Contrôle des temps

DMF 1917** PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS *

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Manager Times.

Le contrôle des temps rassemble les temps des collaborateurs du responsable hiérarchique dans une vue synthétique par mois. Celui-ci peut voir les temps de ces collaborateurs mais également visualiser le détail des temps de chacun. Le responsable peut également visualiser les temps passés par affaires. Le responsable dispose ainsi de toutes les informations nécessaires pour valider les temps saisis par un collaborateur spécifique, et également valider en une fois les temps de tous ses collaborateurs.

Si certains collaborateurs prennent du retard pour la terminaison de leurs temps (à la semaine ou au mois), le responsable peut les relancer directement depuis l'interface de contrôle des temps. Le responsable peut également forcer ou annuler la terminaison des temps en fonction des besoins.

Le contrôle des temps est géré depuis le module Manager > menu Temps passés.

DMF

191701 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS

191702 COLLABORATEURS ACCÈS CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS

Le menu Contrôle et validation des temps contient quatre types de vues :

  • une vue synthétique par Collaborateurs qui affiche les temps de tous les collaborateurs d'une équipe dans le mois ;
  • une vue détaillée par Collaborateurs qui affiche tous les temps d'un collaborateur dans la semaine ;
  • une vue synthétique par Affaires qui affiche les temps de tous les collaborateurs sur toutes les affaires traitées dans le mois ;
  • une vue détaillée par Affaires qui affiche les temps réalisés de tous les collaborateurs sur une affaire spécifique dans le mois.

Note

Les fonctions de recherche et de tri ne fonctionnent que sur les temps affichés à l'écran. Akuiteo ne cherche donc pas les temps avant ou après le mois affiché.

La vue synthétique Affaires permet de visualiser les temps en fonction de leur affaire. Cette vue est affichée pour le mois en cours. Pour naviguer d'un mois à l'autre, cliquez sur les flèches et .

Un code couleur vous indique le code état de validation des temps. Chaque code couleur est associé aux codes états de validation suivant :

  • DISSOCIE ;
  • BRUT ;
  • CONTROLE ;
  • VALIDE ;
  • GRATUIT ;
  • NON FACTURE ;
  • FACTURE ;
  • REFUSE.

Note

Les codes états pour la validation des temps sont paramétrés depuis l'Application Desktop, dans Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Code état validation des temps.

En vue synthétique, les résultats sont affichés en vue liste et différentes options de recherche sont disponibles.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des résultats en vue liste, voir Paramétrer les résultats en vue liste.

Note

Le tri du contenu n'est pas disponible dans le contrôle des temps.

En cliquant sur un bloc d'un code état sur une affaire, la vue détaillée des temps correspondant à ce code état s'ouvre.

Cliquez sur l'icône à droite de la ligne concernée pour ouvrir la vue détaillée Affaires. Cette vue est affichée sous forme de tableau et vous permet de visualiser tous les temps liés à une affaire par collaborateur. Celle-ci est affichée pour le mois en cours. Pour naviguer d'un mois à l'autre, cliquez sur les flèches et situées en haut de votre écran. Cliquez sur Retour pour revenir à la vue synthétique.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des résultats de recherche en vue tableau, voir Paramétrer les résultats en vue tableau.

DMF

190707 PORTAIL VALIDATION TEMPS VOIR TEMPS NON TERMINES

060344 AFFAIRE FICHE TEMPS MODIFIER TEMPS PASSES TERMINES

De plusieurs collaborateurs

Depuis la vue synthétique Collaborateurs,vous pouvez voir rapidement les temps des collaborateurs de votre équipe pour le mois en cours. Vous pouvez naviguer d'un mois à l'autre en utilisant les flèches et en haut à gauche de l'écran.

Un code couleur vous indique les codes états des temps :

  • Incomplets ;
  • Complets non terminés ;
  • Complets terminés ;
  • Complets validés.

Survolez un bloc de temps d'un collaborateur avec votre souris pour voir une synthèse des temps saisis et à saisir pour ce collaborateur, par semaine.

En vue synthétique, les résultats sont affichés en vue liste et différentes options de recherche sont disponibles.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des résultats en vue liste, voir Paramétrer les résultats en vue liste.

Note

Le tri du contenu n'est pas disponible dans le contrôle des temps.

D'un collaborateur

La vue détaillée est accessible en cliquant sur un bloc de temps d'un collaborateur depuis le menu Contrôle et validation des temps. Cette vue Temps par collaborateur affiche le détail des temps du collaborateur sur une semaine. Cela permet au responsable de valider des temps au cas par cas.

