Approbations
Le paramétrage des approbations permet de définir les différents niveaux d'approbation pour les pièces de gestion suivantes : devis, commande client, cotation, commande fournisseur, facture fournisseur, note de frais et demande interne.
Le paramétrage des approbations est accessible depuis Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Approbations.
L'écran de paramétrage affiche les règles d'approbation paramétrées pour la société de l'utilisateur connecté. Il est également possible de paramétrer des règles d'approbation sur la société ***** pour que celles-ci soient disponibles pour toutes les sociétés.
L'écran de paramétrage contient deux onglets :
- L'onglet Approbations qui permet de définir les différentes règles d'approbation ;
- L'onglet Règles avancées pour les approbations qui permet de définir des règles avancées pour chaque type d'objet, notamment pour les approbateurs de même rang.
Filtrer les approbations
Dans l'écran de paramétrage des approbations, les critères de filtre disponibles au-dessus de la section Gestion des approbations permettent d'afficher certaines règles d'approbation en fonction des filtres renseignés. Si un filtre est renseigné, la liste des règles est directement actualisée.
| Champ | Description |
|---|---|
| Tous / Non actifs / Actifs |
Cochez Tous pour afficher les règles actives et non actives en même temps. Cochez Non actifs pour afficher seulement les règles non actives. Cochez Actifs pour afficher seulement les règles actives. |
| Collaborateur | Sélectionnez le collaborateur depuis la liste d'aide. La liste se met à jour pour afficher les approbations de ce collaborateur seulement. |
| Type Objet | Sélectionnez le type de la pièce de gestion depuis la liste déroulante. La liste se met à jour pour afficher les approbations paramétrées pour ce type de pièce seulement. |
| Période | Renseignez une période pour afficher seulement les approbations paramétrées sur cette période. |
Ces critères de filtre ne sont pas disponibles pour les règles avancées affichées dans l'onglet Règles avancées pour les approbations.
Gérer les règles d'approbation
Créer une règle d'approbation
| 1 | Passez l'écran de paramétrage Approbations en modification. |
| 2 | Dans l'onglet Approbations, cliquez sur  pour créer une nouvelle règle d'approbation. |
| 3 | Renseignez les champs de la section Sélection des données. Cette section permet de définir le type de données qui doivent être ciblées par la règle d'approbation. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Type d'objet |
Sélectionnez le type de la pièce de gestion depuis la liste déroulante. En fonction du type sélectionné, les critères affichés dans la section suivante sont différents :
La règle sera appliquée pour les pièces de gestion du type sélectionné. |
| Période |
Renseignez la période de la pièce de gestion. La règle sera appliquée aux pièces de gestion dont la date est comprise dans la période renseignée. Si vous ne souhaitez pas indiquer de date de fin pour la période, renseignez la première date mais laissez la deuxième date vite. |
| Montant mini HT / Montant maxi HT |
Renseignez un montant minimum et/ou un montant maximum. La règle sera appliquée pour les pièces de gestion dont le montant dépasse une certaine somme (Montant mini HT) ou est inférieur à une certaine somme (Montant maxi HT). |
| Type de montant |
Ce champ permet de vérifier le montant total de la pièce de gestion (somme de toutes les lignes) ou le montant de chaque ligne. Le type de montant est combiné avec les montants mini et maxi :
Exemple Vous souhaitez que le responsable comptabilité de votre entreprise approuve les factures fournisseur qui dépassent 200 euros. Vous créez donc une règle d'approbation en sélectionnant Total de la pièce et en renseignant 200 dans le champ Montant mini HT.
Exemple Vous souhaitez que le responsable consulting de votre entreprise approuve les devis pour les prestations de consulting dépassant 1000 euros. Vous créez donc une règle d'approbation en sélectionnant Total de la ligne et en renseignant 1000 dans le champ Montant mini HT. Vous définissez également la famille de produit pour la chercher dans chaque ligne de devis. |
| Type d'affaire |
Ce champ permet de définir le type d'affaire. La règle sera ainsi seulement appliquée pour les pièces de gestion dont l'affaire associée est du type sélectionné.
