Gérer les devis client

Rappel : une affaire doit avoir été créée.

Les devis permettent d'enregistrer et suivre les propositions financières. Ils peuvent être pondérés suivant la probabilité de signature. À chaque niveau correspond une pondération dans les prévisions de chiffre d’affaires.

On peut suivre les devis avec une date de signature prévisionnelle.

Les devis permettent de suivre le tableau de bord prévisionnel des propositions remises à des clients en termes de :

  • Montants ;
  • Délais, par indication des dates prévisionnelles de signature / de facturation ;
  • Responsable des propositions ;
  • Date de signature prévue ;
  • Probabilité de signature ;
  • Dernière date de mise à jour du devis.

Le rédacteur de la proposition peut figurer sur le devis en tant que collaborateur responsable du devis.

La solution la plus rapide est de créer un devis depuis votre opportunité. Cela permet de récupérer les informations de l'opportunité sans devoir les ressaisir.

Prérequis : L'opportunité doit être enregistrée.

1 Depuis votre opportunité, allez dans Edition > Tableau de bord > Créer un devis. Une nouvelle fiche devis (à l'état "Brouillon") s'ouvre contenant les informations de l'opportunité.
2 Complétez la fiche Devis comme décrit dans Créer un devis.

Vous pouvez créer plusieurs types de devis. En plus d'un devis classique, il est possible de créer les types de devis suivants depuis le menu Edition > Nouveau ou depuis la liste déroulante à droite de dans la barre d'action :

Devis Interne Dans le cadre d'échanges de prestations en internes, il peut être nécessaire de formaliser l'offre de prestation faite en interne à travers un devis de type "interne" et obligatoirement émis pour le compte d'un client "interne". Chaque ligne de devis sera nécessairement construite à partir d'un produit vendu associé à un compte de classe 9.
Devis Groupe Si vous faites un devis à destination d'une société externe appartenant au même groupe (de sociétés) que la vôtre, vous devez utiliser cette option. Chaque ligne de devis sera nécessairement construite à partir d'un produit vendu lié au groupe.

La procédure de création reste la même.

Note

Un devis en cours de création est à l'état Brouillon.

1 Allez dans Gestion > Ventes > Devis > .
2 Sous l'onglet Entête, saisissez les informations suivantes :
  • Num interne : numéro de la commande. S'il n'est pas saisi par l'utilisateur, il est géré automatiquement par Akuiteo.
  • Journal : journal de vente associé au devis. Si un journal de vente est paramétré par défaut pour l'utilisateur connecté, celui-ci est renseigné automatiquement mais peut être modifié.
  • Ref. client : référence du devis chez le client.
  • Date Devis : date de création du devis.
  • Date réf. client : date de réalisation du devis prévue par le client.
  • Mode de tarif : mode de tarification choisi (de base ou client).
  • Responsable, établissement, devise et taux.
3 Si vous voulez recalculer la marge prévisionnelle sur l'en-tête du devis, cochez la case Générer automatiquement les charges. Cette option est disponible quand un produit vendu est relié à un produit acheté (charge de type ACHAT) ou à un collaborateur (charge de type MOE).
4 Saisissez les montants et la marge prévue ou encore les coordonnées du client.
5 Saisissez les paramètres commerciaux comme les responsables, les prévisions ou encore les probabilités de ce devis.
6 Saisissez les informations sur l'Affaire :
  • Multi-affaires : coché si le devis est imputable à plusieurs affaires, lots ou sous-lots.
  • Mono affaire et multi-lots : permet d'imputer la totalité du devis à une subdivision de l'affaire (lot).
  • Contrat : date de contrat par défaut si elle est renseignée dans l'entête. Correspond à la date à laquelle la société s'engage à réaliser la prestation décrite dans la ligne.
  • Prévision : date prévisionnelle de la livraison ou de l'achèvement de la totalité de la prestation.
  • Code de l'affaire, du lot et du sous-lot concerné.

Note

Pour les devis contenant des lignes de prestations, l'option Prestation peut être cochée dans les codes états d'affaires depuis Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Affaire > Code état affaires.

