Prévoir une vente ou recevoir une demande d'achat

En prévision d'une vente ou suite à une demande d'achat non contractualisée, il peut être utile de créer en amont un prospect, une opportunité et un tableau de facturation.

Pour créer un client/prospect, allez dans Tiers > Clients / Prospects > cliquez sur la flèche à droite de l'icône > Créer un client ou Créer un prospect.

Note

Lors de la création d'un nouveau client prospect, ce prospect n'est pas directement comptabilisé, c'est-à-dire que son compte auxiliaire n'est pas automatiquement créé. Ce prospect doit être transformé en client pour qu'il soit comptabilisé.

Lors de la création d'un client, celui-ci est directement comptabilisé sauf si l'option Non comptabilisé est cochée depuis l'onglet Finances > section Paramètres Comptables. Dans ce cas, il faudra passer par le menu Edition > Suivi comptable > Gérer le client en comptabilité pour que son compte auxiliaire soit créé.

Saisir les informations générales
1 Sous l'onglet Général, saisissez le nom d'appel de votre client ou prospect et ses coordonnées.
2 Ajoutez le logo de l'entreprise du client ou prospect en le glissant déposant sur la zone Logo.
3 Renseignez les N° SIRET / SIREN afin de détecter les homonymes.

Si l'API SIRENE est configurée, cliquez sur à la droite du champ pour détecter le numéro de SIRET ou de SIREN et renseigner automatiquement les champs suivants : le nom d'appel, le code APE, l'adresse complète (SIRET seulement), la forme juridique et le SIREN (seulement si le SIRET est renseigné).

Référence

Pour plus d'informations sur la configuration de l'API SIRENE, voir le Configurer la connexion à l'API SIRENE.

4 Dans la section Coordonnées, renseignez le pays.
5 Dans la section Divers, renseignez les informations sur vos équipes amenées à s'occuper du client/prospect, comme :
  • le code de votre société et l'établissement ou l'équipe en interne qui doit s'occuper du client ou prospect.
  • le responsable commercial et le responsable compte.
  • le statut : hors cible, prospect, court terme...
  • les dates d'ouverture et de fermeture du compte client ou prospect.
Saisir les informations financières
1 Sous l'onglet Finances, saisissez les paramètres comptables comme les numéros de compte : compte général, compte collectif : compte comptable général de rattachement du compte de tiers et Code Interco du client.
2 Cochez les cases :
  • Groupe si un client/prospect fait partie du même groupe que la société de travail.
  • Non comptabilisé si le client/prospect n'est pas comptabilisé.
  • Géré en affacturage si le paiement des créances du client/prospect est géré par une société d'affacturage.
  • Dématérialisation des factures si le client/prospect accepte les factures au format électronique.
  • Externe / interne / virtuel en fonction du type de client/prospect. Un client interne permet la création des affaires internes. Par exemple, une société peut commander des prestations à une autre société de son groupe.
3 Indiquez les conditions de règlement et renseignez les informations bancaires, le mode de tarification de la facturation, les devises monétaires et le journal de banque.
4 Renseignez le Nombre de jours dans la section Retenue de garantie. Ce nombre de jours permet de calculer la date d'échéance pour les retenues de garantie associées à ce client. Si aucune valeur n'est renseignée, l'information sera cherchée au niveau de la fiche société.
5 Renseignez les informations relatives à la TVA :
  • No de T.V.A. : numéro de TVA intra-communautaire.
  • Domaine : ce code renvoie à une table permettant de définir des équivalences entre codes TVA pour les clients/prospects. En saisie de pièce, le système pourra modifier la TVA du produit vendu par la TVA définie en équivalence.
Saisir les informations Marketing
1 Sous l'onglet Marketing, saisissez les informations statistiques comme :
  • Famille et sous-famille de classification du client ou prospect.
  • Profession, catégorie professionnelle, code de regroupement et secteur du client ou prospect.
  • Codes exclusion : codes/mots clés (séparateur au choix) permettant d'exclure le client de certains états de suivi et d'analyse.
  • Mots clés pour rechercher un client ou prospect.
2 Renseignez les informations juridiques et ajoutez des informations complémentaires.
[Client seulement] Saisir les informations à bloquer s'il y a dépassement du plafond autorisé
1 Cliquez sur l'onglet Règles de blocage > .
2 Après avoir renseigné le montant de l'en-cours comptable ou global, indiquez les fonctions à bloquer dès le dépassement du plafond.

Astuce

Par défaut, l'onglet En cours n'est pas disponible. Pour rendre disponible cet onglet, désactivez la préférence Ne pas afficher l'onglet "En cours" dans Edition > Préférences > Ventes > Clients.

