Créer un document

Les documents sont généralement associés à un tiers ou une pièce de gestion.

Astuce

Pour associer une édition à une pièce de gestion, il est possible de cocher Générer un document associé dans la fenêtre d'édition accessible depuis une pièce de gestion dans Edition > Edition. Dans ce cas, la fiche (affaire, client, etc) comporte un onglet Documents liés depuis lequel vous pouvez accéder au document.

Pour cocher automatiquement Générer un document associé, il est possible d'activer la préférence Associer systématiquement les éditions aux pièces de gestion dans Edition > Préférences > Générales > Documents.

Lorsqu'un document est associé à une fiche tiers (client, fournisseur, etc.) créée sur *****, ce document peut être téléchargé par tous les collaborateurs, peu importe leur société. Cependant, la fiche document peut uniquement être ouverte et modifiée par les utilisateurs de la société du document.

Il est possible de rendre obligatoire la présence d'un ou de plusieurs documents originaux au format PDF pour les pièces de gestion suivantes : notes de frais, factures et avoirs client, factures et avoirs fournisseur. Un document original possède le même comportement qu'un document verrouillé, c'est-à-dire qu'il ne peut ni être modifié ni supprimé afin de garantir son authenticité. Dans la liste de l'onglet Documents liés, un document original est identifié par l'icône dans la colonne Original.

1 Allez dans Outils > Nouveau document.
2 Sélectionnez votre document sur votre poste selon la méthode souhaitée :
  • Url : indiquez le chemin web ou réseau permettant d'ouvrir le document.
  • UNC : indiquez le chemin réseau en le sélectionnant.
  • … : sélectionnez un document et stockez-le dans Akuiteo.

Note

Depuis une fiche autre (client, devis, produits, etc), glissez-déposez un fichier. L'onglet Document lié s'affiche automatiquement et une fiche Document est créée en parallèle.

3 Indiquez le numéro de version du document, la famille et renseignez les propriétés du document comme son titre, la langue ou encore les dates de création ou modification.
4 Sous la section Publication, indiquez le temps de publication du document et s'il doit être publié sur le Portail Client.
5 Sous la section Mot clés, saisissez des mots clés contenus dans le document permettant d'en faciliter la recherche.
6 Sous la section Tiers lié, liez un tiers (collaborateur, client/prospect, fournisseur ou un autre tiers) à l’événement en cliquant sur . Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous entrez les paramètres selon l'élément à lier :
  • Collaborateur : trigramme et nom,
  • Client/Prospect/Site/Contact : nom de la société, du site et des contacts
  • Fournisseur/Site/Contact : nom de la société, du site et des contacts
  • Un autre tiers : type (concurrent, partenaire, etc), nom, site
7 Liez une pièce de gestion du type suivant en cliquant sur situé sous le tableau des tiers liés :
  • ventes : opportunité, devis, commande, etc.
  • achats : cotation, commande fournisseur, etc.
  • support : contrat de maintenance, demande, etc.
  • autre : stage, session, pays

Lorsque vous créez ou ajoutez un document depuis l'Application Desktop, vous pouvez le publier, le classer ou le retirer du Portail Client.

Depuis une fiche document

1 Ouvrez une fiche document et passez en mode modification.
2 Dans la section Publication, indiquez la période pendant laquelle le document sera accessible depuis le Portail Client. Si vous ne définissez pas de dates, le document sera visible tant que vous ne l'aurez pas retiré du Portail Client.
3 Entrez le nom de la catégorie et, si besoin, de la sous-catégorie dans le champ Classer dans.
4 Dans la section Tiers liés, associez le ou les clients qui auront accès au document depuis le Portail Client.
5 Sauvegardez puis sélectionnez le menu Edition > Publier le document.

Le document est publié et peut être consulté depuis le Portail Client.

Pour dépublier un document depuis une fiche document, allez dans Edition > Dépublier le document.

Depuis l'onglet Documents liés

1 Ouvrez une liste de documents depuis l'onglet Documents liés d'une fiche client, fiche affaire, etc.
2 Faites un clic droit sur un ou plusieurs documents de la liste et sélectionnez Publier/Retirer.

Le document est publié et peut être consulté depuis le Portail Client.

Pour retirer le document du Portail Client, faites un clic droit puis sélectionnez Publier/Retirer.

