Gérer les factures temporaires d'achat

DMF	0409** ACHATS FACTURES TEMPORAIRES *

La gestion des factures temporaires est accessible depuis le Portail Achats > menu Factures temporaires.

Description de l'écran d'une facture temporaire

L'écran d'une facture temporaire est divisé en plusieurs parties :

Le Titre ;
Les Vues ;
Les Récapitulatif des totaux ;
À gauche, la Visionneuse de la facture temporaire ;
L'Entête ;
Le Texte sur facture ;
L'Historique ;
Les Lignes

Titre

En haut de l'écran, la ligne de titre de la facture temporaire reprend les informations suivantes :

Le type de pièce ;
Le numéro de la facture temporaire ;
Le fournisseur de la facture temporaire ;
Le statut de la facture temporaire, c'est-à-dire si elle est à traiter, validée ou refusée ;
La société de la facture temporaire.

Note

La société est déterminée et renseignée automatiquement à l'import grâce au numéro SIREN acheteur dans la Factur-X.

Lors de l'import, si le numéro SIREN acheteur de la Factur-X ne correspond pas au numéro SIREN d'une société dans Akuiteo, la facture est rejetée et n'est pas importée.

Vues

En dessous de la zone de titre, différentes vues sont disponibles :

Facture à créer - vue par défaut lorsque l'utilisateur ouvre une facture temporaire ;
Commandes à réceptionner - vue permettant de réceptionner des commandes ;
Réceptions à facturer - vue permettant de facturer des réceptions ;
Tableaux de facturation à facturer - vue permettant de facturer des tableaux de facturation.

Référence

Pour plus d'informations sur les fonctionnalités disponibles dans les vues Commandes à réceptionner, Réceptions à facturer et Tableaux de facturation à facturer, voir Créer les factures définitives.

Récapitulatif des totaux

Au-dessus de l'entête de la facture temporaire, les totaux de la facture importée sont affichés :

Total HT - indique le total HT de la facture ;
Total TVA - indique le total de la TVA de la facture ;
Total TTC - indique le total TTC de la facture.

Ces totaux ne peuvent pas être modifiés.

Visionneuse

La visionneuse de la facture temporaire se trouve à gauche de l'écran. Elle permet notamment de visualiser le PDF de la Factur-X importée, ainsi que d'imprimer ou de télécharger la Factur-X.

Entête

L'entête d'une facture temporaire affiche les informations principales de la facture :

Journal	Journal de la facture. Si le fournisseur a été renseigné automatiquement durant l'import et qu'un lien journal avec ce fournisseur existe, le journal est renseigné automatiquement. Si aucun lien journal pour ce fournisseur n'existe mais qu'un journal par défaut est paramétré, le journal par défaut est renseigné automatiquement. Le champ est modifiable. La liste d'aide affiche les journaux d'achats en cours de validité sur la société de la facture. Référence Pour en savoir plus sur les liens journal et le journal par défaut, voir Gérer les liens journal.
Établissement	Établissement de la société. Il n'est pas renseigné automatiquement à l'import. Le champ est modifiable. La liste d'aide affiche les établissements en cours de validité sur la société de la facture et sur lesquels le collaborateur est cloisonné. Référence Pour en savoir plus sur le paramétrage des établissements, voir Établissement.
Devise	Devise de la facture. Cette information est reprise à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Solde	Solde de la facture temporaire. Le solde est affiché dans la devise du fournisseur. Si aucune devise n'est renseignée sur la fiche fournisseur, alors le solde est affiché dans la devise de la société. Ce champ n'est pas modifiable.
Taux devise	Taux de conversion entre la Devise de la facture temporaire et la devise de la société. Le champ est affiché uniquement si la Devise de la facture temporaire est différente de la devise de la société. Ce taux est calculé automatiquement en fonction de la date de la facture et de la devise. Le champ n'est pas modifiable.
Fournisseur	Fournisseur de la facture. Pour déterminer le fournisseur renseigné automatiquement lors de l'import, Akuiteo recherche un fournisseur dans l'ordre des étapes suivantes jusqu'à ce qu'il soit trouvé : Fournisseur de la société de la facture ou de la société ***, pour lequel le numéro SIREN correspond au numéro SIREN fournisseur détecté sur la Factur-X. Si aucun fournisseur ne correspond ou si plusieurs fournisseurs possèdent ce numéro SIREN, l'algorithme passe à l'étape suivante. Fournisseur de la société de la facture ou de la société *, pour lequel un site fournisseur possède le même numéro TVA fournisseur que celui détecté sur la Factur-X. Si aucun site fournisseur ne correspond ou si plusieurs sites fournisseur possèdent ce numéro TVA, l'algorithme passe à l'étape suivante. Fournisseur de la société de la facture ou de la société *, pour lequel le numéro TVA correspond au numéro TVA fournisseur détecté sur la Factur-X. Si aucun fournisseur ne correspond ou si plusieurs fournisseurs possèdent ce numéro TVA, le fournisseur reste vide par défaut. Le champ est modifiable. La liste d'aide affiche les fournisseurs non fermés sur la société de la facture et la société ***. Référence Pour en savoir plus sur le paramétrage des fournisseurs, voir Ajouter un fournisseur.
Commande	Numéro de la commande liée chez le fournisseur. Cette information est reprise à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Ref. client	Référence du client (société d'achat de la facture) chez le fournisseur. Cette information est reprise à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Date	Date de la facture temporaire. Lors de l'import, ce champ est renseigné automatiquement avec la date du jour de l'import. Le champ est modifiable.
Date d'échéance	Date d'échéance de la facture. Cette information est reprise à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Date fournisseur	Date de la facture chez le fournisseur. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ n'est pas modifiable.

