Ajouter un fournisseur

Pour créer un fournisseur / fournisseur prospect, allez dans Tiers > Fournisseurs > > Créer un fournisseur ou Créer un fournisseur prospect.

Note

Lors de la création d'un nouveau fournisseur prospect, ce prospect n'est pas directement comptabilisé, c'est-à-dire que son compte auxiliaire n'est pas automatiquement créé. Ce prospect doit être transformé en fournisseur pour qu'il soit comptabilisé.

Lors de la création d'un fournisseur, celui-ci est directement comptabilisé sauf si l'option Non comptabilisé est cochée depuis l'onglet Finances > section Paramètres Comptables. Dans ce cas, il faudra passer par le menu Edition > Suivi comptable > Gérer le fournisseur en comptabilité pour que son compte auxiliaire soit créé.

1 Sous l'onglet Général, saisissez le nom d'appel de votre fournisseur ou fournisseur prospect et ses coordonnées.
2 Ajoutez le logo de l'entreprise du fournisseur ou fournisseur prospect en le glissant déposant sur la zone Logo.
3 Renseignez les N° SIRET / SIREN afin de détecter les homonymes.

Si l'API SIRENE est configurée, cliquez sur à la droite du champ pour détecter le numéro de SIRET ou de SIREN et renseigner automatiquement les champs suivants : le nom d'appel, le code APE, l'adresse complète (SIRET seulement), la forme juridique et le SIREN (seulement si le SIRET est renseigné).

Important

Seuls les champs vides peuvent être renseignés par l'API SIRENE. Les champs déjà renseignés ne seront pas modifiés.

Référence

Pour plus d'informations sur la configuration de l'API SIRENE, voir le Configurer la connexion à l'API SIRENE.

4 Dans la section Coordonnées, renseignez le pays.
5 Dans la section Divers, renseignez les informations sur vos équipes amenées à s'occuper du fournisseur ou fournisseur prospect, comme :
  • Le code de votre société et l'établissement ou l'équipe en interne qui doit s'occuper du fournisseur ou fournisseur prospect.
  • Le responsable du fournisseur depuis le champ Suivi par. La liste d'aide affiche les collaborateurs :
    • ayant la fonction Achat : Acheteur
    • actifs sur la société du contexte de saisie
    • marqués comme Responsable multi-sociétés

    Ce responsable pourra être utilisé pour l'approbation des factures du fournisseurs.

  • Les dates d'ouverture et de fermeture du compte fournisseur ou fournisseur prospect.
1 Sous l'onglet Finances, saisissez les paramètres comptables comme les numéros de compte :
  • compte auxiliaire
  • compte collectif : compte de rattachement du compte de tiers qui regroupe tous les comptes auxiliaires et fournisseurs.
2 Cochez les cases :
  • Groupe : un fournisseur ou fournisseur prospect peut ou non faire partie du même groupe que la société de travail.
  • Étranger : si la nationalité du siège social du fournisseur ou fournisseur prospect est étrangère.
  • Collaborateur : si le fournisseur ou fournisseur prospect est également un collaborateur.
  • Concurrent fr : si le fournisseur ou fournisseur prospect est un concurrent.
  • Non comptabilisé : indique si le fournisseur ou fournisseur prospect est comptabilisé ou non.
  • Immobilisation : fournisseur ou fournisseur prospect d'immobilisation.
  • DAS2 : un fournisseur doit être marqué DAS2 ainsi que les comptes généraux qui lui sont associés.
  • BAP : cet indicateur n’est actif que si la règle de gestion FOU_BAP est activée et se paramètre au moment de l'enregistrement de vos factures d’achats.
  • Externe / interne / virtuel : concerne l'entreprise.
3 Renseignez les informations relatives à la TVA :
  • Exonéré : Cochez l'option si le fournisseur ou fournisseur prospect est exonéré de TVA. Cette option est affichée uniquement si le fournisseur est du pays FR (France).
  • Exonéré TVA Intracomm. : Cochez l'option si le fournisseur ou fournisseur prospect intracommunautaire est exonéré de TVA. Cette option est affichée uniquement si le fournisseur est intracommunautaire, c'est-à-dire lorsque le pays du fournisseur est coché UE.