|
| Etablissement | Sélectionnez l'établissement depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée dans les pièces de gestion sur chaque ligne associée à l'établissement sélectionné. L'établissement recherché est donc déterminé en fonction de l'affaire renseignée pour chaque ligne. |
| Affaire | Sélectionnez l'affaire depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée dans les pièces de gestion sur chaque ligne associée à l'affaire sélectionnée. L'affaire recherchée correspond donc à l'affaire renseignée sur la ligne. |
| Type de facture (spécifique aux factures fournisseur) | Sélectionnez le type de facture depuis la liste déroulante. La règle sera appliquée pour les factures fournisseur du type sélectionné. |
| 4 | Si vous avez sélectionné le type d'objet Demande interne, renseignez les champs de la section spécifique Sélection des données (spécifiques aux demandes internes). Cette section permet de définir des champs supplémentaires qui sont spécifiques aux demandes internes. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Catégorie demande | Sélectionnez la catégorie de demande interne. La règle sera appliquée pour les demandes internes de la catégorie sélectionnée. |
| Responsable du collaborateur | Sélectionnez le responsable depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée pour les demandes internes générées par les collaborateurs du responsable sélectionné. |
| Établissement du collaborateur | Sélectionnez l'établissement depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée pour les demandes internes générées par les collaborateurs de l'établissement sélectionné. |
| Service du collaborateur | Sélectionnez le service depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée pour les demandes internes générées par les collaborateurs du service sélectionné. |
| Division du collaborateur | Sélectionnez la division depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée pour les demandes internes générées par les collaborateurs de la division sélectionnée. |
| Rgt de division du collaborateur | Sélectionnez le regroupement de division depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée pour les demandes internes générées par les collaborateurs du regroupement de division sélectionné. |
| 5 | Si vous avez sélectionné le type d'objet Note de frais, renseignez les champs de la section spécifique Sélection des données (spécifiques aux notes de frais). Cette section permet de définir des champs supplémentaires qui sont spécifiques aux notes de frais. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Nature de dépense NDF | Sélectionnez la nature de dépense de la note de frais depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée pour les notes de frais de la nature sélectionnée. |
| Responsable du collaborateur | Sélectionnez le responsable depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée pour les notes de frais générées par les collaborateurs du responsable sélectionné. |
| Établissement du collaborateur | Sélectionnez l'établissement depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée pour les notes de frais générées par les collaborateurs de l'établissement sélectionné. |
| Service du collaborateur | Sélectionnez le service depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée pour les notes de frais générées par les collaborateurs du service sélectionné. |
| Division du collaborateur | Sélectionnez la division depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée pour les notes de frais générées par les collaborateurs de la division sélectionnée. |
| Rgt de division du collaborateur | Sélectionnez le regroupement de division depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée pour les notes de frais générées par les collaborateurs du regroupement de division sélectionné. |
| 6 | Si vous avez sélectionné un autre type d'objet qu'une demande interne, renseignez les champs de la section spécifique Sélection des données (spécifiques aux objets des chaînes Vente et Achat). Cette section permet de définir des champs supplémentaires qui sont spécifiques aux pièces de gestion vente et achat. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Famille de produit | Sélectionnez la famille de produit depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée sur les lignes de pièces de gestion associées à la famille de produit sélectionnée. |
| Sous-famille de produit | Sélectionnez la sous-famille de produit depuis la liste d'aide. La règle sera appliquée sur les lignes de pièces de gestion associées à la sous-famille de produit sélectionnée. |
| 7 | Renseignez les champs de la section Définition des approbateurs. Cette section permet de définir l'approbateur en charge d'approuver les pièces de gestion concernées par la règle d'approbation. |
| Champ | Description |
|---|---|
| Rang |
