Demandes internes

Depuis l'application Akuiteo Mobile, touchez depuis la barre de menu pour accéder au menu Demandes internes.

Les demandes internes permettent aux collaborateurs de saisir des demandes spécifiques aux besoins de leur entreprise. Par exemple, une entreprise peut créer une catégorie de demande interne pour que les collaborateurs puissent formuler une demande de travail à distance, de déplacement ou de formation. Chaque entreprise peut utiliser autant de catégories de demande interne qu'elle le souhaite pour gérer ses processus internes.

Lorsqu'une demande interne est créée, celle-ci est en état À demander. Le collaborateur doit ensuite terminer la demande interne afin de la transférer en approbation à son responsable hiérarchique ou à une personne habilitée. La demande interne est ainsi en état À approuver. Les demandes internes approuvées sont affichées en état Approuvé et celles refusées sont affichées en état Refusé.

Une demande interne est constituée :

• d'un socle de champs communs à toutes les demandes internes ;
• de données personnalisées propres à chaque type de demande interne.

L'application affiche les catégories de demandes internes paramétrées depuis l'Application Desktop > Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Demandes internes > Catégories de demande.

Dans le menu des Demandes internes, les états des demandes sont affichés à côté du numéro de la demande. Les demandes internes peuvent être dans les états suivants :

Les demandes internes peuvent être saisies :

• À partir d'une demande interne vide ;
• Ajouter une demande interne, pour reprendre automatiquement tous les champs renseignés dans un bloc de temps ou de planning et modifier uniquement les valeurs souhaitées ;
• En dupliquant une demande interne existante.

À partir d'une demande interne vide

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Depuis le menu Demandes internes, sélectionnez le type de demande interne à créer.

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Touchez en bas à droite de l'écran.

Un formulaire de saisie de la demande interne s'ouvre. Cet écran affiche les champs communs à toutes les demandes internes ainsi que les données personnalisées propres à la demande interne.

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Dans le formulaire de saisie, ajoutez un ou plusieurs justificatifs ou documents liés à la demande interne. Par exemple, une convention de formation pour une demande interne de formation. Pour cela, touchez pour ouvrir l'explorateur de documents et sélectionnez les justificatifs souhaités.

Astuce

Pour éviter que l'application ne demande l'autorisation d'utiliser l'appareil photo à chaque fois, vous pouvez gérer les autorisations de l'appareil depuis les paramètres du site. Pour cela, ouvrez l'application dans un navigateur depuis votre smartphone, accédez aux paramètres ou aux réglages du site web et autorisez l'utilisation de la caméra.

Pour plus d'informations, faites une recherche sur les autorisations pour utiliser l'appareil photo en fonction de votre OS et de votre navigateur.

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Renseignez les champs communs à toutes les demandes internes :

Champ	Description
Nom d'appel	Renseignez le nom de la demande interne.
Date	Touchez pour sélectionner la date et l'heure à laquelle la demande interne doit avoir lieu. Exemple Un collaborateur souhaite effectuer une journée de formation le 3 mars. Lors de la saisie de la demande interne de formation, le collaborateur renseigne la date du 3 mars dans le champ Date.
Devise	Sélectionnez la devise depuis la liste d'aide. Cette devise sera utilisée si la demande interne implique des dépenses.
Client	Touchez le champ et renseignez les 3 premières lettres du nom ou du code du client dans le champ de recherche . La liste des clients correspondants est affichée automatiquement. Vous pouvez ainsi sélectionner le client souhaité.
Affectation	Touchez le champ et renseignez les 3 premières lettres du nom ou du code de l'affaire, du lot ou du sous-lot dans le champ de recherche . La liste des affaires correspondantes est affichée automatiquement. Vous pouvez ainsi sélectionner l'affaire souhaitée. Note Si le champ Client est déjà renseigné, il est uniquement possible de sélectionner une affaire associée à ce client. À l'inverse, si le Client n'est pas déjà renseigné, il est automatiquement renseigné lorsque l'affectation est renseignée.
Description	Si besoin, renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur la demande.

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Renseignez les données personnalisées propres à la catégorie de demande interne.

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Touchez ENREGISTRER.

La demande interne est créée mais n'est pas encore transférée pour approbation. La demande interne est en état À demander.

En dupliquant une demande interne existante

Une demande interne existante peut être dupliquée pour créer rapidement une nouvelle demande avec les champs repris de la demande d'origine.

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Depuis le menu Demandes internes, touchez la demande interne à dupliquer. En bas de l'écran, touchez DUPLIQUER.

L'écran de saisie de la demande dupliquée s'ouvre.

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Effectuez les modifications souhaitées.

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Touchez ENREGISTRER et confirmez l'action.

La demande est dupliquée mais n'est pas encore transférée pour approbation. Elle est en état À demander.

Un collaborateur peut ajouter une ou plusieurs dépenses prévues dans une demande interne. S'il s'agit d'un ordre de mission par exemple, le collaborateur peut renseigner les dépenses prévues pour son déplacement (hôtel, transport, repas, etc.).

Ajouter une ligne de dépense

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Touchez la demande interne à laquelle ajouter une ligne de dépense.

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Dans la section Lignes en bas du formulaire, touchez , puis renseignez les champs suivants :

Champ	Description
Nature prévue	Sélectionnez la nature de dépense prévue depuis la liste d'aide.
Quantité et PU	Renseignez la quantité et le prix unitaire pour la nature sélectionnée. La devise est renseignée automatiquement en fonction de la devise sélectionnée pour la demande interne.
Notes de frais	Activez le switch pour reporter automatiquement la dépense prévue dans une note de frais à la date de la demande interne.
Commentaire	Renseignez une description pour apporter plus de précisions sur la dépense.
Client	Ce champ est uniquement à caractère informatif et reprend le client et l'affectation renseignée dans la demande interne. Ce champ est grisé et ne peut être modifié.

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Touchez ENREGISTRER.

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En bas du formulaire de la demande interne, touchez ENREGISTRER.

Le montant de la dépense apparaît à droite du statut de la demande interne. Une ligne est également ajoutée sous la demande interne, dans la section Lignes, reprenant les informations renseignées lors de la saisie de la dépense.

Modifier une dépense

Prérequis : La demande doit être à l'état À demander.

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Touchez la demande interne concernée puis touchez la ligne de dépense concernée dans la section Lignes du formulaire.

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Effectuez les modifications souhaitées.

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Touchez ENREGISTRER.

La dépense est modifiée.

Générer les dépenses

Prérequis : La demande doit être à l'état Approuvée.

Lorsqu'une demande interne contenant des lignes de dépenses est approuvée, il est possible de générer les dépenses afin de les voir dans le menu Notes de frais.

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Touchez la demande interne avec les dépenses concernées.

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En bas du formulaire, touchez GÉNÉRER LES DÉPENSES.

La ligne de dépense est visible dans la note de frais en cours, dans le menu Notes de frais. Si aucune note de frais n'était en cours, une nouvelle note de frais est créée avec la ligne de dépense.

Supprimer une dépense

Prérequis : La demande doit être à l'état À demander.

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Touchez la demande interne contenant la ligne de dépense à supprimer.

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Dans la section Lignes du formulaire, touchez la dépense à supprimer.

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Touchez SUPPRIMER.

La dépense est supprimée.

Prérequis : La demande doit être à l'état À demander.

Lorsqu'une demande interne est créée, celle-ci n'est pas automatiquement transférée au responsable pour approbation, ce qui permet au collaborateur de modifier et compléter sa demande. Cependant, il faut nécessairement demander l'approbation du responsable pour lui transmettre la demande interne.