Gérer les sessions de formation

DMF	1803** FORMATION CONTINUE SESSION *

Une fois le stage créé, il est possible de créer des sessions de formation rattachées au stage. Une session correspond à l'événement planifié durant lequel les participants de la session et le formateur se réunissent pour effectuer la formation. Les dates et les horaires des sessions sont planifiés.

Créer une session de formation

DMF	180301 FORMATION CONTINUE SESSION INSERER

Il existe plusieurs manières de créer une session de formation :

À partir du menu Formation ;
À partir d'un devis validé ;
À partir d'une commande.

À partir du menu Formation

Prérequis : Un ou plusieurs stages doivent être créés (voir Créer un stage).

Référence

Cette méthode ne permet pas de créer directement un dossier d'inscription à la session.

Pour créer un dossier d'inscription dans la session, voir Créer un dossier d'inscription.

Allez dans Formation > Sessions et cliquez sur

dans la barre d'action.

Sous la section Définition, renseignez les informations :

Champ	Description
Stage	Renseignez le stage auquel la session est rattachée. Lorsque le stage est sélectionné, les informations du stage se reportent automatiquement dans les champs correspondants dans la session.
Code session	Renseignez le code unique de la session. Si la numérotation automatique des pièces est programmée pour les sessions, il est possible de laisser ce champ vide et le code sera créé automatiquement (voir Paramétrer la numérotation automatique).
Libellé session	Renseignez le libellé pour nommer la session. Ce champ se renseigne automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais il reste modifiable.
Début et Fin	Renseignez les dates de début et de fin de la session.
Commence l'après-midi	Cochez cette case si la session commence l'après-midi et non le matin. Si cette case est cochée, la session durera une demi-journée en moins. Le nombre d'heures de présence ou d'absence des participants varie automatiquement dans l'émargement.
Durée (en jours) et Soit (en heure)	Dans le champ Durée (en jours), renseignez la durée de la session en jours. Lorsque la Durée (en jours) est renseignée, la conversion en heures est renseignée automatiquement dans le champ Soit (en heure). Il est ensuite possible de modifier le champ Soit (en heure) sans influer sur le champ Durée (en jours). Ces champs se renseignent automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais ils restent modifiables. Lorsque la session sera créée, la charge de la tâche associée correspondra à la Durée (en jours) de la session. Important Deux sessions ne peuvent pas se chevaucher si elles ont le même formateur et que l'option Planifié est cochée sur la fiche du formateur.
Seuil activation	Renseignez le nombre minimal de participants inscrits à partir duquel la session peut avoir lieu.
Probabilité réalisation	Renseignez le pourcentage de probabilité à laquelle la session se tiendra. Exemple 100 veut dire que la session aura bien lieu. 50 veut dire que la session aura peut-être lieu. 0 veut dire que la session n'aura pas lieu.
Inscrits espérés	Renseignez le nombre espéré de participants inscrits à la session. Même si la session comporte un nombre de participants plus bas que le nombre espéré, cela ne bloque pas la tenue de la session. Il s'agit uniquement d'une information renseignée à titre indicatif.
Inscrits Maxi	Renseignez le nombre maximum de participants inscrits à la session. Même si la session comporte un nombre de participants plus élevé que le nombre maximum, cela ne bloque pas la tenue de la session. Il s'agit uniquement d'une information renseignée à titre indicatif. Ce champ se renseigne automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais il reste modifiable.
Langue	Renseignez la langue dans laquelle la session se tient. Ce champ se renseigne automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais il reste modifiable.
Niveau formation	Renseignez le niveau de la formation. Cette information alimente le BPF. Ce champ se renseigne automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais il reste modifiable.
Commentaire	Renseignez un commentaire. Ce champ se renseigne automatiquement lorsque le champ Stage est renseigné mais il reste modifiable.

Sous la section Responsables, renseignez les informations :

Champ	Description
Responsable session	Renseignez le responsable de la session. La liste affiche tous les collaborateurs actifs et génériques.
Responsable commercial	Renseignez le responsable commercial de la session. La liste affiche tous les collaborateurs actifs et génériques.
Responsable financier	Renseignez le responsable financier de la session. La liste affiche tous les collaborateurs actifs et génériques.
Responsable production	Renseignez le responsable production de la session. La liste affiche tous les collaborateurs actifs et génériques.
Formateur	Renseignez le formateur de la session. Il s'agit de la personne qui anime la session. La liste affiche tous les formateurs créés dans Akuiteo. Référence Pour créer un formateur, voir Créer un formateur. Si l'option Planifié est cochée dans la fiche du formateur, le planning se retrouvera automatiquement dans l'agenda du formateur.

