Joindre des documents

Le CatchMail donne la possibilité de déposer des documents dans Akuiteo et de les associer à des pièces ou des tiers, en envoyant un mail depuis une application de messagerie électronique.

La fonction CatchMail doit être paramétrée (voir Paramétrer la fonction CatchMail).

Les types de pièce ou de tiers sur lesquels vous allez lier des documents doivent être paramétrés pour la fonction CatchMail (voir Paramétrer le parseur CatchMail).

L'adresse mail de la personne qui joint le document doit être renseignée dans sa fiche collaborateur : Depuis l'Application Desktop, allez dans Tiers > Collaborateurs pour ouvrir le collaborateur et renseignez l'adresse mail sous la section Coordonnées professionnelles.

Le collaborateur doit être lié à un utilisateur qui possède le DMF 100108 BUREAUTIQUE ECRIRE CREER DOCUMENT.

Sur la fiche de l'utilisateur lié au collaborateur, l'option Utilisateur Catchmail doit être cochée pour lui donner le droit d'utiliser le CatchMail.

Note

Le collaborateur peut être lié à davantage d'utilisateurs à condition que ceux-ci ne possèdent pas les droits requis, car un seul utilisateur doit les posséder afin qu'Akuiteo puisse déterminer celui qui effectue l'action.

L'adresse mail peut également être renseignée sur plusieurs collaborateurs mais un seul utilisateur lié doit posséder les droits requis.

S'il souhaite lier le document à une pièce ou un tiers, il doit posséder le DMF permettant d'ouvrir la pièce ou le tiers en question.

Exemple

Je souhaite créer un document lié une commande client, je dois posséder le DMF 020304 VENTES COMMANDES RECHERCHER.

Le cloisonnement du collaborateur doit lui permettre d'accéder à la société de la pièce ou du tiers (voir Restreindre l'accès de l'utilisateur).

1 Depuis votre application de messagerie, ouvrez l'écran de rédaction d'un mail.
2 Renseignez dans le champ de destinataire l'adresse mail configurée pour traiter le CatchMail.

Référence

Pour renseigner les informations de configuration de l'adresse mail qui traite le CatchMail, voir Configurer le CatchMail depuis la Console d'administration.

3 Dans l'objet du mail, renseignez les informations suivantes :
  • Le numéro des pièces ou des tiers auquel vous souhaitez joindre le document, sous le format #NUMEROPIÈCE pour une pièce (ex : #CC2312345) ou @CODETIERS pour un tiers (ex : @ABCDE)
  • L'expression suivante en minuscules ou majuscules : *doc*

Important

Les pièces et/ou les tiers doivent être répartis sur la société ***** et/ou sur une seule autre société au maximum. Ils ne doivent pas être répartis sur plus d'une société en plus de *****.

Note

  • Séparez chaque information par une espace.
  • L'ordre des éléments dans l'objet n'a pas d'importance.
  • Si besoin, renseignez toute autre information. Rien de ce que vous renseignez dans l'objet ne sera visible dans le document.

Exemples

Les objets suivants sont valides :

  • #CC2312345 @ABCDE *doc*
  • *doc* @ABCDE
  • Document #CC2312345 #CC2312346 *doc*
  • #CC2312345 *doc* Capture
4 En pièce jointe du mail, ajoutez le document qui sera déposé et associé à la pièce ou au tiers.
5 Envoyez le mail.

Le document est créé.

Si le document n'a pas pu être créé dans Akuiteo, vous recevez un mail indiquant la raison de l'échec. Si c'est le cas, vérifiez que vous avez respecté tous les prérequis et qu'aucune erreur n'est présente dans l'objet.