Facturer la commande au client

Les factures peuvent être créées par les collaborateurs autorisés soit :

  • À partir d’une livraison,
  • À partir d’un tableau de facturation,
  • Directement dans le module de gestion des factures.

La génération des factures peut se faire en lot, à partir de plusieurs bons de livraison par exemple.

Les factures seront comptabilisées par la même personne, ou par une autre personne ayant l’autorisation, ce qui aura pour effet la génération automatique des écritures de ventes en comptabilité.

La facture sera comptabilisée puis éditée en autant d’exemplaires qu’il sera nécessaire.

Les conditions de règlements sont paramétrables sur le client et / ou sur l’affaire. A la création de la facture, Akuiteo calcule la date prévue de règlement en fonction de ces conditions de règlements. L’utilisateur peut modifier au besoin cette date (la date d’échéance initiale est conservée).

Vous pouvez créer plusieurs types de facture ou avoir :

  • Facture/avoir indépendante : consiste en l'insertion d'une entête et d'une ou plusieurs lignes de facture.
  • Facture/avoir interne : dans le cadre d'échanges de prestations en interne, il peut être nécessaire de formaliser l'offre de prestation faite en interne à travers une facture de type "interne" et obligatoirement émis pour le compte d'un client "interne". Chaque ligne de la facture sera nécessairement construite à partir d'un produit vendu associé à un compte de classe 9.
  • Facture/avoir Groupe : si vous faites une facture à destination d'une société externe appartenant au même groupe (de sociétés) que la vôtre, vous devez utiliser cette option. Chaque ligne de facture sera nécessairement construite à partir d'un produit vendu lié au groupe.
  • Facture/avoir à émettre.

La procédure de création reste la même.

1 Allez dans Gestion > Ventes > Factures > .
2 Sous l'onglet En-tête, saisissez les informations suivantes et enregistrez :
  • Num Interne : Numéro de la facture. S'il n'est pas saisi par l'utilisateur, il est géré automatiquement par Akuiteo si la numérotation a été paramétrée depuis la gestion des ventes.
  • Journal : journal de vente associé à la facture. Si un journal de vente est paramétré par défaut pour l'utilisateur connecté, celui-ci est renseigné automatiquement mais peut être modifié.
  • La date de création.
  • Le nom du collaborateur responsable de la facture dans le champ Resp.
  • L'établissement auquel l'offre est rattachée et le code de la devise.
  • Les références client, c'est-à-dire le numéro de la facture chez le client.
  • L'adresse de facturation du client. L'icône permet d'accéder à toutes les adresses du client.
  • Les informations sur l'affaire.
1 Cliquez sur l'onglet Lignes puis sur .
2 Renseignez les champs situés dans la partie basse de l'écran :
  • Regroupement et référence des produits à facturer.
  • Quantité : nombre de produits facturés dans la ligne.
  • Prix unitaire : tarif unitaire de l'article vendu. Si un prix de vente est associé à l'article sélectionné, il est proposé automatiquement par défaut.
  • Rem % : montant de la remise en pourcentage.
  • Compte / collectif : numéro du compte comptable et collectif ou non .
  • Affaire / Lot / Sous-lot : code de l'affaire auquel la ligne d'offre fait référence et subdivision de l'affaire (lot/sous-lot). Cette information ne peut être saisie que si le devis est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
  • Date de début et date de fin.
  • Ressource : ressource (humaine ou autre) de la prestation.
  • Bon de livraison et tâche associés à la facture.
  • Retenue de garantie : permet de marquer la ligne comme une retenue de garantie (soumis au DMF 020568).
  • Non éditable : cochez cette case si vous souhaitez masquer la ligne dans l'édition de la facture.
3 Cochez les cases si vous souhaitez conserver les informations de la ligne et verrouiller les données renseignées.
4 Sélectionnez le type de TVA à appliquer :
  • Encaissements / Débits : classification de la facture selon sa nature afin d'obtenir une ventilation des factures par régime de TVA dans l'outil d'aide à la déclaration.
  • Sans T.V.A. : permet d'émettre une facture en exonération de taxe. Cette option est cochée par défaut si le client est marqué comme étant exonéré de TVA.
5 Enregistrez.

Plusieurs manières existent pour facturer une livraison depuis Gestion > Ventes > Livraisons :

Si vous voulez facturer en lot des livraisons

1 Dans les résultats de recherche de livraisons, sélectionnez les livraisons non facturées que vous souhaitez facturer.
2 En haut à droite des résultats de recherche, cliquez sur .
3 Renseignez la Date de facturation.
4 Cochez Ouvrir les factures générées en résultat de recherche si vous souhaitez que les factures générées soient automatiquement ouvertes sous forme de résultats de recherche à la fin du traitement.
5 Cliquez sur Lancer la facturation.

Les factures sont générées. Vous pouvez les retrouver depuis Gestion > Ventes > Factures.

Les cases À traiter, Traité et Echec s'affichent afin de filtrer les lignes en fonction de l'état du traitement.

Si vous voulez grouper les livraisons dans une seule facture

1 Dans la liste de résultats de livraisons, sélectionnez les livraisons à grouper et cliquez sur .
2 Indiquez combien de factures vous voulez obtenir par client ou par collaborateur.
3 Renseignez la fiche facture.

Si vous voulez créer directement une facture depuis un bon de livraison

1 Double-cliquez dans le résultat de recherche pour ouvrir le bon de livraison à facturer.
2 Allez dans Edition > Facturer la livraison.
3 Renseignez la fiche facture : date de facturation, règlement prévu, texte sur la facture.

Note

Si le bon de livraison facturé est issu d'un contrat, la date de prochaine échéance sur le contrat est mise à jour seulement s'il n'y a aucune autre livraison non facturée en cours liée à ce contrat.

