Demandes internes

DMF 1911** PORTAIL DEMANDE INTERNE *

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Custom Requests.

Les demandes internes permettent aux collaborateurs de saisir des demandes spécifiques aux besoins de leur entreprise. Par exemple, une entreprise peut créer une catégorie de demande interne pour que les collaborateurs puissent formuler une demande de travail à distance, de déplacement ou de formation. Chaque entreprise peut utiliser autant de catégories de demande interne qu'elle le souhaite pour gérer ses processus internes.

Les catégories de demandes internes sont créées et paramétrées depuis l'Application Desktop > Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Demandes internes > Catégories de demande. Cependant, ces demandes peuvent être exploitées depuis le portail dans des menus dédiés du module Collaborateur.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des catégories de demandes internes, voir Paramétrer les catégories de demandes internes.

Lorsqu'une demande interne est créée, celle-ci est en état À demander. Le collaborateur doit ensuite terminer la demande interne afin de la transférer en approbation à son responsable hiérarchique ou à une personne habilitée. La demande interne est ainsi en état À approuver. Les demandes internes approuvées sont affichées en état Approuvé et celles refusées sont affichées en état Refusé.

Pour pouvoir envoyer des demandes internes pour approbation, les règles d'approbation pour les catégories de demandes internes concernées doivent être paramétrées depuis l'Application Desktop > Outils >Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Approbations.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des approbations, voir Approbations.

Une demande interne est constituée :

  • d'un socle de champs communs à toutes les demandes internes ;
  • de données personnalisées propres à chaque type de demande interne.

Note

Dans l'Application Desktop, la demande interne est constituée de plusieurs onglets :

  • un onglet principal qui contient les champs communs à toutes les demandes internes ;
  • un nombre indéterminé d'onglets contenant les données personnalisées (entièrement paramétrables en fonction des besoins de l'entreprise). Il est possible d'afficher quelques-unes de ces données personnalisées dans l'onglet principal.

Dans le portail, le nombre de données personnalisées qui peuvent être affichées est limité. Si certaines données personnalisées nécessaires ne sont pas accessibles depuis le formulaire de demande interne du portail, la demande interne ne sera pas exploitable.

Dans les résultats de recherche de demandes internes, les états des demandes internes sont affichés sur la gauche des lignes. Les demandes internes peuvent être dans les états suivants :

État Description
À demander La demande interne créée par le collaborateur n'est pas encore terminée ni envoyée pour approbation.
À approuver La demande interne créée par le collaborateur est terminée et est transférée pour approbation mais n'a pas encore été approuvée.
Refusé La demande interne créée par le collaborateur a été refusée par le responsable.
Approuvé La demande interne créée par le collaborateur a été approuvée par le responsable.
DMF 191101 PORTAIL DEMANDE INTERNE NOUVEAU

Les demandes internes peuvent être saisies :

1 Cliquez sur + Nouveau.

Un formulaire de saisie de la demande interne s'ouvre. Cet écran affiche les champs communs à toutes les demandes internes ainsi que les données personnalisées propres à la demande interne.

2 Dans le formulaire de saisie, ajoutez un ou plusieurs justificatifs ou documents liés à la demande interne. Par exemple, une convention de formation pour une demande interne de formation. Pour cela, vous pouvez :
  • Glisser et déposer les justificatifs souhaités dans le cadre  ;
  • Cliquer sur le cadre pour ouvrir l'explorateur de documents et sélectionnez les justificatifs souhaités.
3 Renseignez les champs communs à toutes les demandes internes :
Champ Description
Nom d'appel Renseignez le nom de la demande interne.
Date

Cliquez sur pour sélectionner la date et l'heure de la demande interne.

Exemple

Je souhaite effectuer une journée de formation le 3 mars. Lorsque je saisis ma demande interne de formation, je renseigne la date du 3 mars.
Devise

Sélectionnez la devise depuis la liste d'aide. Cette devise sera utilisée si la demande interne implique des dépenses.
Client et affectation

Renseignez le Client et les champs de l'affectation à associer à la demande interne :

  • Affaire
  • Lot
  • Sous-lot
  • Tâche

Pour renseigner rapidement l'affectation, cliquez sur à côté du champ Client afin d'ouvrir le champ de recherche permettant de sélectionner une tâche. Si le client est déjà renseigné, les tâches disponibles dans la recherche sont filtrées en fonction de ce client.
Description

Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur la demande.
4 Renseignez les données personnalisées propres à la catégorie de demande interne.
5 Cliquez sur Enregistrer.

La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée pour approbation. La demande interne est en état À demander.

La création d'une demande interne à partir des temps permet de renseigner automatiquement dans la demande interne le client, l'affectation et la description du temps.

1 Pour créer une demande interne directement liée à des temps :
  • Depuis le menu Agenda, positionnez-vous sur le bloc de temps concerné, allez dans > Ajouter une demande interne puis sélectionnez le type de demande interne souhaité ;
  • Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions de la ligne de temps concernée, allez dans Ajouter une demande interne puis sélectionnez le type de demande interne souhaité.

