Temps passés

DMF

1901** PORTAIL AGENDA VUE AGENDA

1903** PORTAIL TEMPS PASSES *

Important

Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Agenda.

La saisie des temps passés permet à un collaborateur de renseigner son activité quotidienne et de répartir son temps en fonction de ses différentes tâches et des différents projets. Lorsqu'un collaborateur saisit ses temps, il indique qu'il a passé un certain nombre d'heures ou de jours sur une affaire spécifique.

Les temps passés peuvent donc être utilisés pour contrôler les temps réellement effectués par un collaborateur, pour analyser la charge de travail en fonction des critères souhaités (par client, par projet, etc.) ou encore pour suivre les temps effectués sur chaque affaire. Les collaborateurs peuvent également déclarer les demi-journées passées en télétravail pour permettre à l'entreprise de suivre les déclarations de télétravail.

Pour rendre la saisie des temps plus rapide, il est possible d'utiliser les saisies rapides. Une saisie rapide est un modèle créé à partir d'un temps saisi et qui reprend les informations à l'identique. Les collaborateurs ont seulement besoin de modifier les valeurs qui diffèrent pour saisir un nouveau temps, au lieu de devoir ressaisir les mêmes informations.

Les collaborateurs peuvent modifier leurs temps à tout moment, tant qu'ils ne les ont pas terminés. La terminaison des temps applique un verrou aux temps passés pour qu'ils ne soient plus modifiables par le collaborateur et permet de transférer ces temps au manager afin qu'il les contrôle.

Les temps peuvent être gérés depuis deux menus dans le module Collaborateur :

  • le menu Agenda, qui affiche les temps sous forme d'agenda. Ce menu permet également de gérer ses plannings (voir Plannings). Les temps passés sont identifiés grâce à l'icône et les plannings grâce à l'icône .
  • le menu Mon activité, qui affiche les temps sous forme de tableau détaillé (voir Mon activité).

Les temps passés sont gérés de la même façon que le planning. Cependant, les temps passés représentent des blocs de temps de travail réellement effectués par le collaborateur alors que le planning est une prévision des journées de travail du collaborateur.

DMF

190119 PORTAIL AGENDA VUE JOUR

190120 PORTAIL AGENDA VUE MOIS

Le menu Agenda affiche les plannings et temps passés et vous permet de les gérer dans une vue hebdomadaire. Les fonctionnalités suivantes sont disponibles en haut de l'écran :

  • Pour naviguer d'une semaine à une autre, utilisez les flèches et ou ouvrez le calendrier pour sélectionner la semaine souhaitée.
  • Les icônes , et en haut à droite de l'écran permettent de masquer ou d'afficher les plannings non réalisés, les plannings réalisés et les temps passés.
  • L'icône en haut à droite de l'écran permet d'ouvrir l'agenda pour le mois en cours et affiche les plannings ainsi que les temps passés.
  • En dessous du champ de recherche, différentes options d'affichage sont disponibles et chaque option possède ses caractéristiques et fonctionnalités spécifiques.

Cliquez sur Liste depuis les options d'affichage pour afficher les éléments de planning et les temps passés en liste. Cette liste comprend un bloc par jour affiché (depuis les préférences) et chaque bloc comprend les éléments de planning et les temps renseignés sur cette journée.

Les jours fériés sont affichés en rouge. Les temps validés (associés au code état VALIDE) ou refusés (associés au code état REFUSE) sont indiqués avec les icônes et à droite d'un bloc de temps.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des résultats en vue liste, voir Paramétrer les résultats en vue liste.

Note

Le tri des en-têtes n'est pas disponible sur l'agenda.

Cliquez sur Colonne depuis les options d'affichage pour afficher les éléments de planning et les temps passés en colonne. Cet affichage comprend un bloc par jour affiché (depuis les préférences) et chaque bloc comprend les éléments de planning et les temps renseignés sur cette journée.

En haut à droite des colonnes, les options suivantes permettent de gérer l'affichage du détail des éléments de planning et des temps :

  • Vue condensée pour afficher seulement la durée, le client et les indicateurs visuels (par exemple le commentaire ou le statut de contrôle).
  • Vue normale pour afficher toutes les informations de l'élément.
  • Vue à l'échelle pour afficher les éléments en bloc dont la hauteur est proportionnelle à la durée de l'élément.

Note

En vue à l'échelle, la préférence utilisateur Ratio en % de la vue colonne à l'échelle permet d'afficher l'écran en entier, sans avoir besoin de dérouler l'écran pour visualiser tous les blocs de temps ou de planning. Ce ratio peut être paramétré de 50 % à 200 % selon les besoins de chaque utilisateur.

