Batch FacturationPrestationsDevis

Le batch FacturationPrestationsDevis permet de générer automatiquement des factures non comptabilisées à partir des prestations saisies manuellement depuis le menu Prestations et validées depuis le module Manager du Portail Collaborateur.

Ce batch permet également de lancer manuellement la génération automatique des factures depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations. Dans ce cas, les paramètres définis dans le batch sont utilisés, à l'exception de certains filtres qui peuvent être renseignés directement par l'utilisateur dans la fenêtre de lancement.

Références

Pour plus d'informations sur la saisie et la validation des prestations depuis le Portail Collaborateur, voir Prestations.

Pour plus d'informations sur le lancement manuel de la génération des factures, voir Créer une facture à partir des prestations.

Lors de la création du batch, le modèle de batch à sélectionner dans la liste déroulante Modèle de batch est FacturationPrestationsDevis.

Lorsque le batch est lancé, les factures non comptabilisées sont créées à partir des prestations validées par le manager. S'il existe plusieurs prestations validées liées à un même devis, les lignes des différentes prestations sont regroupées dans une seule facture.

Le batch traite uniquement les prestations qui, depuis la date de dernière exécution du batch ou depuis la date de situation renseignée en paramètre :

  • sont liées à un devis signé contenant des lignes de prestation,
  • ont une date de validation atteinte ou dépassée,
  • ont une date de fin de période atteinte ou dépassée.

Important

Si le paramètre PERIODICITE_LIGNE est renseigné, le batch traite uniquement les lignes à facturer dont la périodicité correspond à la valeur du paramètre.

En fin de traitement :

  • Un mail récapitulatif est envoyé aux collaborateurs renseignés dans les champs responsables définis en paramètre du batch.
  • Un mail est également envoyé aux responsables des affaires concernées pour les informer que des factures sont en attente de validation. Si plusieurs factures brouillon ont été générées pour le même responsable d'affaire, les différentes factures sont regroupées dans un seul mail.
  • La date de facturation prévisionnelle des lignes facturées est mise à jour en se basant sur le paramètre CALCUL_DATE_FAC.

Intégration du montant forfaitaire

Le montant forfaitaire est appliqué sur le tarif de base ou le tarif client (Gestion > Ventes > Tarif de base ou Tarif client) d'un produit vendu.

Lorsque ce produit vendu est ajouté sur un devis contenant des lignes de prestations, une ligne de montant forfaitaire sera créée par ligne de prestation concernée sur la facture générée lors de l'exécution du batch. Cette ligne contient les informations suivantes :

  • Les informations de la ligne de prestation saisie dans le devis (Référence, Affaire, Mode de facturation etc) ;
  • Libellé : Le libellé du montant forfaitaire ;
  • Quantité : La quantité est forcée à 1 ;
  • Prix unitaire : Le prix unitaire est le montant forfaitaire correspondant au tarif appliqué.

Intégration des acomptes

Lorsqu'un produit vendu a la case Liés à des acomptes cochée sur la fiche produit vendu ou sur le devis contenant des lignes de prestations et que des acomptes ont été facturés en amont via le tableau de facturation (Gestion > Ventes > Tableaux de facturation). Une ligne de reprise d'acompte sera créée sur la facture générée lors de l'exécution du batch. Cette ligne contient les informations suivantes :

  • Les informations de la ligne de prestation saisie dans le devis (Référence, Affaire, Mode de facturation etc) ;
  • Libellé : Reprise d'acompte ;
  • Quantité : La quantité est forcée à 1 ;
  • Compte : Compte comptable de type acompte (classe 419) ;
  • Même client ;
  • Affaire/Lot/Sous-lot identiques ;
  • Même produit vendu ;
  • Texte sur ligne : Acompte du (date de facture de l'acompte) pour un montant de (Montant HT en euros de la ligne d'acompte).

Référence

Pour plus d'informations sur les produits vendus liés à des acomptes, voir Créer un produit vendu.

