Ajouter un client / prospect

Pour créer un client/prospect, allez dans Tiers > Clients / Prospects > cliquez sur la flèche à droite de l'icône > Créer un client ou Créer un prospect.

Note

Lors de la création d'un nouveau client prospect, ce prospect n'est pas directement comptabilisé, c'est-à-dire que son compte auxiliaire n'est pas automatiquement créé. Ce prospect doit être transformé en client pour qu'il soit comptabilisé.

Lors de la création d'un client, celui-ci est directement comptabilisé sauf si l'option Non comptabilisé est cochée depuis l'onglet Finances > section Paramètres Comptables. Dans ce cas, il faudra passer par le menu Edition > Suivi comptable > Gérer le client en comptabilité pour que son compte auxiliaire soit créé.

Saisir les informations générales
1 Sous l'onglet Général, saisissez le nom d'appel de votre client ou prospect et ses coordonnées.
2 Ajoutez le logo de l'entreprise du client ou prospect en le glissant déposant sur la zone Logo.
3 Renseignez les N° SIRET / SIREN afin de détecter les homonymes.

Si l'API SIRENE est configurée, cliquez sur à la droite du champ pour renseigner automatiquement les champs suivants à partir du numéro de SIRET ou de SIREN : le nom d'appel, le code APE, l'adresse complète (SIRET seulement), la forme juridique et le SIREN (seulement si le SIRET est renseigné).

Important

Seuls les champs vides peuvent être renseignés par l'API SIRENE. Les champs déjà renseignés ne seront pas modifiés.

Référence

Pour plus d'informations sur la configuration de l'API SIRENE, voir le Configurer la connexion à l'API SIRENE.

4 Dans la section Coordonnées, renseignez le pays.
5 Dans la section Divers, renseignez les informations sur vos équipes amenées à s'occuper du client/prospect, comme :
  • le code de votre société et l'établissement ou l'équipe en interne qui doit s'occuper du client ou prospect.
  • le responsable commercial et le responsable compte.
  • le statut : hors cible, prospect, court terme...
  • les dates d'ouverture et de fermeture du compte client ou prospect.
Saisir les informations financières
1 Sous l'onglet Finances, saisissez les paramètres comptables comme les numéros de compte : compte général, compte collectif : compte comptable général de rattachement du compte de tiers et Code Interco du client.
2 Cochez les cases :
  • Groupe si un client/prospect fait partie du même groupe que la société de travail.
  • Non comptabilisé si le client/prospect n'est pas comptabilisé.
  • Géré en affacturage si le paiement des créances du client/prospect est géré par une société d'affacturage. Cette case est visible uniquement si la société associée au client est ***** ou paramétrée avec le pays FR.
  • Dématérialisation des factures si le client/prospect accepte les factures au format électronique.
  • Externe / interne / virtuel en fonction du type de client/prospect. Un client interne permet la création des affaires internes. Par exemple, une société peut commander des prestations à une autre société de son groupe.
3 Indiquez les conditions de règlement et renseignez les informations bancaires, le mode de tarification de la facturation, les devises monétaires et le journal de banque.
4 Renseignez le Nombre de jours dans la section Retenue de garantie. Ce nombre de jours permet de calculer la date d'échéance pour les retenues de garantie associées à ce client. Si aucune valeur n'est renseignée, l'information sera cherchée au niveau de la fiche société.
5 Renseignez les informations relatives à la TVA :
  • Exonéré : Cochez cette option si vous souhaitez que le site principal soit exonéré de TVA. Cette option permet uniquement de cocher l'option Exonéré TVA sur le site principal. Cette option est affichée uniquement si le client est localisé dans le même pays que celui de la société de connexion.
  • Exonéré TVA Intracomm. : Cochez l'option si le client ou client prospect intracommunautaire est exonéré de TVA. Cette option est affichée uniquement si le client est intracommunautaire, c'est-à-dire lorsque le pays du client est coché UE.

Note

Si le pays du client n'est ni la France ni un pays intracommunautaire, le client est considéré comme exonéré de TVA.