Les jours fériés sont affichés en rouge. Les temps validés (associés au code état VALIDE) ou refusés (associés au code état REFUSE) sont indiqués avec les icônes et à droite d'un bloc de temps.

Pour trier les éléments affichés au sein de chaque bloc de journée, cliquez sur à droite du champ de recherche pour afficher les options de tri :

Trier le contenu

Affiche une fenêtre pour gérer les options de tri. La section Colonnes disponibles affiche les différentes valeurs sur lesquelles il est possible d'effectuer un tri. Utilisez le champ de recherche pour retrouver rapidement une colonne. La recherche se lance dès le premier caractère et les colonnes de la section Colonnes disponibles sont filtrées en conséquence.

Déplacez vers la section Colonnes triées chaque critère sur lequel effectuer le tri :

  • Si vous appliquez plusieurs critères, définissez l'ordre des critères en sélectionnant et en déplaçant les critères.
  • Pour chaque critère, cliquez sur l'icône de tri pour que le tri soit réalisé par ordre croissant/alphabétique ou par ordre décroissant / alphabétique inverse .
  • Pour supprimer un critère, cliquez sur pour le critère souhaité.

Cliquez sur Appliquer pour trier les éléments en fonction des critères définis.
Tris par défaut Cliquez sur cette option pour revenir aux tris appliqués par défaut.

Cliquez sur Tableau depuis les options d'affichage pour afficher les éléments de planning et les temps passés en tableau. Chaque ligne du tableau correspond à un élément de planning ou de temps.

Les temps passés sur des jours fériés sont affichés en rouge. Les temps validés (associés au code état VALIDE) ou refusés (associés au code état REFUSE) sont indiqués avec les icônes et dans la colonne Validé.

Important

Cet affichage vous permet de gérer les éléments de planning ou les temps déjà créés, mais pas de saisir un nouvel élément. Pour cela, vous devez passer par un affichage en Liste ou Colonne.

Référence

Pour plus d'informations sur le paramétrage des résultats de recherche en vue tableau, voir Paramétrer les résultats en vue tableau.

Cliquez sur Statistiques depuis les options d'affichage pour afficher différentes statistiques sur les temps passés renseignés. Ces statistiques ne tiennent pas compte des éléments de plannings.

Cet affichage est à but informatif uniquement et ne permet pas de gérer les éléments de planning ou les temps passés.

Pour gérer les graphiques affichés, cliquez sur le bouton Graphiques à droite de l'écran pour ouvrir la fenêtre Paramétrage des graphiques.

Ajouter des graphiques

Astuce

Utilisez le champ de recherche pour retrouver rapidement un graphique dans les listes Graphiques disponibles et Graphiques à afficher. La recherche se lance dès le premier caractère saisi et filtre automatiquement les graphiques correspondants.

Pour ajouter un graphique, sélectionnez-le depuis la liste Graphiques disponibles et faites-le glisser vers la liste Graphiques à afficher, dans l'ordre souhaité.

Pour ajouter tous les graphiques de la liste Graphiques disponibles en une fois vers la liste Graphiques à afficher, cliquez sur .

L'ordre des graphiques dans la liste Graphiques à afficher correspond à l'ordre d'affichage des graphiques dans l'affichage en Statistiques.

Pour modifier le type d'un graphique (camembert, pyramide, histogramme, etc.), cliquez sur depuis le nom du graphique dans la liste Graphiques à afficher, puis sélectionnez le type souhaité.

Cliquez sur Appliquer pour prendre en compte les graphiques ajoutés.

Retirer des graphiques

Pour retirer un graphique, cliquez sur à droite du nom du graphique dans la liste Graphiques à afficher.

Pour retirer tous les graphiques en une fois, cliquez sur .

Cliquez sur Appliquer pour prendre en compte les graphiques retirés.

Les temps passés peuvent être saisis :

1 Depuis le menu Agenda, positionnez-vous sur la semaine souhaitée puis cliquez sur pour la journée souhaitée depuis l'affichage en Liste ou en Colonne.

Le formulaire de création du temps passé s'ouvre.

2 Renseignez les champs suivants dans le formulaire de création :
Champ Description
Collaborateur

Collaborateur affecté au temps.

Par défaut, le collaborateur associé à l'utilisateur connecté est renseigné.

Ce champ n'est pas modifiable.
Date

Date associée au temps, qui correspond à la date du jour utilisée pour la création.

Si besoin, cliquez sur le et modifiez la date renseignée.
Client

Renseignez le Client affecté.

