Gérer les résultats de recherche

Sur les portails web, deux vues principales existent pour les résultats de recherche :

  • La vue liste, qui présente un affichage bloc par bloc. Cette vue propose des options de recherche restreintes. En effet, seules des options de tri sont disponibles.
  • La vue tableau, qui présente un affichage détaillé des résultats. Cette vue propose des options de recherche plus complètes.

Les vues disponibles diffèrent selon les écrans de recherche.

Lorsque les résultats sont affichés en vue liste, un bloc par résultat est affiché et chaque bloc comprend le détail des lignes comprises dans ce bloc.

Le bouton Tout replier ou Tout déplier, situé au-dessus du tableau de résultats, permet de replier ou de déplier tous les blocs visibles afin d'afficher ou de masquer le détail.

Un champ de recherche rapide est disponible au-dessus du tableau de résultats. La recherche se lance dès le premier caractère saisi et filtre automatiquement les résultats correspondants.

Depuis l'entête de l'écran, il est également possible de trier les blocs. Cliquez sur à droite du champ de recherche pour afficher les options de tri :

Trier les en-têtes

Permet de trier les informations disponibles dans l'entête de chaque bloc. Ce tri modifie l'ordre des blocs.

L'option affiche une fenêtre pour gérer les options de tri. La section Colonnes disponibles affiche les différents critères sur lesquels il est possible d'effectuer un tri. Utilisez le champ de recherche pour retrouver rapidement un critère. La recherche se lance dès le premier caractère et les critères de la section Colonnes disponibles sont filtrés en conséquence.

Déplacez vers la section Colonnes triées chaque critère sur lequel effectuer le tri :

  • Si vous appliquez plusieurs critères, définissez l'ordre des critères en sélectionnant et en déplaçant les critères ;
  • Pour chaque critère, cliquez sur l'icône de tri pour que le tri soit réalisé par ordre croissant / alphabétique ou par ordre décroissant / alphabétique inverse . ;
  • Pour supprimer un critère, cliquez sur pour le critère souhaité.

Cliquez sur Appliquer pour trier les éléments en fonction des critères définis.
Trier le contenu

Permet de trier les lignes disponibles dans chaque bloc. Ce tri modifie l'ordre des lignes dans chaque bloc mais ne modifie pas l'ordre des blocs.

L'option affiche une fenêtre pour gérer les options de tri. La section Colonnes disponibles affiche les différents critères sur lesquels il est possible d'effectuer un tri. Utilisez le champ de recherche pour retrouver rapidement un critère. La recherche se lance dès le premier caractère et les critères de la section Colonnes disponibles sont filtrés en conséquence.

Déplacez vers la section Colonnes triées chaque critère sur lequel effectuer le tri :

  • Si vous appliquez plusieurs critères, définissez l'ordre des critères en sélectionnant et en déplaçant les critères ;
  • Pour chaque critère, cliquez sur l'icône de tri pour que le tri soit réalisé par ordre croissant/alphabétique ou par ordre décroissant / alphabétique inverse . ;
  • Pour supprimer un critère, cliquez sur pour le critère souhaité.

Cliquez sur Appliquer pour trier les éléments en fonction des critères définis.
Tris par défaut Cliquez sur cette option pour revenir aux tris appliqués par défaut.

Lorsque les résultats de recherche sont affichés sous forme de tableau depuis l'écran de recherche d'un portail, un tableau de résultats est affiché en bas de l'écran.

Au maximum, une recherche peut afficher 500 résultats. Ces résultats sont affichés par page, avec la possibilité de sélectionner le nombre de lignes affichées par page depuis la liste déroulante Nb lignes / page en bas du tableau. Au maximum, 100 lignes par page peuvent être affichées.

Note

L'export vers Excel permet d'afficher plus de 500 résultats. Pour plus d'informations sur l'export vers Excel, voir Exporter vers Excel.

Pour naviguer d'une page de résultats de recherche à l'autre, utilisez les flèches et au bas de l'écran.

Un champ de recherche rapide est disponible au-dessus du tableau de résultats. La recherche se lance dès le premier caractère saisi et filtre automatiquement les résultats correspondants.

À droite du champ de recherche rapide, l'icône permet de rafraîchir les résultats.

Dans les résultats de recherche, la colonne Actions contient les icônes permettant d'effectuer des actions sur les résultats. Cliquez sur une icône pour effectuer l'action associée.

L'icône permet d'ouvrir un résultat.

Par défaut, la colonne Actions est la dernière colonne du tableau mais elle est toujours visible à droite du tableau. Si besoin, elle peut être déplacée vers la gauche depuis l'icône à droite du champ de recherche puis sur Gestion des colonnes (voir Gérer les colonnes).

Pour ouvrir un résultat de recherche, cliquez sur l'icône de la colonne Actions sur la ligne concernée. Sur le Portail Achats, le Portail Ventes et le Portail Support, vous pouvez ouvrir le résultat dans un nouvel onglet en faisant Ctrl + clic sur cette icône.

