Approuver des pièces de gestion

Akuiteo propose un outil d'approbation des pièces de gestion.

DMF à mettre en place

  • 020226 VENTE DEVIS MODIFIER DEVIS AYANT DEMANDE D'APPROBATION
  • 020325 VENTE COMMANDES MODIFIER COMMANDE AYANT DEMANDE D'APPROBATION
  • 040221 ACHATS DEMANDE COTATION MODIFIER COTATION AYANT DEMANDE D'APPROBATION
  • 040320 ACHATS COMMANDE MODIFIER COMMANDE AYANT DEMANDE D'APPROBATION
  • 040613 ACHATS FACTURE CHANGER VALEUR BAP
  • 040614 ACHATS FACTURE MISE A JOUR BAP
  • 1508** TABLEAUX DE BORD APPROBATIONS *
  • 0618** AFFAIRE APPROBATION *
  • 061801 AFFAIRE APPROBATION PARAMÉTRAGE DES APPROBATIONS
  • 061802 AFFAIRE APPROBATION MODIFIER LE PARAMÉTRAGE DES APPROBATIONS
  • 061803 AFFAIRE APPROBATION ACCÈS À L'ÉCRAN MES APPROBATIONS
  • 061804 AFFAIRE APPROBATION MES APPROBATIONS / CHANGER DE COLLABORATEUR
  • 061807 AFFAIRE APPROBATION DEMANDER
  • 061808 AFFAIRE APPROBATION APPROUVER
  • 061809 AFFAIRE APPROBATION REFUSER
  • 061810 AFFAIRE APPROBATION ANNULER
  • 061811 AFFAIRE APPROBATION SUPPRIMER DES DEMANDES D'APPROBATION
  • 061812 AFFAIRE APPROBATION MODIFIER PIECE APPROUVEE SANS RAZ

Il est possible de paramétrer des règles d'approbation pour cibler les pièces de gestion à approuver et définir les différents niveaux d'approbation.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des règles d'approbation, voir Approbations.

Une fois la pièce de gestion saisie (ex : commande fournisseur), son créateur doit émettre les demandes d'approbation afin de pouvoir ensuite la valider.

Depuis la pièce de gestion :

  • cliquez sur le bouton depuis la barre d'action ;
  • allez dans Edition > Demander les approbations.

La demande d'approbation est désormais activée et sera automatiquement envoyée au collaborateur attitré. Les approbations sont listées dans l'onglet Approbations de la pièce de gestion.

 

Vous pouvez approuver des pièces de gestion de plusieurs manières :

  • Directement depuis une pièce de gestion,
  • En effectuant une recherche d'approbations en attente, suite à une demande d'un collaborateur tiers.

Dans tous les cas, cette action n'est pas irréversible, vous pouvez retourner à l'état A approuver à tout moment en cliquant sur le bouton correspondant.

1 Ouvrez la pièce de gestion à approuver et cliquez sur l'onglet Approbations.
2 Dans le tableau qui s'affiche sous l'écran, cliquez sur la croix verte face à la ligne à approuver.
3 Dans la fenêtre Approuver, saisissez un commentaire si besoin.
4 Validez et envoyez un mail si besoin concernant l'approbation.

Les colonnes du tableau sont mises à jour et la pièce de gestion est approuvée.

1 Allez dans Tableaux de bord > Approbations ou Favoris > Mes approbations et lancez la recherche.
2 Dans le tableau de résultat de gestion des signatures qui s'affiche, double-cliquez sur chacune des signatures et appliquez la procédure Approuver depuis une pièce de gestion.

Vous pouvez également retrouver les approbations en attente depuis votre Tableau de Bord Interactif.

Si un collaborateur vous a délégué son approbation, vous devez réaliser l'action suivante :

1 Depuis la liste de recherche d'approbations en attente, allez dans le menu Edition > Changer de collaborateur.
2 Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le code du collaborateur qui vous a délégué l'approbation et validez.

La liste des approbations destinées à votre collaborateur s'affiche. Vous pouvez maintenant approuver les pièces de gestion à sa place.