Livrer une commande au client

Chaque commande peut faire l’objet d’une livraison. Une livraison est soit la constatation de la réalisation d'une prestation, soit la mise à disposition d'un bien. Le client accuse généralement réception de la prestation ou du bien par la signature d'un bon de livraison.

On peut considérer une livraison comme un élément de pré-facturation qui peut être géré par un chef de projet. La livraison va venir décrémenter la commande et servira d’élément à valider et à transformer en facture.

Depuis une commande, vous pouvez livrer de deux manières : sur quantité ou sur montant.

Référence

Un bon de livraison peut être envoyé par mail pour signature électronique aux collaborateurs de la société ou aux contacts du client. Pour plus d'informations, voir Signer électroniquement un document.

À savoir :

La livraison sur quantité est possible si les quantités des lignes sont supérieures à 1.

Une commande peut être livrée complètement ou partiellement. Lorsque la livraison est partielle, un reliquat de commande est généré. Ce dernier garde le numéro de la commande et la commande livrée est renumérotée.

1 Depuis une commande, allez dans Edition > Livrer la commande sur quantité.
2 Dans l'écran Livrer une commande sur quantité, vérifiez si les informations sur la livraison sont correctes.
3 Modifier les dates de livraison et facturation prévisionnelles si besoin ou laissez celles par défaut.
4 Dans le tableau du dessous, ajustez la quantité à livrer si besoin.
5 Cliquez sur :
  • Toutes les lignes pour renseigner automatiquement le taux de livraison de chaque ligne avec la quantité commandée. Cette option est conseillée si la commande doit être livrée complètement.
  • Lignes sélectionnées pour mettre les quantités à livrer une à une.
  • Aucune ligne pour réinitialiser à zéro les quantités à livrer.
6 Cliquez sur Créer la livraison pour créer la livraison, valider les lignes de commandes et livrer.
  • Cliquez sur Oui si vous souhaitez valider directement la livraison.
  • Si les lignes de commande livrées sont récurrentes et que le produit vendu est associé à une prestation, cliquez sur Oui si vous souhaitez créer le ou les contrats en livrant la commande.

La fiche de la livraison créée s'ouvre.

À savoir : La livraison sur montant est possible si la quantité des lignes est égale à 1.

1 Depuis une commande, allez dans Edition > Livrer la commande sur montant.
2 Suivez la procédure pour livrer la commande sur quantité.
1 Depuis les résultats de recherche de commande, ou depuis l'onglet Lignes d'une commande, sélectionnez les lignes à livrer. Les lignes à livrer doivent appartenir à la même commande.
2 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Livrer les lignes sélectionnées.

La fenêtre de livraison multiple s'ouvre.

Numéro de la commande, Date de la commande et Prévision.

Informations de la commande actuelle.

Elles sont indiquées à titre indicatif et ne sont pas modifiables.
Date de Livraison

Renseignez la date qui sera renseignée dans le champ Livré le dans l'entête de la nouvelle livraison.
Date de facturation prévisionnelle

Renseignez la date de facturation prévisionnelle qui sera renseignée dans le champ A facturer le dans l'entête de la nouvelle livraison.
Numéro de la commande créée Renseignez le numéro de la nouvelle commande livrée générée automatiquement lors de la livraison des lignes.
Période du xx au xx

Renseignez la période qui sera renseignée dans les champs Période du xx au xx sur les lignes de la nouvelle livraison.
Créer une livraison par ligne

Cochez cette case si vous souhaitez générer autant de livraisons que de lignes de commande à livrer.

Sinon, laissez décochée cette case et une seule livraison sera générée pour toutes les lignes de commande à livrer.
3 Cliquez sur Valider et confirmez l'action.

Les lignes de commande sont livrées.

L'administrateur l'utilise, quand par erreur ou dans le cadre de la reprise de données manuelle, une facture a été émise sans respecter le cycle de livraison d'une commande puis de facturation de la livraison.

1 Depuis l'écran de livraison, allez dans Edition > Administration > Marquer la livraison comme facturée.
2 Avant la confirmation, renseigner la date de livraison.

Des lignes de temps peuvent être associées à un bon de livraison.

1 Depuis l'onglet Temps et dépenses associés d'une fiche livraison, sélectionnez une ou plusieurs lignes de temps dans le tableau de la section Liste des temps non associés à un Bon de livraison.
2 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Associer les lignes de temps sélectionnées au bon de livraison.
3 Cliquez sur Oui pour valider l'association.

Les lignes de temps sélectionnées sont associées au bon de livraison et sont visibles dans la section Liste des temps associés au Bon de livraison.

Pour dissocier des lignes de temps, faites un clic droit sur les lignes concernées dans la section Liste des temps associés au Bon de livraison, cliquez sur Dissocier les lignes de temps sélectionnées du bon de livraison puis validez la dissociation.

DMF 020435 VENTES LIVRAISON RATTACHER UNE FACTURE A UN BL

Une facture indépendante peut être rattachée à un bon de livraison :

  • validé et non facturé,
  • marqué facturé sans facture liée.
1 Depuis la fiche d'une livraison, cliquez sur Edition > Rattacher une facture à la livraison.
2 Dans le champ Facture à rattacher, sélectionnez la facture depuis la liste. Cette liste comprend toutes les factures (ou avoirs) du client lié à la livraison, qui sont comptabilisées et qui ne sont pas déjà liées à une livraison.
3 Cliquez sur Valider.

La facture sélectionnée est rattachée au bon de livraison et la livraison est marquée comme facturée. La date de la facture est reportée dans la date de facturation de la livraison.

DMF

020438 VENTES LIVRAISON AJOUTER LA LIVRAISON A UNE FACTURE EXISTANTE

020502 VENTES FACTURE MODIFIER

Il est possible d'ajouter un bon de livraison non facturé à une facture existante afin que les lignes du bon de livraison soient ajoutées à la facture.