Note

Si le pays du fournisseur n'est ni la France ni un pays intracommunautaire, le fournisseur est considéré comme exonéré de TVA.

  • Régime de T.V.A. pour l'encaissement.
4 Renseignez le Nombre de jours dans la section Retenue de garantie. Ce nombre de jours permet de calculer la date d'échéance pour les retenues de garantie associées à ce fournisseur. Si aucune valeur n'est renseignée, l'information sera cherchée au niveau de la fiche société.
5 Sous la section Exonération des frais de port, cochez la case Frais de port applicables pour gérer les informations d’exonération de frais de port :
  • Seuil d’exonération : si ce champ est renseigné avec une valeur supérieure à 0, alors l’exonération des frais de port ne s’appliquera que dans le cas où le montant de la commande atteint ou dépasse le montant saisi.
  • Seuil d’alerte exonération proche : permet de renseigner le montant de la commande qui, lorsqu’il est atteint, déclenche une alerte indiquant à l’utilisateur que l’exonération des frais de port peut être appliquée à sa commande s’il y ajoute un certain montant.
  • Frais de port dépendants du site de réception : permet d’indiquer, lors de la saisie d’une commande, que les frais de port doivent être gérés en fonction du site de réception.

La nature des produits achetés devront également être paramétrés en sélectionnant Frais de Port applicables. Les produits de nature Frais de port pourront alors être associés aux fournisseurs par des références achat afin de définir un tarif de port par défaut sur les fournisseurs.

1 Sous l'onglet Marketing, saisissez les informations statistiques comme :
  • Famille et sous-famille de classification du fournisseur ou fournisseur prospect.
  • Profession : profession du fournisseur ou fournisseur prospect.
  • Type : sélectionnez le type désiré depuis la liste d'aide. Si la case SIREN obligatoire est cochée dans le paramétrage du Type client et fournisseur sélectionné, il est alors nécessaire de remplir le champ N° SIREN dans l'onglet Général avant d'enregistrer la fiche fournisseur.
  • Regroupement 1, 2 et 3 : codes de regroupement.
  • Mots clés : choix de mot clés pour faire une recherche fournisseur ou fournisseur prospect.
2 Renseignez les informations juridiques et ajoutez des informations complémentaires d’intérêt.
3 Enregistrez votre fiche fournisseur ou fournisseur prospect.
4 Une fois toutes ces actions effectuées, vous devez valider pour enregistrer la fiche.

À partir de cette fiche, vous pourrez rapidement rechercher des pièces de gestion liées à cette fiche, comme toutes les commandes par exemple.

Note

Si vous voulez saisir plusieurs coordonnées bancaires sur un même fournisseur, vous pouvez créer plusieurs sites de facturation comprenant les coordonnées bancaires et ainsi vous éviter de créer plusieurs fournisseurs.

1 Ouvrez une fiche de création de site selon la méthode que vous préférez :
  • Depuis une fiche fournisseur : cliquez sur l'onglet Sites puis cliquez sur à droite du tableau.
  • Depuis une fiche site : cliquez sur .
2 Sous l'onglet Général, saisissez le nom d'appel du site fournisseur et ses coordonnées. Notez les icônes qui vous permettent d'afficher des informations de géolocalisation.
3 Renseignez la référence fournisseur utilisée chez le fournisseur, en externe.
4 Sous la section Utilisation du site, indiquez à quel type d'adresse correspond le site (adresse de règlement, réception et/ou commande). Cochez la case Par défaut correspondante s'il s'agit du site à prendre par défaut sur les pièces de gestion créées.
5 Renseignez les informations bancaires du site et sauvegardez.

Note

Si le site fournisseur ferme, pensez à le clôturer dans Akuiteo depuis Edition > Clôturer le site.

Créer des liens de filiation entre sites

Si la société appartient à un groupe, vous pouvez l'indiquer depuis la fiche fournisseur sous l'onglet Liens de filiation.

1 Cliquez sur et sélectionnez dans la première ligne le rôle du fournisseur en cours par rapport au tiers que vous allez définir.
2 Sur la seconde ligne, sélectionnez le rôle du tiers lié, cochez ses qualités et nommez-le.
3 Ajoutez le tiers en cliquant sur .