Pour renseigner rapidement l'affectation, cliquez sur à côté du champ Client afin d'ouvrir le champ de recherche permettant de sélectionner une tâche. Si le client est déjà renseigné, les tâches disponibles dans la recherche sont filtrées en fonction de ce client.
Affaire

Renseignez l'affaire affectée au temps.

Un filtre sur les affaires est disponible à droite du champ Affaire. En cliquant sur l'icône , il est possible de sélectionner l'un des filtres suivants :

  • Aucun filtre permet de visualiser toutes les affaires ;
  • Affaires planifiées du mois (soumis au DMF 190110 PORTAIL AGENDA FILTRE AFFAIRES PLANIF. MOIS) permet de visualiser uniquement les affaires planifiées pour le mois courant pour le collaborateur connecté ;
  • Affaires sur lesquelles j'ai travaillé (soumis au DMF 190116 PORTAIL AGENDA FILTRE AFFAIRES J AI TRAVAILLE) permet de visualiser uniquement les affaires sur lesquelles le collaborateur connecté a travaillé au cours des 3 derniers mois ;
  • Affaires des chefs de projets de ma division (soumis au DMF 190111 PORTAIL AGENDA FILTRE AFFAIRES CP DIVISION) permet de visualiser uniquement les affaires pour lesquelles le chef de projet est le responsable de la division du collaborateur connecté ;
  • Affaires de ma division (soumis au DMF 190112 PORTAIL AGENDA FILTRE AFFAIRES MA DIVISION) permet de visualiser uniquement les affaires de la division du collaborateur connecté ;
  • Affaires internes de ma division (soumis au DMF 190113 PORTAIL AGENDA FILTRE AFFAIRES INTERNES A MA DIVISION) permet de visualiser uniquement les affaires internes à la division du collaborateur connecté ;
  • Affaires de mon établissement (soumis au DMF 190114 PORTAIL AGENDA FILTRE AFFAIRES MON ETABLISSEMENT) permet de visualiser uniquement les affaires de l'établissement du collaborateur connecté ;
  • Affaires internes de mon établissement (soumis au DMF 190118 PORTAIL AGENDA FILTRE AFFAIRES INTERNES A MON ETABLISSEMENT) permet de visualiser uniquement les affaires internes de l'établissement du collaborateur connecté ;
  • Affaires dont je suis le responsable (soumis au DMF 190115 PORTAIL AGENDA FILTRE AFFAIRES RESPONSABLE) permet de visualiser uniquement les affaires pour lesquelles le collaborateur connecté est le responsable.
Lot Renseignez le lot affecté au temps.
Sous-lot Renseignez le sous-lot affecté au temps.
Tâche Renseignez la tâche affectée au temps.
Code action et Code action 2

Sélectionnez les codes action de niveau 1 et 2 depuis la liste d'aide.

Notes

Lorsque la préférence utilisateur Mon Code action par défaut est renseignée, le champ Code action est automatiquement renseigné avec le code action par défaut.

Lorsque la règle de gestion TPS_ACTION_2 est activée, le champ Code action 2 est disponible.

Ces champs sont grisés si l'affectation n'est pas renseignée.
Durée

Durée du temps.

L'unité de saisie dépend de l'unité paramétrée pour la saisie des plannings, depuis l'Application Desktop > Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Main d’œuvre > section Unités > champ Temps passés.

La durée peut être renseignée avec 2 décimales (par exemple 1/4 de jour = 0,25).
Lieu

Renseignez le lieu.

Ce champ est grisé si l'affectation n'est pas renseignée.
Commentaire

Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur le travail effectué.

Ce champ est obligatoire si la règle de gestion TPS_COMMENTAIRE est activée.
3 Cliquez sur Enregistrer.

Un temps est créé dans l'agenda pour la date renseignée. Ce temps est également disponible sous forme de ligne dans le menu Mon activité.

Une saisie rapide est un modèle créé à partir d'un temps saisi et qui reprend les critères à l'identique. Les collaborateurs ont seulement besoin de modifier les valeurs qui diffèrent pour saisir un nouveau temps, au lieu de devoir ressaisir les mêmes informations.

Note

Cette procédure explique comment saisir des temps en utilisant les saisies rapides. Pour créer des saisies rapides, voir Gérer les saisies rapides.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée puis sur la journée souhaitée depuis l'affichage en Liste ou en Colonne.
2 Cliquez sur puis sur la saisie rapide souhaitée.

Le formulaire de création du temps s'ouvre sur la droite de l'écran. Les informations enregistrées dans la saisie rapide sont renseignées automatiquement. Si besoin, modifiez les informations du temps pour ajuster certaines des valeurs pré-renseignées.