Sous la section Référentiel analytique, renseignez les champs Affaire principale, Lot, Sous-lot et Tâche :

Laissez la Tâche vide si vous souhaitez créer une nouvelle tâche automatiquement après la création de la session.
Renseignez une Tâche existante si vous souhaitez associer la session à une tâche existante sans créer de nouvelle tâche.

Sous l'onglet Complément, cochez Participation d'une PSH si une personne en situation de handicap participe à la session.

Note

Sous cet onglet, les champs sont renseignés automatiquement grâce à ce qui est renseigné sous l'onglet Modalités pédagogiques du stage associé. Il est tout de même possible de modifier les champs automatiquement renseignés.

Dans la barre d'action, cliquez sur

Note

Si l'affaire sélectionnée est mono-client, une fenêtre propose de créer le dossier d'inscription du client automatiquement. Il est possible de cliquer sur Oui ou sur Non.

La session est créée.

À partir d'un devis validé

Prérequis : Au moins un stage doit être créé (voir Créer un stage).

Allez dans Gestion > Ventes > Devis et cliquez sur

dans la barre d'action.

Sous l'onglet Lignes, cliquez sur

et ajoutez une ligne contenant un produit paramétré en tant que formation.

Référence

Pour créer un produit vendu correspondant à une formation, voir Paramétrer un produit vendu de formation.

Sur la ligne, renseignez une Tâche existante si vous souhaitez associer la session à une tâche existante sans créer de nouvelle tâche. Sinon, laissez la Tâche vide si vous souhaitez créer une nouvelle tâche automatiquement après la création de la session.

Une fois le devis rempli, cliquez sur

dans la barre d'action.

Appuyez sur F4 ou allez dans Edition > Valider le devis.

Cliquez sur Oui.

Sous l'onglet Lignes, faites un clic droit sur une ligne de formation et cliquez sur Créer la session de formation.

Renseignez les informations :

Champ	Description
Stage	Renseignez le stage auquel la session est rattachée. Lorsque le stage est sélectionné, les informations du stage se reportent automatiquement dans les champs correspondants dans la session. Vous pouvez toutefois modifier les champs renseignés automatiquement si besoin.
Code session	Renseignez le code unique de la session. Si la numérotation automatique des pièces est programmée pour les sessions, il n'est pas nécessaire de renseigner le code. Il sera généré automatiquement.
Libellé session	Renseignez le libellé pour nommer la session. Ce champ reprend le code du stage, mais il est tout de même possible de le modifier.
Date de début et Date de fin	Renseignez les dates de début et de fin de la session. Ces champs se renseignent automatiquement à partir des dates renseignées dans les champs Période du... au dans la ligne du devis.
Nb Inscrit	Si besoin, renseignez le nombre de personnes à inscrire dans la session.

Cliquez sur Valider.

La session et un dossier d'inscription rattaché à celle-ci se créent.

Astuce

Pour ouvrir le dossier d'inscription à partir du devis, cliquez sur le lien à côté de Dossier d'inscription dans la section Détails de la ligne de formation.

À partir d'une commande

Il est possible de créer une session :

Lors de la validation d'une commande ;
À partir d'une commande validée.

Lors de la validation d'une commande

Important

Si vous validez une commande et qu'elle comporte plus d'une ligne de formation, une fenêtre indiquera que vous devez créer manuellement le dossier d'inscription ou la session à partir de la commande. Dans ce cas, il est nécessaire de faire un clic droit sur l'une des lignes de formation et cliquer sur Créer le dossier/la session pour créer la session (voir À partir d'une commande validée).

Lors de la validation d'une commande, il est possible de créer une session. Cette méthode permet de créer dans la session un dossier d'inscription directement rattaché à la commande.

Prérequis : Au moins un stage doit être créé (voir Créer un stage).

Allez dans Gestion > Ventes > Commandes et cliquez sur

dans la barre d'action.

Sous l'onglet Lignes, cliquez sur

et ajoutez une ligne contenant un produit paramétré en tant que formation.

Référence

Pour créer un produit vendu correspondant à une formation, voir Paramétrer un produit vendu de formation.

Une fois la commande saisie, cliquez sur

dans la barre d'action.

Appuyez sur F4 ou allez dans Edition > Valider la commande.