Selon le type de la pièce, soit la fiche de la pièce s'ouvre, soit le formulaire de la pièce s'ouvre dans un panneau à droite.

Pour revenir ensuite aux résultats de recherche :

  • Si la fiche de la pièce est ouverte, cliquez sur le nom du type de pièce (ou le nom de la recherche enregistrée) dans la barre supérieure de l'écran de la pièce ou faites un retour en arrière avec votre navigateur web.

  • Si la pièce est ouverte dans le panneau sur la droite, cliquez sur Fermer depuis le volet.

Depuis la fiche d'une pièce, des flèches et sont disponibles dans la barre supérieure de l'écran pour naviguer parmi les pièces listées dans les résultats de recherche. Si une seule pièce correspond aux critères renseignés pour la recherche, les flèches ne sont alors pas disponibles.

Pour gérer les colonnes affichées dans le tableau des résultats de recherche, cliquez sur à droite du champ de recherche puis sur Gestion des colonnes.

Sélectionnez l'une des options suivantes :

Paramétrer les colonnes

Ouvre la fenêtre de paramétrage des colonnes :

  • À gauche, la liste présente les colonnes disponibles à ajouter au tableau.
  • À droite, la liste présente l'ensemble des colonnes affichées dans le tableau. Sélectionnez une colonne dans la liste puis faites un drag & drop pour modifier l'ordre des colonnes du tableau.

Cliquez sur les icônes ou pour afficher ou masquer une colonne.

Dans la liste des colonnes affichées dans le tableau, différentes options sont disponibles :

  • indique que la colonne n'est pas figée ;
  • indique que la colonne est figée à gauche du tableau ;
  • indique que la colonne est figée à droite du tableau ;
  • indique que la colonne est figée des deux côtés. Lors du défilement vers la droite ou la gauche, la colonne se déplace afin de rester visible ;
  • permet de déplacer la colonne en première position du tableau ;
  • permet de déplacer la colonne en dernière position du tableau.

Cliquez sur Appliquer pour prendre en compte les modifications.
Valeur par défaut Permet de revenir aux colonnes et ordre par défaut.
Ajustement des colonnes Permet d'ajuster automatiquement la largeur des colonnes à l'affichage par défaut.

Il est possible de trier les données affichées dans le tableau des résultats de recherche en cliquant sur l'entête d'une colonne :

  1. Au premier clic, les données sont triées dans l'ordre croissant ou alphabétique sur les valeurs de la colonne.
  2. Au deuxième clic, les données sont triées dans l'ordre décroissant ou alphabétique inverse .
  3. Au troisième clic, le tri est effacé.

Lorsqu'une colonne est triée, un chiffre est ajouté à droite de l'icône de tri ou pour indiquer l'ordre du tri. Les données seront d'abord triées sur la colonne d'ordre 1, puis sur la colonne d'ordre 2, et ainsi de suite.

Le tri des colonnes peut également être paramétré depuis l'icône à droite du champ de recherche puis dans Tri des colonnes > Paramétrer les tris. La fenêtre de tri s'ouvre :

  • À gauche, la liste présente les colonnes disponibles pour le tri.
  • À droite, la liste présente l'ensemble des colonnes triées. Sélectionnez une colonne dans la liste puis faites un drag & drop pour modifier le tri des colonnes du tableau.

Pour effacer les tris appliqués en une fois, cliquez sur à droite du champ de recherche puis allez dans Tri des colonnes > Effacer les tris.

La fonction de mise en forme conditionnelle permet d'appliquer une mise en forme particulière (couleur, police) aux résultats qui respectent une condition préalablement définie, afin de mettre en avant visuellement ces résultats par rapport aux autres.

Pour ajouter une règle de mise en forme conditionnelle :

1 En haut à droite du tableau de résultats, cliquez sur puis sur Mise en forme conditionnelle.

La fenêtre Mise en forme conditionnelle s'ouvre.

2 Cliquez sur .
3 Renseignez la condition :
Champ Description
Si

Renseignez la colonne sur laquelle reposera la condition.

La mise en forme conditionnelle s'appliquera lorsque cette colonne respectera la condition. Autrement, la mise en forme ne s'appliquera pas.
Clause Renseignez le type de condition que la colonne renseignée dans le champ Si doit respecter pour que la mise en forme conditionnelle s'applique.
Valeur

Renseignez la valeur associée à la clause sélectionnée.

Exemple

J'ai renseigné :

  • la colonne Titre dans le champ Si ;
  • la clause contient ;
  • la valeur facture.

La mise en forme s'appliquera sur les résultats dont le titre contient facture.

