Approbation des pièces de gestion

DMF

1909** PORTAIL APPROBATION *

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Approvals.

Les collaborateurs peuvent demander l'approbation du manager ou d'une personne responsable pour faire avancer le cycle de vie de certaines pièces de gestion. Par exemple, lorsqu'un collaborateur crée un devis, celui-ci peut avoir à demander l'approbation d'un manager ou d'un responsable avant de pouvoir transformer ce devis en commande.

Un responsable peut approuver plusieurs types de pièces de gestion :

  • les devis ;
  • les commandes client ;
  • les cotations ;
  • les commandes fournisseur ;
  • les factures fournisseur ;
  • les notes de frais ou les dépenses ;

Note

Selon le type d'approbation définie dans le paramétrage des approbations de notes de frais, l'approbateur doit valider soit chaque note de frais dans sa globalité ou chaque dépense individuellement.

  • les demandes internes.

Un responsable peut également :

  • afficher le détail de la pièce avant de l'approuver ou de la refuser ;
  • avoir un aperçu des documents liés à la pièce de gestion ;
  • télécharger ces documents ;
  • envoyer un mail au collaborateur demandeur ;
  • générer le bon à payer dans le cas d'une facture fournisseur.

En fonction du paramétrage des approbations, il est possible que les pièces de gestion doivent être approuvées par plusieurs personnes : il s'agit d'une approbation à plusieurs niveaux.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des approbations, voir Approbations.

Les approbations sont gérées depuis le module Manager > menu Approbations.

1 Cliquez sur Approuver sur la ligne concernée.

Une fenêtre s'ouvre.

2 Renseignez un Commentaire si besoin.
3 Cliquez sur Confirmer.

La demande est approuvée.

Note

Si la demande d'approbation porte sur une facture fournisseur, lorsque tous les approbateurs de rangs différents ont approuvé la facture, le bon à payer de la facture passe à 100 %. La date de ce dernier correspond à la date de la dernière approbation.

Si la demande d'approbation porte sur une demande interne, le bouton permet au manager d'ouvrir le formulaire de saisie de la demande interne.

1 Cliquez sur Refuser sur la ligne concernée.

Une fenêtre s'ouvre.

2 Renseignez un Commentaire.
3 Cliquez sur Confirmer.

La demande est refusée.

Si la demande est une note de frais ou une dépense, le collaborateur peut la corriger et la terminer de nouveau.

Prérequis : La demande concernée doit être en État d'approbation Approuvé ou Refusé.

1 Cliquez sur sur la ligne concernée.

Une fenêtre s'affiche.

2 Cliquez sur Oui.

L'approbation est annulée.

Lorsqu'une pièce à approuver contient des documents liés, il est possible de les visualiser et de les télécharger.

Dans l'entête d'une pièce à approuver, cliquez sur :

  • pour visualiser les documents liés lorsqu'il s'agit d'une image ou la première page d'un document au format PDF.
  • pour télécharger les documents liés sur votre machine.

Depuis l'entête d'une demande d'approbation, il est possible d'envoyer un mail au collaborateur demandeur afin de commenter ou d'échanger au sujet de la demande.

1 Cliquez sur sur la ligne concernée.
2 Cliquez sur Mail au demandeur.
3 Dans la fenêtre Envoyer par mail, renseignez les informations suivantes :
Champ Description
À

Permet de définir les destinataires du mail.

Renseignez les premiers caractères du collaborateur ou du contact recherché. Les collaborateurs et contacts correspondant à la recherche s'affichent directement. Sélectionnez le destinataire souhaité. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs ou de contacts que nécessaire.

Si le destinataire n'existe pas dans Akuiteo, renseignez l'adresse mail directement.

Astuce

Appuyez sur F2 depuis le champ pour ouvrir la liste de tous les collaborateurs et contacts existants.
Cc

Permet de définir les destinataires en copie du mail. Ce champ est visible uniquement si l'option Afficher plus de détail est activée.

