Créer des dépenses

Le CatchMail donne la possibilité à un collaborateur de créer une dépense en envoyant un justificatif par mail depuis une application de messagerie électronique.

Si le Smartscan est activé et autorisé pour le collaborateur, le justificatif sera également analysé par le Smartscan pour compléter les informations manquantes sur la dépense.

La fonction CatchMail doit être paramétrée (voir Paramétrer la fonction CatchMail).

Le type de pièce Note de frais doit être paramétré pour la fonction CatchMail (voir Paramétrer le parseur CatchMail).

L'adresse mail de la personne qui crée la dépense doit être renseignée dans sa fiche collaborateur : Depuis l'Application Desktop, allez dans Tiers > Collaborateurs pour ouvrir le collaborateur et renseignez l'adresse mail sous la section Coordonnées professionnelles.

Le collaborateur doit être lié à un fournisseur collaborateur dans la société sur laquelle les dépenses seront créées.

Le collaborateur doit être lié à un utilisateur qui possède le DMF 041501 ACHATS NOTES DE FRAIS INSERER et/ou 190502 PORTAIL NOTES DE FRAIS MODIFICATION.

Sur la fiche de l'utilisateur lié au collaborateur, l'option Utilisateur Catchmail doit être cochée pour lui donner le droit d'utiliser le CatchMail.

Note

Le collaborateur peut être lié à davantage d'utilisateurs à condition que ceux-ci ne possèdent pas les droits requis, car un seul utilisateur doit les posséder afin qu'Akuiteo puisse déterminer celui qui effectue l'action.

L'adresse mail peut également être renseignée sur plusieurs collaborateurs mais un seul utilisateur lié doit posséder les droits requis.

Le cloisonnement du collaborateur doit lui permettre de saisir une note de frais sur l'affaire et le client souhaités (voir Restreindre l'accès de l'utilisateur).

Le client sur lequel la dépense sera créée doit être sur la société du collaborateur ou la société *****.

L'affaire sur laquelle la dépense sera créée doit être sur la société du collaborateur.

Le code état de l'affaire sur laquelle la dépense sera créée doit autoriser la saisie de notes de frais (voir Code état affaires).

Si vous souhaitez que le justificatif soit analysé par le Smartscan :

  • Le Smartscan doit être activé et configuré depuis la Console d'administration ;
  • Des natures de dépense externe doivent être paramétrées depuis l'Application Desktop ;

  • Le collaborateur doit être lié à un utilisateur qui possède le DMF 190513 PORTAIL NOTES DE FRAIS OCR.

1 Depuis votre application de messagerie, ouvrez l'écran de rédaction d'un mail.
2 Renseignez dans le champ de destinataire l'adresse mail configurée pour traiter le CatchMail.

Référence

Pour renseigner les informations de configuration de l'adresse mail qui traite le CatchMail, voir Configurer le CatchMail depuis la Console d'administration.

3 Ajoutez le justificatif de dépense en pièce jointe du mail.

Vous pouvez ajouter plusieurs justificatifs. Dans ce cas, autant de dépenses que de justificatifs seront créées.

4 Dans l'objet du mail, renseignez les informations suivantes :
  • L'expression suivante en minuscules ou majuscules : *ndf*
  • Si besoin, le code du client pour lequel la dépense sera créée, sous le format @CODE_CLIENT (ex : @C123). Le client doit être cohérent avec l'affaire si elle est renseignée. Si vous ne renseignez pas le client dans l'objet du mail, le client peut être déterminé autrement (voir Détails de la dépense créée).
  • Si besoin, le code de l'affaire sur laquelle la dépense sera créée, sous le format #CODE_AFFAIRE (ex : #AFF123). L'affaire doit être cohérente avec le client s'il est renseigné. Si vous ne renseignez pas l'affaire dans l'objet du mail, l'affaire peut être déterminée autrement (voir Détails de la dépense créée).

Note

  • Séparez chaque information par une espace.
  • L'ordre des éléments dans l'objet n'a pas d'importance.
  • Si besoin, renseignez toute autre information. Celle-ci ne sera pas visible dans la dépense.
  • Le client et l'affaire peuvent être renseignés dans l'objet par leur libellé plutôt que par leur code si le paramètre Recherche avec libellé est utilisé pour le client et l'affaire (voir Paramétrer le parseur CatchMail).

Exemples

Les objets suivants sont valides :

  • *ndf*
  • @C123 *ndf*
  • *ndf* @C123 #AFF123
  • *ndf* @C123 #AFF123 Note de frais
5 Si besoin, renseignez le corps du mail.
6 Envoyez le mail.

Si les prérequis sont respectés, la dépense est créée dans la société du collaborateur sur la note de frais en cours. Si aucune note de frais n'est en cours, une nouvelle note de frais est créée et la dépense y est ajoutée.

La pièce jointe du mail est ajoutée automatiquement en tant que justificatif de la dépense.

Important

Vous devez vérifier la dépense créée et les valeurs détectées par le Smartscan. En effet, certaines valeurs peuvent être erronées et d'autres peuvent manquer si le Smartscan n'a pas pu reconnaître les caractères.