  • N° de T.V.A. : numéro de TVA intracommunautaire.
  • Domaine : ce code renvoie à une table permettant de définir des équivalences entre codes TVA pour les clients/prospects. En saisie de pièce, le système pourra modifier la TVA du produit vendu par la TVA définie en équivalence.
6 Renseignez les champs de la section Règle de génération des échéanciers de paiement si vous souhaitez appliquer automatiquement un échéancier de règlement aux factures du client :
Option Description
Générer un échéancier de paiement sur les factures

Cochez la case pour activer l'échéancier de règlement sur les factures du client.

L'échéancier sera calculé et ajouté quelle que soit la méthode de création de la facture (manuellement, à partir d'une commande, refacturation intra-groupe, etc.).

Les échéances sont affichées dans l'onglet Echéances des factures.
Nombre d'échéances Renseignez le champ pour définir en combien d'échéances le montant de chaque facture sera réglé.
Périodicité Sélectionnez le rythme des échéances (mensuelle, trimestrielle, etc.).
Fin de mois Cochez cette case si vous souhaitez que chaque échéance de règlement corresponde au dernier jour du mois.

Note

Lorsque l'échéancier est paramétré à la fois sur les contrats, les clients et/ou les affaires, Akuiteo détermine l'échéancier à prendre en compte selon l'ordre de priorité suivant :

  1. L'échéancier paramétré sur le contrat si la facture est issue d'un contrat pour lequel un échéancier est paramétré ;
  2. Sinon, l'échéancier paramétré sur la fiche affaire ;
  3. Sinon, l'échéancier paramétré sur la fiche client.

L'échéancier paramétré sur une affaire ne peut pas être utilisé si la facture est multi-affaires. Dans ce cas, l'échéancier paramétré sur le client sera pris en compte s'il est paramétré.

Saisir les informations Marketing
1 Sous l'onglet Marketing, saisissez les informations statistiques comme :
  • Famille et sous-famille de classification du client ou prospect.
  • Profession, catégorie professionnelle, code de regroupement et secteur du client ou prospect.
  • Type : Sélectionnez dans la liste d'aide le type désiré. Si la case SIREN obligatoire est cochée dans le paramétrage du Type client et fournisseur sélectionné, il est alors nécessaire de remplir le champ N° SIREN dans l'onglet Général avant d'enregistrer la fiche client.
  • Codes exclusion : codes/mots clés (séparateur au choix) permettant d'exclure le client de certains états de suivi et d'analyse.
  • Mots clés pour rechercher un client ou prospect.
2 Renseignez les informations juridiques et ajoutez des informations complémentaires.
[Client seulement] Saisir les informations à bloquer s'il y a dépassement du plafond autorisé
1 Cliquez sur l'onglet Règles de blocage > .
2 Après avoir renseigné le montant de l'en-cours comptable ou global, indiquez les fonctions à bloquer dès le dépassement du plafond.

Astuce

Par défaut, l'onglet En cours n'est pas disponible. Pour rendre disponible cet onglet, désactivez la préférence Ne pas afficher l'onglet "En cours" dans Edition > Préférences > Ventes > Clients.

Associer des commerciaux à votre client
1 Cliquez sur l’onglet Commerciaux > > .
2 Sous la section Collaborateur, sélectionnez le commercial principal et cliquez sur l’icône à droite de l'écran pour l'ajouter.
3 Répétez l'opération pour associer des commerciaux complémentaires.
4 Enregistrez votre fiche client ou prospect en cliquant l’icône en haut à gauche de l'écran.
Appliquer des indicateurs couleurs

Prérequis :

  • La règle de gestion CLIPRO_COULEUR doit être activée.
  • Les indicateurs couleurs doivent être paramétrés.
  • Les modifications en cours sur la fiche client ou prospect doivent être enregistrées.

Jusqu'à 3 indicateurs couleurs peuvent être associés à chaque fiche client. Ces couleurs permettent d'apporter des informations supplémentaires sur les clients et leur signification est propre à chaque entreprise (ex : fiabilité du client). Les indicateurs couleurs du client seront affichés lors de la création de pièces de gestion liées au client concerné.

