Facturer une commande en régie

DMF

020433 VENTES LIVRAISON FACTURER LES COMMANDES EN RÉGIE

020437 VENTES LIVRAISON AUTORISER LA FACTURATION REGIE SANS CONTROLE TEMPS

La facturation en régie désigne toutes les offres pour lesquelles chaque journée passée par un prestataire sera facturée à un tarif journalier convenu à l'avance. Ce type de facturation peut être utilisé pour facturer des commandes lorsque des temps passés y sont associés, et pour facturer des frais réels ou des frais qui ne sont pas rattachés à des lignes de commande.

1 Ouvrez le menu Gestion > Ventes > Facturer les commandes en régie.

Astuce

Si la préférence Outil de facturation régie est activée depuis le menu Edition > Préférences > Générales > Affaire > Actions, l'outil de facturation en régie peut également être ouvert depuis une fiche affaire, en cliquant sur dans la barre d'action. Dans ce cas, l'affaire est automatiquement renseignée en critère de recherche.

2 Dans l'écran de facturation en régie, renseignez les critères de recherche souhaités puis cliquez sur Rechercher.

Le tableau de la section Facturer affiche la liste des temps passés associés à une commande et/ou la liste des frais répondant aux critères de recherche renseignés.

3 Dans le tableau de la section Facturer, cochez la case de la colonne Ignorer pour exclure une ligne de la facturation en régie. Par défaut, les lignes avec un reste à facturer égal à 0 sont automatiquement ignorées.
4 Si le montant à facturer d'une ligne doit être différent du Reste à facturer, renseignez ce nouveau montant dans la colonne Montant à facturer.
5 Pour arrondir toutes les quantités à facturer, cliquez sur la flèche à droite du bouton Arrondir puis sélectionnez le type d'arrondi souhaité (Au jour/À la demi-journée/Au quart de journée supérieur ou inférieur).

Les montants de toutes les lignes affichées sont arrondis pour correspondre au type d'arrondi sélectionné.

6 Cliquez sur à droite de la section Facturer.

L'écran de facturation en lot des commandes s'ouvre.

Astuces

Cliquez sur à droite de la section Facturer pour réinitialiser les valeurs d'origine pour toutes les lignes, par exemple si un arrondi a été appliqué ou si des montants à facturer ont été renseignés.

Cliquez sur à droite de la section Facturer pour actualiser la liste, par exemple pour s'assurer qu'aucune ligne n'a été facturée entre temps par un autre collaborateur. Lorsque la liste est actualisée, les lignes déjà facturées sont retirées mais toutes les saisies sont conservées.

L'écran de facturation en lot des commandes affiche la liste des temps et des frais sélectionnés depuis l'écran de facturation du menu Gestion > Ventes > Facturer les commandes en régie.

1 Dans l'écran de facturation en lot des commandes, renseignez les champs suivants :
Champ Description
Créer

Sélectionnez :

  • des livraisons pour créer des bons de livraison ;
  • des factures temporaires pour aller jusqu'à la création des factures non validées.

Note

Le pilote applicatif FAC_REGIE_GENLIV permet, lorsqu'il est activé, de cocher l'option des livraisons par défaut.
Date de livraison Renseignez la date de livraison des temps et des frais. Par défaut, la date du jour est renseignée.
Date de facture

Renseignez la date de facturation des temps et des frais. Par défaut, la date du jour est renseignée.

Ce champ est uniquement disponible si l'option des factures temporaires est sélectionnée pour le champ Créer.
Regrouper les temps et les frais

Lorsque la case est cochée, les temps et les frais à facturer en lot sont regroupés par client et le numéro de commande n'est plus visible. Les frais et les temps associés au même client sont regroupés dans un seul bon de livraison ou dans une seule facture.

Lorsque la case n'est pas cochée, les temps et les frais sont facturés séparément. Les temps sont alors regroupés par commande et les frais par client.
Suite de libellé

Ces options permettent d'ajouter des informations dans la suite de libellé d'une ligne de commande et/ou d'une ligne de facture :

  • Cochez Temps : préciser les jours et les collaborateurs pour ajouter les jours et les collaborateurs concernés à la suite du libellé pour les temps à facturer.
  • Cochez Frais réels : préciser les jours, les collaborateurs et les montants pour ajouter les jours, les collaborateurs et les montants concernés à la suite du libellé pour les frais à facturer.
Ouvrir la liste des pièces générées Lorsque la case est cochée, les pièces de gestion générées au moment de la livraison ou de la facturation en lot seront ouvertes automatiquement dans des nouveaux onglets de l'Application Desktop.
2 Dans le tableau de la section Facturer, vérifiez les lignes à traiter, c'est-à-dire les lignes cochées. Par défaut, toutes les lignes sont cochées. Si besoin, cliquez sur dans l'en-tête du tableau puis sur Tout sélectionner ou Tout désélectionner.
3 Cliquez sur Facturation en lot des commandes en régie.

Les lignes de frais et de temps sélectionnées sont livrées et/ou facturées.

Note

Si un utilisateur ne possède pas le DMF 020437 VENTES LIVRAISON AUTORISER LA FACTURATION REGIE SANS CONTROLE TEMPS et qu'il facture une ligne pour laquelle la somme des temps à facturer est supérieure à la quantité à facturer de la commande, la ligne sera en échec lors de la facturation en lot.