Simulation

Grâce au paramètre SIMULATION, le batch peut être exécuté si besoin en mode de simulation afin de vérifier le bon fonctionnement du batch avant son exécution en conditions réelles.

Lorsque la simulation est activée, le batch ne génère pas de factures. À la place, le batch envoie uniquement un mail récapitulatif aux destinataires souhaités. Ce mail contient un tableau Excel qui correspond à la liste des prestations pour lesquelles une facture aurait été générée si la simulation avait été désactivée.

Les paramètres du tableau suivant correspondent seulement aux paramètres spécifiques au batch FacturationPrestationsDevis.

Référence

Pour consulter les paramètres communs à la plupart des batchs, voir Configurer les paramètres communs.

Code Description Type Obligatoire
ACTIVITES

Codes des activités à inclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code activité n'est renseigné, toutes les activités sont prises en compte par le batch.

Note

Ce paramètre est ignoré lors du lancement manuel du batch depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations pour permettre à l'utilisateur de définir les filtres de son choix.

Chaîne

Ex : ACT1;ACT2;ACT3

 Non
AFFAIRES_A_INCLURE

Codes des affaires à inclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code affaire n'est renseigné, toutes les affaires sont prises en compte par le batch.

Note

Ce paramètre est ignoré lors du lancement manuel du batch depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations pour permettre à l'utilisateur de définir les filtres de son choix.

Chaîne

Ex : AFF1;AFF2;AFF3

 Non
CALCUL_DATE_FAC

À la fin du traitement du batch, la date de facturation prévisionnelle des lignes facturées est mise à jour. Ce paramètre permet de définir si le mode de calcul pour cette nouvelle date se fait sur la date anniversaire ou sur la base du calendrier civil.

Si le paramètre n'est pas renseigné, c'est le fonctionnement anniversaire qui est utilisé par défaut.

Les valeurs suivantes sont disponibles :

  • Anniversaire pour que le calcul de la date de facturation prévisionnelle soit fait sur la date anniversaire du devis de prestation.

Exemple

Pour la date anniversaire d'une facturation mensuelle, on prendra le même jour du mois suivant : 15/08 → 15/09

Pour la date anniversaire d'une facturation trimestrielle, on prendra le même jour + 3 mois : 15/08 → 15/11

Note

Si la date anniversaire tombe par exemple le 29/02 d'une année non bissextile ou le 31 d'un mois à 30 jours, le dernier jour du mois sera renseigné.

  • Calendaire pour que le calcul de la date de facturation prévisionnelle soit fait sur le dernier jour de la période de l'année civile à facturer + 1.

Exemple

Si la facturation est trimestrielle, on prendra le dernier jour du trimestre civil +1, soit le 01/04 pour facturer la période du 01/01 au 31/03.

Liste de valeurs

Ex : Anniversaire

 Non
CLIENTS_A_EXCLURE

Codes des clients à exclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code client n'est renseigné, tous les clients sont pris en compte par le batch.

Note

Ce paramètre est ignoré lors du lancement manuel du batch depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations pour permettre à l'utilisateur de définir les filtres de son choix.

Chaîne

Ex : CLI1;CLI2;CLI3

 Non
CLIENTS_A_INCLURE

Codes des clients à inclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code client n'est renseigné, tous les clients sont pris en compte par le batch.

Note

Ce paramètre est ignoré lors du lancement manuel du batch depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations pour permettre à l'utilisateur de définir les filtres de son choix.

Chaîne

Ex : CLI1;CLI2;CLI3

 Non
DATE_FACTURATION

Date de facturation des factures générées pendant le traitement du batch.

Si le paramètre est laissé vide, la date d'exécution du batch est utilisée par défaut.

Date

Ex : 01/01/2022

 Non
DATE_SITUATION

Date de situation des factures générées pendant le traitement du batch. Par défaut, la date d'exécution du batch est utilisée.

Seules les prestations avec une date antérieure ou égale à la date de situation sont traitées par le batch.

