Batch ImportReleveCarteEntreprise

Important

Le batch ImportReleveCarteEntreprise prend en compte les formats de relevés bancaires suivants : BRED et BNP Paribas.

Le batch ImportReleveCarteEntreprise permet de récupérer des fichiers de relevés fournis par votre banque afin de générer automatiquement les dépenses correspondantes dans Akuiteo.

Lorsque le batch est lancé, chaque ligne des fichiers importés est analysée pour créer les dépenses dans Akuiteo :

  • Le collaborateur est déterminé en fonction de la carte entreprise renseignée sur la fiche collaborateur (voir Préparer les fiches collaborateur).
  • La date et le montant de la dépense sont récupérés directement dans le fichier de relevés bancaires.
  • Pour l'affectation, Akuiteo vérifie les temps passés ou le planning du collaborateur à la date de la dépense.
    • S'il n'y a qu'une seule affaire constatée à cette date, cette affaire est renseignée dans la dépense.
    • Si plusieurs affaires sont constatées ou que l'affaire est exclue dans les paramètres du batch, alors l'affectation sera laissée vide.
  • Pour la nature de dépense, le paramétrage des natures de dépense externes est utilisé pour lier un Merchant Category Code (MCC) avec une nature de dépense dans Akuiteo (voir Paramétrer les natures de dépense externes). Si le paramétrage des natures de dépense externes n'est pas fait ou que la nature de dépense est exclue dans les paramètres du batch, alors la nature de dépense sera laissée vide.
  • L'indicateur Réglée par carte entreprise est coché pour la dépense créée.

Les cartes entreprise doivent être renseignées dans la fiche des collaborateurs. Lorsque le batch est lancé, le lien entre la ligne du relevé et le collaborateur est fait grâce au numéro de la carte entreprise du collaborateur.

Depuis la fiche d'un collaborateur, cliquez sur le menu Edition > Paramétrages Complémentaires > Cartes entreprise pour accéder aux cartes entreprise du collaborateur.

Référence

Pour plus d'informations, voir Ajouter des cartes entreprise.

Dans un fichier de relevé bancaire, chaque ligne est rattachée à un code MCC. Ce code permet d'indiquer le type d'activité du commerçant à l'origine de chaque transaction.

Avant de lancer le batch ImportReleveCarteEntreprise, il faut paramétrer les natures de dépense externes afin d'associer les codes MCC aux natures de dépense correspondantes. Ainsi, lorsqu'une ligne du fichier de relevé bancaire est importée, le code MCC de la ligne est recherché parmi les natures de dépense externes paramétrées. Si la nature de dépense externe est bien paramétrée et est associée à une nature de dépense, cette nature est renseignée dans la dépense générée.

Si les codes MCC ne sont pas paramétrés dans les natures de dépense externes ou si aucune nature de dépense n'est associée, la nature de dépense sera laissée vide pour les dépenses générées par le batch. Une alerte est alors envoyée aux destinataires des logs du batch pour avertir que les codes MCC ne sont pas rattachés.

Les natures de dépense externes sont paramétrées depuis le menu de paramétrage Paramétrage Général > Note de frais > Natures de dépense externe.

Référence

Pour plus d'informations, voir Natures de dépense externes.

Lors de la création du batch, le modèle de batch à sélectionner dans la liste déroulante Modèle de batch est ImportReleveCarteEntreprise.

Lorsque le batch est lancé, les fichiers de relevés bancaires sont analysés et les dépenses sont générées dans Akuiteo en fonction des paramètres renseignés. Si une erreur est détectée pour une ligne, le traitement continue pour traiter les autres lignes.

Les dépenses générées par le batch sont créées dans la dernière note de frais en cours. Si aucune note de frais en cours n'existe pour un collaborateur, une nouvelle note de frais est créée automatiquement.

Les paramètres du tableau suivant correspondent seulement aux paramètres spécifiques au batch ImportReleveCarteEntreprise.

Référence

Pour consulter les paramètres communs à la plupart des batchs, voir Configurer les paramètres communs.

Code Description Type Obligatoire
CODES_AFFAIRES_EXCLUS Codes des affaires à exclure de la recherche d'affectations. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Chaîne

Ex : CODE1;CODE2;CODE3

 Non
CODES_NATURES_EXCLUS Codes des natures de dépense à exclure de la recherche d'affectations. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Chaîne

Ex : CODE1;CODE2;CODE3

 Non
DEBUT_NOM_DU_FICHIER Racine du nom pour identifier les fichiers de relevés bancaires qui doivent être importés par le batch.

Chaîne

Ex : releve-cartes

 Non
FORMAT

Format des fichiers de relevés bancaires qui doivent être importés par le batch.

Les formats suivants sont disponibles :

  • BRED
  • BNP Paribas
 Liste de valeurs Oui
FTP_CHEMIN Chemin d'accès au répertoire sur le serveur FTP ou SFTP dans lequel se trouve les fichiers de relevés bancaires à importer par le batch.

Chaîne

Ex : collab/releves

 Oui
FTP_CHEMIN_OK Chemin d'accès au répertoire sur le serveur FTP ou SFTP vers lequel seront déplacés les fichiers importés depuis le FTP_CHEMIN.

Chaîne

Ex : collab/releves/traites

 Oui
FTP_MODE

Mode de connexion au serveur FTP ou SFTP .

Important

Seuls les modes de connexion FTP ou SFTP peuvent être renseignés.

Chaîne

Ex :FTP ou SFTP

 Non
FTP_PASSWORD Mot de passe pour se connecter au serveur FTP ou SFTP . Ce mot de passe doit être associé au FTP_USER renseigné. Chaîne Non
FTP_PORT Port du serveur FTP. Nombre Oui
FTP_SERVEUR Adresse du serveur FTP ou SFTP contenant les fichiers de relevés bancaires à importer par le batch.

Chaîne

Ex :ftp.akuiteo.fr

 Oui
FTP_USER Identifiant pour se connecter au serveur FTP ou SFTP . Chaîne Non
SFTP_SSH_KEYSTORE

Important

Si le FTP_MODE est paramétré sur SFTP, ce paramètre est obligatoire.

Chemin d'accès au fichier Keystore, protégé par un mot de passe et contenant plusieurs clés et certificats.

 Chaîne Non
SFTP_SSH_KEYSTORE_PASSWORD

Important

Si le FTP_MODE est paramétré sur SFTP, ce paramètre est obligatoire.

Mot de passe pour accéder au fichier Keystore.

 Chaîne Non

Les dépenses générées par le batch sont marquées comme "réglées par carte entreprise" et doivent donc être considérées comme déjà remboursées au collaborateur.

La règle de gestion NDF_CARTE_SOCIETE doit être activée pour permettre de distinguer les dépenses à payer des dépenses déjà payées.

Cette règle de gestion permet de créer deux factures fournisseur collaborateur lors de la facturation des notes de frais :

  1. Une facture pour les dépenses "réglées par carte entreprise", qui sera déjà payée.
  2. Une facture pour les autres dépenses, qui sera à payer.