Le planning graphique

Akuiteo permet de saisir des charges prévisionnelles de main d'oeuvre par affaire / lot / sous-lot. Par ce module Planning, il va être possible de visualiser les taches prévues sur une ou un ensemble d'affaire et / ou vérifier le plan de charge des collaborateurs.

Le contenu des vues est fonction de la vue elle même et de la présentation :

  • Présentation Année : le plan de charge est ventilé par mois (1 colonne par mois = 12 mois de l'année sélectionnée)
  • Présentation Mois : le plan de charge est ventilé par semaine (1 colonne par semaine = 4 à 6 semaines du mois sélectionné)
  • Présentation Semaine : le plan de charge est ventilé par jour (1 colonne par jour = 7 jours de la semaine sélectionné)
  • Présentation Jour : 1 colonne correspondant à la charge du jour sélectionné

Note

Les jours non travaillés et les jours fériés sont basés sur le paramétrage du calendrier par défaut de la société, depuis le menu Paramétrage Général > Paramètres régionaux > Calendrier.

Lorsqu'un planning est publié celui-ci est visible depuis le Portail Client > menu Planning.

1 Allez dans Favoris > Mon planning graphique.
2 Depuis le panneau Détail à gauche de l'écran, renseignez les informations nécessaires à la création du planning.
3 Cliquez sur pour ajouter le planning.

Depuis l'onglet Planning, utilisez les différentes icônes du planning pour le modifier. Elles sont aussi accessibles par un clic droit sur une tâche du planning :

  • L’icône permet de réaffecter les lignes de planning en fonction de l'affaire ou du collaborateur.
  • L’icône permet de marquer la tâche sélectionnée comme réalisée.
  • L’icône permet de marquer la tâche sélectionnée comme non réalisée.
  • L’icône permet de dupliquer les lignes de planning par période, date et de valider ou non les lignes.
  • L’icône permet d'éclater des lignes sélectionnées en une ou plusieurs autres lignes par mois, semaine ou jour.
  • L’icône permet de reporter les lignes de planning par période, date et de valider ou non les lignes.
  • L’icône permet de transférer les lignes sélectionnées dans les temps passés.
  • L’icône permet de valider les tâches sélectionnées.
  • L’icône permet d'annuler les tâches validées.
  • L’icône permet d'associer le planning à une demande support.
  • L'icône permet de publier (ou retirer) un planning sur le Portail Client.
  • L’icône permet de supprimer une tâche.
  • L’icône permet d'exporter le planning sur une période de temps prédéfinie au format Excel.
  • L’icône permet de faire une capture d'image du planning visible à l'écran.
  • L’icône permet de faire une capture d'image du planning des ressources génériques visible à l'écran.
  • L’icône permet de rafraîchir le planning après une modification.
1 Cliquez sur l'onglet Tableau de statistiques.
2 Indiquez les dates de début et dates de fin pour afficher le planning.
3 Utilisez les icônes de droite pour afficher le tableau en fonction de l'activité du collaborateur :
  • L’icône permet de masquer les lignes des collaborateurs en activité normale.
  • L’icône permet de masquer les lignes des collaborateurs en sous-affectation.
  • L’icône permet de masquer les lignes des collaborateurs en sur-affectation.
  • L’icône permet de rafraîchir le tableau.
1 Lancez une recherche de collaborateurs.
2 Faites un clic droit sur le collaborateur de votre choix et sélectionnez Administration > Générer le planning ou les temps passés des jours non travaillés.
3 En bas de la fenêtre qui s’ouvre, cochez les options en fonction du type de génération souhaité (planning ou temps) et validez.

Grâce au planning personnalisé, vous pouvez lier une affaire à vos tâches et ainsi automatiquement mettre à jour votre emploi du temps et vos temps passés. Notez que vous pouvez ajouter une tâche pour n'importe quel type d'affaire comme une affaire d'absence par exemple.

1 Allez dans Favoris > Mon planning graphique > .
2 Sous l'onglet Affectation, indiquez le client, l'affaire et son découpage (ex: DEV).
3 Renseignez le nom de la tâche (ex: Développement version X) à réaliser et son code action liée (ex : Étude).
4 Précisez le lieu de réalisation de la tâche si besoin et un commentaire.
5 Cochez l'option Réunion Visio si l'élément de planning est prévu à distance, grâce à un outil de visioconférence. Cette option permet de transférer un rendez-vous en visio dans un agenda Outlook grâce au batch PlanningExchange.

Référence

Pour plus d'informations sur le batch Planning Exchange, voir Batch PlanningExchange.

