Saisir une dépense
Une note de frais est composée d'une ou plusieurs lignes de dépense. Par défaut, s'il n'y a aucune note de frais en cours lorsqu'un collaborateur saisit une ligne de dépense, une nouvelle note est créée automatiquement. Si une note de frais est déjà ouverte, la ligne de dépense s'ajoute aux autres lignes de dépense de la note en cours.
Il est possible de contrôler le comportement lors de la saisie d'une nouvelle dépense : selon la date de la dépense, celle-ci sera orientée vers la note de frais du mois ou de la semaine en fonction du paramétrage de la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE.
Référence
Pour plus d'informations sur le paramétrage de la règle de gestion NDF_PAR_PERIODE, voir Gérer les notes de frais par mois ou par semaine.
Référence
Cette documentation concerne la gestion globale des notes de frais.
Pour plus d'informations sur les dépenses de type indemnités kilométriques, voir Gérer les indemnités kilométriques.
Astuce
Pour éviter que l'application ne demande l'autorisation d'utiliser l'appareil photo à chaque fois, vous pouvez gérer les autorisations de l'appareil depuis les paramètres du site. Pour cela, ouvrez l'application dans un navigateur depuis votre smartphone, accédez aux paramètres ou aux réglages du site web et autorisez l'utilisation de la caméra.
Pour plus d'informations, faites une recherche sur les autorisations pour utiliser l'appareil photo en fonction de votre OS et de votre navigateur.
Avec une saisie manuelle
| 1 | Touchez  en bas à droite de l'écran puis sélectionnez Nouvelle dépense. |
| 2 | Dans le formulaire de saisie de la dépense, renseignez les champs suivants : |
| Justificatif |
Si vous souhaitez ajouter un justificatif à la dépense, touchez la caméra en haut du formulaire, puis sélectionnez :
Important Les captures d'écran prises sur un iPhone ne sont pas compatibles par défaut. Elles bloquent l'édition de la note de frais. Pour rendre compatible une capture d'écran d'iPhone, vous devez modifier cette capture. Par exemple, depuis la capture d'écran dans la galerie d'images, touchez Modifier > icône Auto > OK. Après modification, la capture d'écran ne sera pas bloquante pour l'édition des justificatifs de note de frais. Vous pouvez ajouter autant de justificatifs que nécessaire. Faites glisser vers la gauche ou vers la droite pour visualiser les justificatifs ajoutés. Note Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage de la nature de dépense correspondante, un contrôle sera effectué lors de la sauvegarde de la dépense. Si des justificatifs obligatoires sont manquants, la note de frais ne pourra pas être terminée. Les dépenses avec un justificatif obligatoire manquant sont identifiées avec l'icône |
| Nature |
Sélectionnez la nature de la dépense. Cette nature représente le type de dépense effectué : une nuit d'hôtel, un repas au restaurant, un péage autoroutier, etc. Référence Pour plus d'informations sur le paramétrage des natures de dépense, voir Natures de dépense. Un profil de note de frais peut être attribué à un collaborateur. Ce profil permet d'indiquer les natures de dépense autorisées pour le collaborateur et permet ainsi de filtrer la liste des natures disponibles lorsque le collaborateur saisit ses notes de frais. Référence Pour plus d'informations, voir Définir un profil de notes de frais. |
| Option de saisie du montant | Ce champ est uniquement visible si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Dans ce cas, le collaborateur a le choix entre les options suivantes :
|
| Qté |
Ce champ est uniquement visible si l'option Quantité affichée est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense, ce champ est uniquement visible si l'option UNITAIRE est sélectionnée dans le formulaire de la dépense. Renseignez la quantité de la dépense. Par défaut, la quantité renseignée est 1. Si la nature de dépense est de type Péage, cette valeur n'est pas modifiable. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ n'est pas modifiable. |
| Nb de parts |
Ce champ est uniquement visible si l'option Quantité affichée est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Si l'option Saisie en montant unitaire ou total d'une dépense est cochée dans la nature de dépense, ce champ est uniquement visible si l'option TOTAL est sélectionnée dans le formulaire de la dépense. Renseignez le nombre de parts de la dépense. |
