Gérer les temps passés et plannings

DMF

5002** MOBILE TEMPS *

5003** MOBILE PLANNING *

Depuis l'application Akuiteo Mobile, touchez depuis la barre de menu pour accéder au menu Temps et Plannings.

L'application affiche la vue hebdomadaire en cours. Utilisez les flèches dans l'en-tête de l'écran pour naviguer d'une semaine à l'autre.

Les temps et plannings sont affichés en blocs dans le calendrier de l'application :

  • les blocs bleus représentent les temps passés,
  • les blocs roses représentent les plannings,
  • les blocs gris représentent les temps passés validés.

Pour chaque journée, il est possible d'ajouter des nouveaux blocs de temps passés ou de plannings en touchant pour la ligne correspondante. Le temps restant à saisir pour la journée est indiqué au-dessus de chaque icône.

1 Affichez la semaine souhaitée dans l'application puis touchez pour la journée concernée. Vous pouvez également toucher la première icône visible et modifier la date dans le formulaire de saisie.
2 Sélectionnez TEMPS dans l'en-tête de l'application puis renseignez les champs suivants :
Date Renseignez la date de la saisie.
Saisie rapide

Touchez Saisie rapide puis la saisie rapide souhaitée pour utiliser des valeurs préalablement enregistrées.

Pour plus d'informations, voir Gérer les saisies rapides.
Client

Pour ajouter un client à la saisie, touchez le champ et renseignez les 3 premières lettres du nom ou du code du client dans le champ de recherche . La liste des clients correspondants est affichée automatiquement. Vous pouvez ainsi sélectionner le client souhaité.
Affectation

Pour ajouter une affectation à la saisie, touchez le champ et renseignez les 3 premières lettres du nom ou du code de l'affaire, du lot ou du sous-lot dans le champ de recherche . La liste des affaires correspondantes est affichée automatiquement. Vous pouvez ainsi sélectionner l'affaire souhaitée.

Note

Si le champ Client est déjà renseigné, il est uniquement possible de sélectionner une affaire associée à ce client. À l'inverse, si le Client n'est pas déjà renseigné, il est automatiquement renseigné avec le client associé à l'affectation.
Action Sélectionnez le code action de la saisie.
Durée Renseignez la durée en heure de la saisie.
Commentaire Renseignez un commentaire pour décrire la saisie.
Lieu Renseignez le lieu associé à la saisie si besoin.
3 Touchez ENREGISTRER.

Le temps saisi est créé et est affiché sous forme d'un bloc bleu sur la journée concernée.

Note

Les temps terminés ou validés ne peuvent pas être modifiés. Depuis un temps validé, vous pouvez toucher DÉTAIL pour afficher le formulaire non-modifiable du temps passé.

1 Touchez le bloc de temps à modifier.
2 Touchez MODIFIER.
3 Modifiez les informations souhaitées puis touchez ENREGISTRER pour prendre en compte les modifications.
1 Touchez le bloc de temps à dupliquer.
2 Touchez DUPLIQUER.

Le formulaire de saisie d'un temps passé s'ouvre, avec les informations du temps passé d'origine reprises automatiquement.

3 Modifiez les informations souhaitées puis touchez ENREGISTRER.

Le nouveau temps est créé à la date renseignée à partir du temps passé d'origine.

1 Touchez le bloc de temps auquel ajouter une dépense.
2 Touchez +DÉPENSE.

Le formulaire de saisie d'une dépense de note de frais s'ouvre, avec les informations du temps passé reprises automatiquement pour la date, le client et l'affectation.

3 Renseignez les champs de la dépense puis touchez ENREGISTRER.

La dépense est créée et est ajoutée à la note de frais en cours.

Référence

Pour plus d'informations sur la saisie d'une dépense et sur les notes de frais dans Akuiteo Mobile, voir Gérer les notes de frais.

1 Touchez le bloc de temps ou de planning auquel ajouter une demande interne.
2 Touchez +DEMANDE.
3 Sélectionnez le type de demande souhaité.

Le formulaire de saisie d'une demande interne s'ouvre, avec les informations du temps passé ou du planning reprises automatiquement pour la date, le client et l'affectation.

Référence

Pour plus d'informations sur les champs communs aux demandes internes, voir À partir d'une demande interne vide.

4 Renseignez les champs de la demande interne puis touchez ENREGISTRER.

La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée pour approbation. Elle est en état À demander.

Une saisie rapide permet de réutiliser les mêmes valeurs pour une tâche qui se répète régulièrement, afin de ne pas avoir à saisir à chaque fois les mêmes informations.

Définir une saisie rapide

Note

Une saisie rapide est définie depuis un temps déjà saisi qui n'est ni terminé ni validé.

1 Touchez le bloc bleu souhaité dans le calendrier pour ouvrir le panneau de détail du temps passé.
2 Touchez MODIFIER.
3 Modifiez les informations si besoin puis touchez DÉFINIR COMME SAISIE RAPIDE tout en bas du formulaire.
4 Renseignez le Libellé de la saisie rapide. Ce libellé n'est plus modifiable une fois la saisie rapide créée. Pour modifier le libellé d'une saisie rapide existante, il faut la supprimer puis la recréer avec le nouveau libellé.
5 Touchez VALIDER.

