Gérer les notes de frais

Le menu Notes de frais affiche toutes les notes de frais en cours, terminées ou validées de l'utilisateur connecté en fonction de la recherche effectuée.

Depuis la vue Liste, cliquez sur dans l'entête d'une note de frais pour afficher la liste de ses dépenses ou cliquez sur pour masquer les dépenses et afficher seulement l'entête de la note de frais.

L'entête de la note de frais comprend les informations suivantes :

  • Le libellé Note de frais suivi de l'état et de la date de ce changement d'état (par exemple Note de frais terminée le 9 septembre 2023).
  • La date et le titre de la note de frais.
  • Le numéro de la note de frais.
  • Les différentes icônes correspondant aux actions réalisables sur la note de frais.
  • Le montant dépensé et le montant à rembourser/remboursé. Survolez cette zone pour obtenir le détail de ces montants :
    • Total dépense NDF - Montant total de toutes les dépenses saisies dans la note de frais
    • Total CB - Si le collaborateur a une carte entreprise de type Débit compte entreprise paramétrée depuis sa fiche collaborateur, les dépenses réglées par carte entreprise ne seront pas remboursées au collaborateur. Le montant des dépenses réglées par carte entreprise est indiqué dans le champ Payé CB dans l’entête de la note de frais. En survolant pour accéder au détail des montants, le montant payé par carte est également indiqué en Total CB.
    • Dont CB - Si le collaborateur a une carte entreprise de type Débit compte du collaborateur paramétrée depuis sa fiche collaborateur, les dépenses réglées par carte entreprise seront remboursées au collaborateur. Dans ce cas, en survolant pour accéder au détail des montants, le montant Dont CB indique la somme des dépenses réglées par carte entreprise, cette somme étant comprise dans le Total à rembourser. Le montant des dépenses réglées par carte entreprise est également indiqué dans le champ Payé CB dans l’entête de la note de frais.
    • Non remboursable - Somme des dépenses non remboursables, par exemple dans le cas d'une dépense marquée comme non remboursable ou d'une dépense refusée.
    • Dépassement de plafond - Somme de la valeur de chaque dépassement pour les dépenses dont le plafond de remboursement est dépassé.
    • Total à rembourser - Montant à rembourser au collaborateur.
DMF 190502 PORTAIL NOTES DE FRAIS MODIFICATION
1 En vue Liste, cliquez sur dans l'entête de la note de frais souhaitée puis sur Modifier.
2 Modifiez le Titre et/ou la Date de la note de frais.
3 Cliquez sur Modifier.

Le titre et la date de la note de frais sont modifiés.

DMF

190505 PORTAIL NOTES DE FRAIS TERMINER NDF

190506 PORTAIL NOTES DE FRAIS ANNULER LA TERMINAISON NDF

Une fois toutes les dépenses créées pour la note de frais en cours, le collaborateur doit terminer sa note de frais afin d'envoyer les demandes d'approbation aux approbateurs paramétrés ou de la transférer en validation à son responsable.

Important

Si l'ajout d'un justificatif a été défini comme obligatoire dans le paramétrage d'une ou plusieurs des natures de dépense utilisées dans la note de frais, un contrôle est effectué lors de la terminaison. Si certains justificatifs obligatoires manquent, il sera impossible de terminer la note de frais.

1 Dans l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur le bouton Terminer.
2 Confirmez la terminaison.

Des contrôles sont effectués en fonction du paramétrage des natures de dépense utilisées dans la note de frais. Si aucune erreur n'est repérée, la note de frais est terminée et est affichée avec l'état terminée le jj/mm/aaaa.

Les dépenses associées à cette note de frais ne sont plus modifiables. Si le collaborateur a fait une erreur dans la saisie et qu'il dispose du DMF 190506, la terminaison peut être annulée en cliquant sur le bouton Annuler la terminaison.

Prérequis : Au moins un modèle d'édition de type Notes de frais ou Liste de notes de frais doit être paramétré.

Note

L'édition est disponible uniquement depuis la vue Liste.

1 Depuis l'entête de la note de frais souhaitée en vue Liste, cliquez sur à droite.
2 Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

3 Cochez la case Inclure les justificatifs si vous souhaitez inclure les justificatifs liés à la note de frais dans le document édité.
4 Cliquez sur Valider.

La note de frais est éditée et enregistrée sur votre machine.

DMF

2901** PORTAIL GENERAL DOCUMENTS *

290101 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS DEPOSER UN DOCUMENT

290102 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS MODIFIER

290103 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS SUPPRIMER

Depuis l'entête d'une note de frais en vue Liste, cliquer sur l'icône permet d'afficher les justificatifs et les documents liés à une note de frais.

1 Cliquez sur l'icône dans l'entête de la note de frais souhaitée pour ajouter un document lié à la note de frais.
2 Glissez et déposez le document à lier dans la zone Déposer un document / URL.

Le document est lié à la note de frais.

Il est également possible de réaliser plusieurs actions depuis la liste des documents liés, en cliquant sur l'icône à droite du document souhaité :

  • Télécharger - Permet de télécharger le document sur le poste de travail. Cette option est uniquement disponible si le document n'est pas un lien hypertexte. Le document peut également être téléchargé directement en cliquant sur le nom du document si ce n'est ni une image ni un PDF ni un lien hypertexte.
  • Ouvrir le lien - Permet d'ouvrir le lien hypertexte dans un nouvel onglet du navigateur. Cette option est uniquement disponible si le document est un lien hypertexte.
  • Dé-lier - Permet de retirer le document de la note de frais. Le document n'est plus lié à la note de frais mais la fiche document associée est conservée dans Akuiteo. L'action de dé-lier un document est soumise au DMF 290102 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS MODIFIER.
  • Supprimer - Permet de supprimer le document. La fiche document associée est également supprimée d'Akuiteo. L'action de supprimer un document est soumise au DMF 290103 PORTAIL GENERAL DOCUMENTS SUPPRIMER.