Validation des notes de frais

L'entête de la note de frais comprend les informations suivantes :

• Le libellé Note de frais suivi de l'état et de la date de ce changement d'état (par exemple Note de frais terminée le 9 septembre 2023).
• La date et le titre de la note de frais.
• Le numéro de la note de frais.
• Les différentes icônes correspondant aux actions réalisables sur la note de frais.
• Le montant dépensé et le montant à rembourser/remboursé. Survolez cette zone pour obtenir le détail de ces montants :
  • Total dépense NDF - Montant total de toutes les dépenses saisies dans la note de frais.
  • Total CB - Si le collaborateur a une carte entreprise de type Débit compte entreprise paramétrée depuis sa fiche collaborateur, les dépenses réglées par carte entreprise ne seront pas remboursées au collaborateur. Le montant des dépenses réglées par carte entreprise est indiqué dans le champ Payé CB dans l’entête de la note de frais. En survolant pour accéder au détail des montants, le montant payé par carte est également indiqué en Total CB.
  • Dont CB - Si le collaborateur a une carte entreprise de type Débit compte du collaborateur paramétrée depuis sa fiche collaborateur, les dépenses réglées par carte entreprise seront remboursées au collaborateur. Dans ce cas, en survolant pour accéder au détail des montants, le montant Dont CB indique la somme des dépenses réglées par carte entreprise, cette somme étant comprise dans le Total à rembourser. Le montant des dépenses réglées par carte entreprise est également indiqué dans le champ Payé CB dans l’entête de la note de frais.
  • Non remboursable - Somme des dépenses non remboursables, par exemple dans le cas d'une dépense marquée comme non remboursable ou d'une dépense refusée.
  • Dépassement de plafond - Somme de la valeur de chaque dépassement pour les dépenses dont le plafond de remboursement est dépassé.
  • Total à rembourser - Montant à rembourser au collaborateur.

Chaque dépense est représentée par une ligne dans une note de frais.

En vue Liste, une ligne de dépense comprend les informations suivantes :

• La date, la nature, l'affectation et le montant de la dépense (si un commentaire est renseigné, celui-ci remplace le libellé de la nature).
• L'icône paramétrée pour la nature de la dépense, le cas échéant.
• Différentes icônes peuvent être affichées à gauche du montant saisi :
  • - Lorsque la présence d'un justificatif est obligatoire pour la nature de la dépense, cette icône indique qu'un justificatif obligatoire est manquant.
  • - Indique la présence d'un ou plusieurs justificatifs, avec le nombre de justificatifs en info-bulle.
  • - Indique que la dépense a été réglée par une carte entreprise.
  • - Indique que la dépense a été refusée.
  • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense en double.
  • - Indique que plusieurs collaborateurs ont saisi la même dépense.
  • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour non travaillé.
  • - Indique que le collaborateur a saisi sa dépense sur un jour où une demande d'absence a été saisie.

En vue Tableau, les icônes , , et sont affichées dans la colonne Indicateur de la ligne d'une dépense.

Une nouvelle dépense peut être créée grâce au bouton + Dépense.

Une dépense ne peut pas être déplacée, dupliquée ou supprimée depuis le module Manager.

Lorsqu'une note de frais contient plusieurs dépenses, il est possible de naviguer entre les dépenses de celle-ci. Depuis le menu Notes de frais en vue Liste ou Tableau, cliquez sur dans la ligne d'une dépense pour ouvrir son détail puis cliquez sur les flèches et depuis l'entête du formulaire pour visualiser les différentes dépenses de la note de frais concernée.