Vérifier les arriérés client et fournisseur

Important

Les niveaux et les options de relance doivent être paramétrés pour utiliser les relances. Pour plus d'informations, voir Niveaux de relance et Options de relance.

Une facture dont le mode de règlement est Prélèvement ne peut pas être relancée.

À travers votre balance Akuiteo, vous avez accès à tous les comptes client ou fournisseur dont les comptes ne sont pas soldés.

Vous pouvez ainsi relancer vos clients sur les factures impayées selon l’échéance de règlement prévu.

1 Pour lancer la balance, allez dans Tableaux de bord > Trésorerie > Balance âgée client / fournisseur.
2 Dans l'écran de la balance, sélectionnez les informations à afficher, masquer ou regrouper.
3 Appuyez sur Entrée. Un tableau de résultats s'affiche dans lequel vous retrouvez les éléments de votre balance âgée, à savoir :
  • Le compte client ou fournisseur.
  • Le nom et code du client.
  • Le détail des opérations (date, n° de pièce comptable, libellé).
  • Le nombre de jours qui sépare la date de facture et le jour d’édition de la balance âgée (moins de 30 jours, plus de 30 jours, plus de 60 jours, plus de 90 jours, plus de 180 jours.).
  • Le montant de chaque opération.

Il est possible de relancer un ou plusieurs clients avec un mail ou un courrier de relance.

Pour pouvoir relancer un client, vérifiez que l'option Manuellement est cochée dans la section Relancer de l'onglet Finances. Si l'option n'est pas cochée, allez dans le menu Edition > Suivi comptable > Relance > Activer la relance manuelle. Ainsi, toutes les factures associées au client peuvent être relancées.

Il est possible d'exclure une facture de la relance, temporairement ou non. Depuis la facture, allez dans le menu Edition > Relance et cliquez sur :

  • Activer le blocage de la relance manuelle pour cocher l'option Ne pas relancer manuellement dans l'en-tête de la facture.
  • Activer le blocage temporaire de la relance pour cocher l'option Ne pas relancer temporairement dans l'en-tête de la facture.

Pour désactiver le blocage de la relance, allez dans le menu Edition > Relance > Arrêter le blocage de la relance manuelle ou Arrêter le blocage temporaire de la relance.

Important

Ce mode de relance n'incrémente pas automatiquement les niveaux de relance.

Ouvrez une fiche client et allez dans Edition > Suivi comptable > Suivi de l’arriéré.

Sous l'onglet Suivi de l'arriéré, vous retrouvez la liste des contacts du client et la liste des factures non soldées.

Notes

Seuls les contacts marqués comme Décideur, Principal et Financier seront visibles dans la liste.

L’e-mail utilisé sera celui défini dans la section Identité ou dans la section Coordonnées chez le client.

Si les deux e-mails sont renseignés, celui de la section Coordonnées chez le client sera pris en compte.

Relancer les clients

1 Sélectionnez le ou les contacts ou factures concerné(e)s.
2 Faites un clic droit sur la liste des factures et sélectionnez l'option au choix :
  • Relancer par mail les contacts sélectionnés pour relancer votre client.
  • Relancer par mail les responsables des factures sélectionnées pour une relance en interne, c'est-à-dire relancer les responsables d’affaire.
  • Communiquer par mail les informations de l’arriéré des factures sélectionnées pour une relance en interne.

Mettre à jour les informations de l’arriéré

Une fois la relance effectuée, vous devez mettre à jour les informations de l’arriéré pour avoir un suivi. Cette mise à jour peut se faire unitairement ou en lot.

Pour mettre à jour en lot, faites un clic droit sur les lignes et sélectionnez Modifiez les informations d'arriéré en lot.

Pour mettre à jour unitairement, ouvrez la ligne de facture pour en voir le détail.

Note

Les statuts de l’échéance sont paramétrables. À chaque mise à jour des champs commentaire, vous pouvez avoir un historique.

1 Allez dans Gestion > Ventes > Factures et lancez une recherche avec les critères suivants :
  • Non soldées
  • Relançables manuellement
  • Sous la section Libellés, Commentaires, Infos arriérés, cochez la case Afficher les informations arriérés pour afficher les échéances et filtrer sur les dates

Vous obtenez alors la liste des échéances répondant à vos critères, avec la date de la dernière relance, le niveau de relance actuel et les échéances dépassées (en rouge).

2 Depuis ce résultat de recherche, faites un clic droit sur la ou les lignes sélectionnées et cliquez sur Relancer par mail les factures sélectionnées.