Texte sur facture

Le texte sur facture est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import.

Il s'agit d'informations diverses données par le fournisseur concernant la facture.

Le champ est modifiable si besoin.

Historique

La section Historique donne des informations sur la validation ou le refus de la facture temporaire.

Date réception

Date de réception.

Lors de l'import, ce champ est renseigné automatiquement avec la date du jour.

Le champ n'est pas modifiable.

Date valid./refus

Date de validation ou de refus.

Cette date est renseignée automatiquement avec la date à laquelle la facture temporaire a été validée ou refusée.

Le champ n'est pas modifiable.

Par

Personne qui a validé ou refusé la facture temporaire.

Le prénom, le nom et l'adresse mail du collaborateur sont affichés automatiquement dans le champ lorsqu'il valide ou refuse la facture temporaire.

Le champ n'est pas modifiable.

Lignes

Le détail des lignes d'une facture temporaire peut être consulté dans la section Lignes de la facture.

Cliquez sur dans la colonne Actions d'une ligne pour ouvrir le détail de cette ligne. Depuis ce détail, naviguez d'une ligne à l'autre en cliquant sur ou .

Regroupement et Référence	Regroupement et référence correspondant au produit acheté. Ces champs peuvent être renseignés automatiquement : Si un mot-clé est défini sur une fiche de produit acheté de la société de connexion ou de la société *** et qu'il est détecté dans le libellé de la ligne lors de l'import de la facture, les champs sont renseignés automatiquement. Cependant, les champs ne sont pas renseignés automatiquement si ce même mot-clé est renseigné sur plusieurs fiches de produit acheté. Référence Pour en savoir plus sur le paramétrage du produit acheté, voir Créer un produit acheté. Si aucun mot-clé n'est détecté mais qu'un lien produits achetés existant s'applique, les champs sont renseignés automatiquement. Sinon, les champs restent vides. Référence Pour en savoir plus sur les liens produits achetés, voir Gérer les liens produits achetés. Les champs sont modifiables. La liste d'aide affiche les produits achetés en cours de validité sur la société de la facture et la société ***.
Libellé	Libellé de la ligne. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Suite de libellé	Texte en complément du libellé de la ligne. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Quantité	Quantité du produit acheté. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Prix unitaire	Prix unitaire du produit acheté. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable. Lorsque le prix unitaire dépasse le Seuil d'immobilisation automatique défini (voir Immobilisations) alors la case Immobilisable est automatiquement cochée et les champs attenants peuvent être renseignés.
Remise	Montant de la remise sur la ligne. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Le champ est modifiable.
Total H.T.	Montant HT de la ligne. Il est calculé automatiquement à partir de la Quantité, du Prix unitaire et de la Remise renseignés sur la ligne. Le champ n'est pas modifiable.
TVA	Code TVA de la ligne. Il est renseigné automatiquement lors de l'import de la Factur-X uniquement s'il existe un seul code de TVA disposant du taux de TVA détecté à l'import et dont la période couvre la date de la facture. Le champ est modifiable. La liste d'aide affiche les codes de TVA en cours de validité sur la société de connexion et la société *****.
Montant TVA	Montant de TVA de la ligne. Il est calculé automatiquement à partir du taux TVA renseigné sur la ligne. Le champ est modifiable. La case Tva forcée est cochée automatiquement dès lors que le champ est modifié manuellement.