La vue détaillée Collaborateurs est affichée par semaine. Pour naviguer d'une semaine à l'autre, utilisez les flèches et en haut de l'écran.

Le nom du collaborateur est affiché en haut de l'écran. Cliquez sur les flèches et pour naviguer parmi la liste des collaborateurs de l'équipe et afficher les temps de chacun.

Dans la colonne Actions :

  • Cliquez sur l'icône pour afficher le détail du temps réalisé par le collaborateur. La modification de ces temps passés est soumise au DMF 060344 AFFAIRE FICHE TEMPS MODIFIER TEMPS PASSES TERMINES.
  • Cliquez sur l'icône pour modifier les champs renseignés par le collaborateur.

Cette vue détaillée est affichée sous forme de tableau et différentes options de recherche sont disponibles.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des résultats de recherche en vue tableau, voir Paramétrer les résultats en vue tableau.

Cliquez sur Retour pour revenir à la vue synthétique.

DMF 191715 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS RELANCER COLLABORATEURS

Relancer les collaborateurs permet d'envoyer un mail aux collaborateurs pour leur indiquer que leurs temps de la semaine ou du mois ne sont pas encore saisis ou terminés.

La relance permet ainsi de rappeler aux collaborateurs en retard de saisir et/ou de terminer leurs temps afin qu'ils puissent être validés par un responsable.

Les collaborateurs peuvent être relancés :

  • s'il reste des temps à saisir pour le mois ou la semaine. Dans ce cas, la relance demandera aux collaborateurs de saisir leurs temps.
  • si les temps saisis ne sont pas terminés pour le mois ou la semaine. Dans ce cas, la relance demandera aux collaborateurs de terminer leurs temps.
  • s'il reste des temps à saisir et à terminer pour le mois ou la semaine. Dans ce cas, la relance demandera aux collaborateurs de saisir puis de terminer leurs temps.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible en vue Collaborateurs.

Depuis la vue synthétique Collaborateurs :

1 Affichez le mois souhaité.
2 Cliquez sur pour le collaborateur à relancer.
3 Confirmez la relance.

Un mail est envoyé au collaborateur.

Depuis la vue détaillée Collaborateurs :

1 Affichez la semaine souhaitée.
2 Cliquez sur à droite du champ de recherche.
3 Confirmez la relance.

Un mail est envoyé au collaborateur.

1 Depuis la vue synthétique Collaborateurs, affichez le mois souhaité.
2 Cochez les cases à gauche du nom des collaborateurs à sélectionner.
3 Cliquez sur à droite du champ de recherche.
4 Confirmez la relance.

Un mail est envoyé aux collaborateurs.

1 Depuis la vue synthétique Collaborateurs, affichez le mois souhaité.
2 Assurez-vous qu'aucun collaborateur n'est sélectionné puis cliquez sur à droite du champ de recherche.
3 Confirmez la relance.

Un mail est envoyé à tous les collaborateurs du responsable connecté.

DMF 191716 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSES COLLABORATEURS FORCER TERMINAISON TEMPS

Le responsable peut terminer les temps à la place du collaborateur.

Depuis la vue synthétique Collaborateurs :

1 Affichez le mois souhaité.
2 Cliquez sur pour le collaborateur concerné.
3 Confirmez la terminaison.

Les temps du collaborateur sont terminés et ce dernier ne peut plus les modifier.

Depuis la vue détaillée Collaborateurs :

1 Affichez la semaine souhaitée.
2 Cliquez sur à droite du champ de recherche.
3 Confirmez la terminaison.

Les temps du collaborateur sont terminés et ce dernier ne peut plus les modifier.

DMF 191711 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS ANNULER TERMINAISON TEMPS

Si le collaborateur a besoin de modifier des temps qui ont déjà été terminés, le responsable peut annuler la terminaison de ces temps depuis l'interface de contrôle des temps. Pour plus d'informations, voir Annuler la terminaison des temps d'un collaborateur.

Depuis la vue synthétique Collaborateurs :

1 Affichez le mois souhaité.
2 Cliquez sur pour le collaborateur concerné.
3 Confirmez l'action.

Les temps du collaborateur sur le mois ne sont plus terminés et ce dernier peut les modifier.

Depuis la vue détaillée Collaborateurs :

1 Affichez la semaine souhaitée.
2 Cliquez sur à droite du champ de recherche.
3 Confirmez l'action.

Les temps du collaborateur sur la semaine ne sont plus terminés et ce dernier peut les modifier.

