Gérer le backlog

La vue Backlog permet d'accéder aux demandes et interventions support depuis Agile Factory :

Une demande est une pièce de gestion qui est utilisée pour soumettre une demande d'assistance, d'évolution ou encore de correction de bugs. Cette demande peut provenir directement d'un client ou être créée en interne.
Une intervention représente une action à effectuer pour participer à la résolution d'une demande. Une intervention peut être attribuée à un groupe de travail ou à un collaborateur spécifique. Pour gagner en rapidité, les utilisateurs peuvent saisir leurs temps directement depuis une intervention. Une fois l'intervention effectuée, celle-ci est terminée et une intervention suivante est créée. Ainsi, l'avancement d'une demande est géré en interne grâce aux interventions.

La vue Backlog fournit ainsi tout le contexte nécessaire pour permettre aux développeurs de traiter simplement leurs interventions (de correction, de maintenance, etc.) sans avoir à passer par l'Application Desktop.

Pour accéder à la vue Backlog, cliquez sur l'onglet sur la gauche de l'écran Agile Factory.

Rechercher et filtrer les interventions

Pour accéder aux interventions, cliquez sur l'onglet Backlog. Cet écran permet de visualiser toutes les interventions de l'utilisateur connecté ou d'un groupe de travail spécifique.

Rechercher les interventions

Deux champs de recherche sont disponibles en haut de l'écran :

Le premier champ, en haut à droite, permet de rechercher parmi toutes les interventions existantes dans la base de données. Renseignez le numéro de la demande associée pour afficher les interventions correspondantes. Pour faire une recherche multi-champs, renseignez le caractère * ou ajoutez un espace entre les termes recherchés. Cette recherche ne prend pas en compte les autres critères ou filtres renseignés.

Le deuxième champ, au-dessus de la liste des interventions, permet de filtrer parmi les interventions affichées à l'écran. Renseignez les premières lettres du type d'intervention, du libellé ou du numéro de la demande, du client associé, etc.

Important

Les résultats font l'objet d'un contrôle du cloisonnement par client. Si vous êtes cloisonné par client :

Les interventions affichées seront uniquement celles pour lesquelles vous êtes cloisonné sur le client de la demande.
À partir d'un lien hypertexte, vous pourrez consulter la demande uniquement si vous êtes cloisonné sur son client.

Pour plus d'informations sur le cloisonnement, voir Restreindre l'accès de l'utilisateur.

Les interventions correspondant à la recherche sont mises à jour en temps réel pour vous permettre de trouver rapidement l'intervention recherchée.

Depuis le haut de l'écran, il est également possible de restreindre les interventions affichées pour faciliter la recherche :

Champ	Description
Affectée à	Sélectionnez vos interventions ou un groupe de travail depuis la liste déroulante pour afficher seulement les interventions liées à la sélection. Moi - vos interventions Autres groupes de travail - les interventions assignées au groupe de travail sélectionné
En cours	Permet d'afficher les interventions en cours.
Terminées <= 3 J	Permet d'afficher les interventions terminées sur les 3 jours précédents.
Terminées <= 3 M	Permet d'afficher les interventions terminées sur les 3 mois précédents.
Trier par	Sélectionnez l'ordre de tri souhaité depuis la liste déroulante pour trier les interventions.

Filtrer les interventions

Depuis l'onglet Backlog, cliquez sur

Filtres.

Une fenêtre Filtrer les résultats s'ouvre.

Dans la fenêtre, cochez les cases pour les filtres à appliquer. Vous pouvez combiner autant de filtres que nécessaire.

Cliquez sur Appliquer.

Les interventions correspondant aux filtres renseignés sont affichées. Les autres interventions sont masquées. Les filtres sont conservés tant qu'ils ne sont pas modifiés ou supprimés.

Pour supprimer les filtres appliqués, cliquez sur Filtres puis sur Supprimer les filtres.

Description du détail du formulaire

Cliquez sur une intervention depuis la liste de l'onglet Backlog pour afficher le formulaire détaillé de l'intervention. Cliquez sur pour déplier le formulaire et sur pour replier ce formulaire.