Renseignez un nombre pour définir le rang de l'approbateur pour la règle. Il est possible de définir plusieurs approbateurs de rangs différents ou de même rang. Si plusieurs approbateurs sont définis pour la même pièce de gestion (donc une règle par approbateur, avec les critères de sélection des données identiques), le rang permet de définir différents niveaux d'approbateurs. Exemple Vous souhaitez que vos cotations soient approuvées par deux approbateurs différents. Vous créez donc une règle d'approbation et définissez les deux approbateurs suivants : l'approbateur AAA avec un rang 1 et l'approbateur BBB avec un rang 2. Les cotations liées à la règle devront être approuvées par AAA et par BBB. Si plusieurs approbateurs possèdent le même rang pour la même pièce de gestion, le comportement dépend de la règle avancée paramétrée. Pour plus d'informations, voir Approbateurs de même rang. Si plusieurs rangs d'approbation sont définis, vous pouvez choisir entre :
Pour plus d'informations, voir Mode d'approbation. |
| Collab. nommé |
Définissez l'approbateur :
Note Les cases à cocher sont actives seulement si le champ Collab. nommé est laissé vide. Si vous renseignez le code du collaborateur, ce collaborateur est défini précisément comme approbateur pour les pièces de gestion liées à la règle. Si vous cochez une case, c'est le collaborateur responsable qui est défini comme approbateur. Ce collaborateur est différent en fonction du contexte de chaque pièce de gestion. Exemple Pour une règle d'approbation, le type d'approbateur défini est le Responsable établissement de l'affaire. Ainsi, pour chaque pièce de gestion liée à cette règle, l'approbateur sera le collaborateur responsable de l'établissement de l'affaire. |
| 8 | Cliquez sur  pour enregistrer la règle d'approbation, puis enregistrez l'écran de paramétrage. |
La nouvelle règle d'approbation est affichée dans le tableau de gestion des approbations de l'onglet Approbations.
Modifier une règle d'approbation
En modification, cliquez sur la règle souhaitée dans le tableau de gestion des approbations de l'onglet Approbations. Modifiez les informations souhaitées puis enregistrez l'écran de paramétrage pour mettre à jour la règle.
Supprimer une règle d'approbation
En modification, cliquez sur la règle souhaitée dans le tableau de gestion des approbations de l'onglet Approbations puis cliquez sur 
pour supprimer la règle.
Gérer les règles d'approbation avancées
Créer une règle d'approbation avancée
| 1 | Passez l'écran de paramétrage Approbations en modification. |
| 2 | Dans l'onglet Règles avancées pour les approbations, cliquez sur pour créer une nouvelle règle d'approbation. |
| 3 | Renseignez les champs suivants : |
| Champ | Description | |
|---|---|---|
| Type Objet |
Sélectionnez le type de la pièce de gestion depuis la liste déroulante. Contrairement aux règles d'approbation "simples", il est uniquement possible de définir une seule règle avancée par type d'objet. Cette règle avancée sera appliquée pour toutes les pièces de gestion de ce type et avec toutes les règles d'approbation paramétrées pour ce type. |
|
| Mode d'approbation |
Cochez le mode d'approbation souhaité parmi les suivants : ClassiqueSous le mode Classique, tous les approbateurs définis reçoivent la demande d'approbation, peu importe leur rang d'approbation. La pièce reste à l'état À approuver tant que tous les approbateurs définis, tous rangs confondus, n'ont pas approuvé la pièce. Exemple Vous souhaitez que vos cotations soient approuvées par deux niveaux d'approbateurs différents. Pour le premier niveau, vous avez seulement besoin de définir un approbateur. Pour le deuxième niveau, vous souhaitez définir deux approbateurs différents. Vous créez donc une règle d'approbation et définissez les trois approbateurs suivants : l'approbateur AAA avec un rang 1 et les approbateurs BBB et CCC avec un rang 2. En règle d'approbation avancée, vous sélectionnez le mode d'approbation classique : les approbateurs de rang 1 et de rang 2 reçoivent tous les trois la demande d'approbation au même moment. CascadeSous le mode Cascade, la demande d'approbation est d'abord envoyé aux approbateurs de rang 1, puis aux approbateurs de rang 2, et ainsi de suite. Les approbateurs sont notifiés de la demande d'approbation et peuvent la visualiser uniquement lorsque la pièce a déjà été approuvée par les rangs inférieurs (le cas échéant). La pièce reste à l'état À approuver tant que le dernier rang n'a pas approuvé la pièce. Lorsque le dernier rang a approuvé la pièce, celle-ci passe à l'état Approuvé. Exemple Vous souhaitez que vos cotations soient approuvées par deux niveaux d'approbateurs différents. Pour le premier niveau, vous avez seulement besoin de définir un approbateur. Pour le deuxième niveau, vous souhaitez définir deux approbateurs différents. Vous créez donc une règle d'approbation et définissez les trois approbateurs suivants : l'approbateur AAA avec un rang 1 et les approbateurs BBB et CCC avec un rang 2. En règle d'approbation avancée, vous sélectionnez le mode d'approbation en cascade : L'approbateur de rang 1 reçoit la demande d'approbation. S'il l'approuve, la demande est envoyée ensuite aux approbateurs de rang 2 qui pourront à leur tour la valider. S'il la refuse, la demande d'approbation est refusée et ne sera pas envoyée aux approbateurs de rang 2 |
|
| Approbateurs de même rang |
Ce champ est lié au Rang défini dans les règles d'approbation, lorsque plusieurs approbateurs possèdent le même rang pour la même règle.
