Signer des devis

Le CatchMail donne la possibilité à un collaborateur de signer des devis en envoyant un mail depuis une application de messagerie électronique.

La fonction CatchMail doit être paramétrée (voir Paramétrer la fonction CatchMail).

Le type de pièce Devis doit être paramétré pour la fonction CatchMail (voir Paramétrer le parseur CatchMail).

L'adresse mail de la personne qui signe le devis doit être renseignée dans sa fiche collaborateur : Depuis l'Application Desktop, allez dans Tiers > Collaborateurs pour ouvrir le collaborateur et renseignez l'adresse mail sous la section Coordonnées professionnelles.

Le collaborateur doit être lié à un utilisateur qui possède le DMF 020214 VENTES DEVIS TRANSFORME DEVIS SIGNE.

Sur la fiche de l'utilisateur lié au collaborateur, l'option Utilisateur Catchmail doit être cochée pour lui donner le droit d'utiliser le CatchMail.

Note

Le collaborateur peut être lié à davantage d'utilisateurs à condition que ceux-ci ne possèdent pas les droits requis, car un seul utilisateur doit les posséder afin qu'Akuiteo puisse déterminer celui qui effectue l'action.

L'adresse mail peut également être renseignée sur plusieurs collaborateurs mais un seul utilisateur lié doit posséder les droits requis.

Le cloisonnement du collaborateur doit lui permettre d'accéder à la société du devis (voir Restreindre l'accès de l'utilisateur).

Chaque devis doit être dans l'un des états suivants :

  • Validé si le pilote applicatif DEV_VAL2SIGN est activé ;
  • Passé en Commande mais Non Signé si le pilote DEV_VAL2SIGN est désactivé ;
  • Révisé.

Aucun devis ne doit :

  • être déjà signés ;
  • être dans l'état Brouillon ;
  • contenir des lignes de prestations.
1 Depuis votre application de messagerie, ouvrez l'écran de rédaction d'un mail.
2 Renseignez dans le champ de destinataire l'adresse mail configurée pour traiter le CatchMail.

Référence

Pour renseigner les informations de configuration de l'adresse mail qui traite le CatchMail, voir Configurer le CatchMail depuis la Console d'administration.

3 Dans l'objet du mail, renseignez les informations suivantes :
  • Le(s) numéro(s) de devis que vous souhaitez signer, sous le format #NUMERODEVIS (ex : #CC2312345)
  • L'expression suivante en minuscules ou majuscules : *sign*
  • La date de signature réelle du devis, sous le format ?date=JJ/MM/AAAA (ex : ?date=01/02/2023)

Important

Les devis doivent être répartis sur la société ***** et/ou sur une seule autre société au maximum. Ils ne doivent pas être répartis sur plus d'une société en plus de *****.

Note

  • Séparez chaque information par une espace.
  • L'ordre des éléments dans l'objet n'a pas d'importance.
  • Si besoin, renseignez toute autre information. Rien de ce que vous renseignez dans l'objet ne sera visible dans le devis.
  • Si le champ Date de signature réelle est déjà renseigné dans l'entête du devis, ce champ sera quand même mis à jour.

Exemples

Les objets suivants sont valides :

  • #CC2312345 *sign* ?date=01/02/2023
  • *sign* #CC2312345 ?date=01/02/2023
  • Signature ?date=01/02/2023 #CC2312345 *sign*
  • #CC2312345 #CC2354321 ?date=01/02/2023 *sign* Signature
4 Si besoin, renseignez le corps du mail.

Astuce

Vous pouvez insérer une ou plusieurs pièces jointes dans le mail. Elles seront ajoutées en tant que documents liés au(x) devis.

5 Envoyez le mail.

Le devis est signé. Si vous n'êtes pas le responsable du devis, un mail est envoyé au responsable du devis pour l'informer du fait que vous avez signé le devis.

Si vous avez inséré une pièce jointe dans le mail, elle est ajoutée en tant que document lié sur le devis.

Si le devis n'a pas pu être signé, vous recevez un mail indiquant la raison de l'échec. Si c'est le cas, vérifiez que vous avez respecté tous les prérequis et qu'aucune erreur n'est présente dans l'objet.