Si ce type de facture est supprimée, alors la date de prochaine échéance de facturation sur le contrat diminue du nombre d'échéances à chaque suppression. Dans ce cas, il faut modifier manuellement cette date sur le contrat avant la génération des bons de livraison.

En prévision d'une facture, il est intéressant de mettre en place un tableau de facturation. Vous pourrez visualiser et automatiser le processus de vente grâce à cet outil.

Saisir les informations générales

1 Allez dans Gestion > Ventes > Tableaux de facturation > .
2 Sous l'onglet Entête, saisissez les informations suivantes :
  • Numéro : Numéro du tableau de facturation. S'il n'est pas saisi par l'utilisateur, il est géré automatiquement par Akuiteo. Cette numérotation est paramétrable dans les options de la gestion des ventes en fonction de la société, de l'exercice et du journal.
  • Journal : journal de vente associé au tableau de facturation. Si un journal de vente est paramétré par défaut pour l'utilisateur connecté, celui-ci est renseigné automatiquement mais peut être modifié.
  • Date de création de la facture et de la commande.
  • Resp. : nom du collaborateur responsable du tableau de facturation.
  • Établissement auquel l'offre est rattachée.
  • Devise dans laquelle l'offre est réalisée et son taux en vigueur. Par défaut le taux est 1.00000000.
  • Ref. client : référence de la facture chez le client.
3 Indiquez le client lié au tableau. Les coordonnées sont ajoutées automatiquement.
4 Saisissez les informations sur l'affaire :
  • Multi-affaires : permet d'indiquer si le tableau de facturation est imputable à plusieurs affaires, lots ou sous-lots.
  • Mono affaire et multi lots : permet d'imputer la totalité du tableau de facturation à une subdivision de l'affaire (lot).
  • Affaire : code de l'affaire, du lot et du sous-lot concerné.

Ajouter des lignes de facturation

1 Cliquez sur l'onglet Lignes puis sur en haut à droite de l'écran.
2 Dans la section Détails, renseignez les champs suivants :
  • Regroupement et référence des produits (ex : Maintenance produit).
  • Quantité vendue prévue et prix unitaire de l'article. Si un prix de vente est associé à l'article sélectionné, Akuiteo le propose automatiquement par défaut.
  • Rem. % : montant de la remise en pourcentage.
  • Mode de facturation : Sélectionnez le mode de facturation depuis la liste déroulante.
  • Total H.T . : montant total H.T. en Euros.
  • Affaire, lot et sous lot : code de l'affaire auquel la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si le tableau de facturation est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
  • Date du contrat, date prévisionnelle de facturation et date de début et de fin.
  • Ressource associée à la facture.
  • Non éditable : cochez cette case si vous souhaitez masquer la ligne dans l'édition du tableau de facturation.
3 Si le prix de la ligne de facturation est amené à être révisé, renseignez les champs suivants dans la section Révision :
Champ Description
Indice

Sélectionnez l'indice de révision depuis la liste d'aide. Si un indice est défini sur le produit vendu lié à la ligne de facturation, cet indice est renseigné par défaut.

Les indices sont paramétrés depuis le menu Paramétrage Général > Transverse > Indices.

Les champs suivants ne sont pas affichés si le champ Indice est vide.
Périodicité

Sélectionnez la périodicité depuis la liste déroulante. Si une périodicité est définie sur le produit vendu lié à la ligne de facturation, cette périodicité est renseignée par défaut.

La périodicité permet de déterminer automatiquement la date de prochaine révision lors de la révision des prix.

Exemple

Pour une ligne, la date de prochaine révision était renseignée au 01/01 et la périodicité est définie sur Semestrielle. Lors du calcul des prix révisés, la date de prochaine révision sera donc le 01/07.
Prochaine rév. Renseignez la date de la prochaine révision. Cette date permet de retrouver le tableau de facturation en question lorsque vous utilisez la fonctionnalité de révision des prix dans les tableaux de facturation.
Date N-1

Indique la date de la dernière révision.

Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne de facturation est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne de facturationn'a jamais été révisé.
Valeur N-1

Indique la valeur de l'indice lors de la dernière révision.

Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne de facturation est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne de facturation n'a jamais été révisé.
PU HT N-1

Indique le prix unitaire HT de la ligne de facturation lors de la dernière révision.

Ce champ est renseigné automatiquement lorsque le prix de la ligne de facturation est révisé. Si le champ est vide, cela indique que le prix de la ligne de facturation n'a jamais été révisé.
Date N

Renseignez la date de référence actuelle de l'indice. En fonction des valeurs renseignées dans le paramétrage de l'indice, cette date de référence permet de déterminer la Valeur N de cet indice.

Exemple

Le paramétrage de l'indice (fractionnement de type mensuel) indique que la valeur au mois de juin est de 275,0. Si vous renseignez le 10/06 comme Date N de référence, le champ Valeur N sera automatiquement renseigné avec la valeur 275,0.
Valeur N Indique la valeur actuelle de l'indice en fonction de la Date N de référence renseignée. Cette valeur est renseignée automatiquement et ne peut pas être modifiée.

Valider le tableau de facturation

Votre tableau de bord doit être clos pour empêcher toute modification.

1 Pour cela, allez dans Edition > Valider sans éditer ou Edition > Valider et éditer si vous voulez valider et imprimer votre tableau de bord.
2 Indiquez la date de validation et ajoutez un commentaire.

Si vous voulez une nouvelle version du tableau de facturation modifiable, il doit être révisé.