1 Allez dans l'Application Desktop > Tiers > Clients / Prospects et ouvrez la fiche client ou prospect.
2 Depuis l'onglet Général > section Identité, double-cliquez sur l'une des trois cases souhaitées à coté du nom du tiers.

Une fenêtre s'ouvre et contient la liste des indicateurs couleurs disponibles.

3 Double-cliquez sur l'indicateur couleur à appliquer pour la case sélectionnée.

L'indicateur couleur est associé au client.

Vous pouvez effectuer cette procédure sur d'autres cases afin d'appliquer jusqu'à 3 indicateurs couleurs différents.

Pour retirer un indicateur couleur, cliquez sur la case concernée puis cliquez sur RAZ.

L'écran de création de site permet de rechercher et créer à la volée un site lié à un client ou à un fournisseur. Plusieurs sites peuvent co-exister dans une même structure (site de facturation, site de livraison, etc).

1 Ouvrez une fiche de création de site selon la méthode que vous préférez :
  • Depuis une fiche client, cliquez sur l'onglet Sites puis cliquez sur à droite du tableau.
  • Depuis une fiche site :
    • Allez dans Tiers > Sites et lancez une recherche.
    • Depuis le résultat de recherche, ouvrez la fiche site client qui vous intéresse et cliquez sur .
2 Sous l'onglet Général, saisissez le nom d'appel du site client et ses coordonnées. Notez les icônes qui vous permettent d'afficher des informations de géolocalisation.
3 Renseignez la référence client utilisée chez le client, en externe.
4 Cochez la case Dématérialisation des factures si le site client accepte de recevoir ce type de format. Vous pouvez gérer la dématérialisation depuis le menu Edition > Modifier la gestion de la dématérialisation.
5 Dans la section Utilisation du site, indiquez à quel type d'adresse correspond le site (facturation, livraison, etc.). Cochez Par défaut si vous souhaitez que le site soit renseigné par défaut sur les pièces du client.
6 Renseignez les informations bancaires du site et sauvegardez.

Note

Si le site client ferme, clôturez-le dans Akuiteo depuis Edition > Clôturer le site.

Créer des liens de filiation entre sites

Si la société appartient à un groupe, vous pouvez l'indiquer depuis la fiche client sous l'onglet Liens de filiation.

1 Cliquez sur et sélectionnez dans la première ligne le rôle du client en cours par rapport au tiers que vous allez définir.
2 Sur la seconde ligne, sélectionnez le rôle du tiers lié, cochez ses qualités et nommez-le.
3 Ajoutez le tiers en cliquant sur .
1 Depuis la fiche client, cliquez sur l'onglet Contacts.
2 Cliquez sur à droite du tableau.
3 Suivez la procédure décrite dans la section Ajouter un contact.

Ces champs permettent notamment de créer les interlocuteurs financiers et principaux accessibles depuis l'onglet Général.

Créer une pièce de gestion (devis, commande, facture) depuis une fiche client
1 Depuis la fiche client / prospect, allez dans Edition > Créer une pièce de gestion.
2 Sélectionnez le type de pièce souhaitée.

La fenêtre de création de la pièce s'affiche. Les informations concernant le client / prospect sont pré-remplies dans la pièce de gestion.

Rappel : une opportunité se crée à partir d'une fiche prospect.

Consulter les pièces de gestion liées au client / prospect
1 Depuis la fiche client / prospect, allez dans Edition > Pièces de gestion liées.
2 Sélectionnez le type de pièce et lancez une recherche.
Créer des liens de gestion

Fiche client / prospect

Si vous souhaitez créer des liens de gestion, vous pouvez l'indiquer depuis la fiche client / prospect sous l'onglet Liens de gestion. Pour cela :

1 Paramétrez les types de lien depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Types de liens.
2 Créez deux types de liens :
  • DONORDRE : donneur d’ordre – Type acteur
  • CL_A_FACT : client à facturer – Type facture
3 Dans la fiche client, indiquez les liens de gestion sur toutes les fiches client pour lesquelles il faut facturer un site différent du client.
4 Dans la fiche du client "donneur d’ordre", cliquez sur l'onglet Liens de gestion.
5 Cliquez sur > et choisissez les liens et le tiers qui doit être lié.
6 Sauvegardez les modifications puis sauvegardez la fiche client.

