Gérer les indemnités kilométriques
| DMF |
5001** MOBILE NOTE DE FRAIS * |
Important
Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Transverse > Libellé Puissance Fiscale Par Vehicule.
Akuiteo permet de saisir des notes de frais contenant des indemnités kilométriques depuis l'application Akuiteo Mobile > Notes de frais, qui sont ensuite validées depuis le Portail Collaborateur > Manager > Notes de frais puis remboursées au collaborateur selon un barème défini par l'administration fiscale. Ces notes de frais sont saisies sur une nature de dépense de type Indemnités kilométriques.
Référence
Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépenses, voir Natures de dépense.
Pour toutes les informations concernant la création, la saisie et la gestion des dépenses dans les notes de frais, voir Gérer les notes de frais. Les informations suivantes présentent uniquement les spécificités des indemnités kilométriques avec le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule activé.
Créer une note de frais contenant des indemnités kilométriques
| 1 | Depuis l'application Akuiteo Mobile > menu Notes de frais, touchez  en bas à droite de l'écran puis sélectionnez Nouvelle dépense.. |
| 2 | Depuis le formulaire, dans le champ Nature, sélectionnez une nature de dépense de type Indemnités kilométriques. |
| 3 | Renseignez les champs suivants concernant les indemnités kilométriques : |
| Champ | Description |
|---|---|
| Adresse de départ et Adresse d'arrivée |
Important Ces champs sont visibles uniquement si les conditions suivantes sont réunies :
Renseignez un texte dans chaque champ d'adresse pour rechercher les adresses de départ et d'arrivée. L'adresse suggérée par l'API Place Autocomplete est affichée automatiquement en dessous du champ d'adresse. Touchez le résultat pour renseigner l'adresse correspondante. L'action de renseigner les adresses de départ et d'arrivée permet à l'API Distance Matrix de calculer le nombre de Kilomètres. Pour inverser les adresses de départ et d'arrivée, touchez |
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Véhicule |
Ce champ remplace le champ Puissance. Sélectionnez le véhicule du collaborateur. La liste d'aide affiche les véhicules associés au collaborateur et à la nature sélectionnée. |
| KM |
Renseignez le nombre de kilomètres associés à la dépense. Calculer les kilomètres grâce à l'API Distance MatrixImportant Cette fonction est disponible uniquement si les conditions suivantes sont réunies :
Touchez Plusieurs choix sont disponibles :
Si l'option Ne pas autoriser la saisie libre de kilomètres est activée dans le paramétrage de la nature de dépense, le champ Kilomètres ne peut pas être renseigné manuellement et peut uniquement être renseigné en touchant |
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Km parcourus total |
Affiche le nombre de kilomètres parcouru par le collaborateur. Il correspond à la somme du nombre de kilomètres renseigné sur la dépense actuelle et du nombre total de kilomètres parcouru par le collaborateur :
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Montant calculé |
Affiche le montant calculé qui correspond au montant total de la dépense actuelle et des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur :
Référence Pour plus d'informations sur les puissances fiscales, voir Puissances fiscales. Note En cas de passage à un seuil de remboursement supérieur sur la note de frais, le changement de seuil est reflété dans les montants uniquement après avoir terminé la note de frais. |
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Montant déjà remboursé |
Affiche le montant déjà remboursé qui correspond au montant total des dépenses kilométriques déjà saisies par le collaborateur :
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Montant à rembourser |
Affiche le montant à rembourser qui correspond au montant de la dépense actuelle. Il est calculé selon la formule suivante : Montant calculé - Montant déjà remboursé |
ou 
à droite du champ Adresse de départ ou Adresse d'arrivée.
pour calculer et renseigner automatiquement le nombre de kilomètres grâce à l'Adresse de départ et l'Adresse d'arrivée renseignées.Note
Lorsque le feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule est activé, les champs Chevaux fiscaux et Total sont masqués.
| 4 | Renseignez les autres champs de la dépense puis touchez Enregistrer. |
La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée dans le menu Notes de frais.
Terminer une note de frais
| DMF |
500101 MOBILE NOTE DE FRAIS ANNULER LA TERMINAISON |
Les notes de frais doivent être terminées dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible de terminer une note de frais si sa date est postérieure à la date d'une autre note de frais non terminée.
Exemple
Le collaborateur A saisit une note de frais pour le mois de févier 2025 et possède déjà une note de frais non terminée pour le mois de janvier 2025. Il devra en premier lieu terminer la note de frais de janvier 2025 avant de pouvoir terminer la notre de frais de février 2025.
L'annulation de la terminaison d'une note de frais doit s'effectuer dans l'ordre. Ainsi, il n'est pas possible d'annuler la terminaison d'une note de frais s'il existe une note de frais postérieure terminée.
Exemple
Le collaborateur B possède deux notes de frais terminées. L'une pour la semaine du 17 février 2025 et l'autre pour la semaine du 24 février 2025. S'il souhaite modifier sa note de frais du 17 février 2025, il doit :
- annuler la terminaison de sa note de frais du 24 février 2025 ;
- annuler la terminaison de sa note de frais du 17 février 2025 ;
- modifier puis terminer sa note de frais du 17 février 2025 ;
- terminer sa note de frais du 24 février 2025.