Des modifications peuvent être apportées au tableau de facturation comme:

  • Réviser le tableau et ainsi modifier certains champs autorisés uniquement.
  • Actualiser le tableau de facturation après d'éventuelles modifications via le menu Edition > Administration > Actualiser le Tableau de Facturation.
  • Changer le client à facturer et modifier l'adresse de livraison chez le client via le menu Edition > Administration > Adresse de facturation ou Changer le client à facturer en sélectionnant le client lié.
  • Dupliquer ou supprimer le tableau depuis le menu Edition.
  • Éclater ou ventiler les lignes non facturées via un clic droit.
Modifier en lot les données personnalisées
DMF

020723 VENTES TABFAC MODIFIER EN LOT

020711 VENTES TABFAC MODIF PIECE VALIDE

Prérequis : Des données personnalisées doivent être créées (voir Données personnalisées).

La modification des données personnalisées en lot permet de modifier les données personnalisées de plusieurs pièces de gestion à la fois.

1 Lancez une recherche et sélectionnez les résultats à modifier.
2 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modification des données personnalisées.

La fenêtre Modifier les données personnalisées s'ouvre.

3 Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.
4 Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les pièces de gestion concernées.

Modifier le site de facturation
DMF

020724 VENTES TABFAC MODIFIER SITE FACTURATION TABFAC VALIDÉ

Prérequis : Le tableau de facturation doit être Validé ou Facturé.

1 Depuis l'Entête du tableau de facturation > section Client :
  • cliquez sur l'icône > Associer une adresse de facturation, ou
  • allez dans Edition > Choisir une adresse > Adresse de facturation.
2 Si le tableau de facturation est :
  • Validé, le site de facturation peut être modifié et cela entraîne le recalcul de la TVA.
  • Facturé, le site de facturation peut être modifié uniquement dans le cas où celui-ci se situe dans le même pays que le site précédent.
3 Cliquez sur Enregistrer.

Le site de facturation est modifié.

DMF

020717 VENTES TABFAC REVISER LES PRIX

Selon la durée de facturation pour un tableau de facturation, vous pouvez être amené à devoir réviser les prix des prestations en fonction de la valeur de l'indice de révision concerné.

Important

Pour pouvoir réviser les lignes d'un tableau de facturation, vous devez au préalable avoir renseigné la section Révision pour les lignes de facturation concernées.

Le tableau de facturation doit être validé mais non livré.

Rechercher les tableaux de facturation révisables

1 Cliquez sur le menu Gestion > Ventes > Réviser les prix > Tableaux de facturation.

L'écran de recherche s'ouvre. Cet écran est identique à celui pour la recherche des tableaux de facturation, avec un onglet Révision des prix supplémentaire.

2 Renseignez les critères de recherche souhaités. Dans l'onglet Révision des prix, renseignez les critères suivants :
Critère Description
Date de référence

Renseignez la date de référence qui sera utilisée pour mettre à jour les prix dans les lignes de facturation, en fonction de la valeur de l'indice à cette date. Par défaut, la date du jour est renseignée.

Exemple

Le paramétrage de l'indice (fractionnement de type mensuel) indique que la valeur au mois de juin est de 275,0. Si vous renseignez le 10/06 comme date de référence, c'est la valeur 275,0 qui sera utilisée pour réviser les prix.
Indice

Sélectionnez l'indice recherché depuis la liste d'aide.

Les indices sont paramétrés depuis le menu Paramétrage Général > Transverse > Indices.
À réviser entre le ... et le ... Renseignez la période de révision, qui correspond à la date de prochaine révision renseignée dans les lignes de facturation.
3 Lancez la recherche.

Les tableaux de facturation validés et révisables correspondant aux critères de recherche sont affichés dans la fenêtre des résultats.

Calculer les prix révisés

La fonction de calcul des prix révisés permet d'effectuer une simulation des nouveaux prix des lignes de facturation révisables, en fonction de la valeur de l'indice à la date de référence sélectionnée. L'affichage des valeurs dans le tableau est ainsi mis à jour mais les données ne sont pas modifiées.

Depuis la liste des résultats des tableaux de facturation révisables, cliquez sur en haut à droite de l'écran pour afficher le calcul des prix révisés pour les lignes du tableau :

  • Les valeurs des colonnes Date N, Valeur N et PU HT N sont déplacées respectivement dans les colonnes Date N-1, Valeur N-1 et PU HT N-1.
  • La colonne Date N affiche désormais le premier jour du mois pour la date de référence renseignée (par exemple, pour une date de référence renseignée au 20/06/2020, la colonne Date N affiche 01/06/2020).
  • La colonne Valeur N affiche désormais la valeur de l'indice à la Date N.
  • La colonne PU HT N affiche désormais le prix unitaire de la ligne de facturation, calculé avec la Valeur N de l'indice.
  • La colonne Prochaine rév. affiche la nouvelle échéance, calculée en prenant la date de prochaine révision d'origine et en ajoutant la Périodicité associée.

Exemple

Pour une ligne, la date de prochaine révision était renseignée au 01/01 et la périodicité est définie sur Semestrielle. Lors du calcul des prix révisés, la date de prochaine révision sera donc le 01/07.

Mettre à jour les prix

Depuis la liste des résultats des tableaux de facturation révisables, cliquez sur puis confirmez la révision des prix. Toutes les lignes affichées sont révisées, en fonction de la valeur de l'indice à la date de référence sélectionnée. Les données liées à la révision sont ainsi modifiées.

Note

La liste des résultats est mise à jour. En fonction des critères renseignés dans l'écran de recherche, les lignes de facturation peuvent ne plus être affichées, par exemple si vous avez renseigné une période pour le critère À réviser entre le ... et le ... et que la nouvelle date de prochaine révision n'est plus comprise dans cette période.

Prérequis : Le tableau de facturation créé doit être validé.