Pour plus d'information sur les prestations, voir Gérer les prestations

7 Saisissez un commentaire au sujet du devis dans la zone Texte sur devis. Notez que vous pouvez insérer automatiquement un texte déjà configuré en cliquant sur > Modifier le texte à partir de modèles ou .

Ajouter une ligne au devis

1 Cliquez sur l'onglet Lignes puis sur .
2 Renseignez les champs situés dans la partie basse de l'écran :
  • Regroupement et référence et libellé du produit vendu.
  • Quantité vendue prévue.
  • Prix unitaire de l'article vendu.

Note

Le prix unitaire est déterminé de la manière suivante :

  1. Si un tarif client existe pour le produit vendu, celui-ci est repris lors de la saisie de la ligne sur le devis.
  2. S'il n'y a pas de tarif client mais qu'un tarif de base existe pour le produit vendu, celui-ci est repris lors de la saisie de la ligne sur le devis.
  3. Si seul le tarif sur le produit vendu existe, celui-ci s'applique automatiquement.
  4. Si aucun tarif n'existe, le prix unitaire sera à 0 lors de la saisie de la ligne sur le devis.
  • Rem. % : montant de la remise en pourcentage.
  • Affaire : code de l'affaire auquel la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si le devis est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
  • Lot et sous lot : subdivision de l'affaire (lot) ou du lot (sous-lot) à laquelle la ligne d'offre fait référence. Cette information ne peut être saisie que si le devis est marqué comme étant multi-affaires / lots / sous-lots (Multi = OUI).
  • Contrat : date de signature du devis.
  • Dates et factures prévisionnelles correspondant à la date actualisée de la livraison de la prestation décrite dans la ligne.
  • Total Eur HT : montant total en euros.
  • Non éditable : cochez cette case si vous souhaitez masquer la ligne dans l'édition du devis.
3 Ajoutez la ligne en cliquant sur et enregistrez.

Ajouter une ligne de prestation au devis

Akuiteo permet de facturer des prestations réalisées (par exemple la réalisation d'un bulletin de paie ou d'un solde tout compte) en suivant à la fois des quantités produites sur des prestations et des temps passés sur celles-ci par les collaborateurs. Les quantités produites collectées servent ensuite à réaliser la facturation client, en fonction du prix de la prestation réalisée.

Afin de pouvoir déclarer ces prestations réalisées, il est nécessaire de les renseigner préalablement dans le devis.

Référence

Pour plus d'informations l'ajout de lignes de prestation au devis, voir Créer un devis contenant des lignes de prestation.

Dupliquer une ligne de devis

1 Modifiez la fiche du devis souhaité.

Note

Le devis ne doit pas déjà être validé.

2 Depuis l'onglet Lignes, sélectionnez une ou plusieurs lignes du devis, faites un clic droit sur la sélection puis cliquez sur Dupliquer les lignes sélectionnées.
3 Dans la fenêtre de duplication, sélectionnez le type de duplication :
Type Description
Duplication simple

Sélectionnez Duplication simple pour dupliquer la ou les lignes sélectionnées à l'identique un certain nombre de fois.

Pour cela, renseignez le nombre de duplications dans le champ associé.

Exemple

Si vous dupliquez deux lignes 3 fois, 6 nouvelles lignes seront créées :

  • 3 lignes identiques à la première ligne dupliquée,
  • 3 autres identiques à la deuxième ligne dupliquée.
Répétition par période

Sélectionnez Répétition par période si vous souhaitez répéter la ou les lignes dupliquées selon une période (année, trimestre, mois, semaine ou jour) et un nombre de fois défini par l'utilisateur.

Pour cela, renseignez le nombre de répétitions dans le champ associé et sélectionnez le type de période depuis la liste déroulante.

Exemple

Vous dupliquez une ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2020. Pour la duplication, vous renseignez 2 fois par Année. 2 nouvelles lignes seront créées :

  • une première ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2021,
  • une deuxième ligne dont toutes les dates sont renseignées au 31/08/2022.
4 Cliquez sur Valider.

La ou les lignes sélectionnées sont dupliquées dans le devis.

