Les demandes d'absence

Les demandes d'absence d'un collaborateur auprès de son responsable hiérarchique se font depuis le menu Favoris > Mes demandes d'absence.

Le responsable hiérarchique peut valider et consulter les demandes depuis cet écran mais aussi consulter l'ensemble des congés de son équipe depuis Favoris > Suivi des demandes d'absence.

Pré-requis :

  • une affaire de type Absence avec client interne doit être créée,
  • des motifs d'absence doivent être paramétrés.

Un collaborateur peut faire une demande d'absence lorsqu'il souhaite poser des jours de congés.

Référence

Un paramètre peut être activé afin d'empêcher les collaborateurs de faire une demande d'absence si elle se superpose à une autre absence. Pour activer ou désactiver ce paramètre, voir Paramétrage des demandes d'absence.

1 Allez dans Favoris > Mes demandes d'absence.
2 Sélectionnez le type de congés (congé payé, congé exceptionnel...) dans le tableau de gauche puis cliquez sur à droite de l'écran. Un panneau Demande s'affiche.
3 Saisissez la date de début des congés et indiquez le nombre de jours demandé.
4 Cliquez sur la calculette pour que la date de fin soit calculée automatiquement.
5 Sélectionnez Démarre le matin ou Démarre l'après-midi pour indiquer si le congé commence le matin ou l'après-midi. Ces options sont masquées si la modalité de saisie de la nature d'absence est Journée.
6 Ajoutez un commentaire si besoin.
7 Validez. Si un déclencheur a été paramétré, un avertissement sera envoyé automatiquement à votre responsable hiérarchique afin qu'il valide la demande.

La demande d'absence est créée. Un mail est envoyé au responsable hiérarchique du collaborateur.

Pour masquer ou afficher les anciens congés déjà pris, cliquez sur .

Pour consulter l'ensemble de vos demandes de congés au format Excel, cliquez sur Edition > Exporter le planning des absences du collaborateur et sélectionnez la période de temps à consulter.

Transférer des demandes d'absence

Vous pouvez également faire une demande de transfert de demandes d'absence, par exemple faire un transfert de congés payés sur un compte temps.

1 Activez les DMFs 1613** TRANSFERT DROITS * et 161301 TRANSFERT DROITS GERER.
2 Depuis l'écran des demandes d'absence, cliquez sur l'onglet Transfert de droits puis sur en haut à droite.
3 Sélectionnez le type de droit à transférer (ex : Congés Payés).
4 Sélectionnez le type de droit qui va recevoir le transfert (ex : Compte Temps).
5 Indiquez le nombre de jours à transférer, et éventuellement un commentaire, puis validez.

Note

Cette procédure s'adresse au responsable hiérarchique du collaborateur qui a demandé des congés.

1 Allez dans Favoris > Suivi des demandes d'absence pour ouvrir la fiche de suivi des demandes d'absence. Dans le tableau de gauche se trouve la liste de vos collaborateurs dont vous devez valider les absences.
2 Double-cliquez sur le nom du collaborateur pour afficher ses demandes d'absence en attente et déjà validées.
3 Dans le tableau Suivi des droits en haut à gauche, sélectionnez le type de congés que vous souhaitez valider ou refuser.
4 Dans le tableau Suivi des demandes par nature d'absence en bas, sélectionnez la demande en attente.
5 Dans le panneau qui s'affiche à droite, cliquez sur Accepter, Refuser ou Annuler (si erreur).
6 Recommencez l'opération pour les autres types de demandes d'absence de ce même collaborateur.
7 Si vous êtes responsable d'un autre collaborateur, vous pouvez directement valider ses absences en cliquant sur la flèche Suivant.
8 Pour envoyer par mail les demandes à un autre collaborateur :
  1. Sélectionnez la demande à envoyer.
  2. Cliquez sur Edition > Envoyer les demandes par mail.
  3. Renseignez le destinataire.
9 Pour consulter l'ensemble des demandes de congés au format Excel, cliquez sur Edition > Exporter le planning des absences du collaborateur et sélectionnez la période de temps à consulter.

Note

Cette procédure s'adresse à l'utilisateur qui souhaite vérifier les absences des collaborateurs liés à un responsable précis.

1 Ouvrez la fiche de suivi des demandes d'absence depuis Favoris > Suivi des demandes d'absence.
2 Si vous voulez consulter le planning des congés de tous les collaborateurs du responsable X au format Excel :
  1. Cliquez sur Edition > Exporter le planning des absences de collaborateurs selon leur responsable.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs responsables dans l'écran qui s'affiche et validez.

Excel s'ouvre et affiche le planning des collaborateurs.

3 Si vous voulez consulter les demandes d'absence, en cours ou déjà validées, des collaborateurs du responsable X :
  1. Cliquez sur Edition > Changer de collaborateur responsable.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs responsables dans l'écran qui s'affiche et validez.

La fiche de suivi est filtrée en fonction des responsables sélectionnés.

Notez que vous pouvez effectuer des actions de base telles que valider, refuser ou réactiver une demande d'absence (en attente de validation ou acceptée) en cliquant sur les icônes disponibles dans les colonnes.

Note

Cette procédure s'adresse à l'utilisateur qui souhaite valider les demandes de transfert d'absence, comme un collaborateur issu du service Comptabilité.

1 Activez les DMFs 1613** SERVICES TRANSFERT DROITS * et 161302 SERVICES TRANSFERT DROITS SUIVI.
2 Ouvrez la fiche de suivi des demandes de transferts d'absence depuis Favoris > Suivi des demandes de transfert de droit.
3 Sélectionnez le collaborateur dans la liste pour n'afficher que ses demandes.
4 Indiquez la période de temps si besoin et cochez les cases pour filtrer par demandes acceptées, refusées, etc.
5 Dans le tableau, cliquez sur les icônes pour valider ou refuser les demandes.

Les demandes sont mises à jour automatiquement.