DMF

191717 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS VALIDATION TEMPS EN MASSE

191718 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS VALIDATION COLLABORATEURS EN MASSE

Lorsque les temps d'un collaborateur sont terminés pour le mois ou la semaine, le responsable ou la personne en charge de la validation peut contrôler les temps. La validation permet d'indiquer que les temps ont été contrôlés et acceptés.

Les temps peuvent être contrôlés au fur et à mesure de la saisie des temps par le collaborateur. La fonction de contrôle est disponible à partir du moment où le collaborateur possède des temps saisis non validés, c'est-à-dire des temps avec un code état BRUT.

En fonction des processus de validation mis en place dans l'entreprise, les temps peuvent être contrôlés par différentes personnes. Par exemple, les temps d'une équipe peuvent d'abord passer par un contrôle intermédiaire par le responsable de l'affaire, puis par le responsable d'une équipe. L'interface du contrôle des temps permet de gérer le contrôle sur plusieurs niveaux, en modifiant le code état de contrôle.

Les codes état de contrôle des temps sont paramétrables depuis l'Application Desktop et permettent de définir différents niveaux de contrôle, par exemple Validé par responsable affaire et Validé N+1.

DMF

191703 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS DROIT ETAT VALIDATION : CONTROLE

191704 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS DROIT ETAT VALIDATION : VALIDE

191705 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS DROIT ETAT VALIDATION :GRATUIT

191706 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS DROIT ETAT VALIDATION : NON FACTURE

191707 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS DROIT ETAT VALIDATION : FACTURE

191708 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS DROIT ETAT VALIDATION : REFUSE

191719 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS DROIT ETAT VALIDATION : DISSOCIE

Contrôler tous les temps du mois d'un collaborateur

Ce type de contrôle permet de contrôler en une fois tous les temps d'un collaborateur pour le mois souhaité.

1 Depuis la vue synthétique Collaborateurs, affichez le mois souhaité.
2 Cliquez sur Contrôler à droite pour le collaborateur concerné.
3 Sélectionnez le code état de contrôle.
4 Confirmez la validation.

Tous les temps du mois sont contrôlés.

Contrôler plusieurs temps d'un collaborateur

Ce type de validation permet de valider une sélection de temps souhaitée pour un collaborateur sur une semaine souhaitée.

1 Depuis la vue détaillée Collaborateurs, cochez les cases sur la gauche de chaque ligne pour les sélectionner.
2 Cliquez sur Tout contrôler à droite du champ de recherche.
3 Sélectionnez le code état de validation puis confirmez la validation.

Les temps sélectionnés sont validés avec le code état renseigné. Si certains temps étaient déjà validés, l'ancien code état est remplacé.

Contrôler une ligne de temps d'un collaborateur

Ce type de validation permet de valider un seul temps souhaité pour un collaborateur sur une semaine souhaitée.

1 Depuis la vue détaillée Collaborateurs, positionnez-vous sur la ligne de temps concernée.
2 Cliquez sur dans la colonne Actions, sélectionnez le code état de contrôle.
3 Confirmez la validation.

La ligne de temps est contrôlée.

1 Depuis la vue synthétique Collaborateurs, affichez le mois souhaité.
2 Cochez les cases sur la gauche du nom des collaborateurs à sélectionner.
3 Cliquez sur Tout contrôler.
4 Sélectionnez le code état de contrôle.
5 Confirmez la validation.

Les temps des collaborateurs sélectionnés sont validés.

1 Depuis la vue synthétique Collaborateurs, affichez le mois souhaité et assurez-vous qu'aucune case à côté du nom des collaborateurs n'est cochée.
2 Cliquez sur Tout contrôler.
3 Sélectionnez le code état de contrôle.
4 Confirmez la validation.

Les temps des collaborateurs sont contrôlés.

Contrôler tous les temps liés à une affaire

Ce type de contrôle permet de valider en une fois tous les temps pour une affaire souhaitée pour le mois souhaité.

1 Depuis la vue synthétique Affaires, cliquez sur pour ouvrir la vue détaillée de l'affaire.
2 Cliquez sur Tout contrôler.
3 Sélectionnez le code état de contrôle.
4 Confirmez la validation.

Les temps liés à l'affaire sont contrôlés.

Contrôler plusieurs temps liés à une affaire

Ce type de validation permet de valider une sélection de temps sur une affaire souhaitée pour le mois souhaité.