Vous pouvez ajouter des contacts liés au fournisseur :

1 Depuis la fiche fournisseur, cliquez sur l'onglet Contacts.
2 Cliquez sur à droite du tableau.
3 Suivez la procédure décrite dans le chapitre Ajouter un contact.

Ces champs permettent notamment de créer les interlocuteurs financiers et principaux accessibles depuis l'onglet Général.

Créer une pièce de gestion (devis, commande, facture) depuis une fiche fournisseur
1 Depuis la fiche fournisseur / fournisseur prospect, allez dans Edition > Créer une pièce de gestion.
2 Sélectionnez le type de pièce souhaitée.

La fenêtre de création de la pièce s'affiche. Les informations concernant le fournisseur / fournisseur prospect sont pré-remplies dans la pièce de gestion.

Rappel : une opportunité se crée à partir d'une fiche fournisseur prospect.

Consulter les pièces de gestion liées au fournisseur / fournisseur prospect
1 Depuis la fiche fournisseur / fournisseur prospect, allez dans Edition > Pièces de gestion liées.
2 Sélectionnez le type de pièce et lancez une recherche.
Créer des liens de gestion

Vous pouvez les indiquer depuis la fiche fournisseur / fournisseur prospect sous l'onglet Liens de gestion.

1 Cliquez sur et sélectionnez dans la première ligne le rôle du fournisseur en cours par rapport au tiers que vous allez définir :
  • Tiers acteur : fournisseur à qui s'adresse la pièce d'achat mais qui n'est pas lié à la facturation.
  • Tiers facture : fournisseur qui facture.
  • Tiers site livraison : site fournisseur qui réceptionne la livraison.
2 Sur la seconde ligne, sélectionnez le rôle du tiers lié, cochez ses qualités et nommez-le.
3 Ajoutez le tiers en cliquant sur .

Depuis une fiche fournisseur, vous pouvez :

  • Comptabiliser un fournisseur automatiquement dans votre base en allant dans Edition > Suivi comptable > Gérer le fournisseur en comptabilité.
  • Vérifier si le compte auxiliaire du fournisseur existe bien en allant dans Edition > Suivi comptable > Vérifier la cohérence avec le plan comptable auxiliaire.

Un fournisseur prospect peut être transformé automatiquement en fournisseur à la transformation de l'opportunité en commande. Il peut également l'être aussi en passant par Edition > Transformer ce prospect en fournisseur.

Si la numérotation des fournisseurs est manuelle, il sera demandé à l'utilisateur de préciser le code du fournisseur au moment de la transformation du fournisseur prospect. Sinon, le fournisseur sera référencé sous le même code que le fournisseur prospect.

DMF

030407 TIERS DIVERS SITE FOURNISSEUR MODIFIER COORDONNEES BANCAIRES

030408 TIERS DIVERS SITE FOURNISSEUR REMPLACER COORDONNEES BANCAIRES

040136 ACHATS FICHE FOURNISSEUR MODIFIER COORDONNEES BANCAIRES

040137 ACHATS FICHE FOURNISSEUR REMPLACER COORDONNEES BANCAIRES

Depuis la fiche fournisseur et site fournisseur, il est possible de modifier ou remplacer les coordonnées bancaires. Une modification de coordonnées permet de corriger une erreur de frappe lors de la saisie des coordonnées, le remplacement de coordonnées est à utiliser lorsqu'un nouvel IBAN ou RIB doit être utilisé pour le règlement.

Lorsque les coordonnées bancaires sont modifiées ou remplacées, celles-ci doivent être validées par le valideur depuis le Portail Collaborateur > module Manager > menu Coordonnées Bancaires afin de pouvoir être utilisées.

1 Sous la section Coordonnées bancaires, cliquez sur puis sur Modifier Coordonnées ou Remplacer Coordonnées.

La fenêtre Modifier Coordonnées Bancaires s'ouvre.

2 Dans la section Nouvelles coordonnées renseignez les champs à modifier ou remplacer.
3 Cliquez sur OK.

Les coordonnées bancaires sont modifiées à l'écran. Une demande de validation du changement de coordonnées bancaires est envoyée au valideur.

Référence

Pour plus d'informations sur la validation des coordonnées bancaires, voir Validation des coordonnées bancaires.