Demandes d’absence
Important
Cette fonctionnalité est soumise au feature flag Domaine Portail collaborateur > Libellé Employee Leave Requests.
Un collaborateur acquiert différents types de jours d'absence lorsqu'il travaille dans une entreprise : congés payés, RTT, jours de récupération, etc. Le nombre de jours dépend du contrat de travail du collaborateur ainsi que des politiques mises en place au sein de l'entreprise. Ces compteurs d'absence sont disponibles dans le portail afin qu'un collaborateur puisse rapidement et facilement faire une demande d'absence auprès de son manager ou de toute personne habilitée à valider ces demandes.
Il existe autant de compteurs d'absence qu'il y a de natures d'absence. Chaque compteur affiche une synthèse des droits acquis afin de savoir exactement le nombre de jours à poser lorsque le collaborateur fait une demande d'absence.
Lorsqu'un collaborateur fait une demande d'absence, celle-ci est transférée à la personne habilitée afin de valider ou non la demande. Le collaborateur peut consulter à tout moment le récapitulatif de ses demandes, pour savoir si celles-ci sont toujours en attente, ou si elles ont été acceptées ou refusées.
Les demande d'absences sont gérées depuis le module Collaborateur > menu Demandes d'absence.
Description des compteurs d'absence
Le menu Demandes d'absence permet d'afficher les compteurs d'absence en fonction des critères de recherche renseignés. Chaque compteur est affiché sous forme de bloc qui contient la liste des demandes d'absence effectuées pour le compteur.
Les compteurs d'absence affichent clairement au collaborateur les droits acquis. Il y a autant de compteurs que de natures d'absence : un compteur pour les congés payés, un autre pour les RTT, etc. Il y a également autant de compteurs que de périodes définies.
L'entête de chaque compteur affiche les informations suivantes :
| Nature du compteur | La nature d'absence, par exemple Congés payés ou RTT. |
| Validité |
Les dates de début et de fin de validité du compteur. Une fois cette date passée, le collaborateur ne pourra plus demander d'absences à partir de ce compteur. |
| X jour(s) acquis |
Le nombre de jours acquis par le collaborateur pour la période donnée. Si la nature d'absence est de type Incrément, le nombre total des droits acquis en fin de période d'acquisition s'affiche lors de la saisie d'une demande d'absence. |
| X Jour(s) restant(s) | Le nombre de jours qui restent à poser pour la période donnée. Les jours planifiés sont déduits pour le calcul des jours restants. |
| + Demande | Permet de saisir une nouvelle demande d'absence. |
Demander une absence
Un collaborateur peut faire une demande d'absence pour poser, par exemple, des jours de congés.
Référence
Un paramètre peut être activé afin d'empêcher les collaborateurs de faire une demande d'absence si elle se superpose à une autre absence. Pour activer ou désactiver ce paramètre, voir Paramétrage des demandes d'absence.
| 1 | Depuis le compteur souhaité en fonction de la nature d'absence, cliquez sur le bouton + Demande. |
Un formulaire de saisie de demande d'absence s'ouvre.
| 2 | Dans le formulaire de saisie, renseignez les champs suivants : |
| Champ | Description |
|---|---|
| Compteur | Le compteur permet de sélectionner la catégorie de la demande d'absence: congés payés, RTT ou autre. |
| Demandé le | La date du jour est renseignée automatiquement et n'est pas modifiable. |
| Pour | Renseigne automatiquement le nom du collaborateur qui effectue la demande. Ce champ n'est pas modifiable. |
| Démarre |
Cochez Le matin ou L'après-midi pour indiquer que la période d'absence doit commencer au début de la journée ou en début d'après-midi. Ces options sont masquées si la modalité de saisie de la nature d'absence est Journée. |
| Période |
Cliquez sur l'icône Si vous souhaitez poser un seul jour, renseignez le même jour de début et de fin pour la période. Si vous souhaitez poser plusieurs jours, renseignez les premier et dernier jours d'absence souhaités pour la période. Exemples Je souhaite poser un jour de congé le 9 décembre. Je vais donc renseigner une période du 09/12 au 09/12. Je souhaite poser une semaine complète de congés du 11 au 15 mars. Je vais donc renseigner une période du 11/03 au 15/03. |
| Nb de jours |
Le nombre de jours d'absence est calculé automatiquement en fonction de la période renseignée et de certains éléments de paramétrage : jours fériés, temps partiel, jours non travaillés de la semaine type pris en compte ou non, etc. Si besoin, renseignez le nombre de jours manuellement. Si la nature d'absence est de type Incrément, le nombre de jours d'absence estimés à la date de début d'absence demandée est affiché, ainsi que le nombre de jours restants à utiliser jusqu'à la date de fin de validité du compteur. |
| Commentaire | Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur la demande d'absence. Le commentaire n'est pas obligatoire pour finaliser la création de la demande. |
du champ pour ouvrir l'outil de sélection de dates pour la période d'absence.| 3 | Cliquez sur Enregistrer. |
La demande d'absence est créée. Les jours posés sont décomptés du compteur d'absence. La demande est visible dans le menu Demandes d'absence. Un mail est envoyé au responsable hiérarchique du collaborateur.
Demander la dévalidation d'une demande d'absence
| DMF | 160210 SERVICES GESTION ABSENCE ANNULER |
Le collaborateur ne peut plus modifier une demande d'absence si celle-ci est validée (ou refusée) par le manager. Pour les demandes validées dont la période n'est pas encore passée, il est possible d'envoyer une demande de dévalidation au manager si le collaborateur souhaite modifier sa demande.
| 1 | Dépliez le compteur d'absence concerné puis cliquez sur l'icône  située à droite de la demande concernée. |
Une fenêtre s'ouvre.
| 2 | Renseignez un Message si besoin. |
| 3 | Cliquez sur Valider. |
La demande de dévalidation est envoyée par mail à votre manager.
Modifier une demande d'absence
Prérequis : La demande d'absence ne doit pas être validée ou refusée par le manager. Si vous souhaitez modifier une demande déjà validée, vous devez préalablement Demander la dévalidation d'une demande d'absence à votre manager.
| 1 | Dépliez le compteur d'absence concerné puis cliquez sur l'icône  située à droite sur la ligne de la demande concernée. |
Le formulaire de la demande d'absence s'ouvre.
| 2 | Effectuez les modifications souhaitées. |
| 3 | Cliquez sur Enregistrer. |
La demande d'absence est modifiée et renvoyée à votre manager.
Annuler une demande d'absence
Prérequis : La demande d'absence ne doit pas être validée ou refusée par le manager. Si vous souhaitez annuler une demande déjà validée, vous devez Demander la dévalidation d'une demande d'absence à votre manager.
L'annulation d'une demande d'absence permet de désactiver la demande d'absence sans qu'elle ne soit supprimée.
| 1 | Dépliez le compteur d'absence concerné puis cliquez sur l'icône  située à droite de la demande concernée. |
La demande d'absence est annulée.
Elle peut être réactivée en cliquant sur 
.
Supprimer une demande d'absence
Important
La suppression d'une demande d'absence est définitive.
Prérequis : La demande d'absence ne doit pas être validée ou refusée par le manager. Si vous souhaitez supprimer une demande déjà validée, vous devez Demander la dévalidation d'une demande d'absence à votre manager.
| 1 | Dépliez le compteur d'absence concerné puis cliquez sur l'icône  située à droite de la demande concernée. |
Une fenêtre s'ouvre.
| 2 | Confirmez l'action. |
La demande est supprimée et ne s'affiche plus dans le tableau récapitulatif des demandes.