1 Cliquez sur l'onglet Charges > > .
2 Sélectionnez le type de charge dans la liste déroulante : Achat, Autres charges ou Main d’œuvre.
3 Renseignez les colonnes liées aux charges à imputer sur le devis puis enregistrez.

Une fois votre devis enregistré, vous pouvez ajouter les modes de règlement à prévoir.

1 Dans l’entête du devis, cliquez sur le lien hypertexte Règlement.
2 Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez les informations de règlement.
3 Si vous avez défini des modes de règlement pour votre client et que vous voulez qu'ils soient pris en compte, cliquez sur la flèche jaune.
4 Validez. Le libellé du lien hypertexte est modifié.

Vous pouvez ensuite consulter les plannings de livraison et l'historique du devis à tout moment en cliquant sur les onglets correspondants.

Note

Vous pouvez créer un devis depuis un devis existant en le dupliquant via le menu Edition > Dupliquer le devis.

À savoir: Les devis validés et signés ne peuvent être ni modifiés ni supprimés contrairement à un devis non validé. La mise à jour d'un devis validé passe par la révision préalable de ce devis pour lequel l'utilisateur doit avoir des droits particuliers.

  • Pour modifier un devis, allez dans Edition > Modifier.
  • Pour supprimer un devis, allez dans Edition > Supprimer.

Actualiser l'en-tête du devis

Un devis validé ne pouvant pas être modifié, sauf s'il a été révisé, les rubriques non financières suivantes peuvent être mises à jour :

  • les dates, qu'elles soient contractuelles ou de livraison,
  • le numéro de tableau de facturation
1 Depuis le devis, allez dans Edition > Modifier > Actualiser l'en-tête du devis.
2 Modifiez les champs souhaités et enregistrez.

Modifier les conditions de règlement

DMF 020231 VENTES DEVIS MODIFIER LES CONDITIONS DE RÈGLEMENT

Les conditions de règlement sont indiquées dans la section Résumé, présente dans plusieurs onglets de la fiche d'un devis. Ces conditions peuvent être modifiées quel que soit l'état du devis, cependant elles ne peuvent pas être modifiées directement dans la fiche du devis.

1 Depuis le devis souhaité, cliquez sur Edition > Modifier les conditions de règlement.
2 Modifiez les champs souhaités puis cliquez sur Valider.

Actualiser le journal de trésorerie en lot

DMF 020240 VENTES DEVIS MODIFICATION EN LOT DES CONDITIONS DE RÈGLEMENT D'UN DEVIS

Le journal de trésorerie, affiché dans les conditions de règlement de la section Résumé, peut également être mis à jour en lot depuis les résultats de recherche des devis.

1 Depuis les résultats de recherche des devis, sélectionnez un ou plusieurs devis, faites un clic droit sur la sélection puis cliquez sur Actualiser le journal de trésorerie.
2 Sélectionnez le Journal banque depuis la liste d'aide puis cliquez sur OK.

Actualiser les informations de récurrence des lignes de devis

DMF 020242 VENTES DEVIS ACTUALISER RECURRENCE

Pour les lignes d'un devis avec une récurrence, il est possible d'actualiser les informations de récurrence de plusieurs lignes en une fois et de visualiser directement l'impact de cette récurrence sur les dates des lignes.

1 Depuis l'onglet Lignes d'un devis, sélectionnez les lignes souhaitées.

Important

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les lignes avec une récurrence.

2 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Actualiser la récurrence des lignes sélectionnées.
3 Dans la fenêtre d'actualisation, modifiez les champs souhaités :
  • Si vous sélectionnez une Périodicité autre que Unique, les champs de la section Informations de récurrence sont modifiables. Dans la section Dates, les champs ne peuvent pas être modifiés et ont une visée informative : les dates sont mises à jour automatiquement en fonction des informations de récurrence renseignées.
  • Si vous sélectionnez Unique pour le champ Périodicité, les autres champs de la section Informations de récurrence ne peuvent plus être modifiés mais ceux de la section Dates sont désormais modifiables. Dans ce cas, les lignes sélectionnées ne seront plus récurrentes.
4 Cliquez sur Valider.

