Gérer les documents liés

DMF

2901** PORTAIL GENERAL DOCUMENTS *

290101 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS DEPOSER UN DOCUMENT

290102 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS MODIFIER

290103 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS SUPPRIMER

290105 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS MODIFIER LA VISIBILITE D'UN DOCUMENT

Depuis le panneau de contexte d'une demande, la section Documents liés regroupe les documents associés à la demande, par exemple une capture d'écran, un lien vers une demande ou un fichier de log.

Cliquez sur le nom du document pour ouvrir son aperçu, ou survolez le nom d'un document pour afficher son détail (date de création, date de dernière modification, utilisateurs créateur et modificateur, etc.).

Il existe deux types de documents :

  • Les documents externes qui sont liés à la demande et visibles par le client sur son Portail Client. Ces documents sont identifiés par l'icône .
  • Les documents internes qui sont masqués sur le Portail Client et ne sont exploitables qu'en interne. Ces documents sont identifiés par l'icône .

Pour ajouter un document :

  • Cliquez sur le cadre Déposer un document / URL puis sélectionnez le document depuis l'explorateur de fichiers.
  • Glissez et déposez le document dans le cadre Déposer un document / URL.

L'ajout de document est soumis au DMF 290101 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS DEPOSER UN DOCUMENT.

Lorsqu'un document est ajouté à une demande, les fonctionnalités suivantes sont disponibles depuis à droite du document :

Depuis la section Documents liés, il est possible de réaliser plusieurs actions :

  • Pour publier ou dépublier un document, cliquez sur puis sur Publier/Dépublier. Cette action permet de modifier la visibilité du document. Cliquez sur Publier pour que le document devienne un document externe (visible par le client depuis le Portail Client), et sur Dépublier pour que le document devienne un document interne (non visible par le client depuis le Portail Client). La modification de la visibilité d'un document est soumise au DMF 290105 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS MODIFIER LA VISIBILITE D'UN DOCUMENT.
  • Pour télécharger un document, cliquez sur puis sur Télécharger. Cette action permet de télécharger le document sur le poste de travail. Cette option est uniquement disponible si le document n'est pas un lien hypertexte. Le document peut également être téléchargé directement en cliquant sur le nom du document si ce n'est ni une image ni un PDF ni un lien hypertexte.
  • Pour ouvrir un lien, cliquez sur puis sur Ouvrir le lien. Cette action permet d'ouvrir le lien hypertexte dans un nouvel onglet. Cette option est uniquement disponible pour un lien hypertexte.
  • Pour dé-lier un document, cliquez sur puis sur Dé-lier. Cette action permet de retirer le document de la demande. Le document n'est plus lié à la demande mais la fiche document associée est conservée dans Akuiteo. L'action de dé-lier un document est soumise au DMF 290102 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS MODIFIER.
  • Pour supprimer un document, cliquez sur puis sur Supprimer. Cette action permet de supprimer le document. La fiche document associée est également supprimée d'Akuiteo. La suppression de documents est soumise au DMF 290103 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS SUPPRIMER.

Lorsqu'au moins un document est ajouté à la demande, la fonction Afficher le détail est accessible en dessous des documents liés à la demande. Le tableau qui s'ouvre permet d'obtenir plus d'informations sur le document et les fonctionnalités suivantes sont disponibles dans la colonne Actions :

  • Pour télécharger un document, cliquez sur . Cette action permet de télécharger le document sur le poste de travail. Cette option est uniquement disponible si le document n'est pas un lien hypertexte. Le document peut également être téléchargé directement en cliquant sur le nom du document si ce n'est ni une image ni un PDF ni un lien hypertexte.
  • Pour ouvrir un lien, cliquez sur . Cette action permet d'ouvrir l'URL dans un nouvel onglet du navigateur. Cette option est uniquement disponible pour les liens hypertextes.
  • Pour supprimer un document, cliquez sur puis sur Supprimer. Cette action permet de supprimer le document. La fiche document associée est également supprimée d'Akuiteo. La suppression de documents est soumise au DMF 290103 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS SUPPRIMER.
  • Pour verrouiller ou déverrouiller un document, cliquez sur puis sur Verrouiller / déverrouiller le document. Cette action permet de verrouiller ou de déverrouiller un document. Cette option est uniquement disponible si le document n'est pas un lien hypertexte. Lorsque le document est verrouillé, l'icône est affichée sur la fiche document depuis l'Application Desktop.
  • Pour classer un document, cliquez sur puis sur Classer dans. Cette action permet de renseigner un ou des mot(s)-clé(s) associé(s) au document. Depuis l'écran de recherche des documents (Application Desktop > Outils > Documents), l'utilisateur peut renseigner le(s) mot(s)-clé(s) dans le critère Classé dans afin de retrouver facilement le document.
  • Pour archiver ou désarchiver un document, cliquez sur puis sur Archiver / désarchiver. Cette action permet d'archiver ou de désarchiver le document.