Batch RelancesAutomatiques
Le batch RelancesAutomatiques permet d'envoyer des mails de relance automatiquement aux clients lorsqu'ils n'ont pas réglé une facture.
Il récupère les factures client qui doivent faire l'objet d'une relance puis envoie des relances en fonction du paramétrage. Il permet ainsi d'automatiser un processus de recouvrement, notamment grâce aux options de planification du batch.
Prérequis
Avant de paramétrer le batch :
- Les clients et les factures à relancer doivent être préparés (voir Préparer les clients ou les factures à relancer).
- Chaque niveau de relance doit être paramétré (voir Niveaux de relance).
Important
Lorsque la règle de gestion RELCLI_BORNEREL est désactivée, le batch se base sur la date d'échéance des factures mais de nombreuses relances risquent de s'envoyer en même temps si beaucoup de factures ont déjà été relancées manuellement. Afin d'éviter un grand nombre de relances en même temps, il est préférable d'activer la règle de gestion RELCLI_BORNEREL pour que le batch se base sur la date de dernière relance plutôt que sur la date d'échéance des factures.
Exemple
Pour les relances de niveau 1, la borne inférieure est paramétrée à -5 et la borne supérieure est paramétrée à 10. Une société a émis des factures dont la date d'échéance est au 7 juillet. Le niveau de relance 1 sera donc utilisé entre le 2 juillet et le 17 juillet. Avant de paramétrer le batch, la société a relancé manuellement des clients pour ces factures le 17 juillet.
Dans le cadre de ces factures :
- Si la règle de gestion
RELCLI_BORNERELest désactivée, le batch enverra des relances de niveau 2 directement à partir du 18 juillet alors que les relances de niveau 1 ont été faites seulement le 17 juillet, soit un jour auparavant. - Si la règle de gestion
RELCLI_BORNERELest activée, un délai minimum est défini entre les relances de niveau 1 et les prochaines relances de niveau 2. Le batch évite ainsi d'envoyer des relances de niveau 2 peu de temps après les relances de niveau 1.
- Paramétrer les options de relance (voir Options de relance).
Fonctionnement du batch
Lors de la création du batch, le modèle de batch à sélectionner dans la liste déroulante Modèle de batch est RelancesAutomatiques.
Pour chaque facture non réglée, le batch envoie ou n'envoie pas de relance selon le paramétrage des relances et des niveaux de relance. Si le batch envoie une relance, le niveau de relance appliqué est déterminé selon le paramétrage des niveaux de relance.
Si la règle de gestion RELCLI_BORNEREL est activée, la première relance est toujours de niveau 1 car il est impossible de sauter des niveaux de relance sous cette règle. Si la règle RELCLI_BORNEREL est désactivée, les niveaux de relance peuvent être sautés (voir Niveaux de relance).
Les clients dont la relance automatique n'est pas activée ne peuvent pas être relancés. De la même manière, aucune relance n'est effectuée pour les factures non relançables automatiquement (voir Préparer les clients ou les factures à relancer).
Destinataires des relances
Les destinataires des mails de relance sont déterminés selon l'ordre suivant :
| Priorité | Destinataire |
|---|---|
| 1 |
Contacts cochés Relance et éventuellement Relances tous sites dans la section Destinataire de des fiches contact du client. Si Relances tous sites est décoché, le contact reçoit uniquement la relance s'il est rattaché au site de facturation indiqué sur la facture. Sinon, il ne reçoit pas la relance. Si Relances tous sites est coché, le contact reçoit la relance, peu importe le site de facturation indiqué sur la facture. Note Si la règle |
| 2 |
Destinataires renseignés dans l'onglet Destinataires de la facture. |
| 3 |
Contacts cochés Facture Vente dans la section Destinataire de des fiches contact du client. |
| 4 |
Adresse mail renseignée dans la section Coordonnées du site de facture du client. |
Le batch vérifie d'abord s'il existe des destinataires de la règle 1 et envoie une relance aux éventuels destinataires trouvés. Si aucun destinataire n'est trouvé dans la règle de priorité 1, le batch escalade chacune des règles suivantes dans l'ordre jusqu'à trouver un ou plusieurs destinataires. Dès lors qu'un destinataire est trouvé, toutes les règles suivantes sont ignorées.
Exemple
Une facture a été faite pour le client Société A :
- La règle
FC_CONTACT_CLI_FACTest désactivée. - Aucun contact n'est coché Relance ou Relances tous sites dans la section Destinataire de des fiches contact de Société A.
- Aucun destinataire n'est renseigné sous l'onglet Destinataires de la facture.
- Monsieur Dupont est coché Facture Vente dans la section Destinataire de dans sa fiche contact.
- L’adresse mail de Madame Martin est renseignée sur le site de facture de Société A.
Je démarre la relance :
Aucun destinataire n'est trouvé dans les règles 1 et 2 donc aucune relance n'est envoyée. Cependant, le batch trouve Monsieur Dupont dans la règle 3. Une relance est envoyée à Monsieur Dupont. Aucune relance n'est envoyée à Madame Martin, destinataire de la règle 4.