| Montant TTC |
Renseignez le montant TTC de la dépense. En fonction du paramétrage de la nature de dépense :
Dans le cas où l'option TOTAL est sélectionnée, renseignez le montant total réglé pour la dépense. |
| Montant TTC |
Renseignez le montant TTC de la dépense. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante :
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| Devise |
Sélectionnez la devise associée au montant TTC de la dépense depuis la liste déroulante. Par défaut, la devise de la société est renseignée. Ce champ est masqué si la nature est de type Indemnités kilométriques. |
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Chevaux fiscaux (non affiché si feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule activé) |
Si la nature est de type Indemnités kilométriques, renseignez la puissance fiscale du véhicule. |
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Total (non affiché si feature flag Puissance Fiscale Par Vehicule activé) |
En fonction des Chevaux fiscaux et du nombre de KM, le montant de la dépense est calculé automatiquement dans le champ Total. |
| Date | Renseignez la date de la dépense. Par défaut, la date du jour est renseignée. |
| Commentaire | Renseignez un commentaire pour la dépense. |
| Suite du commentaire |
Ce champ est uniquement visible si l'option Suite commentaire affichée est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Si besoin, renseignez une suite pour le commentaire de la dépense. |
| Invités |
Si la saisie des invités est requise pour la nature, ajoutez les collaborateurs ou invités externes associés à la dépense. Touchez Pour ajouter un invité externe, saisissez directement l'invité aux formats Prénom Nom (Société) ou Nom (Société) puis touchez le bouton AJOUTER. |
| TVA 1 |
Sélectionnez le code TVA correspondant à la nature de la dépense depuis la liste déroulante. S'il n'y a qu'un seul taux de TVA utilisé, le montant de la TVA est calculé automatiquement en fonction du montant renseigné et est affiché dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Cependant, si le paramètre TVA non modifiable et non affichée est coché pour la nature de dépense correspondante, la TVA ne sera pas visible dans le formulaire. Si plusieurs taux de TVA sont utilisés, le montant du premier taux de TVA doit être renseigné manuellement dans le champ Montant %. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 1 n'est pas affiché. |
| TVA 2 |
Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du deuxième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 20 euros :
Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,36" dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "0,83" dans le champ Montant % associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 2 n'est pas affiché. |
| TVA 3 |
Ce champ est uniquement visible si la nature est de type Restaurant / Triple TVA. Sélectionnez le code du troisième taux de TVA depuis la liste déroulante. Lorsque plusieurs taux de TVA sont utilisés, il faut renseigner manuellement les montants associés à chaque taux de TVA dans le champ Montant %. En fonction du paramétrage pour la nature de dépense correspondante, le taux de TVA peut être renseigné par défaut mais reste modifiable. Il est également possible de renseigner un taux à 0 % ou de supprimer le code s'il est inutile. Exemple Un collaborateur saisit une dépense pour un repas au restaurant d'un montant de 35 euros :
Il sélectionne donc un premier code de TVA à 10 % et renseigne "1,30" dans le champ Montant % associé. Il sélectionne ensuite le deuxième code de TVA à 20 % et renseigne "1,65" dans le champ Montant % associé. Enfin, il sélectionne le troisième code de TVA à 5,5 % et renseigne "0,56" dans le champ Montant % associé. Si la nature est de type Indemnités kilométriques, le champ TVA 3 n'est pas affiché. |
| Montant non soumis à TVA |
Ce champ est uniquement visible si l'option Inclure un montant non soumis à TVA est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Saisissez le montant non soumis à TVA pour votre ligne de dépense, le cas échéant. |