La facture et le bon de livraison doivent avoir :

  • Le même client.
  • Le même site de livraison.
  • Le même site de facturation.

La facture ne doit pas non plus être comptabilisée.

1 Depuis un bon de livraison non facturé, allez dans Edition > Ajouter à une facture existante.
2 Dans le champ Facture, sélectionnez la facture. La liste d'aide comprend les factures correspondant aux caractéristiques évoquées précédemment.
3 Cliquez sur Valider.

Le bon de livraison est ajouté à la facture :

  • Le bon de livraison comporte la mention Facturée dans l’entête.
  • Les lignes du bon de livraison sont ajoutées à la facture.
  • Dans la section Historique sous l’onglet Entête du bon de livraison, la facture apparaît comme facture associée.
  • Dans la section Historique sous l’onglet Entête de la facture, le devis et/ou la commande dont a découlé le bon de livraison apparaît comme pièce associée.
  • La date de facturation du bon de livraison reprend celle de la facture.
  • Si l’affaire, le lot ou le sous-lot est différent dans la facture et dans le bon de livraison, la facture s’adapte automatiquement en devenant multi-affaires, ou mono-affaire/multi-lots.

Vous pouvez créer plusieurs lignes de livraison à partir d'une seule.

1 Depuis l'écran de livraison, allez dans > Éclater une livraison en quantité / en montant.
2 Dans l'écran Éclater la livraison, allez dans Edition > Valider l'éclatement de la livraison.
DMF 020418 VENTES LIVRAISON ANNULER
1 Depuis la livraison souhaitée, allez dans Edition > Administration > Annuler.
2 Renseignez la Date d'annulation.
3 Cliquez sur Valider puis confirmez l'annulation.

La livraison est annulée.

Si la livraison correspondait à la totalité de la commande et que cette commande était Livrée :

  • le statut de la livraison annulée devient Annulée,
  • une livraison négative est créée automatiquement, avec un statut Annulée,
  • la commande initiale qui était Livrée devient Annulée,
  • une commande avec un montant négatif est créée automatiquement, avec un statut Annulée.
  • une commande avec un montant positif est créée et non validée.

Dans le cas d'une livraison partielle, la commande initiale a été divisée en deux commandes : une commande livrée du montant de la livraison et une commande non livrée avec le montant restant. Si la livraison partielle est annulée, seule la commande livrée est impactée.

DMF

020436 VENTES LIVRAISON MODIFIER SITE LIVRAISON SUR BL VALIDE

020440 VENTES LIVRAISON MODIFIER SITE FACTURATION BL VALIDÉ

Prérequis : La livraison doit être Non facturée.

1 Depuis l'Entête de la livraison > section Client et Adresses :
  • cliquez sur l'icône > Associer une adresse de livraison ou Associer une adresse de facturation, ou
  • allez dans Edition > Administration > Choisir une adresse > Associer une adresse de livraison ou Associer une adresse de facturation.
2 Si la livraison :
  • n'a pas été facturée, le site de livraison ou de facturation peut être modifié et cela entraîne le recalcul de la TVA.
  • a été facturée, le site de livraison ou de facturation peut être modifié uniquement dans le cas où celui-ci se situe dans le même pays que le site précédent.
3 Cliquez sur Enregistrer.

Le site de livraison ou de facturation est modifié.

DMF 020439 VENTES LIVRAISON MODIFIER EN LOT

Prérequis : La règle de gestion VEN_RUB_LIB doit être activée.

Prérequis : Des données personnalisées doivent être créées (voir Données personnalisées).

La modification des données personnalisées en lot permet de modifier les données personnalisées de plusieurs pièces de gestion à la fois.

1 Lancez une recherche et sélectionnez les résultats à modifier.
2 Faites un clic droit sur la sélection et cliquez sur Modification des données personnalisées.

La fenêtre Modifier les données personnalisées s'ouvre.

3 Cochez les données personnalisées à modifier et renseignez la nouvelle valeur pour chaque élément coché.
4 Cliquez sur Valider.

Les données personnalisées sont modifiées pour les pièces de gestion concernées.

Vous pouvez reporter les dates de facturation des livraisons, en lot, depuis les résultats de recherche :

1 Depuis les résultats de recherche des livraisons, sélectionnez les livraisons à reporter et faites un clic droit.
2 Cliquez sur Reporter les dates de facturation prévisionnelle.
3 Dans la fenêtre de report, cochez le type de report souhaité :
  • Par période pour définir la durée au bout de laquelle la date de facturation doit être reportée. Si le nombre n'est pas renseigné, la date ne sera pas reportée.

Exemple

Pour reporter la date dans 3 semaines, renseignez 3 dans Nombre et cochez Semaine.

  • A une date précise pour sélectionner la date précise à laquelle la date doit être reportée.

Astuce

Une date peut être vidée en cochant A une date précise puis en laissant le champ vide.

4 Validez.

Les dates de facturation sont reportées.

  • Depuis une livraison, allez dans Edition > Supprimer.

Suivant le type de livraison, la suppression :

  • Reconstitue la commande à partir de laquelle la livraison a été générée, si la livraison est de type LIV.
  • Bascule l'état des lignes de temps livrés de Facturé" à "Validé", si la livraison est de type TPS.
  • Bascule l'état des lignes de notes de frais livrées de "Facturé" à "Validé", si la livraison est de type NDF.
  • Marque la ligne de la facture d'achat comme "Non refacturée" (case à cocher "refacturé" non cochée), si la livraison est de type ACH.
  • Recalcule la date de prochaine échéance du contrat de maintenance si la livraison est de type CTM.

Une livraison peut être supprimée uniquement si elle est non facturée.