Temps passés

La saisie des temps passés permet à un collaborateur de renseigner son activité quotidienne et de répartir son temps en fonction de ses différentes tâches et des différents projets. Lorsqu'un collaborateur saisit ses temps, il indique qu'il a passé un certain nombre d'heures ou de jours sur une affaire spécifique.

Les temps passés peuvent donc être utilisés pour contrôler les temps réellement effectués par un collaborateur, pour analyser la charge de travail en fonction des critères souhaités (par client, par projet, etc.) ou encore pour suivre les temps effectués sur chaque affaire. Les collaborateurs peuvent également déclarer les demi-journées passées en télétravail pour permettre à l'entreprise de suivre les déclarations de télétravail.

Pour rendre la saisie des temps plus rapide, il est possible d'utiliser les saisies rapides. Une saisie rapide est un modèle créé à partir d'un bloc de temps et qui reprend les critères à l'identique. Les collaborateurs ont seulement besoin de modifier les valeurs qui diffèrent pour créer leur nouveau bloc de temps, au lieu de devoir ressaisir les mêmes informations.

Les collaborateurs peuvent modifier leurs temps à tout moment, tant qu'ils ne les ont pas terminés. La terminaison des temps applique un verrou aux temps passés pour qu'ils ne soient plus modifiables par le collaborateur et permet de transférer ces temps au manager afin qu'il les valide.

Les temps peuvent être gérés depuis deux menus dans le module Collaborateur :

le menu Agenda, qui affiche les temps sous forme d'agenda ;
le menu Mon activité, qui affiche les temps sous forme de tableau détaillé.

Les temps passés sont gérés de la même façon que le planning. Cependant, les temps représentent des blocs de temps de travail réellement effectués par le collaborateur alors que le planning est une prévision des journées de travail du collaborateur.

Saisir des temps

Les temps peuvent être saisis :

À partir d'un bloc de temps vide ;
À partir d'une saisie rapide, pour reprendre automatiquement tous les champs renseignés dans un bloc de temps et modifier uniquement les valeurs souhaitées ;
En dupliquant des temps existants.

À partir d'un bloc de temps vide

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur le jour souhaité :

Cliquez sur Aujourd'hui pour afficher la date du jour directement, ou sur les flèches pour naviguer jusqu'au jour souhaité.
Sélectionnez l'affichage en Mois, Semaine ou Jour. Pour l'affichage en mois dans l'agenda, vous ne pouvez pas créer de temps pour un jour précis car l'icône n'est pas affichée.

Cliquez sur

dans l'agenda pour le jour souhaité ou sur Créer depuis la section Actions du panneau de droite.

Une fenêtre de saisie des temps s'ouvre.

Dans la fenêtre de saisie, assurez-vous que l'onglet Temps est sélectionné, puis renseignez les champs suivants pour le travail effectué :

Champ	Description
	La date est déterminée par défaut en fonction de la méthode utilisée : Si vous avez cliqué sur pour un jour en particulier, c'est ce jour qui est renseigné. Si vous avez cliqué sur Créer, c'est le premier jour du mois, de la semaine ou le jour en question qui est renseigné, en fonction du filtre choisi (Mois, Semaine ou Jour). Si besoin, cliquez sur le champ pour afficher un calendrier et modifiez la date renseignée.
	Renseignez les premières lettres du client souhaité. Une liste d'aide est affichée automatiquement avec les clients correspondants. Sélectionnez le client souhaité depuis la liste d'aide.
	Sélectionnez l'affaire depuis la liste d'aide. Si le client sélectionné ne possède qu'une seule affaire, celle-ci est renseignée automatiquement. Si les DMF 190110 jusqu’à 190118 sont activés, cliquez sur pour définir le filtre à appliquer sur les affaires. Lorsqu'un filtre est sélectionné, l'icône devient .
Lot	Sélectionnez le lot depuis la liste d'aide. Si l'affaire sélectionnée ne possède qu'un seul lot, celui-ci est renseigné automatiquement.
Sous-lot	Sélectionnez le sous-lot depuis la liste d'aide. Si le lot sélectionné ne possède pas de sous-lot, ce champ n'est pas affiché.
Tâche	Sélectionnez la tâche depuis la liste d'aide. Si le lot sélectionné ne possède qu'une seule tâche, celle-ci est renseignée automatiquement. Cliquez sur pour ouvrir une fenêtre contenant les informations suivantes pour les tâche, lot et affaire sélectionnés : Charge : lue sur l'élément Temps passés : somme de tous les temps passés sur l'élément Planifié : somme de tous les plannings sur l'élément Ecart = Charge - Temps passés - Planifié
et	Sélectionnez les actions de niveau 1 et 2 depuis la liste d'aide. En fonction du paramétrage, l'action 2 peut être facultative et donc non visible.
	Pour renseigner la durée, indiquez une valeur dans le champ ou cliquez sur la roue pour sélectionner la durée souhaitée.
	Renseignez le lieu.
	Renseignez un commentaire pour apporter plus de précisions sur le travail effectué.