6 Indiquez la date de début de la tâche et sa durée en nombre de jours. Sinon, sélectionnez le type de journée de travail (journée entière, demi-journée, etc). Sélectionnez ensuite la période de déroulement de la tâche : journée, matinée ou après-midi.

Note

La règle de gestion PLG_HORODATE permet de saisir des plannings en horodaté. Si cette règle est activée, vous devez alors saisir une date et une heure de Début et de Fin pour votre élément de planning. Vous pouvez également définir la planification en journées entières.

Cochez l'option Journée entière si vous souhaitez définir la planification en journées entières. Dans ce cas, les dates de début et de fin de l'élément sont toujours saisissables, mais les heures de début et de fin sont masquées. La durée est indiquée en jours dans le champ Durée.

Dans ce cas :

  • Cochez Termine à midi si vous souhaitez planifier un élément de planning de plus d'une journée qui se termine en fin de matinée.
  • Cochez Commence l'après-midi si vous souhaitez planifier un élément de planning de plus d'une journée qui commence en début d'après-midi.

Exemples

Vous souhaitez planifier un élément sur la journée du lundi 25 : vous planifiez du 25 au 25 et cochez Journée entière. L'élément créé a une durée d'1 jour.

Vous souhaitez planifier 2 jours et demi, du lundi 25 au mercredi 27 : vous planifiez du 25 au 27 et cochez Journée entière.

  • Si vous cochez Termine à midi, l'élément sera planifié du lundi matin au mercredi midi. L'élément créé a une durée de 2 jours et demi.
  • Si vous cochez Commence l'après-midi, l'élément sera planifié du lundi en début d'après-midi au mercredi soir. L'élément créé a une durée de 2 jours et demi.
  • Si vous cochez à la fois Commence l'après-midi et Termine à midi, l'élément sera planifié du lundi en début d'après-midi au mercredi midi. L'élément créé a dans ce cas une durée de 2 jours.
7 Précisez si vous voulez créer la tâche à partir de la date de fin et les jours de travail autorisés.
8 Cliquez sur pour ajouter la tâche dans le planning graphique.
9 Double-cliquez dessus pour voir le détail de l'affaire liée à l'affectation.

Une fois ajoutée, vous pouvez apporter des changements ou réaliser de nouvelles actions à partir de cette affectation.

Dupliquer une ligne permet de récupérer le contenu d'une tâche existante sur N années, mois, semaines, jours ou à une date précise, tout en spécifiant le statut planifié/non planifié.

1 Faites un clic droit sur la tâche à dupliquer dans le planning graphique > Dupliquer l'affectation sélectionnée ou sélectionnez-la et cliquez sur .
2 Dans la fenêtre de duplication, indiquez sur quelle période de temps vous souhaitez répéter cette affectation :
  • Par période : sur combien d'années, de trimestres, de mois, de semaines ou de jours.
  • A une date précise : date de la tâche.
3 Indiquez le statut que doit avoir la ligne par défaut : validé / non validé ou même statut que l'affectation dupliquée.
4 Validez.

La tâche est dupliquée.

Réaffecter la ligne sélectionnée permet de modifier le contenu d'une ou de toutes les composantes des lignes de planning sélectionnées, à l'exception de la date et de la charge.

1 Faites un clic droit sur la tâche à réaffecter dans le planning graphique > Réaffecter les lignes de planning ou sélectionnez-la et cliquez sur .
2 Indiquez la nouvelle affaire ou le nouveau collaborateur de la tâche et validez. La tâche est réaffectée.

Reporter les lignes sélectionnées permet de décaler le planning de N années, mois, semaines, jours ou à une date précise.

1 Faites un clic droit sur la tâche à reporter dans le planning graphique > Reporter l'affectation sélectionnée ou sélectionnez-la et cliquez sur .
2 Cochez la case Dissocier le planning si vous voulez scinder en 2 la tâche sur une période pré-définie :
  • Saisissez un nombre de jours dans le champ.
  • Sélectionnez l'option jours à reporter/conserver selon vos besoins.
3 Dans la fenêtre de report de l'affectation, indiquez sur quelle période de temps vous souhaitez répéter cette affectation :
  • Par période : sur combien d'années, de trimestres, de mois, de semaines ou de jours.
  • A une date précise : date de la tâche.
4 Indiquez le statut que doit avoir la ligne par défaut : validé / non validé ou même statut que l'affectation dupliquée.
5 Validez.

La tâche est reportée.

Transférer les lignes de planning dans les temps permet d'ajouter des temps passés à partir des lignes de planning et ainsi automatiser la saisie des temps passés.

1 Faites un clic droit sur la tâche à transférer dans les temps passés > Transférer l'affectation sélectionnée dans les temps ou sélectionnez-la et cliquez sur .
2 Confirmez le transfert.
1 Faites un clic droit sur la tâche à supprimer du planning > Supprimer l'affectation sélectionnée ou sélectionnez-la et cliquez sur .
2 Confirmez la suppression.

