Gérer les prestations
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020570 VENTES FACTURE FACTURER PRESTATIONS |
Akuiteo permet de facturer des prestations réalisées (par exemple la réalisation d'un bulletin de paie ou d'un solde tout compte) en suivant à la fois des quantités produites sur des prestations et des temps passés sur celles-ci par les collaborateurs. Les quantités produites collectées servent ensuite à réaliser la facturation client, en fonction du prix de la prestation réalisée. Les collaborateurs et les managers peuvent notamment :
- Créer des devis contenant des lignes de prestations depuis l'Application Desktop > Gestion > Ventes > Devis (voir Gérer les lignes du devis) ;
- Déclarer des prestations unitaires ou en lot depuis le Portail Collaborateur > module Collaborateur > menu Prestations (voir Saisir une prestation unitaire et Saisir des prestations en lot) ;
- Valider des prestations depuis le Portail Collaborateur > module Manager > menu Prestations (voir Validation des prestations).
Créer des produits vendus de prestation
Afin de gagner du temps lors de la création du devis contenant des lignes de prestation, les produits vendus correspondant à des prestations peuvent être créés en amont.
| 1 | Allez dans Gestion > Ventes > Produits vendus >  . |
| 2 | Dans l'onglet Général, renseignez les champs souhaités. |
Référence
Pour plus d'information sur la création d'un produit vendu, voir Créer un produit vendu.
| 3 | Sous la section Principal > champ Mode de facturation, sélectionnez Prestation. |
| 4 | Sous la section Prestation (Unités d'oeuvres), renseignez les champs affichés. Les valeurs renseignées peuvent être modifiées par la suite lors de la saisie de lignes de prestations dans le devis : |
- Jour de production : renseignez une valeur comprise entre 1 et 31 qui correspond au jour du mois de production et qui sera proposée par défaut dans la saisie des lignes de prestations du devis.
- Jour de facturation : renseignez une valeur comprise entre 1 et 31 qui correspond au jour du mois de facturation et qui sera proposée par défaut dans la saisie des lignes de prestation du devis.
- Durée estimée unitaire (en minutes).
- Afficher par défaut : permet d'afficher, par défaut, les lignes saisies sur ce produit vendu à chaque déclaration de prestation depuis le module Collaborateur > menu Prestations :
- Déclaration unitaire : les lignes s'affichent en premier avec l'icône
dans la liste d'aide du champ Prestation. - Déclaration en lot : lorsque le champ Devis est renseigné, les lignes s'affichent directement avec l'icône . Pour afficher des lignes supplémentaires, le collaborateur doit cliquer sur + Prestations pour les sélectionner et les ajouter à sa déclaration en lot.
- Déclaration unitaire : les lignes s'affichent en premier avec l'icône
- Liées à des acomptes : permet d'identifier le produit vendu pour lequel un acompte est généré et repris lors de la facturation.
- Equipe : permet d'identifier l'équipe chargée d'effectuer la prestation.
Référence
Pour plus d'informations sur le paramétrage des équipes, voir Gérer les équipes.
Note
Lorsque le produit vendu est un produit avec le Mode de facturation Prestation, les sections Stocks et conditionnement et Révision de la fiche produit vendu sont masquées.
| 5 | Enregistrez. |
Créer un devis contenant des lignes de prestation
Pour pouvoir déclarer des prestations, un devis contenant des lignes de prestations doit être créé et signé.
Ce devis peut être créé depuis le Portail Ventes ou depuis l'Application Desktop. Cependant, il peut être signé uniquement depuis l'Application Desktop.
Référence
Pour plus d'informations sur la création de devis, voir Créer un devis pour l'Application Desktop et Créer un devis pour le Portail Ventes.
| 1 | Ouvrez le devis brouillon souhaité ou créez un nouveau devis brouillon. |
| 2 | Ajoutez les lignes correspondant aux prestations en renseignant les informations associées : |
- Mode de facturation : Sélectionnez Prestation.
- Jour de production : Renseignez le jour du mois de production et sera proposé par défaut dans la saisie des prestations comme date de saisie des temps passés.