- Si aucun destinataire n'est trouvé après avoir cherché dans toutes les règles de priorité, aucun mail de relance n'est envoyé.
Lors de la relance, un mail est envoyé pour chaque facture. Cependant, un seul mail est envoyé pour plusieurs factures si tous les éléments suivants sont identiques pour chacune de ces factures :
- Client à facturer ;
- Destinataire(s) chez le client ;
- Destinataire(s) en copie ;
- Niveau de relance.
Lorsque le mail de relance est envoyé, les informations suivantes s'affichent dans la page Echéances de la facture :
- Le niveau de relance dans la colonne Niv. Relance ;
- La date de dernière relance dans la colonne Relancé le ;
- Le commentaire comportant la phrase Relancé automatiquement par mail le DD/MM/YYYY dans la section Statut.
Simulation
Grâce au paramètre SIMULATION, le batch peut être exécuté si besoin en mode de simulation afin de vérifier le bon fonctionnement du batch avant son exécution en conditions réelles.
Lorsque la simulation est activée, le batch n'envoie pas de relances aux clients et les niveaux de relance des factures ne sont pas mis à jour. À la place, le batch envoie uniquement un mail récapitulatif aux destinataires souhaités. Ce mail contient un tableau Excel qui correspond à la liste des factures pour lesquelles une relance aurait été envoyée au client si la simulation avait été désactivée.
Paramétrer le batch
Les paramètres du tableau suivant correspondent seulement aux paramètres spécifiques au batch RelancesAutomatiques.
Référence
Pour consulter les paramètres communs à la plupart des batchs, voir Configurer les paramètres communs.
| Code | Description | Type | Obligatoire |
|---|---|---|---|
|
|
Permet de toujours envoyer les mails de log même si aucune erreur n'est rencontrée. Les mails de log sont envoyés à l'adresse mail renseignée dans le paramètre |
Booléen |
Non |
CODE_NIVEAUX
|
Code des niveaux de relance à prendre en compte. Pour sélectionner plusieurs niveaux de relance, séparez les codes par des /. Référence Pour plus d'informations sur les niveaux de relance, voir Niveaux de relance. Si le niveau 5 correspond à la mise en demeure, il est conseillé de relancer manuellement et de ne pas inclure ce niveau. |
Chaîne Ex : N1/N2/N3/N4/N5 |
Non |
EXPEDITEUR_EN_COPIE
|
Lorsque le paramètre est Vrai, l'expéditeur du mail de relance est en copie cachée (Cci). |
Booléen |
Non |
NIV1_CC
|
Adresse mail en copie de mail pour les relances de niveau 1. Saisissez directement les adresses mail et/ou saisissez les codes suivants :
Si la facture est multi-affaires, les affaires prises en compte pour les destinataires Pour sélectionner plusieurs destinataires, séparez les adresses mail et les codes par des ;. |
Chaîne Ex : |
Non |
NIV2_CC
|
Adresse mail en copie de mail pour les relances de niveau 2. La saisie s'effectue de la même manière que le paramétre |
Chaîne |
Non |
NIV3_CC
|
Adresse mail en copie de mail pour les relances de niveau 3. La saisie s'effectue de la même manière que le paramétre |
Chaîne |
Non |
NIV4_CC
|
Adresse mail en copie de mail pour les relances de niveau 4. La saisie s'effectue de la même manière que le paramétre |
Chaîne |
Non |
NIV5_CC
|
Adresse mail en copie de mail pour les relances de niveau 5. La saisie s'effectue de la même manière que le paramétre |
Chaîne |
Non |
SIMU_CORPS_MAIL
|
Code du mot-clé correspondant au corps du mail envoyé lorsque la simulation est activée (voir le paramètre Ce paramètre est obligatoire lorsque |
Chaîne | Non |
SIMU_MAIL_RESPONSABLE
|
Adresses mail des destinataires des mails récapitulatifs lors de la simulation (voir le paramètre Ce paramètre est obligatoire lorsque Saisissez directement les adresses mail et/ou saisissez les codes suivants :
Si la facture est multi-affaires, les affaires prises en compte pour les destinataires Pour sélectionner plusieurs destinataires, séparez les adresses mail et les codes par des ;. |
Chaîne Ex : |
Non |
SIMULATION
|
Lorsque le paramètre est Vrai, le batch s'exécute en mode de simulation. Ainsi, lorsque le batch est exécuté :
Lorsque le paramètre est Faux, le mode de simulation est désactivé donc le batch s'exécute normalement et les relances sont réellement effectuées. |
Booléen | Oui |
SOCIETES
|
Codes des sociétés à prendre en compte. Pour sélectionner plusieurs sociétés, séparez les codes des société par des /. Important Dans le cadre d'une relance sur plusieurs sociétés, il est nécessaire de renseigner un utilisateur sur la société ***** dans le paramètre |
Chaîne Ex : SOC1/SOC2/SOC3 |
Non |