Renseignez les premiers caractères du collaborateur ou du contact recherché. Les collaborateurs et contacts correspondant à la recherche s'affichent directement. Sélectionnez le destinataire souhaité. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs ou de contacts que nécessaire.

Si le destinataire n'existe pas dans Akuiteo, renseignez l'adresse mail directement.

Astuce

Appuyez sur F2 depuis le champ pour ouvrir la liste de tous les collaborateurs et contacts existants.
Cci

Permet de définir les destinataires en copie cachée du mail. Ce champ est visible uniquement si l'option Afficher plus de détail est activée.

Renseignez les premiers caractères du collaborateur ou du contact recherché. Les collaborateurs et contacts correspondant à la recherche s'affichent directement. Sélectionnez le destinataire souhaité. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs ou de contacts que nécessaire.

Si le destinataire n'existe pas dans Akuiteo, renseignez l'adresse mail directement.

Astuce

Appuyez sur F2 depuis le champ pour ouvrir la liste de tous les collaborateurs et contacts existants.
Répondre à

Permet de définir les destinataires en cas de réponse au mail envoyé grâce à cette fonctionnalité. Ce champ est visible uniquement si l'option Afficher plus de détail est activée.

Par défaut, si les destinataires répondent au message envoyé, c'est l'adresse mail de l'utilisateur connecté qui sera utilisée. Si vous souhaitez que la réponse soit envoyée à d'autres destinataires, ajoutez un ou plusieurs collaborateurs ou contacts, ou renseignez les adresses mail directement.
Modèle

Sélectionnez le modèle d'édition à joindre depuis la liste déroulante.

Cochez :

  • soit Inclure l'édition dans le corps du mail pour que l'édition soit incluse dans le corps du mail. L'édition doit être disponible au format HTML pour être incluse dans le corps du mail.
  • soit Joindre l'édition en pièce jointe pour que l'édition soit ajoutée en pièce jointe du mail au lieu d'être dans le corps du mail.
Objet

Renseignez l'objet du mail.

Par défaut, le numéro et la date du devis est renseigné mais vous pouvez modifier l'objet si besoin.
Message

Renseignez le corps du message.

Une mention indiquant le nom de l'expéditeur est insérée automatiquement dans le corps du mail afin que le destinataire puisse connaître l'expéditeur du mail.
4 Cliquez sur Envoyer.

Le mail est envoyé aux destinataires renseignés.

Prérequis : Un modèle d'édition pour le type de pièce à éditer doit être paramétré.

1 Cliquez sur sur la demande d'approbation concernée puis sur Imprimer.

Une fenêtre s'ouvre.

2 Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

3 Cochez la case :
  • Associer le document si vous souhaitez ajouter l'édition dans la liste des documents liés (option non visible si la demande d'approbation porte sur une note de frais).
  • Inclure les justificatifs si vous souhaitez inclure les justificatifs liés à la note de frais dans le document édité (option visible uniquement si la demande d'approbation porte sur une note de frais).
4 Cliquez sur Valider.

La pièce est éditée et téléchargée sur votre machine.

DMF 190903 PORTAIL APPROBATIONS MODIFIER DÉPENSE

Pour une note de frais ou une dépense à approuver, il est possible de modifier une dépense d'un collaborateur avant d'approuver la dépense. Dans ce cas, les règles, les profils et les plafonds de remboursement utilisés sont ceux appliqués au collaborateur à l'origine de la dépense.

1 Cliquez sur dans la colonne Actions sur la ligne de dépense concernée.

Le détail de la ligne s'ouvre.

2 Modifiez les informations souhaitées.
3 Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est modifiée.

Important

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les approbations de notes de frais par pièce. Si les approbations sont paramétrées par ligne, les dépenses sont approuvées ou refusées de la même manière que les autres pièces (voir Gérer les demandes d'approbation).

Lorsqu'une demande d'approbation correspondant à une note de frais est à approuver, certaines dépenses peuvent être refusées. Une note de frais peut être approuvée même si certaines dépenses ont été refusées. Ainsi, les dépenses approuvées peuvent être remboursées et les dépenses refusées ne seront pas comptées dans le montant total remboursé au collaborateur.

