Gérer les dépenses

Dans le menu Notes de frais, chaque dépense est représentée par une ligne dans une note de frais.

En vue Liste, une ligne de dépense comprend les informations suivantes :

  • La date, la nature, l'affectation et le montant de la dépense (si un commentaire est renseigné, celui-ci remplace le libellé de la nature).
  • L'icône paramétrée pour la nature de la dépense, le cas échéant.
  • Différentes icônes peuvent être affichées à gauche du montant saisi :
    • - Lorsque la présence d'un justificatif est obligatoire pour la nature de la dépense, cette icône indique qu'un justificatif obligatoire est manquant.
    • - Indique la présence d'un ou plusieurs justificatifs, avec le nombre de justificatifs en info-bulle.
    • - Indique que la dépense a été réglée par une carte entreprise.
    • - Indique que la dépense a été refusée.
    • - Indique qu'une dépense similaire a déjà été enregistrée par le collaborateur connecté.
    • - Indique qu'une dépense similaire a été enregistrée par un autre collaborateur.

En vue Tableau, dans la colonne Indicateur de la ligne d'une dépense, différentes icônes peuvent être affichées :

  • - Indique que le collaborateur connecté a saisi sa dépense en double.
  • - Indique que plusieurs collaborateurs ont saisi la même dépense.

Lorsqu'une note de frais contient plusieurs dépenses, il est possible de naviguer entre les dépenses de celle-ci.

Depuis le menu Notes de frais en vue Liste ou Tableau, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir son détail puis cliquez sur les flèches et depuis l'entête du formulaire pour visualiser les différentes dépenses de la note de frais concernée.

Depuis le menu Notes de frais :

  • En vue Liste, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir le premier justificatif lié à la dépense.
  • En vue Liste ou Tableau, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir son détail puis cliquez sur le justificatif souhaité.

Les aperçus des justificatifs liés sont affichés dans une fenêtre à gauche du détail de la dépense. Les actions suivantes sont disponibles depuis cette fenêtre :

  • Faire défiler les justificatifs grâce aux flèches gauche et droite.
  • Télécharger les justificatifs.
  • Zoomer et dé-zoomer un justificatif.
  • Faire pivoter l'aperçu d'un document vers la gauche .
  • Supprimer un justificatif.

Cliquez sur pour fermer la fenêtre d'aperçu.

Lorsqu'une dépense est créée depuis le portail, tous les champs obligatoires à la création de cette dépense doivent être remplis afin de pouvoir valider cette création.

Cependant, lorsqu'une dépense est saisie depuis l'application Akuiteo Mobile, celle-ci peut être créée sans que tous les champs obligatoires soient remplis. Dans ce cas, la dépense peut être complétée directement depuis l'application mobile, mais également depuis le menu Notes de frais dans le module Collaborateur du portail.

Référence

Pour plus d'informations sur la saisie de notes de frais depuis l'application Akuiteo Mobile, voir Saisir une dépense.

Dans la vue Liste, les dépenses à compléter contiennent l'icône . En passant le curseur sur celle-ci, les champs manquants sont affichés en tooltip. Pour compléter une dépense, cliquez sur depuis la ligne de la dépense pour ouvrir le formulaire de saisie, complétez les champs nécessaires puis cliquez sur Enregistrer.

DMF 190502 PORTAIL NOTES DE FRAIS MODIFICATION

Les dépenses saisies peuvent être modifiées à tout moment tant que la note de frais contenant ces dépenses est en cours.

Pour modifier une dépense depuis le menu Notes de frais en vue Liste ou Tableau, cliquez sur depuis la ligne de la dépense souhaitée.

Note

Depuis la vue Tableau, une dépense d'une note de frais terminée ne peut pas être modifiée.

Important

Cette fonctionnalité est disponible seulement si la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE est activée.

Une dépense peut être déplacée d'une note de frais en cours vers une autre note en cours, par exemple s'il y a eu une erreur sur la date de la dépense et que cette dépense doit se trouver dans une autre note de frais.

1 Cliquez sur depuis la ligne de la dépense souhaitée.

Une fenêtre s'ouvre avec la liste de toutes les notes de frais en cours pour l'utilisateur connecté.

2 Renseignez la Nouvelle date de la dépense pour qu'elle corresponde à la note de frais vers laquelle la dépense sera déplacée.
3 Cliquez sur la note de frais vers laquelle la dépense doit être déplacée ou cliquez sur Nouvelle note de frais pour créer une note de frais à la volée.
4 Cliquez sur Déplacer.

La dépense est déplacée vers la note de frais sélectionnée avec la date de dépense indiquée.

Les dépenses d'une note de frais peuvent être refusées par l'approbateur depuis le module Manager > Approbations. Les dépenses approuvées sont remboursées mais les dépenses refusées ne sont pas comptées dans le montant total remboursé de la note de frais.

La ligne d'une dépense refusée est identifiée en rouge avec l'icône .

Reprendre une dépense

Une dépense refusée peut être reprise, c'est-à-dire que la dépense sera ajoutée à la note de frais en cours la plus récente. Le collaborateur peut ainsi modifier les informations nécessaires et soumettre à nouveau la dépense pour remboursement.

1 Cliquez sur depuis la ligne de la dépense refusée.
2 Confirmez la reprise.

La dépense est reprise dans la note de frais en cours la plus récente.

Abandonner une dépense

Une dépense refusée peut être abandonnée, c'est-à-dire que le collaborateur accepte le refus de cette dépense et que celle-ci ne lui sera pas remboursée.

1 Cliquez sur depuis la ligne de la dépense refusée.
2 Confirmez l'abandon.

La dépense est toujours marquée comme refusée mais ne peut plus être reprise.

Important

La suppression des dépenses est définitive et supprime également les pièces jointes.

Les dépenses saisies peuvent être supprimées à tout moment tant que la note de frais contenant ces dépenses est en cours. Lorsque la note de frais est terminée, les dépenses ne peuvent plus être supprimées.

Depuis le menu Notes de frais en vue Liste ou Tableau, cliquez sur depuis la ligne de la dépense souhaitée et confirmez la suppression.