Cliquez sur Valider.

Un bloc de couleur bleue est créé dans l'agenda pour la date renseignée. Ce bloc correspond aux temps renseignés. Ces temps sont également disponibles sous forme de ligne dans le menu Mon activité.

À partir d'une saisie rapide

Note

Cette procédure explique comment saisir des temps en utilisant les saisies rapides. Pour créer des saisies rapides, voir Gérer les saisies rapides.

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur le jour souhaité :

Cliquez sur Aujourd'hui pour afficher la date du jour directement, ou sur les flèches pour naviguer jusqu'au jour souhaité.
Sélectionnez l'affichage en Mois, Semaine ou Jour.

Depuis le panneau de droite, affichez la section Saisies rapides.

Sélectionnez puis faites glisser la saisie rapide souhaitée et déposez-la sur le jour souhaité.

Un bloc de couleur bleue est créé dans l'agenda pour le jour souhaité. Ce bloc correspond aux temps renseignés avec la saisie rapide. Si besoin, modifiez ce bloc de temps pour ajuster certaines des valeurs pré-renseignées. Ces temps sont également disponibles sous forme de ligne dans le menu Mon activité.

En dupliquant des temps existants

Bloc de temps

Un bloc de temps existant peut être dupliqué pour créer rapidement un nouveau bloc.

Il existe deux manières pour dupliquer un bloc de temps depuis le menu Agenda :

Sélectionnez un bloc de temps en gardant la touche CTRL appuyée, puis déposez le bloc sur le jour souhaité.
Cliquez sur le bloc pour ouvrir la palette Temps passés puis cliquez sur . Modifiez les informations souhaitées dans la fenêtre de saisie puis cliquez sur Valider pour créer le nouveau bloc de temps.

Depuis le menu Mon activité, cliquez sur dans la colonne Actions pour la ligne de temps à dupliquer, puis cliquez sur . Modifiez les informations souhaitées dans la fenêtre de saisie puis cliquez sur Valider pour créer la nouvelle ligne de temps.

Semaine complète

Une semaine complète peut également être dupliquée. Cette duplication ne prend pas en compte les absences.

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, positionnez-vous sur la semaine à dupliquer (vue Semaine).

Depuis la section Actions du panneau de droite, cliquez sur Dupliquer semaine (temps).

Renseignez le nombre de semaines concernées par la duplication. Par exemple, si vous renseignez 3 semaines, la semaine de référence sera dupliquée sur les trois semaines suivantes.

Cliquez sur Valider.

Les temps passés de la semaine de référence sont dupliqués sur le nombre de semaines suivantes.

Éditer des temps

Pour éditer des temps, un modèle d'édition des temps doit être paramétré au préalable.

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, ouvrez le panneau de droite.

Cliquez sur Temps passés dans la section Actions.

En fonction de vos paramétrages, une fenêtre peut s'ouvrir pour choisir le modèle d'édition ou renseigner les paramètres. Renseignez les champs puis cliquez sur Télécharger.

L'édition des temps est lancée et enregistrée sur votre machine.

Déclarer le télétravail

Le collaborateur peut déclarer ses journées et demi-journées passées en télétravail afin de transmettre cette information à son entreprise.

Note

Les déclarations de télétravail ne sont plus modifiables si les temps de la période sont terminés ou validés

Déclarer manuellement les journées de télétravail

Depuis le menu Agenda, positionnez-vous sur le jour souhaité :

Cliquez sur Aujourd'hui pour afficher la date du jour directement, ou sur les flèches pour naviguer jusqu'au jour souhaité.
Sélectionnez l'affichage en Semaine ou Jour. Le télétravail ne peut pas être déclaré manuellement depuis l'affichage en Mois.

Dans l'en-tête de la journée souhaitée, cliquez sur :

pour déclarer la matinée en télétravail,
pour déclarer l'après-midi en télétravail,
les deux icônes pour déclarer la journée complète en télétravail.

Le télétravail est déclaré pour la demi-journée ou journée souhaitée et les icônes de télétravail deviennent respectivement et .