Le planning hebdomadaire vous permet de visualiser en un coup d’œil votre planning et vos temps passés de la semaine en cours. Vous pouvez aussi visualiser les semaines suivantes ou précédentes et modifier le planning si besoin.

Pour apporter des modifications dans le planning :

1 Allez dans Favoris > Mon activité hebdomadaire > .
2 Cliquez sur pour ajouter une ligne ou pour supprimer une ligne.
3 Faites un clic droit sur une ligne de planning pour :
  • Exporter la ou les lignes dans Excel.
  • Valider la ligne sélectionnée.
  • Passer la ligne sélectionnée dans les temps passés. Pour plus d'informations sur les temps passés, voir la section Les temps passés.
  • Définir l'activité sélectionnée comme activité par défaut. Voir la section Saisir des activités récurrentes.
4 Faites un clic droit sur une ligne de temps passés pour :
  • Exporter la ou les lignes dans Excel.
  • Passer la ligne sélectionnée dans le planning.
5 Sauvegardez.

Les rythmes de travail au sein d’une même société peuvent différer selon les collaborateurs, leur société ou leur lieu d'affectation (temps partiel, filiale à l’étranger, etc).

Akuiteo permet de gérer ces différences à travers un paramétrage simple et cohérent, permettant ainsi une saisie des temps adaptée au rythme de travail de chaque collaborateur, à savoir :

  • Paramétrer les différents rythmes de travail d'un collaborateur de façon historisée.
  • Dans le transfert de planning en temps, se baser sur la durée exacte de chaque journée ou demi-journée de travail.
  • Avoir un contrôle de saisie des temps précis (terminaison et validation).
  • Dans les analyses sur la MOE (Planning et temps passés), gérer un ratio entre Planning en jours et Temps passés (le champ Horaire Jour est égal à la somme des heures travaillées chaque jour divisée par le nombre de jours travaillés).
1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Paramètres régionaux > Calendrier > .
2 Indiquez le code et le libellé du calendrier.
3 Cochez la case si ce calendrier doit être utilisé par défaut pour chaque collaborateur.
4 Cochez les jours non travaillés (ex : samedi et dimanche).
5 Indiquez les autres jours précis non travaillés (ex : jours fériés comme le 01/01 pour le jour de l’an).

Astuce

Pour ajouter facilement les jours fériés, cliquez sur . Dans la fenêtre, renseignez l'année souhaitée dans le champ Année, cliquez sur puis sur Valider.

6 Sauvegardez.
1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramètre Général > Société > Société.
2 Dans la fiche de votre société, indiquez le calendrier à appliquer dans le champ Calendrier.
3 Sauvegardez.

Note

Lors du changement de société, le calendrier sera automatiquement appliqué.

1 Allez dans Outils > Paramétrage > Paramètre Général > Ressources et Main d’œuvre > Semaines type > .
2 Indiquez le code et le libellé de la semaine type.
3 Cochez la case si cette semaine doit être utilisée par défaut pour chaque collaborateur.
4 Indiquez une date de fin de validité et un numéro d’ordre si besoin.
5 Cochez les jours non travaillés sous Repos Hebdo.
6 Cochez les cases concernant les temps partiels du matin et/ou de l’après-midi.
7 Indiquez le nombre d’heures travaillées le matin et/ou l’après-midi sous Nb Heures.
8 Renseignez les Plages Horaires type pour le matin et l'après-midi pour définir les périodes horaires disponibles pour la planification. Les plages horaires sont obligatoires pour les jours travaillés.
9 Cochez les cases Warning ou Bloquant si vous voulez qu’un message d’alerte ou que toute action soit impossible si l’horaire maximum est dépassé lors de la saisie des temps passés ou lors du transfert d'éléments de planning dans les temps.
10 Sauvegardez.

Notes

Si une semaine type est utilisée par des collaborateurs, certains champs comme les heures travaillées ne sont plus modifiables. Il faut donc en créer une nouvelle.

Pour les semaines type déjà utilisées, cliquez sur le lien Collaborateurs associés pour ouvrir la liste des collaborateurs qui utilisent la semaine type.

Ouvrez une fiche collaborateur et indiquez la semaine type à appliquer sous la section Horaires de l'onglet Collaborateur. La semaine type va initialiser la durée journalière et hebdomadaire du collaborateur.

Les informations concernant les horaires types sont disponibles sous l’onglet Historique des situations.

Exemple avec temps partiel

Le collaborateur Y travaille 8 heures tous les jours sauf le vendredi.