La fenêtre qui s'affiche vous donne la liste des échéances qui seront relancées :

  • Niveau de relance : définit le niveau de relance appliqué à l’échéance
  • Date de relance : date de la dernière relance
3 Vous pouvez ensuite, en faisant un clic droit sur une ou plusieurs lignes :
  • Décrémenter le niveau de relance
  • Incrémenter le niveau de relance
  • Effacer de la liste de recherche
4 Cliquez sur Valider.
5 Dans la fenêtre Relancer par mail, renseignez les champs suivants :
Champ Description
Collaborateur

Sélectionnez un collaborateur depuis la liste d'aide pour l'ajouter en tant qu'expéditeur ou en copie. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs que nécessaire.

Le collaborateur sélectionné est ajouté automatiquement dans le tableau :

  • Cochez De pour expédier le mail avec l'adresse mail du collaborateur renseigné. Il ne peut y avoir qu'un seul expéditeur.
  • Cochez Cc pour ajouter l'adresse mail du collaborateur en copie du mail.
  • Cochez Cci pour ajouter l'adresse mail du collaborateur en copie cachée du mail.
E-Mail

Renseignez une adresse mail puis appuyez sur la touche Tab pour l'ajouter en tant qu'expéditeur ou en copie. Il est possible d'ajouter autant d'adresses mail que nécessaire.

L'adresse est ajoutée automatiquement dans le tableau :

  • Cochez De pour expédier le mail avec l'adresse mail renseignée. Il ne peut y avoir qu'un seul expéditeur.
  • Cochez Cc pour ajouter l'adresse mail renseignée en copie du mail.
  • Cochez Cci pour ajouter l'adresse mail renseignée en copie cachée du mail.
6 Cliquez sur :
  • Envoyer pour envoyer directement les mails de relance.
  • Ouvrir Outlook pour ouvrir les mails de relance depuis l'interface d'Outlook afin de vérifier chaque mail avant de l'envoyer.
1 Dans Gestion > Ventes > Factures, cochez Non soldées dans la section Types et lancez une recherche.
2 Dans les résultats de recherche, sélectionnez les factures à relancer.
3 Faites un clic droit sur les résultats et cliquez sur Relancer par mail les factures sélectionnées.
4 Cliquez sur Valider.
5 Renseignez et cochez l'expéditeur de la relance.
6 Cliquez sur Envoyer.

Note

Cliquez sur Ouvrir Outlook si vous souhaitez ouvrir le brouillon du mail de relance sur Outlook afin de pouvoir le modifier.

Le mail de relance est envoyé.

1 Allez dans Gestion > Ventes > Factures et lancez une recherche avec les critères suivants :
  • Non soldées
  • Relançables manuellement
  • Sous la section Libellés, Commentaires, Infos arriérés, cochez la case Afficher les informations arriérés pour afficher les échéances et filtrer sur les dates

Vous obtenez alors la liste des échéances répondant à vos critères, avec la date de la dernière relance, le niveau de relance actuel et les échéances dépassées (en rouge).

2 Depuis ce résultat de recherche, faites un clic droit sur la ou les lignes sélectionnées et cliquez sur Générer des lettres de relance automatique.

La fenêtre qui s'affiche vous donne la liste des échéances qui seront relancées :

  • Niveau de relance : définit le niveau de relance appliqué à l’échéance
  • Date de relance : date de la dernière relance
3 Vous pouvez ensuite, en faisant un clic droit sur une ou plusieurs lignes :
  • Décrémenter le niveau de relance
  • Incrémenter le niveau de relance
  • Effacer de la liste de recherche
4 Sélectionnez l'Extension depuis la liste déroulante puis cliquez sur Valider.

Les courriers de relance sont ouverts dans le format de l'extension sélectionnée.

La relance automatique doit être activée sur les clients à relancer :

1 Depuis la fiche du client, cliquez sur l'onglet Finances.
2 Dans la section Relancer, vérifiez que l'option Automatiquement est cochée. Si ce n'est pas le cas, allez dans Edition > Suivi comptable > Relance > Activer la relance automatique.

Note

Par défaut, la relance automatique est activée lors de la création du client.

Il est possible de désactiver les relances pour une facture, temporairement ou non.

1 Depuis la facture, allez dans le menu Edition > Relance.
2 Cliquez au choix sur :
  • Activer le blocage de la relance automatique pour cocher Ne pas relancer automatiquement dans la page Informations de la facture.
  • Activer le blocage temporaire de la relance pour cocher Ne pas relancer temporairement dans la page Informations de la facture.

