Processus d'anonymisation pour respecter le droit à l’oubli

Le RGPD impose la suppression des données personnelles détenues inutilement par les entreprises : c'est ce qu'on appelle le droit à l'oubli. Pour répondre à ce besoin, Akuiteo permet d'anonymiser des personnes choisies au préalable (collaborateurs et contacts), grâce à l'exécution d'un batch d'anonymisation.

Les fiches collaborateurs et contacts peuvent être marquées « à anonymiser ». Les fiches à anonymiser possèdent un indicateur A anonymiser dans l'en-tête. Un critère de recherche est également disponible pour rechercher toutes les fiches à anonymiser.

Au lancement du batch d'anonymisation, seules les fiches collaborateurs et contacts marquées « à anonymiser » seront incluses dans le processus d'anonymisation.

Référence

Pour plus d'informations sur les fiches collaborateurs et contacts à anonymiser, voir Marquer une fiche collaborateur « à anonymiser » et Marquer une fiche contact « à anonymiser ».

Important

La procédure d'anonymisation est irréversible. Les données des collaborateurs et contacts désignés sont modifiées de manière définitive.

Le batch RGPD_Anonymisation est un batch multi-sociétés qui permet d'anonymiser toutes les données des fiches collaborateurs et contacts marquées « à anonymiser ».

Lors de l'exécution du batch, les données personnelles comprises dans les fiches collaborateurs et contacts sont remplacées par des données anonymes. Cette liste de données personnelles est déterminée en standard pour tous les utilisateurs d'Akuiteo.

Certaines données qui ne sont pas considérées comme personnelles en standard peuvent être utilisées pour contenir des données personnelles, par exemple les données personnalisées. Le batch d'anonymisation ne prend pas en compte ce type de données et elles devront être anonymisées par vos soins.

La numérotation de certaines pièces de gestion peut contenir des informations personnelles. Il faut donc pouvoir remplacer automatiquement la numérotation pour anonymiser ces pièces. Pour cela, il faut paramétrer les numérotations automatiques suivantes sur la société ***** :

  • pour les collaborateurs (CLB) ;
  • pour les utilisateurs (UTI).

Ce paramétrage s'effectue depuis le menu Paramétrage Général > Société > Numérotation automatique des pièces. Si le paramétrage n'est pas correctement effectué sur la société *****, un contrôle bloquant empêche l'exécution du batch.

Le batch doit être paramétré et lancé par un utilisateur habilité. Une fois lancé, le batch d'anonymisation s'effectue en 3 étapes.

Étape 1 : Recherche des données

Une recherche est faite pour trouver tous les collaborateurs et les contacts marqués A anonymiser et dont la date d'anonymisation est vide, quelle que soit la société.

Étape 2 : Mise à jour des données

Pour le collaborateur :

  • Les données dépendantes à anonymiser sont :
    • la fiche collaborateur ;
    • la fiche fournisseur collaborateur liée ;
    • les fiches utilisateurs liées ;
    • les fiches contacts liées.
  • Les données liées à supprimer sont :
    • la photo du collaborateur ;
    • l'historique détaillé des champs liés ;
    • le lien entre le collaborateur et une fiche document ;
    • le lien entre le collaborateur et un événement.

Pour le contact :

  • Les données dépendantes à anonymiser sont :
    • la fiche contact ;
    • les fiches utilisateurs liées.
  • Les données liées à supprimer sont :
    • la photo du contact ;
    • l'historique détaillé des champs liés ;
    • le lien entre le contact et une cible ;
    • le lien entre le contact et une fiche document ;
    • le lien entre le contact et un événement.

Pour les champs à anonymiser, toutes les valeurs (vides ou non vides) sont remplacées selon les règles suivantes :

Type de champ Règles
Texte

Le champ est vidé.

Si une valeur est obligatoire, le champ est renseigné avec une étoile *.
Numérique

Le champ est vidé.

Si une valeur est obligatoire, le champ est renseigné avec 1.
Date

Le champ est vidé.

Si une valeur est obligatoire ou significative (par exemple une date de sortie d'un collaborateur, qui ne doit pas être vidée sinon le collaborateur ne sera plus considéré comme sorti), le champ est renseigné avec 01/01/2000.
Bouton radio La valeur par défaut est utilisée.
Case à cocher Le champ est vidé.

Étape 3 : Log du batch et envoi de l'e-mail récapitulatif

Une fois le batch d'anonymisation terminé, la liste des données anonymisées est accessible dans le log du batch.

Un e-mail récapitulatif est envoyé au destinataire renseigné dans le paramétrage du batch. Cet e-mail récapitulatif contient (uniquement) les adresses e-mail des collaborateurs et des contacts qui viennent d'être anonymisés. Il est ainsi possible d'envoyer un e-mail à chaque personne pour les prévenir que l'anonymisation a bien été effectuée.