Le formulaire d'une intervention est composé de deux parties :

La première partie qui présente le contexte de l'intervention avec les informations de la demande associée : le titre et le numéro de la demande, sa description, son compte-rendu externe, les informations internes et client, les documents liés. Ces informations ne sont pas modifiables.
La deuxième partie concerne les champs à renseigner par l'utilisateur pour traiter l'intervention :

Champ

Description

Tags

Les tags permettent de catégoriser les demandes et sont paramétrés depuis l'Application Desktop.

Ajouter un tag à la demande

Dans le champ Tags, renseignez les premiers caractères du tag recherché.

Astuce

Cliquez sur F2 depuis le champ Tags pour ouvrir la liste de tous les tags disponibles pour les demandes.

La liste des tags correspondant à la recherche s'ouvre. Cette liste affiche uniquement les tags de type Demande Support.

Sélectionnez le tag souhaité dans la liste.

Cliquez sur Enregistrer.

Le tag est ajouté à la demande.

Créer un nouveau tag

Dans le champ Tags, renseignez le libellé du nouveau tag puis cliquez sur la touche Tab, Entrée ou sur un autre champ.

Renseignez les champs nécessaires dans la fenêtre Nouveau Tag.

Référence

Pour plus d'informations sur les tags et les champs à renseigner, voir le Guide Paramétrage - Paramétrage Avancé.

Cliquez sur Enregistrer.

Le tag est créé et est ajouté automatiquement à la demande.

Modifier un tag

Cliquez sur ce tag depuis le champ Tags, modifiez les informations souhaitées puis cliquez sur Enregistrer.

Retirer un tag

Cliquez sur pour le tag concerné depuis le champ Tags, puis cliquez sur Enregistrer.

Type d'intervention

Le type d'une intervention permet de catégoriser l'intervention et l'action à effectuer. La résolution d'une demande implique de passer par un ou plusieurs types d'intervention : la qualification, le développement, le suivi qualité, etc. Les différents types d'intervention sont paramétrables.

Si besoin, sélectionnez un nouveau type d'intervention depuis la liste déroulante.

Groupe

Le groupe d'une intervention permet d'attribuer l'intervention à un groupe de travail. Les différents groupes de travail sont paramétrables.

Si besoin, sélectionnez un nouveau groupe de travail depuis la liste déroulante.

Intervenant

La personne qui gère l'intervention, c'est-à-dire l'utilisateur qui effectue les actions nécessaires pour terminer l'intervention et ainsi faire avancer la demande.

La liste des intervenants disponibles depuis la liste d'aide contient :

les collaborateurs de la société de rattachement de la demande ;
les intervenants multi-sociétés.

Cliquez sur pour prendre la main sur l'intervention, c'est-à-dire déclarer que vous êtes actuellement en train de travailler sur l'intervention. Si besoin, cliquez sur pour libérer l'intervention.

Info Client

Les informations relatives à l'intervention qui permettent au client de suivre l'avancement de la demande.

Note

Si l'utilisation du Portail Support est activée depuis le Portail Paramétrage, ce champ ne peut pas être renseigné. En effet, pour les demandes gérées avec le Portail Support, il n'est plus possible de renseigner l'info client et le client est informé directement grâce aux messages sur demande.

Ce champ reste disponible en lecture seule pour les demandes créées avant l'activation du Portail Support, afin de ne pas perdre les informations renseignées en Info Client.

Info interne

Les informations relatives à l'intervention qui décrivent les actions effectuées et donnent des précisions sur le traitement de la demande. Ces informations sont uniquement visibles en interne.

Données personnalisées

La section Données personnalisées est seulement visible si des données personnalisées sont associées aux demandes.

Les données personnalisées sont des critères paramétrés par les utilisateurs d'Akuiteo afin de répondre à leurs besoins métiers. Il est possible de créer autant de données personnalisées que nécessaire pour la gestion des demandes. Ces données sont accessibles depuis des onglets spécifiques dans une demande depuis l'Application Desktop, mais il est possible d'en afficher certaines depuis le formulaire d'une intervention dans Agile Factory.