Cliquez sur Oui.

Une fenêtre propose de créer une session ou un dossier d'inscription.

Cliquez sur Oui.

Laissez l'option Créer une session cochée.

Renseignez les informations :

Champ	Description
Stage	Renseignez le stage auquel la session est rattachée. Lorsque le stage est sélectionné, les informations du stage se reportent automatiquement dans les champs correspondants dans la session. Vous pouvez toutefois modifier les champs renseignés automatiquement si besoin.
Code session	Renseignez le code unique de la session. Si la numérotation automatique des pièces est programmée pour les sessions, il n'est pas nécessaire de renseigner le code. Il sera généré automatiquement.
Libellé session	Renseignez le libellé pour nommer la session. Ce champ reprend le code du stage, mais il est tout de même possible de le modifier.
Date de début et Date de fin	Renseignez les dates de début et de fin de la session. Ces champs se renseignent automatiquement à partir des dates renseignées dans les champs Période du... au dans la ligne du devis.
Nb Inscrit	Si besoin, renseignez le nombre de personnes à inscrire dans la session.

Cliquez sur Valider.

La session et un dossier d'inscription associé à celle-ci se créent.

À partir d'une commande validée

Ouvrez la commande.

Sous l'onglet Lignes, faites un clic droit sur la ligne de formation souhaitée et cliquez sur Créer le dossier/la session.

Laissez l'option Créer une session cochée.

Renseignez les informations :

Champ	Description
Stage	Renseignez le stage auquel la session est rattachée. Lorsque le stage est sélectionné, les informations du stage se reportent automatiquement dans les champs correspondants dans la session. Vous pouvez toutefois modifier les champs renseignés automatiquement si besoin.
Code session	Renseignez le code unique de la session. Si la numérotation automatique des pièces est programmée pour les sessions, il n'est pas nécessaire de renseigner le code. Il sera généré automatiquement.
Libellé session	Renseignez le libellé pour nommer la session. Ce champ reprend le code du stage, mais il est tout de même possible de le modifier.
Date de début et Date de fin	Renseignez les dates de début et de fin de la session. Ces champs se renseignent automatiquement à partir des dates renseignées dans les champs Période du... au dans la ligne du devis.
Nb Inscrit	Si besoin, renseignez le nombre de personnes à inscrire dans la session.

Cliquez sur Valider.

La session et un dossier d'inscription associé à celle-ci se créent.

Créer un élément de planning depuis la session

Pour qu'un élément de planning se crée automatiquement pour chaque création de session, il est nécessaire de :

Renseigner le formateur dans le champ Formateur de la session.
Cocher Planifié dans la fiche du formateur.
Créer un code action de formation (voir Créer un code action de formation).

Si ces conditions sont réunies, chaque création de session ajoute un élément de planning sur l'agenda du formateur. De plus, une nouvelle tâche se crée sous l'élément de planning correspondant et est insérée dans l'affaire de la session.

Important

Si une tâche de formation a déjà été créée en amont sur l'affaire, la nouvelle tâche de formation qui se crée automatiquement à partir d'une session ne peut pas se fusionner avec la tâche déjà existante. Dans ce cas, deux tâches différentes seront visibles. Il faut alors manuellement adapter la charge ou le reste à faire de la tâche déjà existante.

Correspondances entre l'élément de planning et l'Application Desktop

Les informations d'un élément de planning sont alimentés par les informations renseignées dans la session correspondante.

Le tableau suivant établit les correspondances entre les informations du planning créé automatiquement sur le Portail Project et les informations de la session dans l'Application Desktop :

Donnée dans le planning	Donnée correspondante dans l'Application Desktop
Champ Date début sur le Portail Project Champ Début sur l'Application Desktop	Champ Début dans la fiche de la session.
Champ Durée	Champ Durée (en jours) dans la fiche de la session.
Champ Collaborateur sur le Portail Project Champ Ressource sur l'Application Desktop	Champ Formateur dans la fiche de la session.
Champ Commentaire	Champ Libellé session dans la fiche de la session.
Champ Action	Code action. Le code action du planning peut différer : Le code action du planning est le code action paramétré en tant que formation. Si plusieurs codes action de formation existent, le code action du planning est le premier code action de formation trouvé selon le numéro Ident. Si aucun code action de formation n'existe, le code action du planning sera le premier code action trouvé de type Autre selon le numéro Ident. Référence Pour créer un code action de formation, voir Créer un code action de formation.
Champ Client	Client correspondant au champ Affaire principale de la session si l'affaire est mono-client.
Champs mentionnant l'affaire, le lot et le sous-lot sur le Portail Project. Champs Affaire, Lot et Sous-lot sur l'Application Desktop	Champs Affaire principale, Lot et Sous-lot dans la fiche de la session.
Champ Libellé de la tâche sur le Portail Project Champ Tâche sur l'Application Desktop	Champ Code session suivi du champ Libellé session dans la fiche de la session.