Fiche site client

Depuis la fiche site client, il faut s’assurer qu’au moins un site du client à facturer soit marqué comme site de facturation.

Fiche affaire

Lors de la création d’une affaire client :

  • Client = client à facturer
  • Client final = donneur d’ordre

Si un client à facturer est imposé, cochez la case Défaut dans le lien de gestion.

Si cette case n’est pas cochée, il faut manuellement modifier le "client à facturer" en utilisant la fonction depuis le menu Edition de tous les modules de la chaîne vente.

1 Dans l’onglet Clients de la fiche affaire, ajoutez le donneur d’ordre.
2 Cliquez sur et saisissez le code ou le nom d’appel du client.
3 Sauvegardez les modifications puis sauvegardez la fiche affaire.

Création d’une pièce de gestion

Lors de la création d’une pièce de gestion dans le cadre d’une affaire multi-clients, vous devez définir le client. Ici, le client à renseigner sera le donneur d’ordre.

Facturation

Lors de la création de la facture, vous retrouverez le client et le client à facturer de cette façon, automatiquement si tous les éléments précédemment cités sont respectés.

Depuis une fiche client, vous pouvez :

  • Comptabiliser un client automatiquement dans votre base en allant dans Edition > Suivi comptable > Gérer le client en comptabilité.
  • Vérifier si le compte auxiliaire du client existe bien en allant dans Edition > Suivi comptable > Verifier la cohérence avec le plan comptable auxiliaire.

Cette fonction transforme le prospect en fournisseur et permet de le comptabiliser.

Depuis la fiche prospect, allez dans Edition > Créer le fournisseur associé.

Une nouvelle fiche fournisseur s'affiche que vous devez compléter. Pour plus d'informations, consultez la section Créer une fiche fournisseur / prospect.

Transformer un prospect en client

Un prospect peut être transformé automatiquement en client à la transformation de l'opportunité en commande. Il peut également l'être en passant par la fonction dans Edition > Transformer ce prospect en client.

Si la numérotation des clients est manuelle, il sera demandé à l'utilisateur de préciser le code du client au moment de la transformation du prospect. Sinon, le client sera référencé sous le même code que le prospect.

Transférer un prospect vers un prospect ou un client
1 Allez dans Edition > Transférer un prospect vers un prospect ou un client.
2 Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le client ou prospect (de destination) vers lequel transférer le prospect.

Une nouvelle fiche client / prospect est créée : le nom d'appel est celui du client ou prospect de destination et le contenu est celui du prospect qui a été transféré.

Akuiteo propose trois modèles d'édition à partir d'une fiche client / prospect :

  • Édition du relevé d'une facture client
  • Édition d'une lettre de relance client
  • Édition diverses (depuis Edition > Éditions > Autre)
Éditer un relevé de facture client
1 Depuis une fiche client, allez dans Edition > Éditions > Editer le Relevé des factures.
2 Dans la fenêtre Critères de sélection, renseignez les champs suivants :
  • Société : nom de la société concernée par le client
  • Division : division de la société
  • Etablissement : établissement de la société
  • N° client entre : numéro des clients dont les factures seront éditées
  • Factures et règlements du : intervalle de dates des factures et règlements
  • Factures à régler (date d'échéance) avant le : date d'échéance des factures avant laquelle les factures seront éditées
  • Ne tient pas compte des règlements postérieurs au : date de règlement après laquelle les règlements ne seront pas édités
  • Critère de tri :
    • Par nom du client : les factures seront triées par ordre alphabétique des noms des clients
    • Par code client : les factures seront triées par ordre croissant des codes clients
3 Validez.
Éditer une lettre de relance client
1 Depuis une fiche client, allez dans Edition > Éditions > Editer une Lettre de Relance.
2 Dans la fenêtre Critères de sélection, renseignez les champs suivants :
  • Factures dont l'échéance est antérieure au : date d'échéance avant laquelle les relances clients seront éditées
  • A la date du : date de la relance
  • Code client entre : code des clients dont les relances seront éditées
3 Validez.
Éditer un document de relance
1 Depuis la fiche client, allez dans Edition > Éditions > Editer une Lettre de Relance.
2 Renseignez les critères de sélection et validez.
3 Sélectionnez le format du document et validez.
Relancer un client par mail

