous pouvez ainsi sélectionner le collaborateur souhaité.

Pour ajouter un invité externe, saisissez directement l'invité aux formats Prénom Nom (Société) ou Nom (Société) puis touchez le bouton AJOUTER.
TVA 1

Sélectionnez le code TVA correspondant à la nature de la dépense depuis la liste déroulante.

S'il n'y a qu'un seul taux de TVA utilisé, le montant de la TVA est calculé automatiquement en fonction du montant renseigné et est affiché dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Cependant, si le paramètre TVA non modifiable et non affichée est coché pour la nature de dépense correspondante, la TVA ne sera pas visible dans le formulaire.

Si plusieurs taux de TVA sont utilisés, le montant du premier taux de TVA doit être renseigné manuellement dans le champ Montant %.

Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 1 n'est pas affiché.
TVA 2

Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA.

Sélectionnez le code du deuxième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile.

Exemple

Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 20 euros :

  • 15 euros pour son repas,
  • 5 euros pour un verre d'alcool.

Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,36" dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "0,83" dans le champ Montant % associé.

Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 2 n'est pas affiché.
TVA 3

Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA.

Sélectionnez le code du troisième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile.

Exemple

Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 35 euros :

  • 14,30 euros pour son repas à emporter,
  • 9,90 euros pour un verre d'alcool,
  • 10,80 euros pour une consommation de type snack.

Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,30" dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "1,65" dans le champ Montant % associé. Enfin, il sélectionne le troisième code de TVA à 5,5 % et renseigne "0,56" dans le champ Montant % associé.

Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 3 n'est pas affiché.
Montant non soumis à TVA

Ce champ est uniquement visible si l'option Inclure un montant non soumis à TVA est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense.

Saisissez le montant non soumis à TVA pour votre ligne de dépense, le cas échéant.
Client

Pour ajouter un client à la dépense, touchez le champ et renseignez les 3 premières lettres du nom ou du code du client dans le champ de recherche . La liste des clients correspondants est affichée automatiquement. Vous pouvez ainsi sélectionner le client souhaité.

Si un client par défaut est défini dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, il est renseigné automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales).
Affectation

Pour ajouter une affectation à la dépense, touchez le champ et renseignez les 3 premières lettres du nom ou du code de l'affaire, du lot ou du sous-lot dans le champ de recherche . La liste des affaires correspondantes est affichée automatiquement. Cette liste comprend uniquement les affaires avec un code état permettant la saisie des frais. Vous pouvez ainsi sélectionner l'affaire souhaitée.

Si une affaire/lot/sous-lot est définie dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, elle est renseignée automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales).

Note

Si le champ Client est déjà renseigné, il est uniquement possible de sélectionner une affaire associée à ce client. À l'inverse, si le Client n'est pas déjà renseigné, il est automatiquement renseigné avec le client associé à l'affectation.
Carte entreprise Activez ce champ pour marquer la dépense comme "réglée par carte entreprise". La ligne de la dépense sera identifiée par l'icône .
Refacturable

Cette option est uniquement visible si l'option "Refacturable" affiché est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense.

Activez ce champ si vous souhaitez pouvoir refacturer la dépense au client sélectionné.
Non remboursable Activez ce champ si la dépense ne doit pas être remboursée.
N° de justificatif

Ce champ est uniquement visible si l'option N° de justificatif affiché est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense.

Renseignez le numéro du justificatif ajouté à la dépense.
3 Touchez ENREGISTRER.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée.

1 Touchez en bas à droite de l'écran puis sélectionnez Prendre un justificatif en photo.
2 Prenez en photo le justificatif. Il est également possible d'ouvrir la galerie de votre téléphone pour récupérer une image existante.
3 Une fois le justificatif sélectionné ou pris en photo, touchez Remplir moi-même puis saisissez les champs obligatoires et enregistrez.

La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée.

Important

L'OCR doit être activé et configuré depuis la Console d'administration.