Une fenêtre de saisie de la demande interne s'ouvre. Le client, l'affectation et la description renseignés dans les temps sont repris automatiquement.

2 Renseignez les champs souhaités.

Référence

Pour plus d'informations sur les champs communs aux demandes internes, voir À partir d'une demande interne vide.

3 Cliquez sur Enregistrer.

La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée pour approbation. Elle est en état À demander.

DMF 191102 PORTAIL DEMANDE INTERNE DUPLIQUER

Une demande interne existante peut être dupliquée pour créer rapidement une nouvelle demande avec les champs repris de la demande d'origine.

1 Cliquez sur à droite de la demande concernée, puis sur Dupliquer.

L'écran de saisie de la demande dupliquée s'ouvre.

2 Effectuez les modifications souhaitées.
3 Cliquez sur Enregistrer.

La demande est dupliquée mais n'est pas encore transférée pour approbation. Elle est en état À demander.

DMF

191103 PORTAIL DEMANDE INTERNE MODIFIER

191107 PORTAIL DEMANDE INTERNE MODIFIER DEMANDE TERMINÉE

191111 PORTAIL DEMANDE INTERNE MODIFIER DEMANDE ARCHIVEE
1 Cliquez sur depuis la ligne souhaitée.
2 Modifiez les informations souhaitées.
3 Cliquez sur Enregistrer.

La demande interne est modifiée.

DMF 191106 PORTAIL DEMANDE INTERNE ENVOYER PAR MAIL
1 Cliquez sur à droite de la ligne concernée, puis sur Envoyer par mail.
2 Dans la fenêtre Envoyer par mail, renseignez les informations suivantes :
Champ Description
À

Permet de définir les destinataires du mail.

Renseignez les premiers caractères du collaborateur ou du contact recherché. Les collaborateurs et contacts correspondant à la recherche s'affichent directement. Sélectionnez le destinataire souhaité. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs ou de contacts que nécessaire.

Si le destinataire n'existe pas dans Akuiteo, renseignez l'adresse mail directement.

Astuce

Appuyez sur F2 depuis le champ pour ouvrir la liste de tous les collaborateurs et contacts existants.
Cc

Permet de définir les destinataires en copie du mail. Ce champ est visible uniquement si l'option Afficher plus de détail est activée.

Renseignez les premiers caractères du collaborateur ou du contact recherché. Les collaborateurs et contacts correspondant à la recherche s'affichent directement. Sélectionnez le destinataire souhaité. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs ou de contacts que nécessaire.

Si le destinataire n'existe pas dans Akuiteo, renseignez l'adresse mail directement.

Astuce

Appuyez sur F2 depuis le champ pour ouvrir la liste de tous les collaborateurs et contacts existants.
Cci

Permet de définir les destinataires en copie cachée du mail. Ce champ est visible uniquement si l'option Afficher plus de détail est activée.

Renseignez les premiers caractères du collaborateur ou du contact recherché. Les collaborateurs et contacts correspondant à la recherche s'affichent directement. Sélectionnez le destinataire souhaité. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs ou de contacts que nécessaire.

Si le destinataire n'existe pas dans Akuiteo, renseignez l'adresse mail directement.

Astuce

Appuyez sur F2 depuis le champ pour ouvrir la liste de tous les collaborateurs et contacts existants.
Répondre à

Permet de définir les destinataires en cas de réponse au mail envoyé grâce à cette fonctionnalité. Ce champ est visible uniquement si l'option Afficher plus de détail est activée.

Par défaut, si les destinataires répondent au message envoyé, c'est l'adresse mail de l'utilisateur connecté qui sera utilisée. Si vous souhaitez que la réponse soit envoyée à d'autres destinataires, ajoutez un ou plusieurs collaborateurs ou contacts, ou renseignez les adresses mail directement.
Modèle

Sélectionnez le modèle d'édition à joindre depuis la liste déroulante.

Cochez :

  • soit Inclure l'édition dans le corps du mail pour que l'édition soit incluse dans le corps du mail. L'édition doit être disponible au format HTML pour être incluse dans le corps du mail.
  • soit Joindre l'édition en pièce jointe pour que l'édition soit ajoutée en pièce jointe du mail au lieu d'être dans le corps du mail.
Objet

Renseignez l'objet du mail.

Par défaut, le numéro et la date du devis est renseigné mais vous pouvez modifier l'objet si besoin.
Message

Renseignez le corps du message.

Une mention indiquant le nom de l'expéditeur est insérée automatiquement dans le corps du mail afin que le destinataire puisse connaître l'expéditeur du mail.
3 Cliquez sur Envoyer.

Le mail est envoyé aux destinataires renseignés.