Outlook doit être installé et configuré.

1 Depuis la fiche client, allez dans Edition > Relancer le client par mail.
2 Dans la fenêtre d'envoi de mail, indiquez les collaborateurs et contacts destinataires.
3 Sélectionnez un modèle de document et précisez le titre du mail, le format et les pièces jointes.
4 Validez.
Consulter le tableau de bord commercial
1 Depuis une fiche client / prospect, cliquez sur l'onglet Tableau de bord commercial.

Les données commerciales liées à un client ou prospect (adresse, contact, événements, pièce de gestion) s'affichent.

2 Double-cliquez sur les lignes qui vous intéressent pour en voir les détails :
  • La section Adresse reprend les données de l'onglet Général.
  • La section Notes reprend les données de la section Notes sous l'onglet Général.
  • La section Contacts reprend les données de l'onglet Général.
  • La section Évènements est un tableau récapitulatif des événements liés au client ou prospect.
  • Les sections Chaîne vente et Chaîne achat permettent de consulter les lignes des chaînes Ventes et Achats. Notez que les pièces de ventes à l'état signé n'apparaissent pas dans le tableau.
Visualiser le graphique de rentabilité d'un client
1 Depuis une fiche client, allez dans Edition > Tableau de bord. Plusieurs graphiques sont disponibles :
  • Indicateur de rentabilité des affaires du client par année et montant.
  • Délai de paiement des échéances client / prospect : affiche le nombre de créances clients / prospects par délai de paiement restant pour connaître les délais qui restent avant paiement des créances.
  • Facturation par famille d'article : affiche le montant facturé des familles d'articles par année.
  • Facturation globale par famille d'article : affiche la proportion de chaque famille d'article facturé par rapport au montant total facturé par année.
  • Facturation par sous famille d'article : affiche le montant facturé des sous-familles d'articles.
  • Facturation globale par sous famille d'article : affiche la proportion de chaque sous-famille d'article facturé par rapport au montant total facturé par année.
2 Pour obtenir une image d'un graphique, faites un clic droit dessus et sélectionnez Enregistrer sous.... Une image au format PNG est disponible.

On peut choisir de bloquer ou débloquer une fiche client temporairement.

Depuis une fiche client, allez dans Edition > Suivi comptable > Bloquer / Débloquer la fiche client.

Dans l'entête de la fiche client, l'indication Compte bloqué sur en-cours comptable est affichée.

Répétez l'opération pour débloquer la fiche client.

Il est possible d’avertir ou bloquer la création ou modification de pièces de gestion liées à un client en particulier si l’encours de ce client est dépassé.

Cela vous permet d’assurer une protection et une cohérence dans vos comptes.

Exemple

Vous indiquez un seuil de 7 000 euros d’encours. Vous avez saisi les pièces de gestion suivantes :

  • 1 facture non soldée : 6 000 euros
  • 1 facture non soldée : 1 600 euros
  • 1 encaissement : 500 euros

Vos pièces de gestion liées à ce client s’élèvent donc à (6000 + 1 600) - 500 = 7 100 euros. Le seuil est alors dépassé.

Vous essayez de saisir une nouvelle facture sur un client bloqué. Un message d’erreur s’affiche. Le blocage client est bien déclenché.