1 Ouvrez votre tableau de facturation et cliquez sur l'onglet Lignes.
2 Sélectionnez une ou plusieurs lignes à facturer et faites un clic droit.
3 Sélectionnez Facturer les lignes sélectionnées.
4 Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez les paramètres de facturation et validez.
DMF 020722 VENTES TABFAC FACTURER TAB FAC

Le batch FacturationTdfCliGen permet de générer automatiquement des factures non comptabilisées à partir des tableaux de facturation client. Ce batch peut être lancé manuellement depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des tableaux de facturation. Dans ce cas, les paramètres définis dans le batch sont utilisés, à l'exception de certains filtres qui peuvent être renseignés directement par l'utilisateur dans la fenêtre de lancement.

1 Ouvrez le menu Gestion > Ventes > Facturation des tableaux de facturation.
2 Dans la fenêtre de facturation, renseignez les informations suivantes :
Champ Description
Date de situation

Renseignez la date de situation pour définir les tableaux de facturation à prendre en compte.

Seules les lignes de tableau avec une date de facturation prévisionnelle antérieure ou identique à la date de situation seront traitées par le batch.
Date de facture Si la date de facture est renseignée, celle-ci sera utilisée pour les factures générées par le batch. Sinon, la date du jour sera utilisée.
Modèle de batch

Sélectionnez le batch à utiliser depuis la liste d'aide. Cette liste d'aide affiche tous les batchs de type FacturationTdfCliGen paramétrés dans Akuiteo.

S'il n'y a qu'un seul batch paramétré de ce type, celui-ci est renseigné par défaut.
Filtres sur les prestations

Définissez un ou plusieurs filtres (activité, division, etc.) à inclure dans le traitement du batch.

Des filtres peuvent être définis dans le paramétrage du batch mais ceux-ci sont ignorés lorsque le batch est lancé manuellement depuis la Facturation des prestations. Ainsi, l'utilisateur peut définir les filtres de son choix pour lancer le batch.
3 Cliquez sur Valider.

Le batch FacturationTdfCliGen est lancé manuellement et les factures sont générées à partir des tableaux de facturation.

DMF 020570 VENTES FACTURE FACTURER PRESTATIONS

Le batch FacturationPrestationsDevis permet de générer automatiquement des factures non comptabilisées à partir des prestations déclarées depuis le module Collaborateur > menu Prestations et validées depuis le module Manager > menu Prestations. Ce batch peut être lancé manuellement depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations. Dans ce cas, les paramètres définis dans le batch sont utilisés, à l'exception de certains filtres qui peuvent être renseignés directement par l'utilisateur dans la fenêtre de lancement.

Références

Pour plus d'informations sur les prestations, voir Gérer les prestations.

DMF 020573 VENTES FACTURE FUSION DES FACTURES BROUILLON

Prérequis : Les factures à fusionner doivent être à l'état Brouillon.

Depuis les résultats de recherche de factures client, une sélection de factures brouillon et/ou de lignes de facture brouillon peut être fusionnée en une ou plusieurs factures. Parmi les factures sélectionnées, une facture de fusion sera générée pour chaque ensemble de lignes de factures qui respectent toutes les conditions suivantes :

  • Le même client ;
  • Le même client à facturer ;
  • Le même site de livraison ;
  • Le même site de facturation ;
  • Les mêmes conditions de règlement ;
  • Le même journal ;
  • Le même critère de regroupement, uniquement s'il est sélectionné avant le traitement.
1 Dans Gestion > Ventes > Factures, lancez une recherche de factures brouillon.
2 Faites un clic droit sur une sélection de factures ou de lignes de facture et cliquez sur Fusion des factures brouillons.

L'onglet Fusion des factures brouillons s'ouvre.

3 Renseignez les informations :
Champ Description
Regroupement

Sélectionnez un critère de regroupement si vous souhaitez ajouter un critère de regroupement en plus des conditions évoquées précédemment.

Toutes les factures qui ont en commun les conditions de base ainsi que le critère de regroupement sélectionné seront fusionnées dans une seule facture.

Si vous ne renseignez pas le regroupement, les factures seront regroupées uniquement selon les conditions de base.

Important

Si le critère de regroupement est sélectionné, seules les lignes pour lesquelles le critère de regroupement est renseigné sont traitées. Par exemple, si le critère de regroupement sélectionné est Famille d'affaire et qu'une ligne de facture est sur une affaire sans famille, alors la ligne ne sera pas traitée et restera une ligne de reliquat sur la facture d'origine.

Exemple

Toutes les factures sélectionnées respectent les conditions suivantes :

  • Le même client ;
  • Le même client à facturer ;
  • Le même site de livraison ;
  • Le même site de facturation ;
  • Les mêmes conditions de règlement ;
  • Le même journal.

Le critère de regroupement Famille d'affaire est sélectionné :

Facture d'origine Regroupement Référence Famille d'affaire Facture de fusion
FC0001 Accompagnement Conseil Juridique CONSEIL FC0004
Rédaction courrier Conseil Juridique CONSEIL FC0004
FC0002 Prestation (divers) Assistance Juridique CONSEIL FC0004
Suivi administratif Admin - FC0002 (reliquat)
Bulletin de paie Compta EXPERTISE COMPTABLE FC0005
FC0003 Ajustement paie Compta EXPERTISE COMPTABLE FC0005
Prestation (divers) Assistance Juridique CONSEIL FC0004

Les factures FC0001 et FC0003 sont supprimées à la fin du traitement.
Date des factures créées

Renseignez la date des factures.

Elle doit être comprise dans l'exercice en cours.

Elle sera renseignée dans les champs suivants :

  • Facturé le dans les lignes des tableaux de facturation d'origine pour chaque facture qui provient d'un tableau de facturation.
  • Date sur l'entête de la facture de fusion créée.
Ouvrir la liste des factures fusionnées Cochez cette case si vous souhaitez que les factures de fusion soient automatiquement affichées sous forme de résultats de recherche à la fin du traitement.
4 Cliquez sur Lancer la fusion des factures.