Les informations de récurrence des lignes sélectionnées sont actualisées dans le devis.

DMF
Modifier en lot les données personnalisées
DMF

020247 VENTES DEVIS MODIFIER EN LOT

020213 VENTES DEVIS MODIF PIECE VALIDE

020225 VENTES DEVIS MODIFIER DEVIS C. NON SIGNEE

Prérequis : La règle de gestion VEN_RUB_LIB doit être activée.

La modification des données personnalisées en lot permet de modifier les données personnalisées de plusieurs pièces de gestion à la fois.

Important

Les modifications de données personnalisées s'appliqueront sur les devis sélectionnés et en cascade sur les commandes, les livraisons et les factures associées aux devis.

1 Lancez une recherche de devis et sélectionnez les résultats à modifier.
2 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modification des données personnalisées.

La fenêtre Modifier les données personnalisées s'ouvre.

3 Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.
4 Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les pièces de gestion concernées.

Modifier le site de livraison ou de facturation
DMF

020248 VENTES DEVIS MODIFIER SITE LIVRAISON DEVIS VALIDÉ

020249 VENTES DEVIS MODIFIER SITE FACTURATION DEVIS VALIDÉ

Prérequis : Le devis doit être Validé.

1 Depuis l'Entête du devis > section Client et Adresses :
  • cliquez sur l'icône , ou
  • allez dans Edition > Administration > Modifier une pièce de vente.
2 Si le devis :
  • n'a pas été transformé en commande, le site de livraison ou de facturation peut être modifié et cela entraîne le recalcul de la TVA.
  • a été transformé en commande, le site de livraison ou de facturation peut être modifié uniquement dans le cas où celui-ci se situe dans le même pays que le site précédent.
3 Cliquez sur Enregistrer.

Le site de livraison ou de facturation est modifié.

Cette fonction permet d'envoyer un devis par mail.

1 Depuis un devis, cliquez sur dans la barre d'action ou allez dans Edition > Envoyer par mail le devis.
2 Dans la fenêtre Envoyer par mail, renseignez les informations suivantes :
Champ Description
Collaborateur

Sélectionnez un collaborateur depuis la liste d'aide pour l'ajouter à la liste des destinataires. Il est possible d'ajouter autant de collaborateurs que nécessaire.

Le collaborateur sélectionné est ajouté automatiquement dans le tableau :

  • Cochez A pour envoyer le mail à l'adresse mail du collaborateur.
  • Cochez Cc pour ajouter l'adresse mail du collaborateur en copie du mail.
  • Cochez Cci pour ajouter l'adresse mail du collaborateur en copie cachée du mail.
Contact client

Sélectionnez un contact du client associé au devis depuis la liste d'aide pour l'ajouter à la liste des destinataires. Il est possible d'ajouter autant de contacts client que nécessaire.

Le contact client sélectionné est ajouté automatiquement dans le tableau :

  • Cochez A pour envoyer le mail à l'adresse mail du contact.
  • Cochez Cc pour ajouter l'adresse mail du contact en copie du mail.
  • Cochez Cci pour ajouter l'adresse mail du contact en copie cachée du mail.
Modèle Sélectionnez le modèle d'édition du devis depuis la liste déroulante. Ces modèles sont paramétrables.
Objet du mail Renseignez l'objet du mail.
Format du corps du mail Sélectionnez le format du corps du mail.
Format de la pièce jointe Sélectionnez le format des pièces jointes depuis la liste déroulante.
Ajouter les documents associés au mail Si la case est cochée, les documents associés au devis seront également envoyés en pièce jointe dans le mail. Si la case n'est pas cochée, seul le devis sera envoyé.
Joindre le fichier Si la case est cochée, le devis sera également généré au Format de la pièce jointe sélectionné et ajouté en pièce jointe du mail. Si la case n'est pas cochée, les informations du devis seront seulement présentes dans le corps du mail.
Générer un document associé Si la case est cochée, le devis sera généré au Format de la pièce jointe sélectionné et ajouté aux documents associés au devis.
3 Cliquez sur Valider.