Si la colonne sélectionnée dans le champ Si correspond à une date, vous pouvez renseigner une date fixe au format JJ/MM/AAAA, ou renseigner une date dans tant de temps ou avant tant de temps en faisant suivre la valeur des expressions suivantes :

  • J+ ou J- pour les jours (ex : J+10 pour définir la date dans 10 jours).
  • S+ ou S- pour les semaines (ex : S-2 pour définir la date à 2 semaines avant la date du jour).
  • M+ ou M- pour les mois (ex : M+3 pour définir la date dans 3 mois par rapport à la date du jour).
  • T+ ou T- pour les trimestres (ex : T+1 pour définir la date dans 1 trimestre par rapport à la date du jour).
  • A+ ou A- pour les années (ex : A-1 pour définir la date à 1 an avant la date du jour).
Respecter la casse

Cochez cette case si vous souhaitez que la mise en forme s'applique uniquement lorsque la casse (minuscules et majuscules) correspond à celle de la condition. Sinon, décochez cette case et la casse n'aura aucune importance.
4 Renseignez la mise en forme qui sera appliquée lorsque la condition est respectée :
Champ Description
Colorier

Cochez :

  • La ligne pour appliquer la mise en forme sur la ligne entière ;
  • La cellule pour appliquer la mise en forme seulement sur une cellule de votre choix.

Renseignez la zone en par la couleur de la mise en forme à appliquer.
Et la police en

Renseignez la couleur et cochez le formatage de la police désiré.

Cette mise en forme s'applique soit sur la ligne entière soit sur la cellule que vous avez définie.
5 Cliquez sur Valider puis Appliquer.

La règle de mise en forme conditionnelle est ajoutée.

L'ordre dans lequel les règles sont appliquées est de haut en bas dans la liste. Vous pouvez glisser et déposer les règles pour modifier l'ordre.

Pour supprimer une règle, cliquez sur à droite de la règle.

Le nombre de résultats de recherche affichés dans le tableau est limité à 500 maximum. L'export des résultats vers Excel permet d'exporter au-delà de 500 résultats.

Pour exporter tous résultats correspondant aux critères renseignés au format Excel, cliquez sur à droite du champ de recherche puis sur Export vers Excel.

Sélectionnez l'une des options suivantes :

Exporter tout (Colonnes visibles uniquement) Exporte tous les résultats correspondant aux critères renseignés, avec seulement les colonnes paramétrées dans le tableau des résultats.
Exporter tout (Toutes les colonnes) Exporte tous les résultats correspondant aux critères renseignés, avec toutes les colonnes disponibles, y compris celles masquées.
Exporter les lignes sélectionnées (Colonnes visibles uniquement)

Exporte les lignes sélectionnées, avec seulement les colonnes paramétrées dans le tableau des résultats.

Cette option est disponible uniquement si une ou plusieurs lignes sont sélectionnées dans le tableau des résultats.
Exporter les lignes sélectionnées (Toutes les colonnes)

Exporte les lignes sélectionnées, avec toutes les colonnes disponibles, y compris celles masquées.

Cette option est disponible uniquement si une ou plusieurs lignes sont sélectionnées dans le tableau des résultats.

La catégorisation permet de regrouper les résultats de recherche en fonction d'un critère commun. Chaque catégorie est représentée par une ligne d'entête sur laquelle il est possible de cliquer afin de déplier ou replier les résultats correspondant au critère.

Exemple

Si vous catégorisez les résultats en fonction du client, le tableau contiendra pour chaque client une entête que vous pourrez déplier afin d'afficher la liste des résultats associés au client en question.

La catégorisation peut également porter sur plusieurs critères. Dans ce cas, les catégories seront imbriquées les unes dans les autres en fonction d'un ordre que vous pouvez définir.

Pour catégoriser les résultats :

1 Cliquez sur en haut à droite du tableau de résultats.
2 Allez dans Catégorisation > Catégoriser....
3 Déplacez vers la colonne de droite chaque critère sur lequel la catégorisation doit se baser.
4 Si plusieurs critères sont inclus dans la catégorisation, définissez l'ordre de ceux-ci puisque les catégories dans les résultats de recherche seront hiérarchisées selon l'ordre que vous aurez appliqué dans cette liste. Par exemple, si vous définissez deux catégories, la catégorie placée en deuxième sera imbriquée dans la première.
5 Cliquez sur :
  • l'icône pour avoir un tri par ordre alphabétique ascendant ou descendant sur les valeurs du critère de catégorisation souhaité ;
  • l'icône pour avoir un tri par ordre numérique ascendant ou descendant sur le nombre de résultats dans le critère de catégorisation souhaité.
  • l'icône pour sélectionner une option lorsque le critère de catégorisation est une durée ou un nombre.
6 Cliquez sur Appliquer.

La catégorisation est appliquée aux résultats.

Astuce

Vous pouvez déplier ou replier toutes les catégories :

  • en allant dans > Tout déplier ou Tout replier ;
  • grâce au raccourci clavier CTRL + Shift + flèche du bas (ou command + SHIFT + flèche du bas sur Mac) pour déplier toutes les catégories ;
  • grâce au raccourci clavier CTRL + Shift + flèche du haut (ou command + SHIFT + flèche du haut sur Mac) pour replier toutes les catégories.

Pour supprimer la catégorisation, allez dans > Catégorisation > Supprimer la catégorisation.