Gérer les dépenses dans les demandes d'approbation

Lorsqu'une note de frais contient plusieurs dépenses, il est possible de naviguer entre les dépenses de celle-ci.

Depuis le menu Approbations, cliquez sur dans la ligne d'une dépense de note de frais pour ouvrir son détail puis cliquez sur les flèches et depuis l'entête du formulaire pour visualiser les différentes dépenses de la note de frais concernée.

DMF 190903 PORTAIL APPROBATIONS MODIFIER DÉPENSE

Pour une note de frais ou une dépense à approuver, il est possible de modifier une dépense d'un collaborateur avant d'approuver la dépense. Dans ce cas, les règles, les profils et les plafonds de remboursement utilisés sont ceux appliqués au collaborateur à l'origine de la dépense.

1 Cliquez sur dans la colonne Actions sur la ligne de dépense concernée.

Le détail de la ligne s'ouvre.

2 Modifiez les informations souhaitées.
3 Cliquez sur Enregistrer.

La dépense est modifiée.

Important

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les approbations de notes de frais par pièce. Si les approbations sont paramétrées par ligne, les dépenses sont approuvées ou refusées de la même manière que les autres pièces (voir Approuver ou refuser des pièces de gestion).

Lorsqu'une demande d'approbation correspondant à une note de frais est à approuver, certaines dépenses peuvent être refusées. Une note de frais peut être approuvée même si certaines dépenses ont été refusées. Ainsi, les dépenses approuvées peuvent être remboursées et les dépenses refusées ne seront pas comptées dans le montant total remboursé au collaborateur.

Une dépense sur une demande interne ne peut pas être refusée.

Exemple

La note de frais d'un collaborateur contient une dépense erronée, par exemple des frais de déplacement qui ne sont pas d'ordre professionnel. Cependant, toutes les autres dépenses contenues dans la note de frais peuvent être remboursées.

Dans ce cas, la personne en charge d'approuver cette note de frais peut refuser la dépense non prise en charge puis approuver la note de frais.

1 Cliquez sur dans la colonne Actions sur la ligne de dépense concernée.

Une fenêtre s'affiche.

2 Renseignez un Commentaire.
3 Cliquez sur Confirmer.

La dépense est refusée.

Pour annuler le refus, cliquez sur dans la colonne Actions sur la ligne de dépense concernée et confirmez l'action. Dans ce cas, le montant remboursé est mis à jour avec le montant initial de la dépense concernée.

DMF

190904 PORTAIL APPROBATIONS MODIFIER LE PLAFOND REMBOURSE

041516 ACHATS NOTES DE FRAIS PLAFOND

041502 ACHATS NOTES DE FRAIS MODIFIER

041518 ACHATS NOTES DE FRAIS MODIFIER NDF TERMINEE

Prérequis : La note de frais ou la dépense (en fonction du type d'approbation par pièce ou par ligne) ne doit ni être approuvée ni refusée.

Dans le paramétrage de la nature de dépense, un plafond de remboursement par dépense peut être renseigné (voir Paramétrer les plafonds de remboursement). Lorsque ce plafond est dépassé sur une dépense d'un collaborateur, le montant au-delà du plafond n'est pas remboursé.

Si besoin, le plafond par dépense peut être augmenté sur une dépense en dépassement afin d'autoriser le remboursement au-delà du plafond.

Note

Si le plafond est ignoré par le profil de notes de frais du collaborateur, la dépense est d'ores et déjà autorisée à dépasser le plafond (voir Saisir les coordonnées et informations générales).

Les approbations ou les refus donnés sur la dépense seront réinitialisés sauf si l'approbateur possède le DMF 061812 AFFAIRE APPROBATION MODIFIER PIECE APPROUVEE SANS RAZ.

1 Cliquez sur depuis la ligne de la dépense.

La fenêtre Autorisation du dépassement du plafond s'ouvre.

2 Renseignez le nouveau Plafond autorisé à appliquer sur la dépense.
3 Cliquez sur Valider.

Le plafond renseigné est appliqué sur la dépense et le montant remboursé est recalculé.

Lorsque les contrôles sur les dépenses sont paramétrés ( voir Paramétrer les contrôles), des icônes peuvent être visibles sur les lignes de dépense d'une note de frais, dans la colonne Indicateurs :

  • l'icône s'affiche lorsque le collaborateur a saisi sa dépense en double.
  • l'icône s'affiche lorsque plusieurs collaborateurs ont saisi la même dépense.
  • l'icône s'affiche lorsque le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour non travaillé.
  • l'icône s'affiche lorsque le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour où une demande d'absence a été saisie.
  • l'icône s'affiche lorsque le collaborateur a saisi une dépense avec la case Refacturable cochée.

Note

Ces indicateurs ont uniquement une visée informative. En effet, les dépenses concernées peuvent être approuvées ou refusées comme n'importe quelle autre dépense.