Astuce

Si votre saisie rapide comporte une durée, vous pouvez faire Ctrl + clic sur la saisie rapide souhaitée pour créer directement le temps sans passer par le formulaire.

3 Cliquez sur Enregistrer.

Un temps est créé dans l'agenda pour la date renseignée. Ce temps est également disponible sous forme de ligne dans le menu Mon activité.

Bloc de temps

Un temps existant peut être dupliqué pour créer rapidement un nouveau temps.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.
2 Cliquez sur sur le bloc ou la ligne du temps concerné, puis sur Dupliquer.
3 Modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Enregistrer.

Le temps passé est dupliqué.

Semaine complète

DMF

190303 PORTAIL TEMPS PASSES DUPLICATION SEMAINE

Une semaine complète peut également être dupliquée sur les semaines suivantes. Cette duplication ne prend pas en compte les absences ni les éléments de planning.

Note

Lors de la duplication, une journée est dupliquée uniquement si la journée de destination ne comprend aucun temps passé. Ainsi, aucun temps passé ne sera dupliqué sur une journée qui contient déjà au moins un temps passé.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.
2 Cliquez sur à droite du champ de recherche.
3 Dans la fenêtre de duplication, renseignez les informations suivantes :
  • Renseignez le Nombre de semaines concernées par la duplication. Par exemple, si vous renseignez 3 semaines, la semaine de référence sera dupliquée sur les trois semaines suivantes.
  • Cochez ou décochez les jours de la semaine pour déterminer les journées de la semaine concernées par la duplication. Cochez ou décochez Tous les jours pour cocher ou décocher tous les jours en une fois.
4 Cliquez sur Valider.

Les temps passés de la semaine de référence sont dupliqués sur le nombre de semaines suivantes.

DMF

190302 PORTAIL TEMPS PASSES MODIFICATION

060344 AFFAIRE FICHE TEMPS MODIFIER TEMPS PASSES TERMINES

Note

Les temps terminés ne peuvent pas être modifiés sauf si le collaborateur possède le DMF 060344 AFFAIRE FICHE TEMPS MODIFIER TEMPS PASSES TERMINES.

Modifier un temps

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.
2 Cliquez sur sur le bloc ou la ligne du temps concerné, puis sur Modifier.
3 Modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte les modifications.

Modifier rapidement la durée d'un bloc de temps

Prérequis : La règle de gestion TPS_INCREMENT_PWC doit être activée et paramétrée (voir Paramétrer la règle de gestion TPS_INCREMENT_PWC).

Note

La règle de gestion TPS_INCREMENT_PWC fonctionne uniquement pour les collaborateurs dont le mode de saisie des temps est en Heures.Minutes.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.
2 Cliquez sur sur le bloc ou la ligne du temps concerné.
3 Utilisez la fonction d'incrément :
  • Soit cliquez directement sur + xx minutes ou - xx minutes pour utiliser l'incrément simple.
  • Soit survolez + xx minutes ou sur - xx minutes puis cliquez sur le multiple d'incrément souhaité. Les multiples d'incrément disponibles dépendent du paramétrage de la règle de gestion TPS_INCREMENT_PWC.

La durée du temps passé est modifiée.

Prérequis : Le temps ne doit ni être contrôlé ni terminé.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste ou Colonne.
2 Glissez et déposez l'icône du temps vers le jour souhaité.

Le temps est déplacé.

Lorsqu'un collaborateur a fini de saisir ses temps pour la semaine ou pour le mois, il doit les terminer pour que ceux-ci soient transférés au manager.

La terminaison des temps se fait à la semaine ou au mois en fonction des procédures mises en place dans votre entreprise. Avant de terminer vos temps, assurez-vous que ceux-ci soient complets et respectent les règles fixées par votre entreprise. En effet, les temps sont contrôlés avant d'être terminés. Si certains temps ne sont pas conformes, la terminaison ne pourra pas être réalisée.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.
2 Cliquez sur à droite du champ de recherche, puis sur Terminer la semaine ou Terminer le mois et confirmez la terminaison.

Les temps de la semaine ou du mois sont terminés et ne sont donc plus modifiables. Les temps et les journées terminés sont affichés avec l'icône .

Si vous avez besoin de modifier des temps terminés, cliquez sur à droite du champ de recherche en haut de l'écran, puis sur Annuler la terminaison de la semaine ou Annuler la terminaison du mois et confirmez l'annulation.

Le collaborateur peut déclarer ses journées et demi-journées passées en télétravail afin de transmettre cette information à son entreprise.