1 Depuis la vue synthétique Affaires, cliquez sur pour ouvrir la vue détaillée de l'affaire.
2 Cochez les cases sur la gauche des lignes à sélectionner.
3 Cliquez sur Tout contrôler.
4 Sélectionnez le code état de contrôle.
5 Confirmez la validation.

Les temps sélectionnés sont contrôlés.

Contrôler un temps lié à une affaire

Ce type de validation permet de valider un temps sur une affaire souhaitée pour le mois souhaité.

1 Depuis la vue synthétique Affaires, cliquez sur pour ouvrir la vue détaillée de l'affaire.
2 Cliquez sur dans la colonne Actions sur la ligne concernée.
3 Choisissez le code état de contrôle.
4 Confirmez la validation.

Le temps est validé.

DMF

191709 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS ANNULER VALIDATION TEMPS

191710 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS ANNULER VALIDATION TEMPS FACTURES

Si besoin, il est possible d'annuler le contrôle des temps, c'est-à-dire revenir au code état BRUT. L'annulation est uniquement possible depuis la vue détaillée Collaborateurs ou Affaires.

Affichez la semaine ou l'affaire souhaitée. Il est possible d'annuler le contrôle pour tous les temps affichés ou pour chaque ligne de temps individuellement.

Annuler le contrôle de tous les temps affichés

Ce type d'annulation de validation permet d'annuler le contrôle de tous les temps sur une affaire ou un collaborateur souhaité.

1 Depuis la vue détaillée Collaborateurs ou Affaires, cliquez sur Tout contrôler.
2 Sélectionnez Non contrôlé.
3 Confirmez l'action.

Le contrôle des temps est annulé.

Annuler le contrôle de plusieurs lignes de temps affichées

Ce type d'annulation de contrôle permet d'annuler le contrôle d'une sélection de temps sur une affaire ou un collaborateur souhaité.

1 Depuis la vue détaillée Collaborateurs ou Affaires, cochez les cases sur la gauche de chaque ligne pour les sélectionner.
2 Cliquez sur Tout contrôler.
3 Sélectionnez Non contrôlé.
4 Confirmez l'action.

Le contrôle des lignes sélectionnées est annulée.

Annuler le contrôle d'une ligne de temps affichée

Ce type d'annulation de validation permet d'annuler le contrôle d'une ligne de temps sur une affaire ou un collaborateur souhaité.

1 Depuis la vue détaillée Collaborateurs ou Affaires, cliquez sur dans la colonne Actions pour le temps concerné.
2 Confirmez l'action.

Le contrôle de la ligne concernée est annulé.

Prérequis : Au moins un modèle d'édition de type Temps forfait horaire doit être paramétré.

Éditer le relevé des temps depuis la vue synthétique Collaborateurs

1 Affichez le mois souhaité.
2 Cliquez sur sur la ligne du collaborateur concerné.
3 Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

4 Cliquez sur Valider.

Le relevé des temps est édité et téléchargé sur votre machine.

Éditer le relevé des temps depuis la vue détaillée Collaborateurs

1 Cliquez sur à droite de la barre de recherche.
2 Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

3 Cliquez sur Valider.

Le relevé des temps est édité et téléchargé sur votre machine.

DMF 191702 PORTAIL CONTRÔLE DES TEMPS PASSÉS COLLABORATEURS CHANGER DE RESPONSABLE

Si un responsable possède les droits suffisants ou dans le cas d'une délégation de droits, il est possible de choisir un autre responsable dans l'écran Temps passés, afin de valider les temps à la place de ce responsable. Les délégations sont gérées depuis l'Application Desktop dans Favoris > Mes délégations.

Exemple

Le responsable d'un service A prend des congés du 1er au 15 février. Pendant cette période, ses droits sont délégués au responsable du service B.

Lorsque le responsable du service B se connecte au portail, la fonction qui lui permet de changer de responsable lui est accessible. Le responsable peut donc sélectionner le responsable du service A afin de valider les temps passés de l'équipe du service A.

1 Cliquez sur en haut à droite de l'écran.

Une fenêtre s'affiche.

2 Sélectionnez le responsable puis cliquez sur Valider.

L'écran affiche les temps passés à valider par le responsable sélectionné et l'utilisateur connecté peut donc valider les temps passés à la place de ce responsable. Le nom du responsable sélectionné est affiché à côté de l'icône .

Pour désélectionner le responsable, cliquez sur l'icône associée au nom du responsable.