Date

Ex : 01/01/2022

 Non
DEPARTEMENTS

Codes des départements à inclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code département n'est renseigné, tous les départements sont pris en compte par le batch.

Note

Ce paramètre est ignoré lors du lancement manuel du batch depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations pour permettre à l'utilisateur de définir les filtres de son choix.

Chaîne

Ex : DEP1;DEP2;DEP3

 Non
DIVISIONS_A_INCLURE

Codes des divisions à inclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code division n'est renseigné, toutes les divisions sont prises en compte par le batch.

Note

Ce paramètre est ignoré lors du lancement manuel du batch depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations pour permettre à l'utilisateur de définir les filtres de son choix.

Chaîne

Ex : DIV1;DIV2;DIV3

 Non
ETABLISSEMENTS_A_EXCLURE

Codes des établissements à exclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code établissement n'est renseigné, tous les établissements sont pris en compte par le batch.

Note

Ce paramètre est ignoré lors du lancement manuel du batch depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations pour permettre à l'utilisateur de définir les filtres de son choix.

Chaîne

Ex : ETA1;ETA2;ETA3

 Non
ETABLISSEMENTS_A_INCLURE

Codes des établissements à inclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code établissement n'est renseigné, tous les établissements sont pris en compte par le batch.

Note

Ce paramètre est ignoré lors du lancement manuel du batch depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations pour permettre à l'utilisateur de définir les filtres de son choix.

Chaîne

Ex : ETA1;ETA2;ETA3

 Non
FAMILLES_AFFAIRES

Codes des familles d'affaires à inclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code famille d'affaires n'est renseigné, toutes les familles d'affaires sont prises en compte par le batch.

Note

Ce paramètre est ignoré lors du lancement manuel du batch depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations pour permettre à l'utilisateur de définir les filtres de son choix.

Chaîne

Ex : FAM1;FAM2;FAM3

 Non
MAIL_RESPONSABLE

En fin de traitement, un mail récapitulatif est envoyé aux collaborateurs renseignés dans les champs responsables définis dans ce paramètre.

Les codes suivants peuvent être utilisés, séparés par des points-virgules : RESP_COM_AFF ; RESP_PRO ; RESP_FIN ; RESP_AFF ; RESP_COM_CLI ; RESP_COMPTE_CLI ; RESP_DIV.

Un fichier excel est joint à ce mail et comprend la liste des factures brouillon générées par le batch.

Si le paramètre est laissé vide, aucun mail n'est envoyé.

Chaîne

Ex : RESP_COM_AFF;
RESP_COMPTE_CLI

 Non
MAIL_USER Si le paramètre est sur Vrai, lorsque le paramètre SIMULATION est sur Vrai, le mail récapitulatif sera envoyé à l'adresse mail de l'utilisateur renseigné dans le paramètre BATCH_USER. Booléen Non
PERIODICITE_LIGNE

Permet d'indiquer la périodicité des lignes traitées par le batch. Si ce paramètre est renseigné, seules les lignes à facturer avec la périodicité correspondante seront traitées par le batch.

Les valeurs suivantes sont disponibles :

  • VIDE
  • MENSUELLE
  • TRIMESTRIELLE
  • SEMESTRIELLE
  • ANNUELLE

Si le paramètre est laissé vide, le batch prend en compte toutes les lignes de prestation quelle que soit la périodicité.

Le batch traite uniquement les lignes dont la date de facturation prévisionnelle est antérieure ou égale à la date d'exécution du batch.

Exemple

Si la valeur TRIMESTRIELLE est sélectionnée, le batch traite uniquement les lignes de prestation, validées et non liées à une facture, dont la périodicité est trimestrielle.

Liste de valeurs

Ex : SEMESTRIELLE

 Non
REGROUPER_COMMENTAIRE

Note

Ce paramètre est uniquement pris en compte si le paramètre REGROUPER_LIGNES est renseigné.