- Jour de facturation : Renseignez le jour du mois de facturation et sera proposé par défaut dans la saisie des prestations comme date de facturation.
- Durée estimée unitaire (en minutes).
- Liée à des acomptes / Liée à un acompte : Permet d'identifier le produit vendu pour lequel un acompte est généré et repris lors de la facturation.
- Equipe : Renseignez l'équipe chargée d'effectuer la prestation.
Note
Lors de l'ajout de lignes de prestation, les champs Données du support et les champs relatifs au contrat sont masqués.
| 3 | Renseignez toute autre information souhaitée sur le devis. |
| 4 | Validez le devis. |
| 5 | Ouvrez le devis depuis l'Application Desktop > Gestion > Ventes > Devis et signez le devis en allant dans Edition > Transformer en devis signé. Cette action n'est pas possible depuis le Portail Ventes. |
Ajouter un montant forfaitaire
Le montant forfaitaire est appliqué sur le tarif de base ou le tarif client (Gestion > Ventes > Tarif de base ou Tarif client) d'un produit vendu.
Lorsque ce produit vendu est ajouté sur un devis contenant des lignes de prestations, une ligne de montant forfaitaire sera créée par ligne de prestation concernée sur la facture générée lors de l'exécution du batch. Cette ligne contient les informations suivantes :
- Les informations de la ligne de prestation saisie dans le devis (Référence, Affaire, Mode de facturation etc) ;
- Libellé : Le libellé du montant forfaitaire ;
- Quantité : La quantité est forcée à 1 ;
- Prix unitaire : Le prix unitaire est le montant forfaitaire correspondant au tarif appliqué.
Gérer les acomptes
Lorsqu'un produit vendu a la case Liés à des acomptes cochée sur la fiche produit vendu ou sur le devis contenant des lignes de prestations et que des acomptes ont été facturés en amont via le tableau de facturation (Gestion > Ventes > Tableaux de facturation). Une ligne de reprise d'acompte sera créée sur la facture générée lors de l'exécution du batch. Cette ligne contient les informations suivantes :
- Les informations de la ligne de prestation saisie dans le devis (Référence, Affaire, Mode de facturation etc) ;
- Libellé : Reprise d'acompte ;
- Quantité : La quantité est forcée à 1 ;
- Compte : Compte comptable de type acompte (classe 419) ;
- Même client ;
- Affaire/Lot/Sous-lot identiques ;
- Même produit vendu ;
- Texte sur ligne : Acompte du (date de facture de l'acompte) pour un montant de (Montant HT en euros de la ligne d'acompte).
Référence
Pour plus d'informations sur la création, la validation et la création de facture depuis les tableaux de facturation, voir Créer une facture depuis le Tableau de Facturation.
Exemple
Une entreprise réalise des prestations mensuellement pour son client. Chaque mois, elle facture 1 000 € d'acompte à son client pour une production estimée de 100 bulletins de paie.
Dans le devis de prestation, elle saisit les lignes de prestations qui font l'objet de l'acompte (case Liées à des acomptes cochée) avec une périodicité Mensuelle.
L'entreprise crée le tableau de facturation suivant puis le valide :
| Montant | Date de facturation prévue | Produit vendu | Libellé | Compte comptable | Affaire |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 000 | 30/05/2024 | Bulletins de paie | Acompte 1 | 419 | PRESTA |
| 1 000 | 30/06/2024 | Bulletins de paie | Acompte 2 | 419 | PRESTA |
| 1 000 | 30/07/2024 | Bulletins de paie | Acompte 3 | 419 | PRESTA |
Chaque mois, l'entreprise crée, valide et comptabilise une facture contenant uniquement une ligne d'acompte depuis le tableau de facturation dont le paiement par le client est stocké sur un compte d'attente (compte 419).
Lorsque l'entreprise réalise les prestations et les facture à son client à la fin du mois via le batch FacturationPrestationsDevis, la facture brouillon créée contient une ligne de reprise d'acompte d'un montant de 1 000 € et des lignes correspondant aux prestations réalisées.