Référence

Le nombre de données personnalisées à afficher et l'indice de la première donnée personnalisée sont déterminés dans les préférences. Pour plus d'informations, voir Préférences.

Temps passés et Code action

Permet de saisir les temps passés sur l'intervention.

Référence

Pour plus d'informations, voir Saisir ses temps passés.

À corriger

Le numéro de révision du produit où le problème décrit dans la demande a été constaté ou pour lequel une demande d’évolution est formulée.

La liste d'aide affiche toutes les révisions associées au produit modèle de la demande.

Révision corrective

Le numéro de révision du produit qui contient la correction ou les évolutions.

La liste d'aide affiche toutes les révisions associées au produit modèle de la demande.

Cliquez sur pour renseigner directement la dernière révision corrective disponible.

Intervention suivante

Avant de terminer l'intervention, sélectionnez le type de l'intervention suivante depuis la liste déroulante.

Groupe suivant

Avant de terminer l'intervention, sélectionnez le groupe de travail de l'intervention suivante depuis la liste déroulante.

Intervenant suivant

Avant de terminer l'intervention, renseignez les premiers caractères du collaborateur recherché et sélectionnez l'intervenant de l'intervention suivante.

Créer une demande à partir d'un modèle

Un modèle permet de créer des demandes simplifiées similaires sans avoir besoin de renseigner les mêmes informations à chaque fois et est contenu dans un regroupement de modèles, qui peut être partagé à des collaborateurs ou des groupes de travail spécifiques.

Note

Un modèle barré n'est pas suffisamment détaillé pour être utilisé dans Agile Factory. Dans ce cas, le propriétaire du modèle doit compléter le modèle depuis l'Application Desktop en renseignant les champs manquants pour pouvoir l'utiliser dans Agile Factory.

Depuis l'onglet Backlog, cliquez sur l'icône

en haut à droite de l'écran.

L'écran Sélectionnez votre modèle s'ouvre pour afficher les différents modèles paramétrés depuis l'Application Desktop.

Sélectionnez le modèle souhaité.

Complétez la demande en renseignant son Titre et sa Description si besoin.

Cliquez sur Ajouter.

La demande est créée et est ajoutée à la liste des demandes dans le Backlog.

Référence

Pour plus d'informations sur les demandes simplifiées et les modèles, voir Gérer les demandes.

Suspendre une demande

Une demande peut être suspendue pour informer le client que la demande ne peut pas être traitée en l'état et qu'elle est mise en pause. Le décompte des temps de GTI et GTR de la demande est stoppé jusqu'à la reprise de la demande.

Exemple

Une demande est saisie à 2 h du matin, hors de la plage horaire. Le compteur GTI/GTR démarre à 9 h. Vous appelez votre client à 9 h 42 pour demander plus d'informations mais personne ne répond. Pour éviter que le compteur GTI/GTR ne continue à tourner, vous devez suspendre l'intervention jusqu’à ce que quelqu’un réponde. Quand la réponse arrive, vous pouvez reprendre l'intervention.

Depuis l'onglet Backlog, cliquez sur l'intervention souhaitée pour afficher son détail puis cliquez sur

Note

Une demande résolue ou clôturée ne peut pas être suspendue.

Renseignez les champs suivants :

Champ	Description
Début de suspension	Affiche la date et l'heure de suspension de la demande.
Cause de suspension	Sélectionnez la cause de la suspension parmi les valeurs disponibles dans la liste déroulante. Les différentes causes de suspension sont paramétrables dans l'Application Desktop et permettent de détailler les raisons de la suspension.
Détails de la cause (Diffusable)	Expliquez les raisons de la suspension. Ces détails sont visibles par le client sur le Portail Client.
Rendez-vous	Cochez la case pour fixer un rendez-vous avec le client afin de résoudre les causes de la suspension. La date et l'heure du rendez-vous sont à titre indicatif mais sont visibles par le client depuis le Portail Client.
Nouveau statut	Affiche la liste des statuts disponibles pour suspendre une demande.
Nouvel état	Affiche la liste des états associés au Nouveau statut.