Lorsque le paramètre est sur Vrai, les commentaires des déclarations de prestations sont concaténés et renseignés dans le champ de texte de la ligne de facture lorsque plusieurs déclarations de prestations sont regroupées sur la ligne (dans la limite de 4 000 caractères).

Dans le cas où deux commentaires sont identiques, un seul sera affiché sur la ligne de facture pour éviter les doublons.

Lorsque le paramètre est sur Faux ou vide, le champ de texte sur la ligne de la facture ne sera pas renseigné par le batch lorsque la ligne correspond à plusieurs déclarations regroupées. Le commentaire sera toujours renseigné automatiquement si la ligne de facture correspond à une seule déclaration.

 Booléen Non
REGROUPER_LIGNES

Permet de regrouper dans la même ligne de facture les prestations saisies et validées qui sont sur le même produit vendu, afin de prendre en compte des tarifs dégressifs ou de limiter le nombre de lignes sur la facture.

Les valeurs suivantes peuvent être renseignées :

  • ProduitsAvecTarif - Le batch regroupe sur une même ligne de facture les prestations saisies et validées qui sont, par ordre de priorité :
    1. Sur le même produit vendu paramétré avec des tarifs client sur le client et sur le même mode de tarif que le devis de prestation.
    2. Sur le même produit vendu paramétré avec des tarifs de base et sur le même mode de tarif que le devis de prestation.
    3. Sur le même produit vendu paramétré avec des tarifs.
  • ProduitsSansTarif - Le batch regroupe sur une même ligne de facture les prestations saisies et validées qui sont sur le même produit vendu mais paramétré sans tarif.
  • ProduitsAvecTarif;ProduitsSansTarif - Le batch regroupe les prestations saisies et validées en suivant les règles de regroupement de ProduitsAvecTarif et ProduitsSansTarif.

Dans chaque cas, le prix unitaire renseigné par défaut dépend de la quantité regroupée en fonction du seuil maximum.

Exemple

Dans le tarif client, les tarifs suivants sont paramétrés :

Seuil Prix unitaire
Entre 1 et 9 100
Entre 10 et 19 95
Entre 20 et 99 85

Si la quantité regroupée est égale à 3, le prix unitaire de la ligne regroupée sera de 100.

Si la quantité regroupée est égale à 18, le prix unitaire de la ligne regroupée sera de 95.

Si le paramètre est laissé vide, les lignes ne sont pas regroupées et le batch crée une ligne de facture par ligne de prestation traitée par le batch.

Chaîne

Ex : ProduitsAvecTarif;
ProduitsSansTarif

 Non
REGROUPER_MOIS_PRODUCTION

Note

Ce paramètre est uniquement pris en compte si le paramètre REGROUPER_LIGNES est renseigné.

Lorsque le paramètre est sur Vrai, les prestations saisies sur le même mois de production sont regroupées sur la même ligne de facture générée par le batch.

Lorsque le paramètre n'est pas renseigné, il est considéré comme Vrai.

 Booléen Non
REGROUPER_PERIODE

Note

Ce paramètre est uniquement pris en compte si le paramètre REGROUPER_LIGNES est renseigné.

Permet de définir une période de regroupement pour les lignes de prestation traitées par le batch. Si une période est renseignée, les lignes de prestation saisies et validées sont regroupées sur la même ligne de facture lorsqu'elles possèdent les caractéristiques suivantes :

  • même produit vendu en fonction du paramètre REGROUPER_LIGNE
  • même ressource en fonction du paramètre REGROUPER_RESSOURCE
  • même période en fonction du paramètre REGROUPER_PERIODE

Les valeurs suivantes sont disponibles :

  • Semaine - Les prestations sur la même semaine calendaire (du lundi au dimanche) sont regroupées sur une même ligne de facture
  • Mois - Les prestations sur le même mois calendaire (du 1er au dernier jour du mois) sont regroupées sur une même ligne de facture
  • Trimestre - Les prestations sur le même trimestre calendaire (T1 = 1er janvier au 31 mars / T2 = 1er avril au 30 juin / T3 = 1er juillet au 30 septembre / T4 = 1er octobre au 31 décembre) sont regroupées sur une même ligne de facture
  • Semestre - Les prestations sur le même semestre calendaire (Semestre 1 = 1er janvier au 30 juin / Semestre 2 = 1er juillet au 31 décembre) sont regroupées sur une même ligne de facture
  • Annee - Les prestations sur la même année calendaire (du 1er janvier au 31 décembre) sont regroupées sur une même ligne de facture

Si le paramètre est laissé vide, les lignes ne sont pas regroupées par période.