Une dépense sur une demande interne ne peut pas être refusée.

Exemple

La note de frais d'un collaborateur contient une dépense erronée, par exemple des frais de déplacement qui ne sont pas d'ordre professionnel. Cependant, toutes les autres dépenses contenues dans la note de frais peuvent être remboursées.

Dans ce cas, la personne en charge d'approuver cette note de frais peut refuser la dépense non prise en charge puis approuver la note de frais.

1 Cliquez sur dans la colonne Actions sur la ligne de dépense concernée.

Une fenêtre s'affiche.

2 Renseignez un Commentaire.
3 Cliquez sur Confirmer.

La dépense est refusée.

Pour annuler le refus, cliquez sur dans la colonne Actions sur la ligne de dépense concernée et confirmez l'action. Dans ce cas, le montant remboursé est mis à jour avec le montant initial de la dépense concernée.

DMF 190904 PORTAIL APPROBATIONS MODIFIER LE PLAFOND REMBOURSE

Prérequis : La note de frais ou la dépense (en fonction du type d'approbation par pièce ou par ligne) ne doit ni être approuvée ni refusée.

Dans le paramétrage de la nature de dépense, un plafond de remboursement par dépense peut être renseigné (voir Paramétrer les plafonds de remboursement). Lorsque ce plafond est dépassé sur une dépense d'un collaborateur, le montant au-delà du plafond n'est pas remboursé.

Si besoin, le plafond par dépense peut être augmenté sur une dépense en dépassement afin d'autoriser le remboursement au-delà du plafond.

Note

Si le plafond est ignoré par le profil de notes de frais du collaborateur, la dépense est d'ores et déjà autorisée à dépasser le plafond (voir Saisir les coordonnées et informations générales).

1 Cliquez sur depuis la ligne de la dépense.

La fenêtre Autorisation du dépassement du plafond s'ouvre.

2 Renseignez le nouveau Plafond autorisé à appliquer sur la dépense.
3 Cliquez sur Valider.

Le plafond renseigné est appliqué sur la dépense et le montant remboursé est recalculé.

Lorsque les contrôles sur les dépenses sont paramétrés ( voir Paramétrer les contrôles), des icônes peuvent être visibles sur les lignes de dépense d'une note de frais, dans la colonne Indicateurs :

  • l'icône s'affiche lorsque le collaborateur a saisi sa dépense en double.
  • l'icône s'affiche lorsque plusieurs collaborateurs ont saisi la même dépense.
  • l'icône s'affiche lorsque le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour non travaillé.
  • l'icône s'affiche lorsque le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour où une demande d'absence a été saisie.

Note

Ces indicateurs ont uniquement une visée informative. En effet, les dépenses concernées peuvent être approuvées ou refusées comme n'importe quelle autre dépense.

Si un responsable possède les droits suffisants ou dans le cas d'une délégation de droits, il est possible de choisir un autre responsable dans l'écran Approbations, afin d'approuver les demandes à la place de ce responsable. Les délégations sont gérées depuis l'Application Desktop dans Favoris > Mes délégations.

Exemple

Le responsable d'un service A prend des congés du 1er au 15 février. Pendant cette période, ses droits sont délégués au responsable du service B.

Lorsque le responsable du service B se connecte au portail, la fonction qui lui permet de changer de responsable lui est accessible. Le responsable peut donc sélectionner le responsable du service A afin d'approuver les demandes d'approbation de l'équipe du service A.

1 Cliquez sur en haut à droite de l'écran.

Une fenêtre s'affiche.

2 Sélectionnez le responsable puis cliquez sur Valider.

L'écran affiche les demandes d'approbation à valider par le responsable sélectionné et l'utilisateur connecté peut donc valider les demandes à la place de ce responsable. Le nom du responsable sélectionné est affiché à côté de l'icône .

Pour désélectionner le responsable, cliquez sur l'icône associée au nom du responsable.