Associer des commerciaux à votre client
1 Cliquez sur l’onglet Commerciaux > > .
2 Sous la section Collaborateur, sélectionnez le commercial principal et cliquez sur l’icône à droite de l'écran pour l'ajouter.
3 Répétez l'opération pour associer des commerciaux complémentaires.
4 Sauvegardez votre fiche client ou prospect en cliquant l’icône en haut à gauche de l'écran.
Indiquer le niveau de fiabilité du client

Vous pouvez utiliser un système de code couleur pour indiquer la fiabilité de votre client. Cela vous aidera lorsque vous créerez vos pièces de gestion.

Pour cela :

1 Activez la règle de gestion CLIPRO_COULEUR depuis Outils > Paramétrage > Paramètre général > Paramètres spécifiques > Règles de gestion.
2 Depuis la fiche client, double cliquez sur les cases à coté du nom de votre client et sélectionnez le niveau de fiabilité du client. Cette information sera présente sur toutes les pièces de gestion de la chaîne Ventes que vous allez créer pour ce client.

Le prospect est créé. Vous pouvez maintenant définir ce que vous allez potentiellement lui vendre.

Créer une opportunité de vente
1 Ouvrez une fiche opportunité, soit depuis :
  1. Gestion > Ventes > Opportunités > .
  2. Une fiche Événement liée à votre prospect (ex : rendez-vous téléphonique). Allez dans Édition > Créer une pièce de gestion > Créer une opportunité. Certains champs sont ainsi pré-remplis.
2 Sous l'onglet Entête dans la section Informations générales, saisissez les informations suivantes:
  • Code et nom d'appel de l'opportunité.
  • Nom, code du client / prospect et site client si besoin.
  • Type origine : type de tiers à l'origine de l'opportunité ou type d'action (ex : campagne marketing, appel téléphonique, collaborateur).
  • Origine : nom du tiers ou de l'action à l'origine de l'opportunité.
  • Statut et date de l'avancement de l'opportunité (ex: à qualifier).
3 Dans la section Calendrier, saisissez les dates importantes comme la date d'ouverture de l'opportunité (obligatoire), de signature prévisionnelle, de début et de fin de la production prévue et le taux de probabilité de réalisation de la signature à échéance.
4 Dans la section Classifications, saisissez les informations de l'affaire à lier avec l'opportunité comme l'établissement auquel l'offre est rattachée, le secteur d'activité et les codes famille et sous-famille de l'affaire.
5 Dans la section Tags, cliquez sur puis double-cliquez sur le tag souhaité dans la liste pour l'ajouter à l'opportunité. Il est possible d'ajouter autant de tags que nécessaires. Les tags permettent de rechercher et de filtrer les opportunités en fonction de critères multiples et personnalisés et sont paramétrés depuis le menu Paramétrage Général > Transverse > Tags.
6 Dans la section Lignes, cliquez sur puis saisissez les lignes des produits qui seront potentiellement vendus:
  • Type de vente et intitulé du produit à vendre.
  • Quantités vendues prévues.
  • Les montants et marges (prévisionnel, pondéré). Le montant pondéré est calculé par rapport au niveau de probabilité de l'opportunité.
  • La durée en mois que cela va prendre.
7 Dans la section Responsables, renseignez les différents responsables associés à l'opportunité.
8 Sauvegardez.

Une fois les données sauvegardées, l'onglet Contact s'affiche dans lequel vous pouvez affiner votre création et associer une personne (contact clients ou collaborateur) à l'opportunité.

Associer une personne à l'opportunité
1 Cliquez sur l'onglet Contact > .
2 Cliquez sur la flèche à droite de l'icône et sélectionnez Contacts du client ou Collaborateurs.
3 Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionner la personne adéquate et validez. Le contact ou collaborateur apparaît dans le tableau.
4 Si vous voulez supprimer la personne de la ligne, sélectionnez-la et cliquez sur .
Modifier l'opportunité

Depuis le menu Édition, vous pouvez :

  • Dupliquer l'opportunité : permet de créer une nouvelle fiche opportunité basée sur le contenu de la fiche en cours.
  • Modifier l'opportunité : permet de modifier le contenu de la fiche opportunité.
  • Supprimer l'opportunité : permet de supprimer l'opportunité.
  • Éditer : permet d'éditer une opportunité après sélection d'un modèle dans une liste de modèles.
  • Envoyer l'opportunité par mail
Générer des pièces de gestion depuis l'opportunité

Depuis le menu Edition > Tableau de bord, vous pouvez :

  • Rechercher toutes les affaires liées à la fiche opportunité ouverte.

Depuis le menu Edition > Créer une pièce de gestion, vous pouvez :

  • Créer une affaire : Les informations du prospect devenu client sont pré-remplies. Le montant prévisionnel de l'onglet ligne est reporté sur le champ "budget" de la fiche Affaire.
  • Créer un devis : Les informations concernant le client sont pré-remplies.