Depuis un résultat de recherche

1 Lancez une recherche de documents.
2 Faites un clic droit sur un ou plusieurs documents de la liste et sélectionnez Publier/Retirer.

Le document est publié et peut être consulté depuis le Portail Client.

Pour retirer le document du Portail Client, faites un clic droit puis sélectionnez Publier/Retirer.

En fonction du niveau de confidentialité du document, vous pouvez indiquer un niveau d'habilitation pour consulter ou modifier le document.

1 Cliquez sur l'onglet Autorisation.
2 Précisez le niveau d’habilitation de l'utilisateur pour consulter le document :
  • Sans restriction,
  • Si vous sélectionnez les options Niveau d’habilitation égal/supérieur à, vous devez saisir un chiffre entre 0 et 999 dans le champ Niveau d'habilitation, correspondant au niveau d'habilitation paramétré dans la fiche utilisateur,
  • Si vous sélectionnez l'option Collaborateurs autorisés (non géré sur le portail client), vous pouvez préciser les employés autorisés à consulter la fiche dans le tableau Collaborateurs autorisés.

Ces onglets fournissent les informations sur les changements apportés au document. Vous pouvez également vérifier si votre client a bien téléchargé le document que vous avez partagé avec lui sur le Portail Client.

DMF

DMF 100114 BUREAUTIQUE ECRIRE DUPLIQUER

Note

Un document marqué comme Original ne peut pas être dupliqué.

1 Ouvrez une fiche document.
2 Allez dans Edition > Dupliquer.

La fiche document est créée à l’identique.

DMF 100115 BUREAUTIQUE ECRIRE AJOUTER TIERS CIBLE

Une cible doit exister. Pour plus d'informations sur les cibles, veuillez consulter la section Créer une cible.

Depuis un résultat de recherche de documents

1 Dans le résultat de recherche, sélectionnez les documents.
2 Faites un clic droit et cliquez sur Ajouter les tiers depuis une cible.
3 Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le code de la cible et validez.

Depuis une fiche document nouvelle ou existante

1 Créez une fiche document ou ouvrez la fiche de votre choix.
2 Cliquez sur à droite.
3 Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le code de la cible et validez.

Les documents sont maintenant accessibles aux tiers concernés.

Si vous avez publié ces documents sur le Portail Client, ils sont visibles également sous l’onglet Documents.

1 Activez les DMF 100116 BUREAUTIQUE ECRIRE VERROUILLER DOCUMENT LIÉ et 100122 BUREAUTIQUE ECRIRE DEVERROUILLER DOCUMENT LIE.
2 Ouvrez une fiche document et allez dans Edition > Verrouiller le document.

Pour le déverrouiller, ouvrez à nouveau le document et allez dans Edition > Déverrouiller le document.

Vous pouvez également verrouiller le document depuis un résultat de recherche.

1 Lancez une recherche de documents.
2 Dans le résultat de recherche, faites un clic droit sur le document à verrouiller.
3 Sélectionnez Verrouiller/Déverrouiller. Une icône vous indique que le document est bien verrouillé.

Pour le déverrouiller, faites un clic droit à nouveau sur la ligne du document et cliquez sur Verrouiller/Déverrouiller.

DMF 100123 BUREAUTIQUE ECRIRE RETIRER L'INDICATEUR ORIGINAL D'UN PDF

Une pièce de gestion peut posséder un ou plusieurs documents originaux. Il est possible de retirer cet indicateur Original, par exemple si la pièce de gestion a été modifiée.

Pour retirer l'indicateur Original :

  • depuis l'onglet Documents liés, faites un clic droit sur le document Original et cliquez sur Retirer l'indicateur Original ;
  • depuis la fiche du document Original, cliquez sur Edition > Retirer l'indicateur Original.
DMF 100124 BUREAUTIQUE ECRIRE MODIFIER EN LOT

Prérequis : Des données personnalisées doivent être créées (voir Données personnalisées).

La modification des données personnalisées en lot permet de modifier les données personnalisées de plusieurs pièces de gestion à la fois.

1 Lancez une recherche et sélectionnez les résultats à modifier.
2 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modification des données personnalisées.

La fenêtre Modifier les données personnalisées s'ouvre.

3 Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.
4 Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les pièces de gestion concernées.