Note

Le blocage temporaire permet de ne pas relancer la facture lors de la prochaine exécution du batch RelancesAutomatiques. Le blocage de la relance sera levé directement après la prochaine exécution du batch.

3 Renseignez le commentaire souhaité puis cliquez sur Valider.

Pour réactiver les relances sur la facture :

1 Depuis la facture, allez dans le menu Edition > Relance.
2 Cliquez sur Arrêter le blocage de la relance automatique ou Arrêter le blocage temporaire de la relance.
3 Cliquez sur Oui puis sur Valider.

Pour que les relances automatiques s'effectuent sans intervention manuelle, il faut créer et paramétrer un batch RelancesAutomatiques.

Référence

Pour créer le batch RelancesAutomatiques, voir Gérer les batchs.

Pour paramétrer le batch RelancesAutomatiques, voir Batch RelancesAutomatiques.

Une fois le batch créé et paramétré, le batch s'exécute en fonction des paramètres de planification définis. Autrement, si aucun paramètre de planification n'a été défini, il est possible de lancer le batch manuellement.

Référence

Pour lancer un batch manuellement, voir Lancer un batch manuellement.

Pour toutes les factures client non réglées, le batch envoie ou n'envoie pas de relance en se basant sur la date d’échéance, ou sur la date de dernière relance si la règle de gestion RELCLI_BORNEREL est activée.

Il détermine ensuite le niveau de relance à appliquer grâce aux bornes inférieure et supérieure paramétrées.

Référence

Pour paramétrer les niveaux de relance, voir Niveaux de relance.

Les destinataires des mails de relance sont déterminés selon l'ordre suivant :

Priorité Destinataire
1

Contacts cochés Relance et éventuellement Relances tous sites dans la section Destinataire de des fiches contact du client.

Si Relances tous sites est décoché, le contact reçoit uniquement la relance s'il est rattaché au site de facturation indiqué sur la facture. Sinon, il ne reçoit pas la relance.

Si Relances tous sites est coché, le contact reçoit la relance, peu importe le site de facturation indiqué sur la facture.

Note

Si la règle FC_CONTACT_CLI_FACT est activée et que le lien de gestion "Client facturé" existe, les destinataires de relance de priorité 1 sont les contacts "Clients facturés" définis comme destinataires de relance ou de relance tous sites.
2

Destinataires renseignés dans l'onglet Destinataires de la facture.
3

Contacts cochés Facture Vente dans la section Destinataire de des fiches contact du client.
4

Adresse mail renseignée dans la section Coordonnées du site de facture du client.

Le batch vérifie d'abord s'il existe des destinataires de la règle 1 et envoie une relance aux éventuels destinataires trouvés. Si aucun destinataire n'est trouvé dans la règle de priorité 1, le batch escalade chacune des règles suivantes dans l'ordre jusqu'à trouver un ou plusieurs destinataires. Dès lors qu'un destinataire est trouvé, toutes les règles suivantes sont ignorées.

Exemple

Une facture a été faite pour le client Société A :

  • La règle FC_CONTACT_CLI_FACT est désactivée.
  • Aucun contact n'est coché Relance ou Relances tous sites dans la section Destinataire de des fiches contact de Société A.
  • Aucun destinataire n'est renseigné sous l'onglet Destinataires de la facture.
  • Monsieur Dupont est coché Facture Vente dans la section Destinataire de dans sa fiche contact.
  • L’adresse mail de Madame Martin est renseignée sur le site de facture de Société A.

Je démarre la relance :

Aucun destinataire n'est trouvé dans les règles 1 et 2 donc aucune relance n'est envoyée. Cependant, le batch trouve Monsieur Dupont dans la règle 3. Une relance est envoyée à Monsieur Dupont. Aucune relance n'est envoyée à Madame Martin, destinataire de la règle 4.

  • Si aucun destinataire n'est trouvé après avoir cherché dans toutes les règles de priorité, aucun mail de relance n'est envoyé.

Lors de la relance, un mail est envoyé pour chaque facture. Cependant, un seul mail est envoyé pour plusieurs factures si tous les éléments suivants sont identiques pour chacune de ces factures :

  • Client à facturer ;
  • Destinataire(s) chez le client ;
  • Destinataire(s) en copie ;
  • Niveau de relance.

Lorsque le mail de relance est envoyé, les informations suivantes s'affichent dans la page Echéances de la facture :

  • Le niveau de relance dans la colonne Niv. Relance ;
  • La date de dernière relance dans la colonne Relancé le ;
  • Le commentaire comportant la phrase Relancé automatiquement par mail le DD/MM/YYYY dans la section Statut.