Prérequis

Pour utiliser cette fonction, vous devez permettre l’accès à l’écran des règles comptables :

1 Désactivez la préférence Ne pas afficher l’onglet "Règles de blocage" dans Edition > Préférences > Générales > Ventes > Clients afin de pouvoir accéder à l’onglet Règles de blocage sur la fiche du client.
2 Ouvrez la fiche du client et cliquez sur l’onglet Règles de blocage.
Mise en place
1 Ouvrez la fiche du client dont vous voulez bloquer la saisie de pièces.
2 Dans la section Blocage sur en-cours, sélectionnez les options souhaitées :
  • Pas de blocage : malgré le dépassement de l’encours, vous autorisez la création des pièces de gestion client.
  • Alerte : quand l’encours est dépassé, une alerte indiquant que l’encours est dépassé s’affiche. Vous pouvez quand même créer la pièce de gestion.
  • Blocage : la création de la pièce de gestion est impossible une fois l’encours dépassé.
  • Bloquer toute action quel que soit l’en-cours : pas de limite d’encours.
  • Dans le champ Montant, indiquez le seuil à partir duquel les actions de blocage doivent être mises en place. Ex : 7 000.
3 Sous la section Bloquer la création / modification des, cochez les cases correspondant aux pièces de gestion à bloquer ou non lors de leur création ou modification. Le calcul de l’encours comptable se basera sur la somme HT de ces pièces de gestion.
Pièces de gestion À bloquer lors de la...
Opportunités Création/modification d'opportunités.
Devis

Création/modification de devis.

Création d’un devis depuis le planning et depuis une intervention.

Révision d’un devis.

Création d’un devis de sous-traitance interne/groupe.
Commandes

Création/modification de commandes.

Transformation d’un devis en commande.

Création d’une commande de sous-traitance interne/groupe.
Livraisons

Livraison d’une commande (quantité/montant/pourcentage).

Génération d’un BL à partir d’un contrat.

Génération d’un BL depuis une session de formation.

Génération d’un BL de refacturation des frais.

Génération d’un BL depuis l’outil de facturation.
Tableaux de facturation

Création/modification de tableaux de facturation.

Création d’un tableau de facturation depuis une commande.
Factures (non soldées)

Création/modification de factures.

Modification d’avoirs.
Opportunités de formation Création/modification de lignes d’opportunité de formation.
Dossiers d’inscription Création/modification de dossiers d’inscriptions dont le client figure en tant que financeur. Considérer le montant attribué à ce client.
Contrats de maintenance Création de demandes support depuis l'Application Desktop, le Portail Support et le Portail Client. La modification n'est pas concernée par cette fonction.
4 Enregistrez.
5 Sous la section Calculer l’encours à l’aide des, cochez les cases qui déclencheront le calcul selon les pièces de gestion créées ou modifiées.
6 Sous la section Blocage de la prise d'appel, cochez les cases correspondant aux appels à bloquer ou non selon les cas.
Cas Action
Pas de blocage Aucun blocage n'est effectué.
Alerte si facture non réglée sur le contrat Une alerte est envoyée au client tant que la facture en cours du contrat n'a pas été réglée.
Alerte si facture non réglée sur le client Une alerte est envoyée au client tant qu'il n'a pas réglé la facture en cours.
Alerte sur le client (sans contrôle) Une alerte est envoyée au client lors de la saisie d'une demande dans l'Application Desktop, sur le Portail Support ou sur le Portail Client.
Blocage si facture non réglée sur le contrat Impossible de saisir une demande pour le client, dans l'Application Desktop, sur le Portail Support ou sur le Portail Client, tant qu’il n’a pas réglé toutes les factures liées à l’un de ses contrats.
Blocage si facture non réglée sur le client Impossible de saisir une demande pour le client, dans l'Application Desktop, sur le Portail Support ou sur le Portail Client, tant qu’il n’a pas réglé toutes ses factures.
Blocage du client (sans contrôle) Impossible de saisir une demande pour le client, dans l'Application Desktop, sur le Portail Support ou sur le Portail Client, sans aucun autre contrôle préalable.
7 Enregistrez.

L’option de blocage est désormais active.