Gérer les dossiers d'inscription

Il existe plusieurs manières de créer un dossier d'inscription :

• À partir de la session ;
• Lors de la création d'une session ;
• À partir d'une commande.

À partir de la session

Prérequis : Au moins une session doit être créée.

1

Ouvrez la session.

2

Allez dans Edition > Nouvelle inscription.

3

Renseignez les informations :

Champ	Description
Code dossier	Renseignez le code unique du dossier d'inscription.
Client final, Contact et Adresse	Dans le champ Client final, renseignez le client à inscrire dans la session. Il s'agit du client qui envoie ses employés pour qu'ils suivent la session. Dans les champs Contact et Adresse, renseignez les informations de contact du client. Dans le champ Contact, la liste affiche les contacts qui sont cochés Interlocuteur formation dans leur fiche contact.
Organisateur, Contact et Adresse	Renseignez l'organisateur de l'inscription dans le champ Organisateur. Il s'agit du tiers en charge de la logistique de la formation. Dans les champs Contact et Adresse, renseignez les informations de l'organisateur.
N° de convention	Renseignez le numéro de convention. Note Si la numérotation automatique des pièces est activée pour les conventions, ne renseignez pas ce champ et il se remplira automatiquement lors de l'édition de la convention.
Ref. Client	Renseignez la référence du client.
Etat	Sélectionnez à partir de la liste déroulante l'état du dossier d'inscription. En attente : État par défaut lors de la création d'un dossier d'inscription. Cet état signifie que le dossier est en cours de saisie. Préinscrit : Le dossier est envoyé mais il manque des justificatifs. Inscrit : Le dossier est complet. Annulé :L'organisme de formation a annulé la session. Désistement :Le client s'est désisté de la formation. Admis :Le dossier comporte trop d'inscriptions mais est tout de même pris en compte. Refusé :Le dossier comporte trop d'inscriptions et est refusé.
Nombre de participants nommés	Ce champ affiche le nombre de participants inscrits dans le dossier d'inscription sous l'onglet Participant(s). Ce nombre s'actualise automatiquement et n'est pas modifiable directement dans le champ.

4

Sous la section Inscription, renseignez les informations :

Champ	Description
Info inscription	Renseignez des informations concernant le dossier d'inscription.
Date de la demande	Renseignez la date de la demande. Par défaut, la date du jour est renseignée automatiquement.
N° d'ordre	Le numéro renseigné dans ce champ n'a aucune incidence.
Date d'inscription	Renseignez la date d'inscription. Si le dossier a été ajouté directement lors de la création de la session, la date du jour est renseignée automatiquement.
Date annulation	Renseignez la date d'annulation en cas d'annulation.
Motif	Renseignez le motif d'annulation en cas d'annulation.

5

Dans la barre d'action, cliquez sur .

Le dossier d'inscription est enregistré et l'onglet Participant(s) est ajouté.

Référence

Pour ajouter ou supprimer des participants à la session, voir Gérer les participants d'une session.

Le dossier d'inscription n'est pas rattaché à un document de vente. Pour rattacher le dossier d'inscription à un document de vente, voir Rattacher une ligne de produit de formation à un dossier d'inscription.

Lors de la création d'une session

1

Créez et enregistrez une session dont l'affaire est mono-client.

Une fenêtre propose de créer le dossier d'inscription du client.

2

Cliquez sur Oui.

La session et un dossier d'inscription se créent.

À partir d'une commande

Lors de la validation d'une commande

Important

Si vous validez une commande et qu'elle comporte plus d'une ligne de formation, une fenêtre indiquera que vous devez créer manuellement le dossier d'inscription ou la session à partir de la commande. Dans ce cas, il est nécessaire de faire un clic droit sur l'une des lignes de formation et cliquer sur Créer le dossier/la session pour créer le dossier d'inscription (voir À partir d'une commande validée).

Prérequis : Au moins une session doit être créée.

1

Allez dans Gestion > Ventes > Commandes et cliquez sur dans la barre d'action.

2

Sous l'onglet Lignes, cliquez sur et ajoutez une ligne contenant un produit paramétré en tant que formation.

Référence

Pour créer un produit vendu correspondant à une formation, voir Paramétrer un produit vendu de formation.

3

Une fois la commande saisie, cliquez sur dans la barre d'action.

4

Appuyez sur F4 ou allez dans Edition > Valider la commande.

5

Cliquez sur Oui.

Une fenêtre propose de créer une session ou un dossier d'inscription.

6

Cliquez sur Oui.

7

Cochez Créer un dossier.

8

Dans le champ Session, sélectionnez la session sur laquelle le dossier d'inscription sera créé. La liste affiche les sessions déjà créées dans Akuiteo.

9

Cliquez sur Valider.

Le dossier d'inscription est créé et ajouté à la session sélectionnée.

À partir d'une commande validée

1

Ouvrez la commande.

2

Sous l'onglet Lignes, faites un clic droit sur la ligne de formation souhaitée et cliquez sur Créer le dossier/la session.

3

Cochez Créer un dossier.

4

Dans le champ Session, sélectionnez la session sur laquelle le dossier d'inscription sera créé. La liste affiche les sessions déjà créées dans Akuiteo.

5

Cliquez sur Valider.

Le dossier d'inscription est créé et ajouté à la session sélectionnée.

Prérequis : Au moins un dossier d'inscription doit être créé.

1

Ouvrez la session sur laquelle le dossier d'inscription est rattaché.

2

Dans le menu Détail à gauche, double-cliquez sur le dossier d'inscription souhaité.

3

Dans la barre d'action, cliquez sur et effectuez les modifications souhaitées.

4

Dans la barre d'action, cliquez sur .

Le dossier d'inscription est modifié.

Il est possible de rattacher une ligne de produit de formation à un dossier d'inscription. Un même document commercial peut comporter plusieurs lignes, dont chacune est rattachée à un dossier d'inscription différent.

Prérequis :

• Au moins une pièce de vente doit être créée et contenir une ou plusieurs lignes de formation.
• Au moins un dossier d'inscription doit être associé à une session.

Il est possible de copier un dossier d'inscription pour conserver les mêmes participants d'une session à une autre.

Il est possible de diviser un dossier d'inscription et ses participants en deux dossiers distincts.

Il est possible de fusionner plusieurs dossiers d'inscription ensemble pour n'en former qu'un seul.

Prérequis :

• Au moins deux dossiers d'inscription doivent être créés sur une même session.
• Les dossiers d'inscription à fusionner doivent avoir le même état et le même client final.

Il est possible d'éditer plusieurs types de documents à partir d'un dossier d'inscription tels que des convocations et des conventions à envoyer aux participants.

Prérequis : Au moins un modèle d'édition des dossiers d'inscription doit être paramétré. Les types de modèle d'édition possibles pour les dossiers d'inscription sont Accusé Rptdesign, Certificat Rptdesign, Convention Rptdesign et Convocation Rptdesign.

1

Depuis le dossier d'inscription, cliquez sur dans la barre d'action.

2

Cliquez sur le modèle d'édition souhaité.

3

Sélectionnez le Type d'édition souhaité depuis la liste déroulante.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

4

Cochez l'option Générer un document associé si vous souhaitez ajouter l'édition dans la liste des documents liés.

5

Cliquez sur Aperçu, Imprimer ou Envoi mail.

Le document s'édite.

Il est possible d'éditer et d'envoyer une convocation par mail au client.

Prérequis : Au moins un modèle d'édition de type Convocation Rptdesign doit être paramétré.

Depuis le dossier d'inscription, cliquez sur dans la barre d'action et confirmez la suppression.