Cliquez sur Suspendre.

Lorsque les causes de la suspension ont été résolues, la demande doit être reprise manuellement. La reprise d'une demande se fait depuis le même formulaire détaillé de l'intervention.

Cliquez sur

Renseignez les champs nécessaires dans la fenêtre.

Cliquez sur Reprendre pour annuler le statut suspendu de la demande et reprendre le décompte de temps.

Envoyer un mail

Depuis le formulaire d'une intervention, il est possible d'envoyer un mail aux destinataires de votre choix afin d'échanger au sujet de l'intervention.

Depuis le formulaire d'une intervention, cliquez sur

Renseignez les champs suivants :

Champ	Description
À	Ajoutez un ou plusieurs collaborateurs ou renseignez les adresses mail des destinataires.
Cc	Ce champ est visible seulement si le détail des destinataires est activé. Ajoutez un ou plusieurs collaborateurs ou renseignez les adresses mail des destinataires en copie.
Cci	Ce champ est visible seulement si le détail des destinataires est activé. Ajoutez un ou plusieurs collaborateurs ou renseignez les adresses mail des destinataires en copie cachée.
Répondre à	Ce champ est visible seulement si le détail des destinataires est activé. Par défaut, si les destinataires répondent au message envoyé, c'est l'adresse mail de l'utilisateur connecté qui sera utilisé. Si vous souhaitez que la réponse soit envoyée à d'autres destinataires, ajoutez un ou plusieurs collaborateurs ou renseignez les adresses mail des destinataires.
Objet	Par défaut, le titre de l'US est renseigné mais vous pouvez modifier l'objet si besoin.
Message	Renseignez le corps du message.

Cliquez sur Envoyer.

Le message est envoyé aux destinataires renseignés.

Saisir ses temps passés

Un utilisateur peut saisir ses temps passés directement depuis le formulaire d'une intervention. Il existe deux types de saisie de temps :

Saisie de temps directe qui permet d'ajouter des temps en un clic.
Saisie de temps détaillée qui permet d'accéder à la création des temps passés avec les informations de la demande pré-remplies.

Saisie de temps directe

Depuis le formulaire d'une intervention, renseignez le temps passé sur l'intervention dans le champ Temps passé.

Sélectionnez le Code action depuis la liste déroulante.

Cliquez sur

Le temps est ajouté automatiquement dans les temps passés de l'utilisateur connecté, à la date du jour. L'affaire, le lot, le sous-lot et la tâche sont repris automatiquement et sont identiques à ceux de la demande.

Saisie de temps détaillée

Ce type de saisie permet d'accéder à une fenêtre de saisie des temps, pour mieux contrôler les informations et modifier des champs si nécessaire.

Depuis le formulaire d'une intervention, cliquez sur Saisir.

La fenêtre Saisie de temps s'ouvre.

Dans la fenêtre Saisie de temps, renseignez les champs suivants :

la Date à utiliser pour la saisie de temps (par défaut, la date du jour est renseignée) ;
la durée passée sur l'intervention dans le champ Temps passés. Cliquez sur ou pour ajouter ou enlever 10 minutes.

Les autres champs de la saisie de temps sont pré-remplis avec les informations de la demande, mais les valeurs sont modifiables si besoin.

La section Saisies rapides affiche la liste des saisies rapides de l'utilisateur. Cliquez sur une saisie rapide pour remplir automatiquement les champs dans la section Saisie d'une fiche de temps.

La section Vos temps passés sur la semaine correspondante affiche une vue d'ensemble des temps de l'utilisateur pour la semaine liée à la Date de l'intervention. Il est ainsi possible d'adapter le temps saisi à la minute près pour l'intervention en cours, par exemple pour ne pas dépasser le quota de la journée.

Une fois les champs renseignés, cliquez sur Valider.

Le temps est ajouté dans les temps passés de l'utilisateur connecté, à la date renseignée.