La saisie rapide est définie avec les informations du temps passé d'origine. Elle peut être utilisée pour saisir de nouveaux temps. Pour plus d'informations, voir Saisir un temps passé.

Supprimer une saisie rapide

Depuis la liste Mes saisies rapides, en saisie d'un nouveau temps passé par exemple, touchez la saisie rapide souhaitée en faisant glisser votre doigt vers la gauche puis touchez SUPPRIMER.

Important

La suppression d'un temps passé est définitive.

Note

Les temps terminés ou validés ne peuvent pas être supprimés.

Pour supprimer un temps passé, touchez le bloc bleu souhaité dans le calendrier pour ouvrir le panneau de détail du temps passé. Vous pouvez ensuite :

  • toucher SUPPRIMER puis confirmer la suppression.
  • toucher MODIFIER pour accéder au formulaire de saisie, puis toucher SUPPRIMER en bas du formulaire et confirmer la suppression.

Les temps passés peuvent être terminés depuis Akuiteo Mobile pour les transférer en validation au manager. Les temps peuvent être terminés à la semaine ou au mois en fonction des besoins de chaque entreprise.

Le bouton de terminaison est uniquement visible si :

  • vous avez déjà saisi des temps pour la semaine ou le mois en question,
  • les temps de la semaine ou du mois en question ne sont pas déjà terminés,
  • la dernière semaine du mois est affichée dans le cas d'une terminaison au mois.

Pour terminer les temps :

1 Touchez en haut à droite de l'écran.
2 Touchez Terminer [mois ou la semaine] de la période concernée puis touchez TERMINER pour confirmer la terminaison.

Les temps du mois ou de la semaine sont terminés. Ils sont désormais grisés dans le calendrier et ne peuvent plus être modifiés.

Note

Si la valeur SEMAINE_MOIS est renseignée dans la règle de gestion TPS_TERMINAISON, pour la dernière semaine du mois le collaborateur peut à la fois terminer ses temps de la semaine et ceux du mois.

Pour annuler la terminaison, l'utilisateur doit posséder le DMF 500201 MOBILE TEMPS ANNULER LA TERMINAISON et les temps ne doivent pas être validés :

1 Touchez en haut à droite de l'écran.
2 Touchez Annuler la terminaison de la période concernée puis touchez ANNULER LA TERMINAISON pour confirmer l'annulation.

Les temps du mois ou de la semaine sont désormais non terminés et peuvent être modifiés.

1 Affichez la semaine souhaitée dans l'application puis touchez pour la journée concernée. Vous pouvez également toucher la première icône visible et modifier la date dans le formulaire de saisie.
2 Sélectionnez PLANNING dans l'en-tête de l'application puis renseignez les champs suivants :
Date début

Renseignez la date du planning.

Note

La règle de gestion PLG_HORODATE permet de saisir des plannings en horodaté. Si cette règle est activée, vous devez alors saisir une date et une heure de début et de fin pour votre élément de planning.
Durée

Renseignez la durée (en jours) du planning.

Note

Si la règle de gestion PLG_HORODATE est activée, ce champ est masqué.
Journée entière

Note

Ce champ est uniquement disponible si la règle de gestion PLG_HORODATE est activée.

Activez l'option Journée entière si vous souhaitez définir la planification en journées entières. Dans ce cas, les dates de début et de fin de l'élément sont toujours saisissables, mais les heures de début et de fin sont masquées.

Dans ce cas :

  • Activez Termine à midi si vous souhaitez planifier un élément de planning de plus d'une journée qui se termine en fin de matinée.
  • Activez Commence l'après-midi si vous souhaitez planifier un élément de planning de plus d'une journée qui commence en début d'après-midi.

Exemples

Vous souhaitez planifier un élément sur la journée du lundi 25 : vous planifiez du 25 au 25 et cochez Journée entière. L'élément créé a une durée d'1 jour.

Vous souhaitez planifier 2 jours et demi, du lundi 25 au mercredi 27 : vous planifiez du 25 au 27 et cochez Journée entière.

  • Si vous cochez Termine à midi, l'élément sera planifié du lundi matin au mercredi midi. L'élément créé a une durée de 2 jours et demi.
  • Si vous cochez Commence l'après-midi, l'élément sera planifié du lundi en début d'après-midi au mercredi soir. L'élément créé a une durée de 2 jours et demi.
  • Si vous cochez à la fois Commence l'après-midi et Termine à midi, l'élément sera planifié du lundi en début d'après-midi au mercredi midi. L'élément créé a dans ce cas une durée de 2 jours.
Client

Pour ajouter un client au planning, touchez le champ et renseignez les 3 premières lettres du nom ou du code du client dans le champ de recherche . La liste des clients correspondants est affichée automatiquement. Vous pouvez ainsi sélectionner le client souhaité.
Affectation

Pour ajouter une affectation au planning, touchez le champ et renseignez les 3 premières lettres du nom ou du code de l'affaire, du lot ou du sous-lot dans le champ de recherche . La liste des affaires correspondantes est affichée automatiquement. Vous pouvez ainsi sélectionner l'affaire souhaitée.