| Client |
Pour ajouter un client à la dépense, touchez le champ et renseignez les 3 premières lettres du nom ou du code du client dans le champ de recherche Si un client par défaut est défini dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, il est renseigné automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales). |
| Affectation |
Pour ajouter une affectation à la dépense, touchez le champ et renseignez les 3 premières lettres du nom ou du code de l'affaire, du lot ou du sous-lot dans le champ de recherche Si une affaire/lot/sous-lot est définie dans le champ Affectation par défaut de la fiche du collaborateur, elle est renseignée automatiquement (voir Saisir les coordonnées et informations générales). Note Si le champ Client est déjà renseigné, il est uniquement possible de sélectionner une affaire associée à ce client. À l'inverse, si le Client n'est pas déjà renseigné, il est automatiquement renseigné avec le client associé à l'affectation. |
| Carte entreprise | Activez ce champ pour marquer la dépense comme "réglée par carte entreprise". La ligne de la dépense sera identifiée par l'icône  . |
| Refacturable |
Cette option est uniquement visible si l'option "Refacturable" affiché est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Activez ce champ si vous souhaitez pouvoir refacturer la dépense au client sélectionné. |
| Non remboursable | Activez ce champ si la dépense ne doit pas être remboursée. |
| N° de justificatif |
Ce champ est uniquement visible si l'option N° de justificatif affiché est cochée dans le paramétrage de la nature de dépense. Renseignez le numéro du justificatif ajouté à la dépense. |
.
. La liste des clients correspondants est affichée automatiquement. Vous pouvez ainsi sélectionner le client souhaité.| 3 | Touchez ENREGISTRER. |
La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée.
Depuis une photo du ticket
| 1 | Touchez en bas à droite de l'écran puis sélectionnez Prendre un justificatif en photo. |
| 2 | Prenez en photo le justificatif. Il est également possible d'ouvrir la galerie de votre téléphone pour récupérer une image existante. |
| 3 | Une fois le justificatif sélectionné ou pris en photo, touchez Remplir moi-même puis saisissez les champs obligatoires et enregistrez. |
La dépense est créée et s'ajoute à la note de frais appropriée.
En utilisant le Smartscan
Important
L'OCR doit être activé et configuré depuis la Console d'administration.
Akuiteo intègre un système d'OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique de caractères en français, pour simplifier la saisie des dépenses dans une note de frais. Lorsqu'un justificatif est pris en photo, les caractères sont reconnus automatiquement et sont ainsi ajoutés dans les champs concernés de la dépense.
| 1 | Touchez en bas à droite de l'écran puis sélectionnez Prendre un justificatif en photo. |
| 2 | Une fois le justificatif sélectionné ou pris en photo, touchez Laisser faire le Smartscan. |
Le Smartscan se lance. Le traitement pour reconnaître les caractères dans le justificatif sélectionné peut prendre un certain délai. La dépense associée est créée automatiquement dans la note de frais appropriée.
Important
Vous devez vérifier la dépense créée et les valeurs détectées par le Smartscan. En effet, certaines valeurs peuvent être erronées et d'autres peuvent manquer si le Smartscan n'a pas pu reconnaître les caractères.
Dupliquer une dépense
Une dépense existante peut être dupliquée depuis une note de frais en cours pour créer rapidement une nouvelle dépense.
| 1 | Pour dupliquer une dépense : |
- Depuis le détail d'une note de frais en cours, touchez la dépense souhaitée en faisant glisser votre doigt vers la gauche. Touchez DUPLIQUER puis touchez DUPLIQUER pour confirmer la duplication.
- Depuis le formulaire d'une dépense, touchez DUPLIQUER en bas de l'écran puis touchez DUPLIQUER pour confirmer la duplication.
Un formulaire s'ouvre pour la nouvelle dépense. Tous les champs de la dépense d'origine sont repris à l'identique.
| 2 | Modifiez les informations souhaitées dans le formulaire. |
| 3 | Touchez ENREGISTRER. |
La nouvelle dépense est créée et s'ajoute dans la note de frais appropriée.
