Paramétrer la fonction CatchMail

Plusieurs étapes de paramétrage sont nécessaires et obligatoires.

Veuillez vous référer à la documentation de votre service de messagerie.

Si une catégorie n'est pas saisie dans le titre du mail, un événement de type MAIL sera automatiquement créé.

Il faut donc s'assurer qu'une catégorie d’événement MAIL a été paramétrée dans Akuiteo depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Transverse > Catégories d’événements.

Depuis Tiers > Gestion des utilisateurs, créez un utilisateur collaborateur dédié au CatchMail avec les DMF permettant d'effectuer les actions demandées dans le cadre du CatchMail.

Exemple

Je souhaite utiliser le CatchMail pour créer un document lié à une commande client. L'utilisateur CatchMail doit posséder les DMF :

  • 100108 BUREAUTIQUE ECRIRE CREER DOCUMENT ;
  • 020304 VENTES COMMANDES RECHERCHER.

Référence

Pour plus d'informations, voir Ajouter un utilisateur.

Le CatchMail doit être configuré depuis la Console d'administration > Configuration > Catch Mail.

Référence

Pour plus d'informations sur la configuration du CatchMail depuis la Console d'administration, voir Configurer le CatchMail.

Le parseur CatchMail permet d'analyser les chaînes de caractères contenues dans l'objet du mail selon un ordre pré-défini afin d'établir les correspondances entre l'objet du mail et les éléments Akuiteo.

Il est donc important de le paramétrer correctement pour faire fonctionner le Catch Mail de manière optimale.

Note

Il faut au minimum une ligne pour que le parseur fonctionne.

1 Depuis Akuiteo Client Riche, allez dans Outils > Paramétrage > Paramétrage général > Paramètres spécifiques > Paramétrage Catchmail.
2 Cliquez sur pour ajouter un nouveau paramètre.
3 Renseignez les informations de paramétrage suivantes :
Colonne Description
Numéro d'ordre Ordre suivant lequel le parseur analyse la chaîne de caractère après # ou @.
Type pièce Tiers ou pièces de gestion recherchés.
Associer tiers lié Action à réaliser par le Catch Mail : si une pièce de gestion ou un tiers est retrouvé, le lien avec le tiers est ajouté.
Associer affaire liée Action à réaliser par le Catch Mail : si une pièce de gestion ou un tiers est retrouvé, le lien vers l’affaire est ajouté.
Recherche avec libellé Par défaut, la recherche se fait sur le code (ou n° de pièce). Si cette case est cochée, la recherche se fait sur le code puis sur le libellé si le code n’est pas trouvé (nom d'appel ou intitulé de la pièce).
Exemple

Supposons que vous voulez :

  • créer un événement à partir du code ou du nom de la facture client et lier les tiers et les affaires associés dans l'événement.

OU

  • créer un événement à partir du code du client et lier l'affaire associée dans l'événement.

Vous devez alors paramétrer l'écran comme suit :

Exemple de paramétrage du Catch Mail

Résultats :

  • si le parseur trouve la facture client selon le code ou le titre, comme paramétré en ligne 1, alors l'événement sera créé avec les tiers et les affaires liés.
  • si le parseur ne trouve pas la facture client correspondant à la chaîne de caractère, comme paramétré en ligne 1, l'événement ne sera pas créé et la recherche se basera sur la ligne suivante.
  • si le parseur trouve le client selon son code uniquement, comme paramétré en ligne 2, alors l'événement sera créé avec les affaires liées.
  • si le parseur ne trouve pas le client selon son code, comme paramétré en ligne 2, alors un mail d'erreur sera envoyé indiquant que l'événement ne peut pas être créé.