Note

Les déclarations de télétravail ne sont plus modifiables si les temps de la période sont terminés ou contrôlés.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste ou en Colonne.
2 Dans l'en-tête de la journée souhaitée, cliquez sur :
  • pour déclarer la matinée en télétravail,
  • pour déclarer l'après-midi en télétravail,
  • les deux icônes pour déclarer la journée complète en télétravail.

Le télétravail est déclaré pour la demi-journée ou journée souhaitée et les icônes de télétravail deviennent respectivement et .

Pour annuler la déclaration du télétravail, cliquez de nouveau sur et pour revenir aux icônes grisées.

Le collaborateur peut créer une saisie hebdomadaire type pour déclarer son télétravail et l'appliquer sur une période donnée pour l'exercice en cours.

Exemple

Pour une durée de 6 mois, un collaborateur doit déclarer ses journées du mardi, mercredi et jeudi en télétravail. Il crée alors une récurrence pour son télétravail, en cochant les journées souhaitées et en définissant une période de 6 mois. Lorsqu'il valide sa récurrence, ses journées de télétravail sont déclarées automatiquement pour les 6 prochains mois.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.
2 Cliquez sur à droite du champ de recherche situé en haut de l'écran.
3 Dans la fenêtre de déclaration récurrente de télétravail, renseignez les informations suivantes :
  • Dans les champs Pour la période Du XXXX Au YYYY, renseignez la période concernée par la récurrence du télétravail. Par défaut, la date de fin de l'exercice courant est renseignée pour la date de fin de la période mais reste modifiable.

Note

Si des déclarations manuelles de télétravail sont déjà présentes sur la période de la récurrence, celles-ci seront remplacées.

  • Cochez les cases correspondantes pour déclarer vos demi-journées de télétravail en fonction des jours de la semaine.
4 Cliquez sur Valider.

Les demi-journées sélectionnées sont automatiquement déclarées en télétravail sur la période renseignée. Cette déclaration est uniquement réalisée sur les jours travaillés du calendrier de la société.

Astuce

La récurrence saisie n'est pas gardée en mémoire et ne peut donc ni être modifiée ni supprimée. Si besoin, annulez manuellement chaque demi-journée de télétravail ou créez une récurrence "vide" (aucune case cochée) sur la période concernée pour annuler le télétravail.

Une saisie rapide est un modèle créé à partir d'un temps saisi et qui reprend les critères à l'identique. Les collaborateurs ont seulement besoin de modifier les valeurs qui diffèrent pour saisir un nouveau temps, au lieu de devoir ressaisir les mêmes informations.

Référence

Pour saisir des temps en utilisant les saisies rapides, voir À partir d'une saisie rapide.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.
2 Cliquez sur sur la ligne concernée, puis sur Créer une saisie rapide.

Une fenêtre s'affiche.

3 Renseignez le Libellé de cette saisie puis cliquez sur Valider.

La saisie rapide est créée et peut désormais être utilisée pour saisir des temps depuis le menu Agenda. Les informations propres au temps d'origine sont enregistrées dans la saisie rapide et seront ainsi pré-remplies lors de la création d'un temps à partir d'une saisie rapide.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.
2 Cliquez sur à droite du champ de recherche puis cliquez sur la saisie rapide souhaitée.
3 Dans la fenêtre de modification de la saisie rapide :
  • Modifiez les informations souhaitées de la saisie rapide puis cliquez sur Valider pour prendre en compte la modification.
  • Cliquez sur Supprimer puis confirmez la suppression si vous souhaitez supprimer cette saisie rapide.
DMF 190304 PORTAIL TEMPS PASSES IMPRIMER

Prérequis : Au moins un modèle d'édition de type Temps forfait horaire doit être paramétré.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.
2 Cliquez sur à droite du champ de recherche puis sélectionnez Editer les temps passés.
3 Sélectionnez le Modèle d'édition depuis la liste déroulante puis le format d'édition.

Les formats disponibles dépendent des modèles d'édition paramétrés depuis l'Application Desktop.

4 Cliquez sur Valider.

Le relevé des temps est édité et téléchargé sur votre machine.

Important

La suppression d'un temps est définitive.

Note

Les temps terminés ou contrôlés ne peuvent pas être supprimés.

1 Positionnez-vous sur la semaine souhaitée depuis l'affichage en Liste, en Colonne ou en Tableau.
2 Cliquez sur depuis la ligne concernée puis sur Supprimer.

Une fenêtre s'affiche.

3 Confirmez la suppression.

Le temps est supprimé.