Il doit donc paramétrer sa semaine type de la façon suivante :

Jour Matin Après-midi
Lundi 4h 4h
Mardi 4h 4h
Mercredi 4h 4h
Jeudi 4h 4h
Vendredi 0h 0h
Conséquences :
  • Quand il saisira ses temps sur ses journées travaillées, Akuiteo ne le relancera pas sur la journée non travaillée du vendredi.
  • Dans l’écran de contrôle de saisie des temps, le responsable peut ainsi obtenir un affichage calculé sur le paramétrage de la semaine type.
  • De plus, pour chacun des collaborateurs ayant une semaine type, le taux de planification sera considéré comme complet depuis l’onglet Tableau de statistiques du planning graphique.

Exemple avec horaires différents

Le collaborateur Y travaille 8 heures tous les jours sauf le vendredi 7h.

Il doit donc paramétrer sa semaine type de la façon suivante :

Jour Matin Après-midi
Lundi 4h 4h
Mardi 4h 4h
Mercredi 4h 4h
Jeudi 4h 4h
Vendredi 4h 3h

Dans ce cas-là, si 1 journée a été planifiée le vendredi, 7h seront bien affectées dans les temps passés (et non 8h).

Exemple d'analyse des temps sur affaire

Le collaborateur Y travaille 8 heures tous les jours sauf le vendredi 7h (voir tableau précédent).

Dans le TDB de suivi des temps d’une affaire, Akuiteo se basera bien sur l'horaire journalier.

On obtiendra par exemple :

Collaborateur Réalisé Heures Réalisé Jours Ratio
X 12,00 1,5 7,45
Y 10,00 1,30 7
DMF

060225 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING : RECHERCHE

060226 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: CONSULTATION

060227 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: SUPRESSION

060228 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: VALIDATION

060229 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: GENERATION COLLAB

060230 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: GENERATION AFFAIRE

060231 AFFAIRE PLANNING MANAGER DES TEMPS ET PLANNING

060232 AFFAIRE PLANNING IMPORTER

060233 AFFAIRE PLANNING HISTORISATION PLANNING: GESTION ARRETE

Vous pouvez mémoriser les plannings à un instant donné afin de les comparer aux temps réalisés et au planning réactualisé.

Une mémorisation du planning depuis la fiche collaborateur et/ou à partir du résultat de recherche de collaborateurs est possible.

Cette fonction est principalement utilisée par le responsable hiérarchique.

Pour utiliser les fonctionnalités liées à l’historisation de planning, les DMF doivent être activés et répartis en fonction des rôles et profils des utilisateurs.

Pour mémoriser un planning depuis une recherche de collaborateurs :

1 Faites un clic droit sur un ou plusieurs collaborateurs.
2 Allez dans Administration > Mémoriser les plannings des collaborateurs sélectionnés.
3 Dans la boîte de dialogue Mémorisation de planning, saisissez les informations suivantes et validez :
  • un code et un nom de 20 caractères maximum chacun,
  • un type,
  • une période si vous ne souhaitez pas historiser tout le planning (sans période, Akuiteo historise 100% du planning des collaborateurs sélectionnés),
  • une date d’arrêté.

Pour mémoriser un planning depuis une fiche collaborateur :

1 Allez dans Edition > Mémorisation de planning > Mémoriser le planning.
2 Suivez les étapes indiquées ci-dessus.

Depuis une fiche collaborateur, allez dans Edition > Mémorisation de planning > Plannings mémorisés.

Depuis une recherche de collaborateurs, faites un clic droit sur un ou plusieurs collaborateurs > Tableau de bord > Plannings mémorisés.

Vous pouvez publier vos plannings (affaire, collaborateur, etc.) sur le Portail Client en masse ou unitairement au client principal de l'affaire.

1 Ouvrez une vue graphique d'un planning de votre choix (par exemple depuis Favoris > Mon planning graphique).
2 Faites un clic droit sur une affectation et sélectionnez Publier/Retirer.
1 Ouvrez une vue graphique d'un planning de votre choix.
2 Sélectionnez les affectations que vous souhaitez publier.
3 Faites un clic droit dans le planning, en-dehors des affectations, et sélectionnez Publier/Retirer.
1 Allez dans Tableaux de bord > Main d’œuvre > Plannings et lancez une recherche.
2 Faites un clic droit sur une sélection de plannings et sélectionnez Publier/Retirer.

Si vous ne souhaitez plus rendre visible un planning :

1 Ouvrez le planning de votre choix dans l'Application Desktop.
2 Faites un clic droit dans le planning et sélectionnez Publier/Retirer.

Note

Le planning est seulement dé-publié et non retiré définitivement d'Akuiteo.