DMF 191105 PORTAIL DEMANDE INTERNE EDITION

Prérequis : Au moins un modèle d'édition de type Demande interne doit être paramétré.

1 Cliquez sur à droite de la ligne concernée, puis sur Imprimer.
2 Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

3 Cochez l'option Associer le document si vous souhaitez ajouter l'édition dans la liste des documents liés.
4 Cliquez sur Valider.

La demande interne est éditée et téléchargée sur votre machine.

DMF

191108 PORTAIL DEMANDE INTERNE ANNULER UNE DEMANDE "APPROUVÉE"

191109 PORTAIL DEMANDE INTERNE ANNULER UNE DEMANDE "NON APPROUVÉE"

191110 PORTAIL DEMANDE INTERNE ANNULER UNE DEMANDE "REFUSÉE"

Prérequis : La demande doit être à l'état À approuver ou Approuvé.

1 Cliquez sur à droite de la ligne concernée, puis sur Annuler.

Une fenêtre s'affiche.

2 Confirmez l'action.

La demande interne est annulée.

Un collaborateur peut ajouter une ou plusieurs dépenses prévues dans une demande interne. S'il s'agit d'un ordre de mission par exemple, le collaborateur peut renseigner les dépenses prévues pour son déplacement (hôtel, transport, repas, etc.).

DMF 191112 PORTAIL DEMANDE INTERNE CRÉER NOTE DE FRAIS
1 Cliquez sur + Ligne > Ajouter une ligne à droite de la demande interne concernée.

Une fenêtre de saisie s'ouvre. Les informations relatives au client et à l'affectation sont déjà renseignées avec celles de la demande interne.

2 Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants :
Champ Description
Nature prévue Sélectionnez la nature de dépense prévue depuis la liste d'aide.
Quantité et PU

Renseignez la quantité et le prix unitaire pour la nature sélectionnée.

La devise est renseignée automatiquement en fonction de la devise sélectionnée pour la demande interne.
Notes de frais Cochez cette case pour reporter automatiquement la dépense prévue en note de frais à la date de la demande interne.
Commentaire Renseignez une description pour apporter plus de précisions sur la dépense.
3 Cliquez sur Enregistrer.

Une icône apparaît sur la ligne de la demande avec le montant associé. Une ligne est également ajoutée sous la demande interne reprenant les informations renseignées lors de la saisie de la dépense.

Des modèles de dépenses prévues peuvent être paramétrés dans l'Application Desktop (Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Demandes internes > Modèles de lignes de NDF) afin de simplifier la saisie des dépenses pour les collaborateurs. Un modèle contient une ou plusieurs lignes de dépense prédéfinies. Ainsi, le collaborateur n'a pas besoin d'ajouter chaque ligne de dépense manuellement et peut si besoin modifier les informations.

1 Cliquez sur + Ligne à droite de la ligne concernée, puis survolez Ajouter depuis un modèle.

Une liste déroulante affiche la liste des modèles paramétrés.

2 Cliquez sur le modèle souhaité.
3 Remplissez les informations nécessaires dans la fenêtre dédiée puis cliquez sur Ajouter.

Une icône apparaît sur la ligne de la demande avec le montant associé. Une ligne est également ajoutée sous la demande interne.

1 Cliquez sur à droite de la ligne concernée.
2 Effectuez les modifications souhaitées.
3 Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est modifiée.

Prérequis : La demande doit être à l'état Approuvée.

Lorsqu'une demande interne contenant des lignes de dépenses est approuvée, il est possible de générer les dépenses afin de les voir dans le menu Notes de frais.

1 Cliquez sur à droite de la ligne concernée.
2 Cliquez sur Générer les dépenses.

La ligne de dépense est visible dans la note de frais en cours, dans le menu Notes de frais. Si aucune note de frais n'était en cours, une nouvelle note de frais est créée avec la ligne de dépense.

Prérequis : La demande doit être à l'état À demander.

1 Cliquez sur à droite de la ligne concernée.
2 Confirmez la suppression.

La dépense est supprimée.

Prérequis : La demande doit être à l'état À demander.

Lorsqu'une demande interne est créée, celle-ci n'est pas automatiquement transférée au responsable pour approbation, ce qui permet au collaborateur de conserver sa demande en brouillon et de compléter sa demande. Cependant, il faut nécessairement demander l'approbation du responsable pour lui transmettre la demande interne.

1 Cliquez sur à droite de la ligne concernée.
2 Confirmez l'envoi en approbation.

La demande est terminée. Elle est en état À approuver et est à approuver par votre responsable.

DMF 191104 PORTAIL DEMANDE INTERNE SUPPRIMER

Important

La suppression d'une demande interne est définitive et supprime également les pièces jointes.

Prérequis : La demande doit être à l'état À demander.

1 Cliquez sur à droite de la ligne concernée, puis sur Supprimer.

Une fenêtre s'affiche.

2 Confirmez la suppression.

La demande interne est supprimée.