Akuiteo intègre un système d'OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique de caractères en français, pour simplifier la saisie des dépenses dans une note de frais. Lorsqu'un justificatif est pris en photo, les caractères sont reconnus automatiquement et sont ainsi ajoutés dans les champs concernés de la dépense.

1 Touchez en bas à droite de l'écran puis sélectionnez Prendre un justificatif en photo.
2 Une fois le justificatif sélectionné ou pris en photo, touchez Laisser faire le Smartscan.

Le Smartscan se lance. Le traitement pour reconnaître les caractères dans le justificatif sélectionné peut prendre un certain délai. La dépense associée est créée automatiquement dans la note de frais appropriée.

Important

Vous devez vérifier la dépense créée et les valeurs détectées par le Smartscan. En effet, certaines valeurs peuvent être erronées et d'autres peuvent manquer si le Smartscan n'a pas pu reconnaître les caractères.

Une dépense existante peut être dupliquée depuis une note de frais en cours pour créer rapidement une nouvelle dépense.

1 Pour dupliquer une dépense :
  • Depuis le détail d'une note de frais en cours, touchez la dépense souhaitée en faisant glisser votre doigt vers la gauche. Touchez DUPLIQUER puis touchez DUPLIQUER pour confirmer la duplication.
  • Depuis le formulaire d'une dépense, touchez DUPLIQUER en bas de l'écran puis touchez DUPLIQUER pour confirmer la duplication.

Un formulaire s'ouvre pour la nouvelle dépense. Tous les champs de la dépense d'origine sont repris à l'identique.

2 Modifiez les informations souhaitées dans le formulaire.
3 Touchez ENREGISTRER.

La nouvelle dépense est créée et s'ajoute dans la note de frais appropriée.

Une dépense peut être déplacée d'une note de frais en cours vers une autre note de frais en cours. Par exemple, cette fonctionnalité peut être utilisée s'il y a eu une erreur sur la date de la dépense et que cette dépense doit se trouver dans une autre note de frais.

1 Pour déplacer une dépense :
  • Depuis le détail d'une note de frais en cours, touchez la dépense souhaitée en faisant glisser votre doigt vers la gauche puis touchez DÉPLACER.
  • Depuis le formulaire d'une dépense, touchez DÉPLACER en bas de l'écran.
2 Si besoin, modifiez la date de la dépense dans le champ Nouvelle date.
3 Sélectionnez la note de frais en cours dans laquelle la dépense doit être déplacée ou touchez Nouvelle note de frais pour créer une note de frais à la volée.

La dépense est déplacée vers la note de frais sélectionnée.

Important

La suppression d'une dépense est définitive.

Les dépenses saisies peuvent être supprimées à tout moment tant que la note de frais contenant ces dépenses est en cours. Une fois la note de frais terminée, les dépenses ne peuvent plus être supprimées.

Pour supprimer une dépense :

  • Depuis le détail d'une note de frais en cours, touchez la dépense souhaitée en faisant glisser votre doigt vers la gauche. Touchez puis touchez SUPPRIMER pour confirmer la suppression.
  • Depuis le formulaire d'une dépense, touchez SUPPRIMER en bas de l'écran.
1 Depuis le détail d'une note de frais en cours :
  • touchez Terminer cette NDF en bas de l'écran ;
  • touchez en haut à droite de l'écran.
2 Touchez TERMINER pour confirmer la terminaison.

La note de frais est terminée et est grisée dans la liste des notes de frais. Ses dépenses ne peuvent plus être modifiées, dupliquées, déplacées ou supprimées.

Pour annuler la terminaison, l'utilisateur connecté doit posséder le DMF 500101 MOBILE NOTE DE FRAIS ANNULER LA TERMINAISON et la note de frais ne doit pas être validée.

1 Depuis le détail d'une note de frais terminée :
  • touchez ANNULER LA TERMINAISON en bas de l'écran ;
  • touchez en haut à droite de l'écran.
2 Touchez OK pour confirmer l'annulation.

La note de frais est désormais en cours.