Modifier une session

DMF	180302 FORMATION CONTINUE SESSION MODIFIER

Ouvrez la session et cliquez sur

dans la barre d'action.

Effectuez les modifications souhaitées.

Dans la barre d'action, cliquez sur

La session est modifiée.

Modifier l'état d'une session

L'état d'une session est une information qui indique le stade dans lequel la session se situe en ce qui concerne sa programmation.

L'état d'une session dans le champ Etat de la session peut être modifié manuellement grâce aux options de programmation d'une session (voir Gérer la programmation d'une session).

Cependant, les état En cours, Terminée et Archivée ne peuvent pas être appliqués manuellement à partir de la session et nécessitent l'exécution du batch ChangementEtatSession.

Référence

Pour paramétrer le batch ChangementEtatSession, voir Batch ChangementEtatSession.

Signification des états

Le tableau suivant indique les états disponibles et leur signification :

État	Description
Programmée	Indique que la session est prévue mais n'est pas encore confirmée. Il s'agit de l'état appliqué par défaut lors de la création d'une session. Sous cet état, il est impossible de démarrer la période d'évaluation. Si l'état de la session n'est plus en Programmée, il est possible d'appliquer cet état de nouveau en allant dans Edition > Réinitialiser la session > Oui.
Confirmée	Indique que la session va bien avoir lieu. Sous cet état, il est possible de démarrer la période d'évaluation. Il est possible d'appliquer cet état en allant dans Edition > Confirmer la session> Oui.
Annulée	Indique que la session ne va pas avoir lieu. Il est possible d'appliquer cet état en allant dans Edition > Annuler la session.
En cours	Indique que la session se situe entre sa date de début et sa date de fin. Cet état peut uniquement être appliqué par le batch ChangementEtatSession.
Terminée	Indique que la session a passé sa date de fin. Il n'est plus possible d'inscrire des participants dès lors que cet état est appliqué. Cet état peut uniquement être appliqué par le batch ChangementEtatSession.
Archivée	Indique que la session a passé le délai d'archivage après la date de fin de la session. Il n'est plus possible de modifier une session ou d'y inscrire des participants dès lors que cet état est appliqué. Pour modifier la session de nouveau, il est nécessaire de la passer sous un autre état. Cet état peut uniquement être appliqué par le batch ChangementEtatSession.

Modifier en lot les données personnalisées

DMF	180328 FORMATION CONTINUE SESSION MODIFIER EN LOT

Prérequis : Des données personnalisées doivent être créées (voir Données personnalisées).

La modification des données personnalisées en lot permet de modifier les données personnalisées de plusieurs pièces de gestion à la fois.

Lancez une recherche et sélectionnez les résultats à modifier.

Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modification des données personnalisées.

La fenêtre Modifier les données personnalisées s'ouvre.

Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.

Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les pièces de gestion concernées.

Gérer la programmation d'une session

Confirmer une session

DMF	180306 FORMATION CONTINUE SESSION CHANGER ETAT

La confirmation d' une session permet d'indiquer que la tenue de la session est confirmée et d'appliquer l'état Confirmée à la session. Sous cet état, il est possible d'ouvrir la période d'évaluation.

Ouvrez la session souhaitée.

Allez dans Edition > Confirmer la session.

Cliquez sur Oui.

La session est confirmée. Le champ Etat de la session indique Confirmée.

Annuler une session

DMF	180306 FORMATION CONTINUE SESSION CHANGER ETAT

L'annulation d'une session permet d'indiquer qu'elle n'aura pas lieu.

Ouvrez la session souhaitée.

Allez dans Edition > Annuler la session.

Renseignez la date et le motif puis cliquez sur Valider.

La session est annulée. Le champ Etat de la session indique Annulée.

Note

Sous l'onglet Complément, la date et le motif d'annulation s'affichent dans les champs Date annulation et Motif annulation.

Programmer une session annulée

DMF	180307 FORMATION CONTINUE SESSION REACTIVER

Il est possible de reprogrammer une session :

si vous avez annulé une session et que la session va en réalité avoir lieu ;
si vous avez confirmé une session et qu'elle pourrait en réalité ne pas avoir lieu.

