Demandes d’absence
Un collaborateur acquiert différents types de jours d'absence lorsqu'il travaille dans une entreprise : congés payés, RTT, jours de récupération, etc. Le nombre de jours dépend du contrat de travail du collaborateur ainsi que des politiques mises en place au sein de l'entreprise. Ces compteurs d'absence sont disponibles dans le portail afin qu'un collaborateur puisse rapidement et facilement faire une demande d'absence auprès de son manager ou de toute personne habilitée à valider ces demandes.
Il existe autant de compteurs d'absence qu'il y a de natures d'absence. Chaque compteur affiche une synthèse des droits acquis afin de savoir exactement le nombre de jours à poser lorsque le collaborateur fait une demande d'absence. Le collaborateur peut également transférer les jours acquis pour une certaine nature d'absence vers une autre nature d'absence.
Lorsqu'un collaborateur fait une demande d'absence, celle-ci est transférée à la personne habilitée afin de valider ou non la demande. Le collaborateur peut consulter à tout moment le récapitulatif de ses demandes, pour savoir si celles-ci sont toujours en attente ou si elles ont été acceptées ou refusées.
Les absences sont gérées depuis le menu Demandes d'absence dans le module Collaborateur.
Description des compteurs d'absence
Les compteurs d'absence affichent clairement au collaborateur les droits acquis. Il y a autant de compteurs que de natures d'absence : un compteur pour les congés payés, un autre pour les RTT, etc. Il y a également autant de compteurs que de périodes définies.
Exemple
Nous sommes le 26 décembre. Depuis mes demandes d'absence, je vois mon compteur de RTT pour la période du 01/01 au 31/12 de l'année en cours. En fonction des paramétrages de mon entreprise, je peux également voir un deuxième compteur de RTT pour l'année suivante.
Chaque compteur affiche les informations suivantes :
| En-tête du compteur | La nature d'absence, par exemple Congés payés ou RTT. |
| Acquisition du ... au ... |
Seulement affiché si la nature d'absence est de type Incrément. La période d'acquisition des droits du compteur, qui est utilisée pour le calcul automatique des droits acquis. |
| Fin de validité au ... | La date maximum de validité du compteur. Une fois cette date passée, le collaborateur ne pourra plus demander d'absences à partir de ce compteur. |
| X jour(s) acquis | Le nombre de jours acquis par le collaborateur pour la période donnée. Si la nature d'absence est de type Incrément, le nombre total des droits acquis en fin de période d'acquisition est affiché (acquis sur X). |
| X jour(s) de régulation | Le nombre de jours transférés d'une nature d'absence vers la nature d'absence du compteur. |
| X jour(s) posés | Le nombre de jours déjà posés par le collaborateur, c'est-à-dire le nombre de jours d'absence validés pour la période donnée et transférés dans les temps passés du collaborateur. |
| X jour(s) planifié(s) | Le nombre de jours ajoutés dans le planning avec, indiqué entre parenthèses, le nombre de jours planifiés qui n'ont pas encore été validés. |
| X jour(s) restant(s) | Le nombre de jours qui restent à poser pour la période donnée. Les jours planifiés sont déduits pour le calcul des jours restants. |
Demander une absence
Un collaborateur peut faire une demande d'absence lorsqu'il souhaite poser des jours de congés.
Référence
Un paramètre peut être activé afin d'empêcher les collaborateurs de faire une demande d'absence si elle se superpose à une autre absence. Pour activer ou désactiver ce paramètre, voir Paramétrage des demandes d'absence.
| 1 | Depuis le menu Demandes d'absence, cherchez le compteur souhaité en fonction de la nature d'absence puis cliquez sur Demander. |
Une fenêtre de saisie de la demande d'absence s'ouvre.
| 2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants : |
| Champ | Description |
|---|---|
|
La date de la demande d'absence. Il s'agit de la date du jour lorsque le collaborateur effectue sa demande. Cette date n'est pas modifiable. |
| Nature d'absence |
La nature d'absence sélectionnée par défaut est celle du compteur choisi pour la demande d'absence. Si la nature d'absence est de type Incrément, les jours acquis à date sont affichés dans la fenêtre de saisie. Si besoin, sélectionnez une autre nature d'absence depuis la liste d'aide. |
| Démarre | Cochez le matin ou l'après-midi pour indiquer que la période d'absence doit commencer au début de la journée ou en début d'après-midi. |
| Période |
Cliquez sur le champ pour ouvrir un outil de sélection pour la période d'absence. Si vous souhaitez poser un seul jour, renseignez le même jour pour la période. Si vous souhaitez poser plusieurs jours, renseignez les premier et dernier jours de congés souhaités pour la période. Exemples Je souhaite poser un jour de congé le 9 décembre. Je vais donc renseigner une période du 09/12 au 09/12. Je souhaite poser une semaine complète de congés du 11 au 15 mars. Je vais donc renseigner une période du 11/03 au 15/03. Une fois la période renseignée, cliquez sur OK pour valider. |
| Nb jours |
Le nombre de jours d'absence est calculé automatiquement en fonction de la période renseignée et de certains éléments de paramétrage : jours fériés, temps partiel, jours non travaillés de la semaine type pris en compte ou non, etc. Si besoin, renseignez le nombre de jours manuellement ou cliquez sur Si la nature d'absence est de type Incrément, le nombre de congés estimés à la date de début des congés demandés est affiché, ainsi que le nombre de jours restants à utiliser jusqu'à la date de fin de validité du compteur. Ce nombre de jours restants affiche l'état du compteur si la demande d'absence était envoyée. |
| Commentaire | Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur la demande d'absence. |
pour recalculer la durée en fonction de la période.| 3 | Cliquez sur Valider. |
La demande d'absence est créée. Les jours posés sont décomptés du compteur d'absence. La demande est visible dans le tableau récapitulatif des demandes, depuis l'onglet En attente. Un mail est envoyé au responsable hiérarchique du collaborateur.