Le brouillon du mail s'ouvre avec votre service de messagerie par défaut. Le mail est pré-rempli avec les informations renseignées et est prêt à être envoyé.

Tilkee est un logiciel de tracking de documents numériques qui permet d'analyser les comportements de lecture de vos clients. Tilkee peut être utilisé directement dans Akuiteo grâce à un connecteur. Ce connecteur est uniquement disponible pour l'envoi de devis client. Il permet d'envoyer un mail contenant un lien Tilkee afin de visualiser le devis généré par Akuiteo. Le suivi Tilkee du document peut ensuite être réalisé directement depuis l'interface Akuiteo.

Important

Pour utiliser cette fonctionnalité :

  • le connecteur Tilkee doit être correctement paramétré dans Akuiteo ;
  • l'adresse mail du collaborateur connecté doit bien être déclarée chez Tilkee.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage du connecteur Tilkee, consultez le Guide Paramétrage - Connecteur Tilkee.

1 Depuis le devis souhaité, cliquez sur la flèche à droite de l'icône puis cliquez sur Envoyer avec Tilkee ou allez dans Edition > Envoyer le devis par mail ou sur Tilkee > Envoyer avec Tilkee.
2 Dans la fenêtre d'envoi, renseignez les informations suivantes :
Champ Description
Destinataire Sélectionnez un destinataire depuis la liste d'aide pour l'ajouter à la liste des destinataires. La liste d'aide affiche les collaborateurs de la société et les contacts du client associé au devis. Il est possible d'ajouter autant de destinataires que nécessaire.
Documents associés au devis Les documents associés au devis Akuiteo sont affichés dans le tableau. Cochez la case dans la colonne Sélection pour ajouter un document associé au projet Tilkee qui contiendra le devis.
Modèle Sélectionnez le modèle d'édition du devis Tilkee depuis la liste déroulante. Ce modèle doit être paramétré au préalable.
Modèle du mail Sélectionnez le modèle du corps du mail Tilkee depuis la liste déroulante. Ce modèle doit être paramétré au préalable.
Objet du mail Renseignez l'objet du mail.
Format Sélectionnez le format du devis depuis la liste déroulante.
3 Cliquez sur Envoyer.
4 Si le devis a déjà été envoyé avec Tilkee, une fenêtre de choix s'ouvre en indiquant qu'il existe déjà un projet Tilkee :
  • Ajouter le(s) document(s) au projet en cours - L'édition du devis et les documents associés sont ajoutées aux autres documents contenus dans le projet Tilkee existant pour le devis Akuiteo.
  • Supprimer le projet en cours et en créer un nouveau - Le projet Tilkee existant pour le devis Akuiteo est supprimé et un nouveau projet est créé, contenant l'édition du devis et les documents associés.

Le brouillon du mail s'ouvre avec votre service de messagerie par défaut. Le mail est pré-rempli avec les informations renseignées et est prêt à être envoyé. Le mail comprend également un lien Tilkee : lorsque les destinataires cliquent sur ce lien, ils accèdent au projet Tilkee dans un navigateur web et la lecture des documents peut ainsi être suivie.

Note

Lorsqu'un devis a été envoyé avec Tilkee, l'onglet Suivi Tilkee est affiché dans l'écran de ce devis. Cet onglet permet d'ouvrir un écran Tilkee directement dans Akuiteo afin de visualiser les statistiques du projet.

Il est également possible d'ouvrir Tilkee dans un navigateur web : depuis l'onglet Suivi Tilkee, cliquez sur la flèche à la droite du titre Suivi Tilkee puis cliquez sur Ouvrir l'Url dans mon navigateur Web.

Référence

Si vous souhaitez mettre en place une étape d'approbation avant validation de votre pièce de gestion, vous pouvez utiliser la fonction de demandes d'approbation.

Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la section Approuver des pièces de gestion.

La validation est une étape importante du devis. Un devis validé ne peut pas être supprimé mais peut être modifié si des droits spécifiques sont accordés à l'utilisateur.

Vous pouvez simplement valider le devis ou le valider et l'éditer en même temps. 

Pré-requis : le code client doit être paramétré par défaut.

