Les temps passés

La saisie des temps passés par jour et par activité permet de réaliser ensuite des analyses par affaire, lot et sous lot, par collaborateur, par tâche et par date.

En tant que collaborateur, vous devez saisir vos temps de manière régulière.

En tant que responsable, vous devez vous assurer que la saisie est bien à jour et conforme aux attentes.

Note

Cette procédure s'adresse au collaborateur qui souhaite saisir ses temps.

Il y a trois manières de saisir ses temps :

  • Soit en automatique en validant les tâches du planning saisies au préalable.
  • Soit manuellement en allant régulièrement, par exemple en fin de journée, saisir les tâches réalisées du jour.
  • Soit en temps réel au moment de terminer une intervention depuis le module Support.
1 Ouvrez votre planning depuis Favoris > Mon planning graphique.
2 Sélectionnez la tâche souhaitée puis cliquez sur en haut à droite de l'écran.

La tache disparaît du planning et s'ajoute automatiquement dans l'écran des temps passés accessible depuis Favoris > Mes temps passés.

1 Cliquez sur Favoris > Mes temps passés.
2 Dans l'écran des temps, passez en modification en cliquant sur puis sur .
3 Renseignez le code de l'affaire grâce à la liste d'aide (ex : PRODUCTION), puis le lot (ex : DÉVELOPPEMENT) et sous-lot (ex : VERSION 1) si besoin.
4 Dans la colonne de la journée à remplir, saisissez le nombre d'heures passé sur cette affaire (c'est-à-dire cette activité). Par exemple 7.42 (pour 7 heures et 42 minutes) si vous avez passé une journée complète dessus.
5 Dans le champ Commentaire, décrivez la tâche de manière précise puis sauvegardez en cliquant sur .
6 Répétez l'opération pour tous les jours ouvrés.

Note

Une journée de congé doit aussi être indiquée dans les temps passés, de la même manière qu'une activité travaillée standard.

Exemple

Une affaire de type ABSENCE avec un lot de type FERIE doit être renseignée avec un temps de 7h42.

1 Depuis la fiche d'intervention, allez dans Edition > Terminer.
2 Cliquez sur Saisir ses temps si vous voulez indiquer le nombre d'heures ou journées passées sur l'intervention. Cette saisie "express" des temps met à jour automatiquement votre fiche des temps passés :
  • Contexte de l'intervention : permet de réajuster les prévisions concernant le travail effectué sur cette intervention.
  • Temps passés sur l'intervention : en cochant la case Tous mes temps de la semaine, vous pouvez visualiser l'ensemble des temps passés et obtenir une somme sur la semaine en cours ou passée (si la case Semaine est cochée).
  • Détail de la fiche de temps : permet de saisir ses temps sur la tâche pour le jour donné.
3 Validez votre saisie en cliquant sur Quitter.
4 Dans la fenêtre Terminaison de l'intervention :
  • soit vous fermez directement l’intervention en précisant :
    • sa date de début et de fin,
    • les actions menées (intervention, résolution, clôture),
    • son nouveau statut (ex : Traitée) et son nouvel état (A livrer),
    • les versions corrigées et à corriger.
  • soit vous en ouvrez une nouvelle en cochant Lancer une nouvelle intervention puis en sélectionnant les cases et le type d’intervention. Le processus de création d’intervention recommence (sélection d’un groupe de travail, etc).

Rappel : Pensez bien à rédiger dans le champ Compte rendu externe les actions menées au fur et à mesure des interventions.

5 Validez.

Note

Si la date de fin d'intervention n'est pas renseignée, alors il est possible de saisir des temps dans le futur en activant DMF 060346 AFFAIRE FICHE DE TEMPS POSSIBILITÉ DE SAISIR DES TEMPS DANS LE FUTUR.

Terminer les temps du mois ou de la semaine

Vous pouvez facilement terminer vos temps sur une semaine ou sur un mois :

1 Activez la règle de gestion TPS_TERMINAISON. Renseignez l'une des valeurs suivantes dans le premier champ :
Valeur Description
Champ vide La terminaison se fait au mois.
SEMAINE La terminaison se fait à la semaine et non plus au mois.
SEMAINE_MOIS

La terminaison se fait à la semaine. Cependant, pour la dernière semaine du mois, le collaborateur peut à la fois terminer ses temps de la semaine et ceux du mois.