Tva forcée	Cette case est cochée automatiquement lorsque le montant de TVA est modifié. Cochez cette case si vous souhaitez renseigner librement le Montant TVA sans qu'il soit calculé à partir du taux TVA de la ligne. Si la case est décochée, le Montant TVA sera calculé automatiquement à partir du taux TVA lors de l'enregistrement de la ligne si ce taux est mis à jour. Note Sur la facture définitive associée, la case TVA forcée sera cochée si elle était cochée sur la facture temporaire et inversement.
Période du Au	Période de facturation de la ligne. Ce champ est repris à l'identique depuis la Factur-X lors de l'import. Les champs sont modifiables.
Compte	Compte comptable de la ligne. Il est renseigné automatiquement durant l'import à partir du produit acheté de la ligne. Le champ est modifiable.
Compte collectif	Compte collectif du fournisseur. Il est renseigné automatiquement durant l'import par le compte collectif principal du fournisseur de la facture. Le champ est modifiable.
Affaire, Lot et Sous-lot	Affaire, lot et sous-lot de la ligne. L'affaire, le lot et le sous-lot sont renseignés automatiquement à l'import si un lien affaire existant s'applique. Si aucun lien affaire pour cette ligne ne s'applique, l'affaire/lot/sous-lot par défaut sont renseignés automatiquement. Si l'affaire/lot/sous-lot par défaut ne sont pas paramétrés, les champs restent vides. Les champs sont modifiables. Les listes d'aide des champs Affaire, Lot et Sous-lot affichent les affaires/lots/sous-lots en cours de validité sur la société de la facture et ayant un code état autorisant la saisie de factures d’achats. Référence Pour en savoir plus sur les liens affaire et l'affaire/lot/sous-lot par défaut, voir Gérer les liens affaire. Note La facture définitive sera toujours multi-affaires, même si l'affaire est identique sur toutes les lignes.
Refacturable	Cette case est décochée par défaut. Cochez cette case si vous souhaitez refacturer une ligne à un client. Cette fonctionnalité est soumise au DMF 040915 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES MARQUER REFACTURABLE.
Immobilisable	Cochez cette case pour indiquer que la ligne correspond à une immobilisation.
Groupe d'immobilisation	Cette case peut être cochée lorsque la case Immobilisable est cochée. Cochez cette case pour indiquer que la ligne doit être groupée dans une immobilisation.
Immobilisation	Ce champ est modifiable lorsque la case Immobilisable est cochée. Renseignez l'immobilisation avec laquelle la ligne doit être groupée.

Modifier une facture temporaire

DMF	040902 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES MODIFIER

Note

Une facture temporaire validée ou refusée ne peut plus être modifiée.

Depuis la facture temporaire, effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Enregistrer en bas de l'écran.

Gérer les lignes de la facture temporaire

Ajouter une ligne

DMF	040902 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES MODIFIER

Prérequis : La facture temporaire doit être à l'état À traiter.

Depuis la section Lignes de la facture temporaire, cliquez sur + Ligne.

Renseignez les champs de la ligne.

Référence

Pour plus d'informations sur les champs de la ligne, voir Lignes.

Enregistrez.

La ligne est ajoutée à la facture temporaire.

Modifier une ligne

Depuis la section Lignes de la facture temporaire, cliquez sur

dans la colonne Actions pour ouvrir le détail d'une ligne.

Effectuez les modifications souhaitées puis cliquez sur Valider.

Cliquez sur Enregistrer en bas de l'écran.

La ligne est modifiée.

Supprimer des lignes

DMF	040903 ACHATS FACTURES TEMPORAIRES SUPPRIMER LIGNES DE FACTURE TEMPORAIRE

Prérequis : La facture temporaire doit être à l'état À traiter.

Depuis la section Lignes de la facture temporaire, cochez les lignes à supprimer puis cliquez sur

Cliquez sur Oui et enregistrez.

Les lignes sont supprimées de la facture temporaire.