Demander la dévalidation d'une demande d'absence
Le collaborateur ne peut plus modifier une demande d'absence si celle-ci est validée (ou refusée) par le manager. Pour les demandes validées dont la période n'est pas encore passée, il est possible d'envoyer une demande de dévalidation au manager si le collaborateur souhaite modifier la demande.
| 1 | Depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet Validées dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur  dans la colonne Actions pour la ligne concernée. |
Une fenêtre s'ouvre pour demander la dévalidation. L'adresse mail du manager est renseignée par défaut.
| 2 | Renseignez un Commentaire si besoin. |
| 3 | Cliquez sur Valider. |
La demande de dévalidation est envoyée par mail au manager.
Modifier une demande d'absence
Une demande d'absence peut être modifiée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez modifier une demande déjà validée, vous pouvez Demander la dévalidation d'une demande d'absence à votre manager.
Pour modifier une demande d'absence depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet En attente dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur 
dans la colonne Actions pour la ligne concernée.
Annuler une demande d'absence
Une demande d'absence peut être annulée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez annuler une demande déjà validée, vous pouvez Demander la dévalidation d'une demande d'absence à votre manager.
Pour annuler une demande d'absence depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet En attente dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur 
dans la colonne Actions pour la ligne concernée. La demande annulée se retrouve dans l'onglet Annulées.
Supprimer une demande d'absence
Une demande d'absence peut être supprimée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez supprimer une demande déjà validée, vous pouvez Demander la dévalidation d'une demande d'absence à votre manager. Une demande supprimée ne peut pas être récupérée.
Pour supprimer une demande d'absence depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet En attente dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur 
dans la colonne Actions pour la ligne concernée.
Transférer des jours d'absence
Un collaborateur peut transférer les jours d'un compteur d'absence à un autre compteur d'absence, par exemple pour transférer des jours de congés non posés dans un compte épargne temps.
| 1 | Depuis le menu Demandes d'absence, cherchez le compteur souhaité en fonction de la nature d'absence puis cliquez sur Transférer. |
Une fenêtre s'ouvre.
| 2 | Dans la fenêtre de saisie, renseignez les champs suivants : |
| Champ | Description |
|---|---|
|
|
La date de la demande de transfert. Il s'agit de la date du jour lorsque le collaborateur effectue sa demande. Cette date n'est pas modifiable. |
| Nature d'absence d'origine | La nature d'absence sélectionnée par défaut est celle du compteur choisi pour la demande de transfert. Cette nature d'absence d'origine n'est pas modifiable. |
| Nature d'absence de destination | Sélectionnez la nature d'absence de destination depuis la liste déroulante. Les jours seront transférés vers le compteur associé à la nature de destination. |
| Nb jours | Renseignez le nombre de jours à transférer. Vous ne pouvez pas renseigner un nombre supérieur au nombre de jours restants dans le compteur d'origine. |
| Commentaire | Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur la demande de transfert. |
| 3 | Cliquez sur Valider. |
La demande de transfert est créée. Les jours transférés sont décomptés du compteur d'origine. La demande est visible dans le tableau récapitulatif des demandes, depuis l'onglet Transfert.
Une demande de transfert peut être annulée par le collaborateur tant que cette demande n'a pas encore été validée ou refusée par le manager. Si vous devez annuler une demande déjà validée, vous pouvez Demander la dévalidation d'une demande d'absence à votre manager.
Pour annuler une demande de transfert depuis le menu Demandes d'absence, cliquez sur l'onglet Transfert dans le tableau récapitulatif des demandes, puis cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne concernée.
Voir la liste des demandes d'absence
Dans le menu Demandes d'absence, un tableau récapitulatif affiche l'historique complet des demandes d'absence. Ce tableau permet aux collaborateurs de visualiser rapidement leurs demandes d'absence ainsi que de modifier ou annuler certaines demandes en fonction de leur état.
- L'onglet En attente affiche la liste des demandes qui n'ont pas encore été validées ou refusées par le manager. Les demandes en attente peuvent être modifiées, annulées ou supprimées.
- L'onglet Validées affiche la liste des demandes qui ont été validées par le manager. Pour les demandes dont la période n'est pas encore passée, il est possible d'envoyer une demande de dévalidation.
- L'onglet Refusées affiche la liste des demandes qui ont été refusées par le manager.
- L'onglet Annulées affiche la liste des demandes annulées par le collaborateur. Les demandes annulées peuvent être réactivées ou supprimées.
- L'onglet Transfert affiche la liste des demandes de transfert. Les demandes de transfert peuvent être annulées.
Par défaut, seules les demandes relatives à la période en cours sont affichées. Pour afficher toutes les demandes, cochez la case Voir les demandes passées au-dessus de la liste des demandes.