Liste de valeurs

Ex : Trimestre

 Non
REGROUPER_RESSOURCE

Note

Ce paramètre est uniquement pris en compte si le paramètre REGROUPER_LIGNES est renseigné.

Permet de définir si les lignes de prestation traitées par le batch doivent être regroupées en fonction de la ressource ou non. Les lignes de prestation saisies et validées sont regroupées sur la même ligne de facture lorsqu'elles possèdent les caractéristiques suivantes :

  • même produit vendu en fonction du paramètre REGROUPER_LIGNE
  • même période en fonction du paramètre REGROUPER_PERIODE
  • même ressource en fonction du paramètre REGROUPER_RESSOURCE

Les valeurs suivantes sont disponibles :

  • Sans ressource - Les prestations sont regroupées sur une même ligne quelle que soit la ressource. Si toutes les lignes regroupées possèdent la même ressource, alors cette ressource est indiquée sur la ligne de la facture. Si la ressource n'est pas la même pour toutes les lignes regroupées, alors la ressource est laissée vide sur la ligne de la facture.
  • Par ressource - Les prestations sont uniquement regroupées sur une même ligne si toutes les lignes possèdent la même ressource. Cette ressource est indiquée sur la ligne de la facture.

Si le paramètre est laissé vide, les lignes ne sont pas regroupées par ressource.

Liste de valeurs

Ex : Par ressource

 Non
RESP_AFFAIRE

Codes des responsables d'affaire à inclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code responsable d'affaire n'est renseigné, tous les responsables d'affaire sont pris en compte par le batch.

Note

Ce paramètre est ignoré lors du lancement manuel du batch depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations pour permettre à l'utilisateur de définir les filtres de son choix.

Chaîne

Ex : RESP1;RESP2;
RESP3

 Non
SIMULATION

Lorsque le paramètre est Vrai, le batch s'exécute en mode de simulation. Ainsi, lorsque le batch est exécuté :

  • Aucune facture n'est créée ;
  • Un mail récapitulatif est envoyé et contient un tableau Excel en pièce jointe qui liste les prestations à facturer. Ces prestations sont celles pour lesquelles une facture non comptabilisée aurait été créée si la simulation était désactivée. Le mail est envoyé :
    • au destinataire renseigné dans le paramètre MAIL_RESPONSABLE.
    • à l'adresse mail de l'utilisateur renseigné dans le paramètre BATCH_USER, uniquement si le paramètre MAIL_USER est sur Vrai.

Lorsque le paramètre est Faux, le mode de simulation est désactivé donc le batch s'exécute normalement et les factures sont réellement générées.

 Booléen Oui
SOCIETES_A_INCLURE

Codes des sociétés à inclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code société n'est renseigné, toutes les sociétés sont prises en compte par le batch.

Chaîne

Ex : SOC1;SOC2;SOC3

 Non
SOUS_FAMILLES_AFFAIRES

Codes des sous-familles d'affaires à inclure pour le traitement du batch. Chaque code doit être séparé par un point-virgule.

Si aucun code sous-famille d'affaires n'est renseigné, toutes les sous-familles d'affaires sont prises en compte par le batch.

Note

Ce paramètre est ignoré lors du lancement manuel du batch depuis le menu Gestion > Ventes > Facturation des prestations pour permettre à l'utilisateur de définir les filtres de son choix.

Chaîne

Ex : SSFAM1;SSFAM2;
SSFAM3

 Non