Ouvrez la session souhaitée.

Allez dans Edition > Réinitialiser la session.

Cliquez sur Oui.

La session est reprogrammée. Le champ Etat de la session indique Programmée.

Sur-programmer une session

DMF	180309 FORMATION CONTINUE SESSION SURPROGRAMMER

L'action de sur-programmer une session permet de dupliquer la session tout en choisissant le ou les dossiers d'inscription à conserver. Il est utile de sur-programmer lorsque le nombre maximal de participants à la session a été dépassé et qu'il devient donc nécessaire de réaliser deux sessions.

Important

La sur-programmation d'une session ne permet pas de conserver les données personnalisées de la session d'origine vers la nouvelle session.

Ouvrez la session souhaitée.

Allez dans Edition > Surprogrammer la session.

Renseignez le code et les dates de début et de fin de la nouvelle session.

Sélectionnez les lignes des dossiers d'inscription à inclure dans la nouvelle session.

Cliquez sur Valider.

Une nouvelle session est créée. La case Reprogrammée de la nouvelle session est cochée.

Modifier la programmation d'une session

La modification de la programmation permet de modifier la date de début d'une session sans changer le nombre de jours de la session ni sa durée. Cette action reste possible même si l'émargement a été ouvert.

Ouvrez la session souhaitée.

Allez dans Edition > Modifier la programmation.

Renseignez la nouvelle date de début souhaitée.

Cliquez sur Valider.

Les dates de la session sont modifiées.

Éditer une session

Prérequis : Au moins un modèle d'édition des sessions doit être créé. Les types de modèle d'édition possibles pour les sessions sont Accusé Rptdesign, Certificat Rptdesign, Convention Rptdesign, Convocation Rptdesign, Emargement Rptdesign et Fiche de paiement Rptdesign.

Référence

Pour créer et paramétrer les modèles d'édition de formation, voir Paramétrer les éditions.

Depuis la session, cliquez sur

dans la barre d'action.

Cliquez sur le modèle d'édition souhaité.

Sélectionnez le Type d'édition souhaité depuis la liste déroulante.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

Cochez l'option Générer un document associé si vous souhaitez ajouter l'édition dans la liste des documents liés.

Cliquez sur Aperçu, Imprimer ou Envoi mail.

La session s'édite.

Envoyer un compte-rendu de session par mail

Ouvrez la session souhaitée.

Allez dans Edition > Envoyer un CR de formation.

Renseignez les informations :

Champ	Description
Collaborateur	Sélectionnez un collaborateur depuis la liste d'aide pour l'ajouter à la liste des destinataires. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs que nécessaire. Le collaborateur sélectionné est ajouté automatiquement dans le tableau : Cochez A pour envoyer le mail à l'adresse mail du collaborateur. Par défaut, le responsable hiérarchique du formateur et le responsable de l'affaire de la session sont renseignés en tant que destinataires. Cochez Cc pour ajouter l'adresse mail du collaborateur en copie du mail. Cochez Cci pour ajouter l'adresse mail du collaborateur en copie cachée du mail.
Modèle	Sélectionnez le modèle d'édition du compte-rendu depuis la liste déroulante. Ces modèles sont paramétrables. La liste déroulante affiche les modèles d'édition de formation de type CR de Formation. Référence Pour créer et paramétrer les modèles d'édition de formation, voir Paramétrer les éditions.
Objet du mail	Renseignez l'objet du mail.
Corps du mail	Renseignez le mot-clé à inclure dans le corps du mail. Par défaut, le mot-clé de code `AKSTD_CORPS_MAIL_CR_FORMATION` est renseigné. La liste d'aide affiche les mots-clés déjà créés dans Akuiteo.
Format de la pièce jointe	Sélectionnez le format des pièces jointes depuis la liste déroulante.
Ajouter les documents associés au mail	Si la case est cochée, les documents associés à la session seront également envoyés en pièce jointe dans le mail. Si la case n'est pas cochée, seul le compte-rendu sera envoyé.
Joindre le fichier	Si la case est cochée, le compte-rendu sera également généré au Format de la pièce jointe sélectionné et ajouté en pièce jointe du mail. Si la case n'est pas cochée, les informations du compte-rendu seront seulement présentes dans le corps du mail.

Cliquez sur Valider.

Le brouillon du mail s'ouvre avec votre service de messagerie par défaut.