Les factures sont fusionnées. Les numéros des factures créées sont indiqués dans la colonne Détail.

Les cases À traiter, Traité et Echec s'affichent afin de filtrer les lignes en fonction de l'état du traitement.

Les lignes des factures d'origine sont supprimées automatiquement. Si toutes les lignes des factures d'origine ont été transférées vers la facture de fusion, ces factures sont supprimées.

Note

En cas de suppression d'une facture de fusion, les prestations associées ainsi que les lignes de livraisons et de tableaux de facturation associées ne seront plus considérées comme facturées.

Il est également possible d'utiliser le batch FusionFacture pour fusionner les factures brouillon selon divers critères. Pour plus d'informations, voir Batch FusionFacture.

Certaines modifications sont possibles sur une facture avant d'être comptabilisée.

Modifier les destinataires

Vous pouvez modifier la liste des destinataires de la facture. Les destinataires sont filtrés selon le nom du client et peuvent être en destinataire ou en copie.

1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Modifier les destinataires.
3 Sous l'onglet Destinataires, cliquez sur en haut à droite de l'écran pour ajouter un destinataire ou pour en supprimer.
4 Enregistrez. La liste des destinataires est mise à jour dans le tableau.
Changer le client à facturer
1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Administration > Changer le client à facturer.
Modifier l'échéancier d'encaissement

Cette fonction permet de modifier les échéances d'encaissement.

1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Modifier l'échéancier d'encaissement.
3 L'onglet Echéances s'ouvre dans lequel vous pouvez définir les dates et les échéances par ligne.

Note

Certains clients peuvent payer 95 % des factures émises et payer les 5 % restant à la fin de la période de garantie. Pour exclure ces retenues de garantie de la balance âgée client, une ligne d'échéancier peut être identifiée comme étant une Retenue de garantie. Pour pouvoir utiliser cette option de retenue de garantie, activez la règle de gestion FC_RETENUE_GAR.

Neutraliser la TVA
DMF 020566 VENTES FACTURE NEUTRALISER TVA

Cette fonction permet de neutraliser la TVA pour une ligne d'échéance. Les lignes marquées comme TVA neutralisée sont exclues des déclarations de TVA.

1 Depuis la fiche de la facture, ouvrez l'onglet Echéances.
2 Faites un clic droit sur la ligne souhaitée puis cliquez sur Neutraliser dans la TVA.
3 Confirmez.

L'indicateur de la colonne TVA neutralisée est désormais coché.

Pour retirer l'indicateur TVA neutralisée, faites un clic droit sur la ligne souhaitée, cliquez sur Marquer non neutralisée dans la TVA puis confirmez.

Créer un devis ou une commande à partir de la facture

Les informations de la facture sont reprises automatiquement dans la nouvelle pièce de gestion.

1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Administration > Créer un devis à partir de la facture ou Edition > Administration > Créer une Commande à partir de la Facture.
Actualiser l'entête de la facture

De manière générale, une facture comptabilisée ne peut pas être modifiée, un avoir doit être créé à la place. Toutefois, certaines rubriques non financières peuvent être mises à jour comme les dates, qu'elles soient contractuelles ou de livraison, ou encore le numéro de tableau de facturation.

1 Ouvrez la facture.
2 Allez dans Edition > Modifier > Actualiser l'entête de la facture.
Modifier en lot les données personnalisées
DMF

020572 VENTES FACTURE MODIFIER EN LOT

020625 VENTES AVOIR MODIFIER EN LOT

Prérequis :

  • La règle de gestion VEN_RUB_LIB doit être activée.
  • Les factures et avoirs à modifier ne doivent pas être comptabilisés.

Prérequis : Des données personnalisées doivent être créées (voir Données personnalisées).

La modification des données personnalisées en lot permet de modifier les données personnalisées de plusieurs pièces de gestion à la fois.

1 Lancez une recherche et sélectionnez les résultats à modifier.
2 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modification des données personnalisées.

La fenêtre Modifier les données personnalisées s'ouvre.

3 Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.
4 Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les pièces de gestion concernées.

Si, par exemple, vous voulez proposer à tous les nouveaux clients la possibilité de payer en plusieurs fois sans frais des licences, vous pouvez générer une facture avec plusieurs échéances.

Note

Un échéancier peut également être paramétré sur une fiche client ou une fiche affaire afin d'appliquer automatiquement l'échéancier lors de la création de factures associées à ce client ou à cette affaire.

Pour plus d'informations, voir Créer une fiche client / prospect ou Créer une affaire.

Important

Cette fonction n'est pas disponible si un échéancier est déjà paramétré sur la fiche client ou la fiche affaire associée à la facture.

DMF 020526 VENTES FACTURE CREER ECHEANCIER

Prérequis : Les factures ne doivent pas comporter plus d'une échéance.

1 Ouvrez une facture et allez dans Edition > Administration > Générer l'échéancier de la facture.
2 Dans la fenêtre, renseignez les règles de génération de l'échéancier :
Champ Description
Date de début

Renseignez la date de début de la première échéance.

Si la case Fin de mois est cochée, seul le mois et l'année sont pris en compte. Le jour est ainsi le dernier du mois.
Fin de mois Cochez cette case pour que chaque échéance de règlement corresponde au dernier jour du mois.
Périodicité Sélectionnez le rythme des échéances (mensuelle, trimestrielle, etc.).
Nombre d'échéances Renseignez le nombre d'échéances de règlement à appliquer sur chaque facture.
3 Validez.

L'échéancier est disponible dans l'onglet Echéances de la facture.

Vous pouvez ajouter les destinataires ou d'autres informations en cliquant sur les onglets correspondants.