Pour annuler le télétravail, cliquez sur et pour revenir aux icônes grisées.

Mettre en place une récurrence pour le télétravail

Le collaborateur peut créer une saisie hebdomadaire type pour déclarer son télétravail et l'appliquer sur une période donnée pour l'exercice en cours.

Exemple

Pour une durée de 6 mois, un collaborateur doit déclarer ses journées du mardi, mercredi et jeudi en télétravail. Il crée alors une récurrence pour son télétravail, en cochant les journées souhaitées et en définissant une période de 6 mois. Lorsqu'il valide sa récurrence, ses journées de télétravail sont déclarées automatiquement pour les 6 prochains mois.

Depuis le menu Agenda, ouvrez la section Actions dans le panneau de droite puis cliquez sur Télétravail (récurrence).

Cochez les cases correspondantes pour déclarer vos demi-journées de télétravail en fonction des jours de la semaine.

Dans les champs Pour la période du XXX au YYY, renseignez la période concernée par la récurrence du télétravail. La date de fin de l'exercice courant est renseignée par défaut pour la date de fin de la période mais reste modifiable.

Note

Si des déclarations manuelles de télétravail sont déjà présentes sur la période de la récurrence, celles-ci seront remplacées.

Cliquez sur Valider.

Les demi-journées sélectionnées sont automatiquement déclarées en télétravail sur la période renseignée. Cette déclaration est uniquement réalisée sur les jours travaillés du calendrier de la société.

Astuce

La récurrence saisie n'est pas gardée en mémoire et ne peut donc ni être modifiée ni supprimée. Si besoin, annulez manuellement chaque demi-journée de télétravail ou créez une récurrence "vide" (aucune case cochée) sur la période concernée pour annuler le télétravail.

Gérer les saisies rapides

Pour créer une saisie rapide :

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, cherchez le bloc de temps à utiliser pour créer la saisie rapide.

Ouvrez la section Saisies rapides dans le panneau de droite.

Sélectionnez le bloc souhaité, faites-le glisser vers la section Saisies rapides puis déposez-le dans le cadre Glissez ici votre nouvelle saisie rapide.

Important

Pour déposer le bloc, assurez-vous que le cadre apparaisse en pointillés. Sinon, la saisie rapide ne sera pas créée.

Une fenêtre Nouvelle saisie rapide s'ouvre. Les informations propres au bloc sélectionné sont pré-remplies dans les champs de la fenêtre.

Renseignez le libellé de la saisie rapide. Ce libellé n'est plus modifiable une fois la saisie rapide créée. Pour modifier le libellé d'une saisie rapide existante, il faut la supprimer puis la recréer avec le nouveau libellé.

Modifiez les champs nécessaires. Ces champs seront repris automatiquement et à l'identique lorsque vous créerez des temps avec cette saisie rapide.

Cliquez sur Valider.

La saisie rapide est créée et est disponible depuis la section Saisies rapides du panneau de droite.

Pour supprimer une saisie rapide :

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, cherchez la saisie rapide dans la section Saisies rapides du panneau de droite.

Survolez la saisie rapide puis cliquez sur

Confirmez la suppression.

La saisie rapide est supprimée.

Référence

Pour saisir des temps en utilisant les saisies rapides, voir À partir d'une saisie rapide.

Terminer des temps

Lorsqu'un collaborateur a fini de saisir ses temps pour la semaine ou pour le mois, il doit les terminer pour qu'ils soient transférés en validation à son manager.

La terminaison des temps se fait à la semaine ou au mois en fonction des procédures mises en place dans votre entreprise. Avant de terminer vos temps, assurez-vous que ceux-ci soient complets et respectent les règles fixées par votre entreprise. En effet, les temps sont contrôlés avant d'être terminés. Si certains temps ne sont pas complets, la terminaison ne pourra pas être réalisée.

Si vous avez besoin de modifier des temps terminés, demandez à votre manager d'annuler la terminaison de vos temps. Une fois les modifications effectuées, vous devrez terminer à nouveau ces temps.

Depuis les menus Agenda ou Mon activité, ouvrez la section Actions dans le panneau de droite.

Cliquez sur Terminer la semaine ou Terminer le mois.

Cliquez sur Valider pour confirmer la terminaison.

Les temps sont terminés et ne sont donc plus modifiables. Les temps terminés sont affichés avec une icône en forme de cadenas.

Note

Si la valeur SEMAINE_MOIS est renseignée dans la règle de gestion TPS_TERMINAISON, pour la dernière semaine du mois le collaborateur peut à la fois terminer ses temps de la semaine et ceux du mois.