Pour le mois de mai, l'entreprise a réalisé 150 bulletins de salaire pour son client. Dans la facture générée par le batch, deux lignes sont présentes :
| Montant | Quantité | Produit vendu | Libellé | Compte comptable | Affaire |
|---|---|---|---|---|---|
| - 1 000 | 1 | Bulletins de paie | Reprise d'acompte | 419 | PRESTA |
| 1 500 | 150 | Bulletins de paie | Réalisation bulletins de paie | 7xxx | PRESTA |
Dans ce cas, le client doit régler les 500 € restants à l'entreprise qui a produit les bulletins de salaire.
Facturer des prestations
Le batch FacturationPrestationsDevis permet de générer automatiquement des factures non comptabilisées à partir des prestations déclarées depuis le module Collaborateur > menu Prestations et validées depuis le module Manager > menu Prestations. Ce batch peut également être lancé depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations. Dans ce cas, les paramètres définis dans le batch sont utilisés (Outils > Paramétrage > Batch > Batch création et modification), à l'exception de certains filtres qui peuvent être renseignés directement par l'utilisateur dans la fenêtre de lancement.
Référence
Pour plus d'informations sur le paramétrage du batch FacturationPrestationsDevis, voir Batch FacturationPrestationsDevis.
| 1 | Ouvrez le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations. |
| 2 | Dans la fenêtre de facturation, renseignez les informations suivantes : |
| Champ | Description |
|---|---|
| Date de situation |
Renseignez la date de situation des factures générées pendant le traitement du batch. Seules les prestations avec une date antérieure ou égale à la date de situation sont traitées par le batch. |
| Date de facturation |
Renseignez la date de facturation pour les factures générées pendant le traitement du batch. Par défaut, la date du jour est renseignée. |
| Modèle de batch |
Sélectionnez le batch à utiliser depuis la liste d'aide. Cette liste d'aide affiche tous les batchs de type FacturationPrestationDevis paramétrés dans Akuiteo. S'il n'y a qu'un seul batch paramétré de ce type, celui-ci est renseigné par défaut. |
| Filtres sur les prestations |
Définissez un ou plusieurs filtres (client, affaire, etc.) à inclure dans le traitement du batch. Des filtres peuvent être définis dans le paramétrage du batch mais ceux-ci sont ignorés lorsque le batch est lancé manuellement depuis la Facturation des prestations. Ainsi, l'utilisateur peut définir les filtres de son choix pour lancer le batch. |
| 3 | Cliquez sur Valider. |
Le batch FacturationPrestationsDevis est lancé manuellement et les factures non comptabilisées sont ainsi créées à partir des prestations validées par le manager. S'il existe plusieurs prestations validées liées à un même devis, les lignes des différentes prestations sont regroupées dans une seule facture.
Note
Sur les factures créées, le champ Mois de production affiche le mois durant lequel la prestation a été déclarée par le collaborateur. Il est possible de modifier ce champ pour toutes les lignes de la facture en effectuant un clic droit puis en sélectionnant Actualiser les lignes sélectionnées.
Fermer un devis contenant des lignes de prestation
Un devis est associé à une affaire possédant un code état affaire. Pour que les collaborateurs puissent déclarer des prestations depuis le Portail Collaborateur, ce code état affaire doit avoir l'option Prestation cochée. Quand un devis contenant des lignes de prestation ne doit plus être visible par les collaborateurs, il est possible de le fermer, en changeant le code état affaire.
Prérequis : Un code état affaire dans lequel l'option Prestation n'est pas cochée doit être préalablement paramétré depuis Outils > Paramétrage > Affaire > Code état affaire. Par exemple, le code état Clôturée.
| 1 | Depuis la fiche de l'affaire associée au devis > onglet Informations principales > section Affaire, cliquez sur le lien du champ Code état. |
La fenêtre Choix d'un code état s'ouvre.
| 2 | Sélectionnez un code état affaire pour lequel l'option Prestation n'est pas cochée. |
| 3 | Cliquez sur OK. |
Le nouveau code état affaire est appliqué. Le devis n'est plus visible pour la saisie de prestations depuis le module Collaborateur > menu Prestations.