Vous pouvez créer une facture depuis une existante en la dupliquant via le menu Edition > Dupliquer la facture.

Note

Si la règle de gestion FC_RETENUE_GAR est activée, une ligne d'échéance sera créée pour chaque ligne de facture marquée comme Retenue de garantie. La date de l'échéance est déterminée en fonction du Nombre de jours renseigné dans la section Retenue de garantie au niveau :

  • de l'affaire ;
  • du client (si non défini sur l'affaire) ;
  • de la société (si non défini sur le client).

Les échéances de type Retenue de garantie ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.

DMF 020574 VENTES FACTURE GENERER ECHEANCIER AUTOMATIQUE EN LOT

Prérequis : Les factures ne doivent pas comporter plus d'une échéance.

1 Depuis une recherche de factures non soldées, faites un clic droit sur une sélection de factures puis cliquez sur Générer l'échéancier des factures sélectionnées.

L'écran affiche un tableau contenant les échéances actuelles des factures sélectionnées.

2 Dans la fenêtre, renseignez les règles de génération de l'échéancier :
Champ Description
Fin de mois Cochez cette case pour que chaque échéance de règlement corresponde au dernier jour du mois.
Périodicité Sélectionnez le rythme des échéances (mensuelle, trimestrielle, etc.).
Nombre d'échéances Renseignez le nombre d'échéances de règlement à appliquer sur chaque facture.
3 Cliquez sur Valider.

L'échéancier est disponible dans l'onglet Echéances des factures.

Note

La date de la première échéance est déterminée selon les conditions de règlement dans l'ordre de priorité suivant :

  • Fiche affaire ;
  • Fiche client ;
  • Fiche société.

Note

Si la règle de gestion FC_RETENUE_GAR est activée, une ligne d'échéance sera créée pour chaque ligne de facture marquée comme Retenue de garantie. La date de l'échéance est déterminée en fonction du Nombre de jours renseigné dans la section Retenue de garantie au niveau :

  • de l'affaire ;
  • du client (si non défini sur l'affaire) ;
  • de la société (si non défini sur le client).

Les échéances de type Retenue de garantie ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.

DMF 020574 VENTES FACTURE GENERER ECHEANCIER AUTOMATIQUE EN LOT

Prérequis :

  • Le client à facturer doit être identique sur toutes les factures.
  • Aucune des échéances des factures ne doit faire l'objet d'un prélèvement en cours.
  • Les factures ne doivent pas faire l'objet d'effet à recevoir, c'est-à-dire qu'aucune des échéances ne doit être partiellement ou totalement imputée sur un effet à recevoir.
  • Les factures ne doivent pas être remises au factor.
  • Les factures ne doivent pas comporter de retenue de garantie.

L’échéancier consolidé permet de restructurer les échéances de règlement de plusieurs factures en un échéancier global.

Exemple

Un client doit régler 10 000 € dans le cadre de plusieurs factures. Il souhaite mettre en place un échéancier de 5 échéances mensuelles de 2 000 € pour toutes les factures. Dans ce cas, la fonction d'échéancier consolidé peut être utilisée.

1 Depuis une recherche de factures non soldées, faites un clic droit sur une sélection de factures puis cliquez sur Générer l'échéancier consolidé sur les factures sélectionnées.

L'écran affiche un tableau contenant les échéances actuelles des factures sélectionnées.

2 Renseignez les échéances souhaitées :
  • Pour ajouter une échéance, cliquez sur en haut de l'écran, renseignez le montant et la date d'échéance en bas de l'écran. Cliquez sur en haut de l'écran pour enregistrer la nouvelle ligne.
  • Pour modifier le montant ou la date d'échéance d'une ligne, cliquez sur la ligne et modifiez les champs en bas de l'écran.
  • Pour supprimer une échéance, cliquez sur la ligne et cliquez sur en haut de l'écran.

En bas du tableau, la ligne Reste à prévoir indique la différence entre le montant total des échéances et le solde total des factures.

Important

Pour pouvoir valider l'échéancier, le Reste à prévoir doit être nul.

3 Cliquez sur Valider l'échéancier.

Les échéances sont mises à jour sur les factures sélectionnées selon les règles d'imputation.

Le niveau de relance des factures est réinitialisé.

Règles d'imputation de l'échéancier consolidé

Lors de la validation de l'échéancier consolidé, les échéances renseignées sur l'échéancier consolidé seront imputées sur les factures selon les règles d'imputation suivantes :

  1. L'ancienneté des échéances d'origine est prise en compte : Akuiteo impute en premier sur l'échéance d'origine la plus ancienne, puis sur les échéances plus récentes.

Exemple

Factures Échéances des factures
Numéro Date de facture Montant Date d'échéance Montant d'échéance
Facture A 30/09/2024 2 000 € 31/10/2024 500 €
30/11/2024 1 500 €
Facture B 30/06/2024 3 000 € 30/09/2024 3 000 €

Ici, l'échéance la plus ancienne est celle de la Facture B. Lors de la validation de l'échéancier consolidé, Akuiteo imputera donc sur l'échéance de la Facture B en premier, puis sur les échéances plus récentes de la facture A : celle au 31/10/2024, puis celle au 30/11/2024.

  1. Si certaines échéances d'origine ont une date identique, l'ancienneté des factures est prise en compte : Akuiteo impute d'abord sur l'échéance d'origine de la facture la plus ancienne, puis sur les échéances des factures plus récentes.

Exemple

Factures Échéances des factures
Numéro Date de facture Montant Date d'échéance Montant d'échéance
Facture A 30/09/2024 2 000 € 30/09/2024 500 €
31/10/2024 1 500 €
Facture B 30/06/2024 3 000 € 30/09/2024 3 000 €

Ici, une échéance de la Facture A a la même date que l'échéance de la Facture B. La date des factures est alors prise en compte. Lors de la validation de l'échéancier consolidé, Akuiteo imputera donc sur l'échéance de la Facture B en premier car la date de facture est la plus ancienne. Ensuite, Akuiteo imputera sur l'échéance de 500 € de la Facture A.