Note

Si le champ Client est déjà renseigné, il est uniquement possible de sélectionner une affaire associée à ce client. À l'inverse, si le Client n'est pas déjà renseigné, il est automatiquement renseigné lorsque l'affectation est renseignée.
Actions Sélectionnez le code action du planning.
Commentaire Renseignez un commentaire pour décrire le planning.
Descriptif Renseignez une description supplémentaire pour le planning.
Lieu Renseignez le lieu associé au planning si besoin.
Quart de journée

Touchez le Quart de journée correspondant pour indiquer le moment de la journée concerné par ce planning. Par exemple, si vous sélectionnez 1er, le bloc de planning sera positionné au début de la journée.

Notes

Si la règle de gestion PLG_HORODATE est activée, ce champ est masqué.

Si la règle de gestion PLG_8EME_JRNEE est activée, ce sont alors des huitièmes de journée et non des quarts de journée qui sont affichés.
Validé Activez ce champ si vous souhaitez valider le planning.
Réunion visio

Activez ce champ si l'élément de planning est prévu à distance, grâce à un outil de visioconférence.

Cette option permet de transférer un rendez-vous en visio dans un agenda Outlook grâce au batch PlanningExchange.

Référence

Pour plus d'informations sur le batch PlanningExchange, voir Batch PlanningExchange.
3 Touchez ENREGISTRER.

Le planning saisi est créé et est affiché sous forme d'un bloc rose sur la journée concernée dans le calendrier.

1 Touchez le bloc de planning souhaité pour ouvrir le détail du planning.
2 Touchez MODIFIER.
3 Modifiez les informations souhaitées puis touchez ENREGISTRER pour prendre en compte les modifications.
1 Touchez le bloc de planning souhaité pour ouvrir le détail du planning.
2 Touchez DUPLIQUER.

Le formulaire de saisie d'un planning s'ouvre, avec les informations du planning d'origine reprises automatiquement.

3 Modifiez la Date début et les informations souhaitées puis touchez ENREGISTRER.

Le nouveau planning est créé à la date renseignée à partir du planning d'origine.

1 Touchez le bloc de planning souhaité pour ouvrir le détail du planning.
2 Touchez +DÉPENSE.

Le formulaire de saisie d'une dépense de note de frais s'ouvre, avec les informations du planning reprises automatiquement pour la date, le client et l'affectation.

3 Renseignez les champs de la dépense puis touchez ENREGISTRER.

La dépense est créée et est ajoutée à la note de frais en cours.

Référence

Pour plus d'informations sur la saisie d'une dépense et sur les notes de frais dans Akuiteo Mobile, voir Gérer les notes de frais.

1 Touchez le bloc de planning souhaité pour ouvrir le détail du planning.
2 Touchez +DEMANDE et sélectionnez le type de demande interne à créer.

Le formulaire de saisie d'une demande interne s'ouvre, avec les informations du planning reprises automatiquement pour la date, le client et l'affectation.

3 Renseignez les champs de la demande puis touchez ENREGISTRER.

La demande interne est créée et est au statut À demander. Elle doit être terminée depuis le menu Demandes internes afin d'être envoyée en validation au responsable.

Note

L'action de transférer un planning dans les temps ne peut pas être annulée. Une fois transféré dans les temps, le temps ne peut pas redevenir un planning.

1 Touchez le bloc de planning souhaité pour ouvrir le détail du planning.
2 Touchez >>TEMPS.

Le planning est transféré dans les temps passés et est désormais visible sous forme d'un bloc bleu sur la journée concernée.

Important

La suppression d'un planning est définitive.

Pour supprimer un planning, touchez le bloc de planning souhaité pour ouvrir le détail du planning. Vous pouvez ensuite :

  • toucher SUPPRIMER puis confirmer la suppression.
  • toucher MODIFIER pour accéder au formulaire de saisie, puis toucher SUPPRIMER en bas du formulaire et confirmer la suppression.

Chaque journée et demi-journée passée en télétravail peut être déclarée depuis le menu Temps et Plannings afin de transmettre cette information à l'entreprise du collaborateur.

1 Affichez la semaine souhaitée dans l'application puis touchez les icônes de télétravail en dessous de la date concernée.
2 Dans l'écran de déclaration du télétravail, touchez :
  • pour déclarer la matinée en télétravail,
  • pour déclarer l'après-midi en télétravail,
  • les deux icônes pour déclarer la journée complète en télétravail.
3 Touchez ENREGISTRER.

Le télétravail est déclaré pour la demi-journée ou journée souhaitée. Dans le calendrier, les demi-journées déclarées en télétravail sont identifiées par les icônes et .

Pour annuler le télétravail, cliquez sur et depuis l'écran de déclaration pour revenir aux icônes grisées.