Approbations

Sélectionnez le type de la pièce de gestion depuis la liste déroulante. En fonction du type sélectionné, les critères affichés dans la section suivante sont différents :

• Pour le type Demande interne, la section Sélection des données (spécifiques aux demandes internes) peut être renseignée.
• Pour le type Note de frais, la section Sélection des données (spécifiques aux notes de frais) peut être renseignée.
• Pour les autres types, la section Sélection des données (spécifiques aux objets des chaînes Vente et Achat) peut être renseignée.

La règle sera appliquée pour les pièces de gestion du type sélectionné.

Renseignez la période de la pièce de gestion. La règle sera appliquée aux pièces de gestion dont la date est comprise dans la période renseignée.

Si vous ne souhaitez pas indiquer de date de fin pour la période, renseignez la première date mais laissez la deuxième date vite.

Renseignez un montant minimum et/ou un montant maximum.

La règle sera appliquée pour les pièces de gestion dont le montant dépasse une certaine somme (Montant mini HT) ou est inférieur à une certaine somme (Montant maxi HT).

Ce champ permet de vérifier le montant total de la pièce de gestion (somme de toutes les lignes) ou le montant de chaque ligne. Le type de montant est combiné avec les montants mini et maxi :

• Sélectionnez Total de la pièce si vous souhaitez que le Montant mini HT ou Montant maxi HT porte sur le montant total de la pièce (somme de toutes les lignes).

• Sélectionnez Total de la ligne si vous souhaitez que le Montant mini HT ou Montant maxi HT porte sur le montant de chaque ligne.

Ce champ permet de définir le type d'affaire. La règle sera ainsi seulement appliquée pour les pièces de gestion dont l'affaire associée est du type sélectionné.

• Sélectionnez Tous pour appliquer la règle sur les affaires externes et internes en même temps.
• Sélectionnez Externe pour appliquer la règle sur les affaires externes seulement.
• Sélectionnez Interne pour appliquer la règle sur les affaires internes seulement.

Renseignez un nombre pour définir le rang de l'approbateur pour la règle. Il est possible de définir plusieurs approbateurs de rangs différents ou de même rang.

Si plusieurs approbateurs sont définis pour la même pièce de gestion (donc une règle par approbateur, avec les critères de sélection des données identiques), le rang permet de définir différents niveaux d'approbateurs.

Si plusieurs approbateurs possèdent le même rang pour la même pièce de gestion, le comportement dépend de la règle avancée paramétrée. Pour plus d'informations, voir Approbateurs de même rang.

Si plusieurs rangs d'approbation sont définis, vous pouvez choisir entre :

• un mode d'approbation classique où chaque rang d'approbation peut approuver au même moment, sans notion hiérarchique,
• un mode d'approbation en cascade où le rang 1 doit approuver, puis le rang 2, etc.

Pour plus d'informations, voir Mode d'approbation.

Sélectionnez le type de la pièce de gestion depuis la liste déroulante.

Contrairement aux règles d'approbation "simples", il est uniquement possible de définir une seule règle avancée par type d'objet. Cette règle avancée sera appliquée pour toutes les pièces de gestion de ce type et avec toutes les règles d'approbation paramétrées pour ce type.

Cochez le mode d'approbation souhaité parmi les suivants :

Classique

Sous le mode Classique, tous les approbateurs définis reçoivent la demande d'approbation, peu importe leur rang d'approbation.

La pièce reste à l'état À approuver tant que tous les approbateurs définis, tous rangs confondus, n'ont pas approuvé la pièce.

Cascade

Sous le mode Cascade, la demande d'approbation est d'abord envoyé aux approbateurs de rang 1, puis aux approbateurs de rang 2, et ainsi de suite.

Les approbateurs sont notifiés de la demande d'approbation et peuvent la visualiser uniquement lorsque la pièce a déjà été approuvée par les rangs inférieurs (le cas échéant).

La pièce reste à l'état À approuver tant que le dernier rang n'a pas approuvé la pièce. Lorsque le dernier rang a approuvé la pièce, celle-ci passe à l'état Approuvé.

Sélectionnez le type d'approbation souhaité :

Pièce

Sous le type d'approbation Pièce, la demande d'approbation concerne l'ensemble de la note de frais saisie par le collaborateur. Un approbateur devra approuver ou refuser la note de frais dans sa globalité.

Ligne

Sous le type d'approbation Ligne, la demande d'approbation concerne chaque ligne de dépense saisie par le collaborateur dans la note de frais. Un approbateur devra approuver ou refuser chaque ligne de dépense.

Ce champ est lié au Rang défini dans les règles d'approbation, lorsque plusieurs approbateurs possèdent le même rang pour la même règle.

• Si vous cochez Un seul peut approuver, la pièce de gestion n'a besoin d'être approuvée que par l'un des approbateurs de même rang.

• Si vous cochez Tous doivent approuver, cela veut dire que la pièce de gestion doit être approuvée par chacun des approbateurs de même rang.

Si le champ est paramétré sur Oui, la pièce est approuvée automatiquement par un approbateur lorsqu'il est à l'origine de la demande d'approbation.

Si le champ est paramétré sur Non, un approbateur doit toujours approuver la pièce manuellement même lorsqu'il est à l'origine de la demande d'approbation.

Cette option concerne le mode Classique et le mode Cascade.

Si le champ est paramétré sur Oui, la pièce de gestion est validée automatiquement lorsque toutes les approbations nécessaires ont été effectuées.

Lorsque le type d'approbation pour les notes de frais est Pièce, une note de frais peut être validée automatiquement lors de la terminaison dans les cas suivants :

• La note de frais est non approuvable, c'est-à-dire lorsqu'il n'y a aucun approbateur trouvé parmi ceux paramétrés dans le paramétrage des approbations.
• Le montant HT de la note de frais n'est pas compris dans les seuils Montant mini HT et Montant maxi HT paramétrés (voir Montant mini HT / Montant maxi HT).

Lorsque le type d'approbation pour les notes de frais est Ligne, une note de frais est validée automatiquement lorsque toutes ses lignes approuvables ont été approuvées ou refusées.

Si le champ est paramétré sur Non, la pièce de gestion doit être validée manuellement.

Si le champ est paramétré sur Oui, un mail de notification est envoyé automatiquement aux approbateurs. L'expéditeur de ce mail est soit l'utilisateur à l'origine de l'action déclenchant l'envoi, soit le postmaster.

Même si l'option est activée, un approbateur ne reçoit pas ce mail lorsque les conditions suivantes sont réunies :

• L'option Si le demandeur est approbateur de la pièce, approuver automatiquement la pièce pour cet approbateur est activée.
• L'approbateur de la pièce est lui-même le demandeur.

Par défaut, le mail envoyé est dans le format suivant :

Pour les demandes internes, la [DateDeLaPièce] correspond à la date de début prévue.