  1. Si des échéances d'origine ont une date identique, et que la date des factures associées est également identique, Akuiteo impute aléatoirement sur une de ces échéances d'origine.
DMF 100122 BUREAUTIQUE ECRIRE VERROUILLER UN DOCUMENT LIE

L'étape de comptabilisation est essentielle pour que la facture soit prise en compte dans Akuiteo. Une facture comptabilisée ne peut plus être modifiée ni supprimée.

Plusieurs types de comptabilisation sont possibles :

1 Ouvrez une facture.
2 Allez dans Edition > Comptabiliser la facture.

La facture est comptabilisée et ne peut donc plus être modifiée ou supprimée. L'écriture générée en comptabilité est automatiquement validée à la date du jour.

Note

Cette fonctionnalité n'est pas disponible si l'option Génération d'un PDF original est sélectionnée pour les factures et avoirs client dans le paramétrage des PDF originaux (voir Documents - Gestion des PDF originaux par type de document).

1 Ouvrez une facture.
2 Allez dans Edition > Comptabiliser et éditer la facture.
3 Dans la fenêtre, renseignez les champs suivants :
Champ Description
Choix du modèle Sélectionnez le modèle d'édition depuis la liste déroulante. La liste affiche tous les modèles d'édition paramétrés pour le type Facture Client dans les éditions communes.
Imprimer Sélectionnez Imprimer pour imprimer le PDF original généré.
Aperçu Sélectionnez Aperçu pour ouvrir le PDF original généré lors de la comptabilisation de la facture.
4 Cliquez sur Valider.

En fonction du modèle d'édition sélectionné, une fenêtre s'ouvre pour afficher les paramètres d'édition.

5 Renseignez les paramètres d'édition puis cliquez sur Valider.

La facture est comptabilisée et ne peut plus être modifiée ou supprimée. L'écriture générée en comptabilité est automatiquement validée à la date du jour.

Cas spécifiques

  • Si l'option Génération d'un PDF original est sélectionnée pour les factures et avoirs client dans le paramétrage des PDF originaux, un PDF est édité à partir du modèle d'édition sélectionné et est marqué comme Original lors de la comptabilisation.
  • Si la case Verrouiller les autres documents liés est cochée pour les factures et avoirs client dans le paramétrage des PDF originaux, tous les justificatifs liés à la facture sont désormais verrouillés. Ces justificatifs pourront uniquement être modifiés ou supprimés si l'utilisateur possède le DMF 100122.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des PDF originaux, voir Documents - Gestion des PDF originaux par type de document.

1 Depuis la fenêtre de résultats de recherche de factures client, sélectionnez les factures et avoirs souhaités puis faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Comptabiliser les factures / avoirs sélectionnés.

L'écran de comptabilisation en lot s'ouvre et comprend les factures et avoirs sélectionnés.

2 Dans la section Paramètres, renseignez les informations suivantes :
Champ Description
Choix du modèle Factures

Sélectionnez le modèle d'édition à utiliser pour les factures depuis la liste déroulante. La liste affiche tous les modèles d'édition paramétrés pour le type Liste de factures de vente dans les éditions communes.

Ce champ est affiché uniquement si la sélection contient des factures.
Choix du modèle Avoirs

Sélectionnez le modèle d'édition à utiliser pour les avoirs depuis la liste déroulante. La liste affiche tous les modèles d'édition paramétrés pour le type Liste d'avoirs client dans les éditions communes.

Ce champ est affiché uniquement si la sélection contient des avoirs.
Ouvrir les factures comptabilisées en résultat de recherche

Lorsque cette case est cochée, les factures comptabilisées seront automatiquement affichées sous forme de résultats de recherche.

Astuce

Cette option permet notamment de directement télécharger les documents originaux des factures comptabilisées par clic droit sur les résultats de recherche > Télécharger les documents originaux.
Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) Lorsque cette case est cochée, les factures éditées dans un modèle d'édition au format PDF sont fusionnées dans un seul document, à la suite les unes des autres.
Ajoute une page vierge après les éditions impaires recto verso

Cette case est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée.

Lorsque cette case est cochée, des pages blanches sont ajoutées dans le document fusionné afin que chaque facture commence sur une page impaire.
Imprimer

Cette option est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée.

Sélectionnez cette option pour imprimer le document fusionné après la comptabilisation.
Aperçu

Cette option est seulement disponible si l'option Fusionner dans un seul document (uniquement si PDF) est cochée.

Sélectionnez cette option pour ouvrir le document fusionné après la comptabilisation.
3 Cliquez sur Lancer la comptabilisation et confirmez le lancement.

Les factures et avoirs sélectionnés sont comptabilisés. Les écritures comptables correspondantes sont créées et les factures et avoirs ne sont plus modifiables.

DMF 020571 VENTES FACTURE TELECHARGER LES ORIGINAUX

Prérequis : L'option Génération d'un PDF original doit être sélectionnée pour les factures et avoirs client dans le paramétrage des PDF originaux (voir Documents - Gestion des PDF originaux par type de document).

1 Lancez une recherche de factures client avec document original.
2 Sélectionnez les factures et avoirs souhaités.

Note

Si votre sélection contient des factures sans document original, ces factures ne seront pas téléchargées.

3 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Télécharger les documents originaux.

La fenêtre Télécharger les documents originaux s'ouvre.