Exemple Vous souhaitez que vos cotations soient approuvées par deux niveaux d'approbateurs différents. Pour le premier niveau, vous avez seulement besoin de définir un approbateur. Pour le deuxième niveau, vous souhaitez définir deux approbateurs différents en sachant que si l'un donne son approbation, il est inutile que l'autre la donne aussi. Vous créez donc une règle d'approbation et définissez les trois approbateurs suivants : l'approbateur AAA avec un rang 1 et les approbateurs BBB et CCC avec un rang 2. Les cotations liées à la règle devront être approuvées par AAA. Elles devront également être approuvées soit par BBB, soit par CCC.
Exemple Vous souhaitez que vos cotations soient approuvées par deux niveaux d'approbateurs différents. Pour le premier niveau, vous avez seulement besoin de définir un approbateur. Pour le deuxième niveau, vous souhaitez définir deux approbateurs différents qui doivent tous les deux approuver la pièce de gestion. Vous créez donc une règle d'approbation et définissez les trois approbateurs suivants : l'approbateur AAA avec un rang 1 et les approbateurs BBB et CCC avec un rang 2. Les cotations liées à la règle devront être approuvées par AAA, par BBB et par CCC. |
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| Validation de la pièce approuvée |
Si le champ est paramétré sur Oui, la pièce de gestion est validée automatiquement lorsque toutes les approbations nécessaires ont été effectuées. Si le champ est paramétré sur Non, la pièce de gestion doit être validée manuellement. Ce champ concerne les devis, commandes client, cotations et commandes fournisseur. Il ne s'affiche pas sous le mode Cascade. |
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| Notifier par mail ceux qui doivent approuver |
Si le champ est paramétré sur Oui, un mail de notification est envoyé automatiquement aux approbateurs. L'expéditeur de ce mail est soit l'utilisateur à l'origine de l'action déclenchant l'envoi, soit le postmaster. Par défaut, le mail envoyé est dans le format suivant :
Pour les demandes internes, la [DateDeLaPièce] correspond à la date de début prévue. Note Si vous souhaitez personnaliser le contenu de ce mail, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre chef de projet. |
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| Notifier par mail le demandeur quand la pièce est approuvée/refusée |
Si le champ est paramétré sur Oui, lorsque la pièce de gestion a été approuvée ou refusée par les différents approbateurs, un mail de notification est envoyé automatiquement au collaborateur ayant demandé les approbations. L'expéditeur de ce mail est soit l'utilisateur à l'origine de l'action déclenchant l'envoi, soit le postmaster. Par défaut, le mail envoyé est dans le format suivant :
Pour les demandes internes, la [DateDeLaPièce] correspond à la date de début prévue. Note Si vous souhaitez personnaliser le contenu de ce mail, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre chef de projet. |
| 4 | Cliquez sur pour enregistrer la règle avancée, puis enregistrez l'écran de paramétrage. |
La nouvelle règle avancée est affichée dans le tableau de l'onglet Règles avancées pour les approbations.
Modifier une règle d'approbation avancée
En modification, cliquez sur la règle souhaitée dans le tableau de l'onglet Règles avancées pour les approbations. Modifiez les informations souhaitées puis enregistrez l'écran de paramétrage pour mettre à jour la règle.
Supprimer une règle d'approbation avancée
En modification, cliquez sur la règle souhaitée dans le tableau de l'onglet Règles avancées pour les approbations puis cliquez sur pour supprimer la règle.