Certaines informations de la nouvelle dépense sont déterminées automatiquement. Si le Smartscan est activé et paramétré, le justificatif est analysé par le Smartscan afin de compléter les informations manquantes de la dépense :

Champ Description
Client et affaire

J'ai renseigné le client et l'affaire dans l'objet du mail

Le client et l'affaire de la dépense sont ceux renseignés dans l'objet du mail.

J'ai renseigné uniquement le client ou uniquement l'affaire dans l'objet du mail

Si l'affaire est renseignée sans le client dans l'objet du mail :

  • Si l'affaire est mono-client, le client renseigné sur la dépense est le client lié à l'affaire.
  • Si l'affaire est multi-clients ou tous clients, le client principal de l'affaire est renseigné sur la dépense.
  • Sinon, le client sera vide et il devra être renseigné manuellement.

Si le client est renseigné sans l'affaire dans l'objet du mail :

  • Si le client est lié à une seule affaire dont le code état autorise la saisie de notes de frais, cette affaire est renseignée sur la dépense.
  • Si le client est lié à plusieurs affaires dont le code état autorise la saisie de notes de frais, l'affaire sera vide et elle devra être renseignée manuellement.

Je n'ai renseigné ni le client ni l'affaire dans l'objet du mail

Si un seul planning ou un temps existe à la date de la dépense, le client et l'affaire renseignés sur la dépense sont ceux du planning ou du temps.

Si ce planning ou temps n'existe pas, le client et l'affaire renseignés sont ceux de l'affectation par défaut paramétrée sur le collaborateur (voir Saisir les coordonnées et informations générales).

Sinon, le client et l'affaire devront être complétés manuellement sur la dépense.
Lot

Le lot n'est pas renseigné automatiquement et peut être renseigné manuellement.

Si la règle de gestion LOT_ACHAT est activée, le lot est obligatoire sur la dépense pour terminer la note de frais.
Nature

La nature est déterminée par le Smartscan grâce aux informations du justificatif.

Si le Smartscan ne parvient pas à déterminer la nature de dépense, la nature de dépense liée à la nature de dépense externe par défaut est renseignée automatiquement.

La nature reste vide s'il n'existe aucune nature de dépense liée à la nature de dépense externe par défaut.
Date

La date est déterminée par le Smartscan grâce aux informations du justificatif.

Si le Smartscan ne parvient pas à déterminer la date, la date de réception du mail est renseignée.
Devise

La devise est déterminée par le Smartscan grâce aux informations du justificatif.

Si le Smartscan ne parvient pas à déterminer la devise, la devise de référence sur la société du collaborateur est renseignée.
Montant TTC

Le montant TTC est déterminé par le Smartscan grâce aux informations du justificatif.

Si le Smartscan ne parvient pas à déterminer le montant TTC , il reste vide.
Montant TVA

Le montant TVA est déterminé par le Smartscan grâce aux informations du justificatif :

Si le Smartscan ne parvient pas à déterminer le montant TVA, il reste vide.
Justificatif La pièce jointe du mail est ajoutée automatiquement en tant que justificatif de la dépense.

Certaines informations de la nouvelle dépense sont déterminées automatiquement :

Champ Description
Client et affaire

J'ai renseigné le client et l'affaire dans l'objet du mail

Le client et l'affaire de la dépense sont ceux renseignés dans l'objet du mail.

J'ai renseigné uniquement le client ou uniquement l'affaire dans l'objet du mail

Si l'affaire est renseignée sans le client dans l'objet du mail :

  • Si l'affaire est mono-client, le client renseigné sur la dépense est le client lié à l'affaire.
  • Si l'affaire est multi-clients ou tous clients, le client principal de l'affaire est renseigné sur la dépense.
  • Sinon, la dépense n'est pas créée et vous recevez une erreur par mail.

Si le client est renseigné sans l'affaire dans l'objet du mail :

  • Si le client est lié à une seule affaire dont le code état autorise la saisie de notes de frais, cette affaire est renseignée sur la dépense.
  • Si le client est lié à plusieurs affaires dont le code état autorise la saisie de notes de frais, la dépense n'est pas créée et vous recevez une erreur par mail.

Je n'ai renseigné ni le client ni l'affaire dans l'objet du mail

Si un seul planning ou un temps existe à la date de la dépense, le client et l'affaire renseignés sur la dépense sont ceux du planning ou du temps.

Si ce planning ou temps n'existe pas, le client et l'affaire renseignés sont ceux de l'affectation par défaut paramétrée sur le collaborateur (voir Saisir les coordonnées et informations générales).

Sinon, la dépense n'est pas créée et vous recevez une erreur par mail.
Lot

Le lot n'est pas renseigné automatiquement et peut être renseigné manuellement.

Si la règle de gestion LOT_ACHAT est activée, le lot est obligatoire sur la dépense pour terminer la note de frais.
Nature

La nature de dépense liée à la nature de dépense externe par défaut est renseignée.

La nature reste vide s'il n'existe aucune nature de dépense liée à la nature de dépense externe par défaut.
Date La date renseignée est la date de réception du mail.
Devise La devise de référence sur la société du collaborateur est renseignée.
Montant TTC Le montant TTC est vide.
Montant TVA Le montant TVA est vide.
Justificatif La pièce jointe du mail est ajoutée automatiquement en tant que justificatif de la dépense.