4 Cochez l'option souhaitée :
  • Un document par facture client pour générer un PDF pour chaque original.
  • Fusionner dans un seul pdf pour fusionner les originaux en un seul PDF. Vous pouvez aussi cocher Ajouter une page vierge après les éditions impaires recto-verso pour qu'une page vierge soit ajoutée après chaque original qui se termine en page impaire.
5 Cliquez sur :
  • Aperçu pour ouvrir les documents originaux sur le lecteur de PDF de l'ordinateur.
  • Enregistrer sous ... pour sélectionner un répertoire et y enregistrer les documents originaux.

Les originaux sont téléchargés.

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail ventes > Libellé Vente FacturX.

Dans le cadre de la législation à venir, les entreprises établies en France devront être en mesure d'émettre des factures dématérialisées.

Prérequis :

  • La Gestion des PDF originaux par type de document doit être paramétrée en amont. Pour plus d'information sur le paramétrage des PDF originaux pour les factures et avoirs clients, voir Factures et avoirs client.
  • Le SIRET sur le site de facturation du client (Tiers > Client > onglet Sites > section Informations du Site) doit être renseigné.
1 Enregistrez la facture en cours de création.

Le Statut de transmission, visible sur l'Entête de la facture, est A transmettre.

2 Allez dans Edition > Comptabiliser et éditer la facture.

Depuis l'onglet Documents liés, la Factur-X au format PDF est marquée comme Document original.

3 La facture peut ensuite être transmise via le batch DematFacturesVente.

Référence

Pour plus d'informations sur le batch DematFacturesVente, voir Batch DematFacturesVente.

Note

L'édition d'une liste de factures depuis les résultats de recherche ne permet pas de générer le fichier XML associé aux Factur-X.

Cette fonction permet de passer les lignes de la facture en comptabilité. La facture doit être comptabilisée pour pouvoir être encaissée.

Note

Cette fonction n'est pas disponible pour les factures gérées en affacturage.

1 Depuis la fiche facture, allez dans Edition > Encaisser la facture en EURO.
2 Dans la fenêtre d'encaissement de la facture, vérifiez et modifiez si besoin les caractéristiques comptables.
3 Dans la section Caractéristiques des encaissements, renseignez les informations bancaires :
  • Mode de règlement de la facture. Par défaut, le mode de règlement indiqué dans la section Résumé est renseigné.
  • Banque : nom de la banque du client
  • Place bancaire
  • Commentaire
  • N° pièce : numéro de l'encaissement
  • Montant : montant de la facture à encaisser
4 Cliquez sur Valider.

L'écran d'encaissement du module Trésorerie s'ouvre.

Il y a plusieurs manières de créer un avoir depuis une facture.

Créer un avoir global

Cette fonction permet de créer un avoir global à partir de la facture. La facture doit être comptabilisée.

1 Allez dans Edition > Avoir global.

Note

Si la facture contient des lignes immobilisées, une fenêtre propose de supprimer les immobilisations correspondantes.

2 Renseignez la date de l'avoir, le numéro de l'avoir, le motif et un commentaire.
Créer un avoir partiel

Cette fonction permet de créer un avoir sur une partie des montants de la facture. La facture doit être comptabilisée.

Note

Cette fonction n'est pas disponible pour les factures gérées en affacturage.

1 Allez dans Edition > Avoir partiel.

Note

Si les lignes concernées de la facture sont immobilisées, une fenêtre propose de supprimer les immobilisations correspondantes.

2 Renseignez la date de l'avoir, le numéro de l'avoir, le motif et un commentaire.
Transformer une facture en avoir

Vous pouvez transformer en avoir une facture non comptabilisée qui présente un total négatif. Cette fonction doit être réservée à un nombre restreint d'utilisateurs et de préférence au responsable de la facturation.

1 Ouvrez une facture à transformer en avoir.
2 Allez dans Edition > Administration > Transformer la facture en avoir.

Un message de confirmation vous indique que l'avoir a bien été créé.

Dupliquer la facture en avoir

Vous pouvez créer un avoir en reprenant les informations de la facture initiale.

1 Ouvrez une facture.
2 Allez dans Edition > Nouveau > Dupliquer la facture en avoir.

Un nouvel avoir indépendant s'ouvre.

Rattacher et détacher un avoir d'une facture sans mettre à jour les soldes

Note

Un avoir ne peut pas être rattaché à une facture gérée en affacturage.

Il est possible de rattacher et détacher un avoir d'une facture sans mettre à jour le solde.

1 Depuis l'avoir concerné, cliquez sur Edition > Administration > Rattacher l'avoir à une facture sans mise à jour du solde.
2 Renseignez dans la fenêtre le numéro de la Facture à laquelle rattacher l'avoir depuis la liste d'aide ainsi que la Date de rattachement.
3 Cliquez sur Valider.

L'avoir est lié à la facture. Les soldes ne sont pas mis à jour. Il est possible de retrouver la facture liée depuis l'onglet Historique.

Pour détacher l'avoir de la facture sans mettre à jour le solde, allez dans Edition > Administration > Détacher de la facture sans mise à jour du solde.

Détacher un avoir d'une facture en recalculant les soldes

Afin de détacher un avoir d'une facture tout en mettant à jour les soldes, vous devez suivre les actions suivantes :

Utilisez cette fonction depuis Edition > Administration> Détacher de la facture.

Modifier le motif d'un avoir

DMF 020602 VENTES AVOIR MODIFIER

Il est possible de modifier le motif d'un avoir client lorsque celui-ci n'est pas comptabilisé.

1 Depuis la fiche d'un avoir, allez dans Edition > Administration > Modifier le motif d'avoir.
2 Dans la fenêtre de modification, renseignez le motif d'avoir depuis la liste d'aide. Si besoin, renseignez un commentaire.
3 Cliquez sur Valider.

Le nouveau motif d'avoir est appliqué et est visible dans l'onglet Informations > section Motif d'avoir.