Exemple

Un mois se termine le samedi 31. Si la valeur SEMAINE_MOIS est renseignée dans la règle de gestion TPS_TERMINAISON, pour cette dernière semaine le collaborateur peut :

  • terminer ses temps du mois jusqu'au samedi 31 ;
  • terminer ses temps de la semaine, du lundi 26 au dimanche 1er.
2 Activez les DMF suivants en fonction de la terminaison souhaitée :
  • 060353 AFFAIRE FICHE DE TEMPS TERMINER SES TEMPS À LA SEMAINE
  • 060354 AFFAIRE FICHE DE TEMPS TERMINER SES TEMPS AU MOIS

Note

Pour une terminaison de type SEMAINE_MOIS, les deux DMF doivent être activés.

3 Relancez l'Application Desktop.
4 Allez dans Favoris > Mes temps passés > menu Edition > Terminer les temps de la semaine ou Terminer les temps du mois.

Des relances automatiques sur le Tableau de Bord Interactif sont également mises en place :

  • relance dans le TBI si le mois n'est pas terminé (mois précédant la date du jour)
  • relance dans le TBI si la semaine n'est pas terminée (semaine précédant la date du jour)

Modifier le contexte d'une demande après terminaison

Lorsque vous terminez une intervention, vous pouvez désormais modifier le contexte de la demande. Une fois ce contexte modifié, la dialogue de terminaison de la demande s'ouvre à nouveau.

Si vous avez programmé un questionnaire sur un compte rendu externe lors d'une terminaison d'intervention, pour répondre au questionnaire, vous devez impérativement passer en modification juste avant la terminaison.

Sans cela, si le compte rendu est déjà renseigné (ex : via un contrôle d'initialisation ou questionnaire déjà répondu), vous pourrez bien terminer l'intervention mais vous ne pourrez plus modifier les comptes rendus lors de la terminaison.

Pour rappel, vous ne pouvez pas terminer l'intervention si le compte rendu est vide et qu'il est associé à un questionnaire.

Certains types d'activités sont récurrents au cours de votre journée de travail et doivent être saisis chaque jour. Exemple : Développement informatique.

Akuiteo vous propose d'automatiser la saisie de cette activité pour vous faire gagner du temps.

1 Allez dans Favoris > Mes saisies rapides.
2 Dans l'écran des activités par défaut, cliquez sur puis sur .
3 Sélectionnez le code affaire dans la liste d'aide et détaillez le type de tâche effectué puis une description de la tâche.
4 Indiquez le temps passé dessus. L'unité de temps est en fonction de l'unité utilisée lorsque vous saisissez vos temps passés.
5 Sauvegardez et recommencez l'opération si besoin.

Lorsque vous allez saisir vos activités dans l'écran des temps passés, dès que vous passerez en modification, la ou les activités par défaut seront automatiquement ajoutés. Il ne vous restera qu'à saisir le temps en heure passé dessus.

Note

Cette procédure s'adresse au responsable hiérarchique du collaborateur qui veut contrôler la saisie des temps.

Les types d'informations à consulter sont les suivantes :

  • Temps saisis et validés : Les temps saisis sur le module de temps passés sont à l'état "validés".
  • Temps non validés : La fiche de temps passés du collaborateur comporte des lignes à l'état brut. Les lignes sont en attente de validation.
  • Saisie incomplète : La fiche de temps passés du collaborateur ne comporte aucune ligne pour la semaine demandée.
1 Cliquez sur Favoris > Contrôle de la saisie des temps. La liste de vos collaborateurs s'affiche. Un code couleur est affiché (voir la légende en haut de l'écran).
2 Pour voir le détail des temps passés par collaborateur et par semaine et éventuellement les valider à la volée :
  • Soit cliquez sur le nombre souligné (correspond au total d'heures passées par semaine et par collaborateur).
  • Soit double-cliquez sur la ligne du collaborateur.
3 Pour consulter et analyser les temps passés par semaine et par collaborateur, cliquez sur . Vous pouvez ensuite ajouter des temps à la volée.
4 Pour consulter et modifier à la volée les demandes d'absence sur cette période, cliquez sur .
5 Pour valider les temps passés, cliquez sur . L'écran de recherche des temps passés s'ouvre pour vous permettre de retrouver ce que vous devez valider.
6 Pour envoyer un mail de relance aux collaborateurs qui n'ont pas saisi leur temps, cliquez sur .