Pour valider le devis, allez sur le devis et cliquez sur Edition > Valider le devis. Le devis passe de l'état "Brouillon" à "Validé".

Pour valider le devis et l'éditer :

1 Depuis le devis, allez dans Edition > Valider et éditer le devis. Le devis passe de l'état "Brouillon" à "Validé" et la fenêtre d'édition s'ouvre.
2 Sélectionnez le modèle d'édition du devis. Akuiteo propose plusieurs modèles d'éditions :
  • devis : permet d'éditer un devis classique
  • bon de commande : permet d'éditer un devis sous la forme d'un bon de commande. Le client reçoit ainsi un bon de commande, mais l'offre reste à un niveau devis dans les prévisions d'activité.
  • devis sous forme de facture pro forma
  • lettre de relance client

À savoir :

  • La date de validation est automatiquement renseignée avec la date du jour.
  • Seuls les devis validés sont pris en compte dans les flux (initiaux et prévisionnels). Chaque ligne de devis est prise en compte dans les flux à la date prévisionnelle de la ligne et quand cette date n'est pas renseignée en date de génération des flux.

Référence

Une fois le devis validé, il est possible de l'envoyer par mail pour signature électronique aux collaborateurs de la société ou aux contacts du client. Pour plus d'informations, voir Signer électroniquement un document.

Un devis à l'état Brouillon ou Validé peut être scindé afin de créer un ou plusieurs devis à partir des lignes sélectionnées dans le devis d'origine.

Exemple

Vous envoyez un devis contenant 4 lignes de prestation à votre client. Ce client accepte de commander 2 lignes de prestation. Dans ce cas, vous pouvez scinder le devis initial afin d'obtenir :

  • un devis avec les 2 lignes commandées,
  • un autre devis avec les 2 lignes restantes.
1 Depuis l'onglet Lignes de la fiche du devis, sélectionnez les lignes à ajouter dans le nouveau devis.
2 Faites un clic droit sur cette sélection et cliquez sur Scinder le devis.
3 Si le devis initial est à l'état Validé, sélectionnez le Motif d'archivage depuis la liste d'aide et renseignez un Commentaire, puis cliquez sur Valider.

La fenêtre Scinder un devis s'ouvre et affiche le récapitulatif de la scission.

4 Cochez la case Ouvrir le devis après validation pour chaque devis afin d'ouvrir automatiquement la fiche des devis créés ou modifiés après la scission.
5 Cliquez sur Valider.

Le devis initial est scindé.

Si le devis initial était à l'état Brouillon :

  • Les lignes sélectionnées pour la scission sont ajoutées à un nouveau devis à l'état Brouillon, numéroté avec le suffixe -A.
  • Le devis initial est modifié pour contenir seulement les lignes non-sélectionnées pour la scission.

Si le devis initial était à l'état Validé :

  • Les lignes sélectionnées pour la scission sont ajoutées à un nouveau devis à l'état Brouillon, numéroté avec le suffixe -A.
  • Les lignes non-sélectionnées pour la scission sont ajoutées à un nouveau devis à l'état Brouillon, numéroté avec le suffixe -B.
  • Le devis initial est archivé.

Réviser le devis

Quand une offre de devis doit être modifiée, elle doit faire l'objet d'une révision.

1 Depuis le devis validé, allez dans Edition > Administration > Réviser le devis. Le devis révisé est classé.
2 Dans l'écran de révision, saisissez un nouveau numéro de devis ou laissez par défaut le numéro automatiquement incrémenté. Une copie de ce devis à l'état "Brouillon" est créée comprenant un lien hypertexte vers le devis d'origine.

Archiver le devis

Quand une offre est perdue, il faut ôter le devis des analyses du portefeuille. Le devis étant validé, il ne peut être supprimé et doit être classé comme "Archivé".

1 Depuis le devis validé, allez dans Edition > Administration > Archiver un devis.
2 Dans l'écran d'archivage, indiquez pourquoi le devis ne doit pas être pris en compte dans les analyses et validez. Le devis est maintenant archivé.

Pour annuler l'archivage d'un devis, cliquez sur Edition > Administration > Réactiver le devis archivé.