Fiche contact

Les données personnelles de la fiche contact peuvent être protégées grâce aux éléments de paramétrage suivants :

• Des données personnalisées peuvent être créées et soumises à DMF pour contenir les coordonnées du contact.
• Le DMF 160414, qui permet d'exporter des listes de contacts au format Excel, doit être attribué aux seules personnes autorisées à consulter les données personnelles des contacts.
• Si certains champs de la fiche contact ont un caractère confidentiel, des contrôles paramétrables peuvent être créés avec une condition d'affichage liée à un profil utilisateur, afin de limiter l'accès à chacun de ces champs.

Un contact déclaré comme disparu peut être marqué « à anonymiser ». Grâce à un batch d'anonymisation, toutes les données personnelles (nom, prénom, téléphones, e-mails, adresses, coordonnées bancaires, photo, etc.) dans les fiches contacts marquées « à anonymiser » seront anonymisées de manière irréversible. Dans ce cas, chaque fiche contact est conservée, mais les données personnelles sont vidées ou remplacées par une valeur commune si un champ est obligatoire.

Marquer une fiche contact « à anonymiser »

Pour marquer une fiche contact « à anonymiser », il faut posséder le DMF 160417. La fiche peut seulement être anonymisée si le contact a été déclaré comme disparu avec une date de disparition antérieure à la date du jour.

Depuis la fiche du contact souhaité, accédez au menu Edition > Marquer à anonymiser puis cliquez sur Oui pour confirmer l'anonymisation.

Un indicateur est ajouté dans l'en-tête de la fiche contact.

Tant que la fiche n'a pas été anonymisée, c'est-à-dire tant que le batch d'anonymisation n'a pas été lancé, il est possible d'annuler l'état « à anonymiser » depuis le menu Edition > Annuler à anonymiser.

Une fois la fiche anonymisée, le champ Anonymisé le est affiché dans la section Identité de la fiche contact. Ce champ n'est pas modifiable et est uniquement visible lorsque la fiche a été anonymisée. Le champ est renseigné automatiquement par le batch d'anonymisation.

Marquer en lot des fiches contacts à anonymiser

Les fiches contacts peuvent être marquées « à anonymiser » en lot depuis les résultats de recherche des contacts. Pour cela, il faut posséder le DMF 160418. Sélectionnez les contacts puis faites un clic droit et sélectionnez Marquer à anonymiser.

De la même façon, il est possible d'annuler en lot cet état en faisant un clic droit > Annuler à anonymiser.

Rechercher des contacts

Des critères de recherche sont présents dans la section Autres critères de la recherche de contacts :

Champ	Description
Bouton radio : Tous / A anonymiser / Ne pas anonymiser	Tous : les résultats de recherche incluent les contacts marqués à anonymiser et les contacts non marqués. A anonymiser : les résultats de recherche incluent uniquement les contacts marqués à anonymiser. Ne pas anonymiser : les résultats de recherche incluent uniquement les contacts qui ne sont pas marqués à anonymiser.
Anonymisé entre le xxx et le yyy	Permet de rechercher les fiches contacts déjà anonymisées sur une période de temps donné.

DMF spécifiques

Les DMF suivants permettent de gérer la sécurité des données de la fiche contact :

• Le DMF 160419 permet de limiter l'accès à l'onglet Coordonnées personnelles. Ce DMF conditionne l'affichage des champs correspondants dans les résultats de recherche.
• Le DMF 160420 permet de limiter l'affichage des champs Tél. direct, Tél. Mobile et E-mail des coordonnées professionnelles. Ce DMF conditionne l'affichage de ces champs dans les résultats de recherche.

Champs spécifiques

Les champs Créé le et Modifié le sont présents dans l'onglet Suivi de la fiche contact pour donner plus d'informations sur la gestion des données du contact.

Ces champs sont également présents en tant que critères dans la section Autres critères de la recherche de contacts : Créé entre le xxx et le yyy et Date de dernière modification entre le xxx et le yyy.